國家重點檔案目錄基礎體系建設項目質量管理優化策略研究

摘要：近年來，國家重點檔案目錄基礎體系建設項目不斷推進。在此背景下，論文詳細論述了國家重點檔案目錄基礎體系建設項目的政策沿革及重要性，分析了國家重點檔案目錄著錄工作推進中存在的問題，并進一步提出項目質量管理優化策略及需要重點關注的問題，以期為國家重點檔案的管理和利用提供智力支撐。

關鍵詞：國家重點檔案 目錄著錄 質量管理

檔案目錄是檔案管理的關鍵工具，能快速指引檔案查閱，提高檔案檢索效率，為檔案的整理、保管、利用等工作提供依據。近些年來，隨著國家重點檔案目錄基礎體系建設項目的實施推進，全國各地已陸續完成部分歷史檔案目錄著錄工作。結合筆者自身長期工作實踐，本文旨在探究國家重點檔案目錄基礎體系建設項目質量管理優化策略，以助力國家重點檔案的管理和利用。

一、國家重點檔案目錄基礎體系建設項目政策沿革及其重要性

2015年，國家檔案局、財政部聯合印發《“十三五”時期國家重點檔案保護與開發工作總體規劃》，首次對國家重點檔案開發工作的目標、任務做出規劃。2016年5月，國家檔案局印發《關于做好國家重點檔案文件級目錄報送工作的通知》，正式在全國檔案系統內啟動著錄與采集工作。2017年3月，國家檔案局印發《國家重點檔案文件級目錄數據驗收辦法（試行）的通知》，對國家重點檔案文件級目錄的驗收提出具體要求。2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，設立國家重點檔案保護與開發工程專欄，為“十四五”時期國家重點檔案開發工作指明開發方向。同年11月，國家檔案局印發《“十四五”國家重點檔案保護與開發工程實施方案》，為“十四五”時期國家重點檔案開發工作給出具有實踐意義的指導。政策的相繼出臺，體現了國家對檔案目錄基礎體系建設項目的持續關注，以及一以貫之的推動態勢。

國家重點檔案目錄基礎體系建設意義重大。從歷史傳承角度看，國家重點檔案承載著國家發展的記憶和民族的智慧結晶。通過建設目錄體系，系統地梳理這部分檔案并形成清晰的目錄，有利于后人深入了解先輩的奮斗歷程、重大事件的來龍去脈，汲取歷史經驗教訓，為當下和未來的發展提供借鑒。例如，民國檔案數量龐大、內容雜糅，是國家重點檔案保護與開發中不可或缺的重要組成部分，在服務黨和國家工作大局、維護國家核心利益、提升中華民族凝聚力等方面發揮著重要作用。[1]從社會發展角度出發，國家重點檔案目錄基礎體系建設可以為政府決策提供有力依據。通過對檔案信息的深入分析和挖掘，政府部門可以從中了解不同時期的社會狀況、政策效果等，為其制定科學合理的政策提供可靠的歷史參考。此外，在國家重點檔案目錄基礎體系建設的基礎上開發利用檔案資源，推出展覽、出版物等文化產品，滿足公眾的文化需求，還能促進文化產業的發展，提升國家的文化軟實力。在學術研究方面，翔實的國家重點檔案目錄基礎體系則可以為學者們提供明確的研究方向和豐富的資料來源。目錄體系如同知識寶庫的地圖，使研究者能夠快速定位所需檔案，開展深入的歷史、文化、社會等多領域研究，更好地推動學術創新和進步。當然，對于檔案管理本身而言，目錄基礎體系建設也能極大地提高管理效率和質量。通過實現檔案的科學分類、規范編目和精準定位，能夠更好地存儲、保管和利用海量檔案，及時掌握檔案的狀態和變化情況。

二、國家重點檔案目錄基礎體系建設項目實施中存在的主要問題

在國家重點檔案目錄基礎體系建設項目的實施過程中，其難點主要表現在檔案著錄難度偏大和人員因素影響兩個方面。

（一）檔案著錄難度偏大

眾所周知，國家重點檔案目錄基礎體系建設項目中涉及的歷史檔案著錄存在知識性強、辨識難、理解難度大等特點。以民國檔案為主的歷史檔案因形質的典型性，其著錄工作的難度與要求更高。經梳理，國家重點檔案目錄基礎體系建設項目實施中涉及的歷史檔案著錄難點主要體現在：一是以手寫體為主，且有相當一部分檔案存在書寫不規范的問題，常有繁體字、異體字、行書、草書相互交織在一起，辨識度低、辨認困難；二是其用語習慣、行文風格與現行公文不同，習慣豎寫文字，且文內幾乎無標點符號，大部分內容屬于文言文或半文言文半白話文，閱讀與理解的難度較大；三是涉及的公文文種類別、公文知識、歷史事件、引經據典等繁多，往往需要著錄人員博聞強識；四是存在部分文字模糊不清或內容殘缺不全的情況，著錄時需參考相關案卷文檔資料。

（二）人員因素影響

在國家重點檔案目錄基礎體系建設項目的實施過程中，因著錄人員因素可能會引發的問題主要包括：首先，著錄人員專業能力不足可能導致項目進展受阻。由于項目對著錄人員綜合素質要求較高，著錄人員要想勝任工作，往往需要對歷史事件、人物背景以及某些專業領域的知識儲備足夠扎實。然而，有的項目加工方為降低生產成本，招聘的員工素質相對有限，再加之培訓不到位，致使部分員工還沒有完全熟悉著錄流程和規則就倉促上崗，在理解檔案內容時出現偏差，進而引發分類錯誤或著錄信息不精準的情況。其次，項目組之間的溝通協作不暢會影響項目整體效率。項目往往涉及多個部門和崗位的人員，包括檔案管理人員、技術人員、項目負責人等。如果各方之間溝通不及時、不充分，容易出現信息不對稱、工作重復或遺漏等情況。例如，技術人員在進行系統開發時，若不與檔案管理人員充分溝通需求，便有可能開發出不符合實際工作流程的目錄系統。再次，項目人員的工作態度不積極可能導致項目質量下降。一位對著錄工作缺乏熱情和責任心的員工很難會認真對待每條目錄。這勢必會導致著錄中出現錯誤信息、遺漏重要檔案信息等問題。同時，缺乏積極性也會影響其工作效率，導致項目周期的延長。最后，項目組人員的頻繁變動會帶來許多不穩定因素。在項目實施中，如果關鍵崗位人員發生變動，容易導致有關工作交接不順暢，新接手人員需要花費大量的時間熟悉項目情況，從而影響項目的進度和質量。人員短缺問題也會制約項目進度，導致即使有充裕的專項資金保障，短期內其著錄數量也難有大的突破。

三、提升國家重點檔案目錄基礎體系建設項目質量管理水平的具體措施

作為檔案數據共享的基礎，國家重點檔案目錄基礎體系的質量直接影響檔案信息的開發和利用。因此，應把流程設計、培訓教育、管控手段、錯情反饋、人員管理等有機結合起來，統籌到目錄著錄的質量管理體系中，實現環環相扣，確保目錄著錄質量。

（一）流程設計科學化

流程設計科學化是保障國家重點檔案目錄基礎體系建設項目順利開展、產出高質量文件級目錄數據的必由之路。根據實踐，在目錄基礎體系建設項目實施時，目錄著錄工作流程大致可設置為以下幾個步驟：調研摸底→制訂方案→業務培訓→目錄著錄→目錄質檢→總質檢→數據抽檢→成品移交。其中，調研摸底是為了摸清檔案內容類型和著錄重點、難點，為制定目錄著錄方案和開展針對性業務培訓奠定基礎。目錄數據產出后，一般應由目錄著錄加工方進行兩次全檢（目錄質檢與總質檢），再由檔案館方負責目錄著錄的專業人員進行抽檢（可根據需要確定抽檢比例）。質量合格即可將成品數據移交保存，否則退回重新著錄、質檢。建議可以在組織開展此項業務時引入監理機制，增設監理把控質量關這一程序，由監理方在檔案館方抽檢前先行對數據進行100%質檢，再由檔案館方抽檢，以更好地保證著錄質量。

（二）培訓教育深度化

歷史檔案目錄著錄對其著錄人員要求較高，不僅有學歷、專業、文字能力等方面的先決條件要求，更有對不斷提升業務水平的明確要求。而著錄人員業務水平的達標和提升首先來自有針對性并逐步深入的業務培訓。一般說來，業務培訓分為開項培訓和日常培訓。開項培訓是項目開始時的集中培訓，主要內容是著錄細則和檔案涉及的文史知識，如機構變遷歷程、重要人物與事件、文種類型、常見用語、關鍵詞、公文特征及重點信息提取方法、目錄擬寫要求與技巧等。日常培訓則一般不講究固定形式，根據具體工作需要開展，主要針對著錄過程中發現的新問題和質檢反饋情況即時培訓，涉及著錄細則的完善、歷史知識的補充、疑難檔案著錄的指導等。需要注意的是，培訓應與考核緊密結合，并制定達標值，以檢測并確保培訓的效果。

（三）管控手段技術化

在檔案目錄著錄工作中，疏漏型錯誤是無法避免的。但隨著信息技術的飛速發展，目前已有一些從事檔案數字化服務的企業研發了歷史檔案目錄著錄系統軟件。如果利用得當，此類具備一定質量管控功能的軟件可以有效提升工作效率，并避免一些因人工產生的疏漏性錯誤。同時，著錄人員可以將著錄過程中出現的某些固定類型的錯誤進行梳理、總結并借助技術手段進行管控，從而大大提升目錄著錄的質量。[2]例如，著錄人員可以發揮軟件資料庫功能，直接點擊選取資料庫中常用責任者、受文者、文種、關鍵詞等，由軟件自動生成到題名中，能減少人工錄入時間，大大提升工作效率，同時能減少錯別字，提升著錄質量。又如，著錄項不完整，缺少受文者、文種等，或時間項出現不合邏輯的錯誤時，軟件會自動報錯，提醒著錄人員進行修正。

（四）錯情反饋快速化

在檔案目錄著錄過程中，檔案館方和監理方應實時跟進質量檢查工作，及時發現并反饋問題，對發現的錯誤采取“時報時銷”的方式，[3]以便及時糾偏，避免錯情重復。對于在質量檢查環節中發現的錯誤，要進行分類總結，區分不同類型的錯誤，進而采取有針對性的解決辦法。例如，對于因文史知識缺乏造成的錯誤，要及時進行知識培訓；對于因內容理解造成的錯誤，要安排此類檔案閱讀與理解專項培訓。同時，針對疏漏型錯誤，應責成軟件開發人員通過及時優化軟件功能予以規避，確保同樣的錯誤不再出現。對于質量檢查反饋的錯情，要全面分析、總結到位，并分類處理與解決，從而切實提高目錄著錄質量。

（五）人員管理網格化

人員管理網格化有助于加強項目目標與個人職責的緊密聯系，激勵項目團隊成員積極投入工作。對于國家重點檔案目錄基礎體系建設項目而言，其專業性強、任務復雜，涉及檔案分類、著錄、數字化等多個環節，需要不同專業背景的人員協同合作。項目負責人可以綜合考慮檔案的年代、類型、地域等因素，將參與項目的人員按照一定規則劃分為不同的網格單元，從而更加高效地完成任務。每個網格單元設立一名管理員，負責統籌協調網格內的工作，包括制訂著錄計劃、分配任務、監督進度、溝通協調等，并對網格內著錄人員進行日常管理，及時解決他們在工作中遇到的問題。著錄人員則按照網格管理員分配的任務，嚴格遵循標準和規范開展著錄工作。在選擇目錄質檢人員時，網格管理員應優先挑選嚴謹、認真、業務水平突出、善于發現問題的人員，還可給其安排相對固定的被質檢對象，即每名質檢人員定向負責幾位前端著錄人員，以便熟悉其工作習慣和易錯點，最大限度地發現和減少錯誤。通過實施人員網格化管理，能夠有效整合人力資源，提高著錄工作管理水平和效率。

四、國家重點檔案目錄基礎體系建設過程中需重點關注的問題

國家重點檔案目錄基礎體系建設項目應本著“先易后難、由淺入深、重點先行”[4]的實施原則，并著重注意以下幾個問題。

（一）組織調研摸底

對于國家重點檔案目錄建設項目，尤其是民國檔案文件級目錄著錄，檔案館方要在前期進行充分、細致的調研摸底，只有對涉及的業務知識、著錄的重難點等了如指掌，才能制訂出科學、高效的著錄計劃與策略，從而在著錄過程中能夠更加得心應手地處理遇到的問題，不耽誤項目進度。在以往的檔案著錄過程中，由于檔案館方在調研過程中不夠細致或缺乏必要的調研，導致各種著錄問題層出不窮，甚至出現既定著錄細則與檔案著錄需求完全脫節的現象，造成大規模返工，嚴重影響工作效率。為此，檔案館方要做好摸底調研，以更好地保證著錄效率。

（二）做好統籌規劃

當涉及大量民國檔案目錄著錄項目工作時，檔案館方要根據《民國檔案文件級目錄數據采集操作辦法》制定實施細則，增強實操性，以便在著錄過程中有章可循。加工方要結合項目周期和總體工作量，制訂工作計劃，做好統籌安排。如果項目任務重、周期短，檔案館方最好先選擇內容相對較為單一的大全宗檔案進行著錄，以減少著錄人員因頻繁更換所需熟悉內容的時間，提高工作效率。尤其在項目初期加工方著錄大全宗時，不僅適合集中人員高效完成，還適合培訓新員工，讓其較快地適應工作內容和節奏。對于小全宗的著錄處理，加工方一般可選擇專業素養較強、熟悉業務的人員進行專門處理，以確保著錄質量。

（三）開展梳理分類

根據前期調研摸底的情況，項目加工方應對檔案進行適當的歸類，把主題內容相同、相近的檔案劃分清楚，并要求熟悉業務的人員制定統一的著錄模板，安排專人或專門的小組負責該類型的著錄工作。由于其對檔案更為了解，不但可以大大提高著錄效率，還可以保證著錄質量。例如，對于各機構請領或報銷經費類型的檔案，就可制定統一的著錄模板：責任者+為請領或報銷+時間+某事項（經費）給+受文者+文種（呈、稟、函等）。歸類后，由于著錄模板的語言統一、表達規范，不僅方便著錄人員操作、提高工作效率，而且著錄的目錄數據更加規范。又如，民國檔案大多為公文類檔案，責任者為政府機關或社會團體組織，受限于機構職能，各類公文的內容主題比較單一、固定，只是時間不同而已。著錄時，項目加工方負責人若能統籌好“變與不變”的內容，分配好專門人員集中著錄該類型的檔案，就能達到事半功倍的效果。

（四）健全激勵措施

在項目實施時，加工方要健全員工的激勵措施。第一，物質激勵。加工方可根據著錄任務的完成量和質量設立績效獎金制度。例如，每月完成規定數量且錯誤率在一定范圍內的著錄工作，可獲得相應的績效獎金；對于高質量完成復雜或重要檔案著錄的人員，可給予額外的獎金激勵。第二，精神激勵。加工方可對在工作中表現出色的人員進行公開表彰，增強他們的榮譽感和成就感，還可為著錄人員提供晉升機會，如從普通著錄員晉升為資深著錄員、項目主管等。第三，營造優質的工作環境。通過組織團建活動，增強團隊凝聚力，鼓勵著錄人員之間相互學習、交流經驗，共同解決工作中遇到的問題，形成良好的工作氛圍和團隊文化。

五、結語

隨著信息技術的不斷發展和檔案管理要求的日益提高，國家重點檔案目錄基礎體系建設項目將面臨更多的機遇和挑戰。我們應持續關注行業發展動態，積極引入新的技術和理念，不斷改進和創新質量管理方法。相信在各方的共同努力下，國家重點檔案目錄基礎體系建設項目將不斷邁向新的高度，為國家的文化傳承、歷史研究和社會發展提供更加優質的服務。

注釋及參考文獻：

[1]許茵.國家重點檔案文件級目錄題名著錄問題探析——以全國民國檔案文件級目錄著錄為例[J].檔案學研究，2018（6）：59-63.

[2]張寅，牟雅娜.欠發達地區檔案數字化的困境與對策——以甘肅省國家重點檔案文件級目錄數據質量提升為例[J].檔案，2019（4）：58-61.

[3]劉芳心.國家重點檔案文件級目錄著錄流程設計思考[J].北京檔案，2019（2）：31-33.

[4]馮蓉.民國檔案文件級目錄基礎體系的構建策略[J].檔案學研究，2016（6）：41-44.

作者單位：福建省檔案館