重大科技項目檔案監督指導工作探析

摘要：重大科技項目檔案監督指導工作是通過監督指導有效提高項目檔案質量，從而保證我國科技創新重要基礎性戰略資源高質量供給的重要手段。當前項目管理方式和檔案事業發展的雙重變革，凸顯了重大科技項目檔案監督指導工作革新的緊迫性和重要性。論文通過介紹重大科技項目檔案監督指導工作的背景，剖析當前監督指導工作存在的問題，進而圍繞如何轉變監督指導思維、建設監督指導平臺提出設想，為重大科技項目檔案監督指導工作優化提出切實可行的策略。

關鍵詞：重大科技項目 檔案管理 監督指導

隨著重大科技項目檔案監督指導工作（以下簡稱“項目檔案督導工作”）更加規范化、實效化和精細化，傳統的督導方式已無法滿足當前更高的督導需求。為更好地解決當前對督導工作提出的更高要求與相對落后的督導方式之間的矛盾，推動項目檔案督導工作整體水平提升，項目檔案主管部門應轉變督導工作模式、創新工作方式，使項目檔案督導工作更規范、更高效、更精細。

一、項目檔案督導工作開展的背景

當前，隨著項目管理方式的變革和檔案事業的不斷發展，項目檔案督導工作正面臨著嚴峻的挑戰。

（一）項目管理方式變革對項目檔案督導工作提出更高要求

當前國家重大科技項目管理呈現出日益復雜的趨勢，且項目管理處于數字化轉型階段。一方面，重大科技項目具有體量較大、項目情況較為復雜的特點。以中國科學院部署的戰略性先導科技專項為例，其往往是“跨學科、跨領域、跨機構”的三跨項目，[1]具有任務層級多、參研單位多、單位類型多、分布地域廣的“三多一廣”特點。這使得專項檔案工作面臨收集難和管理難的困境。另一方面，一些重大科技項目實行動態調整機制。一個專項下的課題、子課題往往會出現新增、合并、終止情況，還有子課題被升級為課題，或者課題被降級為子課題同時并入另一個課題的情況，進一步增加了項目管理的復雜性。

國家重大科技項目管理處于數字化轉型階段。早在2015年，國務院就印發了《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》；2022年4月，國家發展改革委啟動投資建設數字化轉型項目推薦工作時，指出應加快投資建設數字化轉型，推動投資決策、項目設計、建設實施、資產交付、運營維護等全過程、全要素、全參與方的數字化、在線化、智能化。尤其是近年來，隨著物聯網、云計算、大數據、人工智能為代表的新一代信息技術的蓬勃發展，空天地一體化測繪技術、三維建筑信息模型技術等在建設工程檔案信息歸集、管理和應用方面得到了廣泛的認可，[2]以及各類重大科技項目信息管理服務平臺等建設使用，國家重大科技項目數字化轉型明顯加速，項目管理方式正在發生巨大變革。這一切都對項目檔案督導工作提出了更高要求。

（二）檔案事業發展對項目檔案督導工作提出新要求

隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，近年來我國整體信息化水平得到極大提升，但是檔案工作信息化水平相對滯后。新修訂的《中華人民共和國檔案法》增加了“檔案信息化建設”和“監督檢查”兩個專章，對檔案信息化建設和檔案監督指導工作提出新的要求。項目檔案督導工作應結合新要求進行調整與創新。

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱“‘十四五’規劃”）總體目標明確提出“信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型”。作為“十四五”規劃重點任務之一，督導工作信息化轉型是順應檔案工作數字化轉型的重要部分。此外，“十四五”規劃對重大建設項目檔案督導工作提出具體要求，指出要“創新建設項目檔案監督指導方式，對國家重大建設項目檔案驗收實行事前指導及事中、事后監管”。

另外，國家檔案局也早在2016年出臺的《建設項目檔案監督指導工作指南》中對建設項目檔案監督指導的工作內容和具體工作方式提出了明確的要求，即“應加強項目檔案監督指導工作的信息化能力建設和指導力度，提出適應檔案工作數字轉型需要的更為具體的要求、工具和方案”[3]。

二、項目檔案督導工作存在的問題

在當前項目管理數字化轉型和檔案數字化轉型的背景下，項目檔案督導工作仍存在許多問題，主要集中在督導范圍不夠全面、督導效果不能保證、督導工作開展成本高等方面。

（一）督導范圍不夠全面，難以消除項目檔案督導“盲區”

當前項目檔案督導工作存在“盲區”。第一個盲區是由于督導工作難以真正覆蓋項目實施全過程，導致在時間維度上出現的督導盲區。當前，仍存在相當一部分項目在立項之初，檔案主管部門并不知曉的情況。項目承擔單位或項目主管部門往往在項目臨近驗收時，才將驗收計劃告知檔案主管部門。這在很大程度上導致項目檔案督導工作開展的被動局面，使得督導成效十分受限，無法保證項目檔案質量。

第二個盲區是由于項目檔案載體形式不斷豐富，導致在內容維度上出現的督導盲區。當前，項目檔案載體形式發生了巨大的變化，很多較為核心的檔案內容是以電子形式存在的。以中國科學院戰略性先導科技專項為例，很多課題或子課題的實驗數據不再被記錄在實驗記錄本上，而是被保存在電腦或云平臺上。[4]除了電子形式存在的科學數據外，還有樣品、樣機等實物檔案及聲像檔案等。這些以不同載體形式存在的檔案在項目檔案督導過程中非常容易被忽視。目前項目檔案督導工作中，很多項目檔案人員和督導員收集或檢查多樣化檔案內容的意識不強，仍以紙質文件材料為主。

（二）督導效果不能保證，難以動態掌握項目檔案資源建設情況

項目檔案督導工作通常以項目檔案組織管理、制度建設、信息化建設等為抓手，通過把控項目檔案資源建設，實現提升項目檔案質量的最終目標。所以，充分了解項目檔案資源建設情況是做好項目檔案督導工作至關重要的條件。

然而在當前的項目檔案督導工作中，督導員無法動態掌握項目檔案資源實際建設情況。通常項目檔案督導主要包括以督導會議形式開展的現場督導和以電話、郵件等形式開展的遠程督導，一般均在重要節點開展，通過問詢或檢查的方式了解項目檔案資源建設情況。此外，目前項目檔案督導工作的顆粒度較粗。由于項目管理和實施十分復雜，對項目檔案完整性的梳理變得千頭萬緒。在較短的時間內迅速完整梳理、把握項目檔案的內容，并且全面把控項目檔案的系統性、真實性、規范性，對于項目檔案督導員來說是一個巨大的挑戰。

（三）督導工作開展成本較高，難以同步、聚合相關信息資源

當前項目檔案督導工作開展的主要方式，如召開督導會、材料審核、現場檢查等，存在工作開展成本較高的缺點。第一，信息同步的成本較高。項目檔案督導工作要想開展好，督導員就要充分了解各種信息，包括項目基本情況、項目承擔單位檔案工作基本情況、專家人選等。很多工作都是相對固定的，但在溝通過程中仍需花費大量的人力成本。

第二，信息聚合成本較高，難以支撐統計分析等。在信息同步后，有些督導員往往只是將本次督導需要的信息梳理成一個獨立文檔，而沒有將項目督導所有相關信息進行整合。在后續項目檔案評價工作開展時，往往又要花費一定的成本將需要的統計信息整合、分析。一方面，屢次的整合與統計浪費了督導員大量的精力；另一方面，歷次督導的成果也沒有真正被利用，無法有針對性地對后續項目開展個性化督導。

三、項目檔案督導工作優化策略

本文以建立項目檔案督導平臺為基礎，從轉變督導思維及促進平臺功能實現的角度解決督導工作中的關鍵問題。第一，傳統的項目檔案督導工作思維應轉變為基于平臺實現的督導思維；第二，建立項目檔案督導平臺，借助平臺功能的開發實現督導范圍全覆蓋，動態掌握項目檔案資源建設情況，同步、聚合相關信息資源，支撐督導決策。

（一）轉變項目檔案督導工作思維

基于平臺實現的項目檔案督導模式的轉變，不能簡單地理解為在傳統督導方式的基礎上佐以一些信息化工具即可。信息基于網絡傳輸可以避免督導員和項目檔案管理人員花費大量時間進行信息的同步、整合?；谄脚_的項目檔案督導反映了全面、靈活、精確的工作思維。

在傳統的督導工作思維模式下，實現項目檔案全過程督導是通過把握立項、中期檢查、驗收三個重要節點實現的，而在平臺化督導的思維模式下，全過程督導的實施則是實時的、動態的、具體的。除了實現項目檔案全過程督導，平臺化督導思維還可以將過去未被列在督導范圍內的項目以備案形式納入督導范圍。

（二）建立項目檔案督導平臺

為了充分發揮平臺化督導全覆蓋、規范、及時、高效的優勢，項目檔案主管部門需要將項目檔案管理工作和督導工作平臺化，建立起集二者為一體的項目檔案督導平臺。項目檔案管理人員在督導平臺上進行歸檔文件材料預立卷時，平臺內嵌入的固定的工作流程、通用的整理要求、定制化的歸檔范圍等能保證項目歸檔文件材料的完整性、規范性；督導員同步掌握歸檔文件材料的收集、整理、歸檔、移交等情況，及時發現并解決問題，使督導工作更及時、更有效；平臺基于導入的項目檔案驗收意見、評分等評價性文本分析項目承擔單位檔案管理情況，為后續督導工作的開展提供參考方案。

1.項目檔案督導工作指導與協同。針對不同的場景，基于平臺可以實現多種方式的項目檔案督導工作指導和協同。常規性業務指導以在線的形式開展，通過督導平臺項目檔案督導功能，對歸檔文件材料同步收集、整理情況進行實時指導；以現場檢查等形式進行的督導以及驗收主要通過督導平臺協同開展，使不同角色類型的人員同步查看督導情況，降低溝通成本，提高組織工作的效率和規范性；對于一些體量小的項目，可以通過100%電子文件原文掛接，依托督導平臺完成項目檔案在線檢查或驗收。

針對不同的督導需求，平臺應設置通知與提醒功能，如平臺依據立項時間和項目實施周期計算項目竣工或結題時間，同步提醒項目檔案督導員及項目承擔單位注意提交驗收計劃。項目檔案督導員檢查項目檔案齊全完整、真實有效、系統規范情況，初步判斷項目檔案質量情況，如存在問題則應通知項目承擔單位整改后再提交督導員審批，以保證后續工作的順利開展。項目檔案督導專家信息的管理和維護也是督導平臺的重要內容。專家基本信息由督導員或專家自行填寫，平臺自動統計專家參加督導的次數，并將專家與督導項目相關聯。此外，督導員可給專家貼標簽，如擅長領域、是否可作為組長等。督導平臺還應實現不同角色的在線協作，同步督導工作關鍵信息，使不同角色共同完成編制督導方案、會議手冊等工作。

2.項目文件材料收集與項目檔案管理。督導平臺應實現檔案數字資源在線、離線移交接收，滿足不同場景下檔案數字資源收集、整理、歸檔、移交和接收需求。這不僅能保證一般項目檔案的收集和管理，還能保證跨學科、跨領域、跨機構這種復雜的、體量較大的項目檔案的規范管理。為實現上述功能，平臺應內嵌項目檔案分類方案、歸檔范圍、元數據管理、報表打印功能等，可根據任務設置情況配置任務層級并同步進行權限配置，根據人員角色的不同配置調整權限，為不同類型的項目提供個性化配置方案。督導平臺支持同步開展業務指導，掛接的電子文件原文或數字化副本，通過定制個性化分類、歸檔范圍功能實現項目檔案完整性初篩，通過元數據配置、校驗保證項目檔案整理的規范性，并通過檢查掛接電子原文保證項目檔案的有效性。此外，通過功能模塊與檔案管理系統的銜接，督導平臺可實現檔案在線移交。

3.信息統計分析與督導建議。對于在督導平臺中創建并管理的項目，平臺應實現相關信息的統計與維護，如對項目名稱、項目類型、承擔單位、驗收時間、參與專家名單、投資經費、檔案數量等的統計，可實現按項目類型、單位、專家、驗收時間等不同維度進行檢索和展示。平臺也可以結合已驗收項目的驗收效果，如未留備忘錄、通過、未通過幾個檔位或量化評價的分數出具督導建議。

在督導建議方面，督導平臺一方面可以記錄項目承擔單位基本情況的變化，如項目兼職檔案人員的變動，以便項目檔案督導員動態掌握這些情況；另一方面可以將該項目承擔單位過去承擔同種類型的項目檔案的評價相關聯。對于項目兼職檔案人員頻繁變動或同類型項目檔案歷史評價欠佳的單位，項目檔案督導員應做到事前提醒、事中指導、事后跟蹤，落實檢查與整改，保證項目檔案質量；對于兼職檔案人員隊伍穩定、能力較強且過去同類型項目檔案評價較好的單位，項目檔案督導員可以提前對本次項目檔案質量做出判斷，繼而能夠實現項目檔案分層分類、差異化督導。

4.角色權限控制。督導平臺需按角色類型對操作和查看權限進行控制，角色類型可分為項目檔案管理人員、項目檔案督導員及項目檔案督導或驗收專家。項目檔案管理人員可以看到已提交的項目，也可以創建新項目；項目檔案督導員可以看到處于督導狀態和已完成檔案驗收的項目列表，可新增、維護其他項目檔案督導信息；項目檔案督導或驗收專家進入該平臺后可以看到作為專家參與項目檔案督導或驗收的信息，進行歸檔文件材料的檢查和整改復核，出具結論、意見等，并且可以在平臺中匿名投票，由專家組長給出通過或不通過的結論。

四、結語

未來重大科技項目檔案督導工作勢必會發揮越來越重要的作用，檔案主管部門應主動順應信息化發展的要求，探尋、運用項目檔案督導新思維和新模式——平臺化督導或許將成為未來項目檔案督導工作新場景。檔案主管部門應進一步統籌考慮項目檔案督導工作轉變的全局性，不斷提升項目檔案督導工作的科學化、規范化水平，充分發揮項目檔案資源的價值。

注釋及參考文獻：

[1]馬嶺.科研院所先導專項檔案管理現狀與建議[J].辦公室業務，2019（17）：85-86.

[2]牛鵬濤，周陽，喬文彬.建設工程檔案智能化創新路徑探索[J].北京檔案，2024（8）：47-50.

[3]王英瑋，黃峰.《建設項目檔案監督指導工作指南》的主要內容、實踐價值和相關問題思考[J].北京檔案，2021（11）：18-24.

[4]王雪萍.檔案督導員在創新科技項目檔案管理模式的作用——以中國科學院戰略性先導項目檔案為例[J].檔案記憶，2024（3）：53-55.

作者單位：中國科學院檔案館