智慧校園背景下高校檔案數字化管理與利用研究

[摘 要]伴隨著數字化技術的快速發展，以大數據、人工智能為代表的新技術給高校檔案管理工作帶來很大便利。在智慧校園背景下如何更好地發揮這些新技術開展檔案數字化管理成為當前高校檔案管理工作者需要考慮的一件事情。對于高校檔案管理工作者來講，不僅要考慮數字化給檔案管理帶來的眾多便利，也應認識當前檔案數字化管理存在的風險，并提前制定相應的管理措施，以便更好地提高檔案管理效率。

[關鍵詞]智慧校園；檔案數字化管理；利用；策略

最近幾年，國家十分重視人工智能技術在高校教育領域的應用，強調不同高校應重視人工智能的作用并將其運用到相應領域之中。黨的二十大中強調應將“推進教育數字化，建設全民終身學習的學習型社會、學習型大國”作為未來幾年高校教育的重要任務[1]。目前，高校信息化建設已經進入“應用、融合、創新”的智慧校園階段。如何在滿足智慧校園建設要求前提下開展高校檔案管理工作成為當前亟須解決的一個問題。

一、智慧校園背景下高校檔案數字化管理的內容及作用

智慧校園是在信息化基礎上形成的一種全新的校園管理模式，強調通過將數字化技術與人工技術進行有效結合，實現信息技術與智能技術深度融合。

（一）智慧校園背景下高校檔案數字化管理的內容

智慧校園建設工作的開展往往是由軟件和硬件兩部分組成的，通過將物理空間和信息空間進行有效的銜接，為教師及學生提供更加豐富的資源和便捷的服務[2]。智慧校園需要以存儲云服務為中心，用戶可以圍繞智能手機、智能平板等智能終端展開學習，實現數字化的有效規劃，享受更加多元性的服務類型。

檔案管理是高校日常管理工作中的一個十分重要的內容。檔案管理的內容不僅包括教師、學生的各類人事檔案，還包括教學管理過程中的各種文件。其本身具有數量多、種類雜、不易管理等特點。為了配合智慧校園建設工作，檔案管理工作模式勢必會發生很大的變化，借助各種數字化技術（如掃描技術、OCR技術、數字攝影技術），能對紙質版檔案進行有效存儲和快速傳播。

（二）智慧校園背景下高校檔案數字化管理的作用

由于高校檔案資料較多，在進行管理過程中會遇到很多重復的勞動，加上紙質版的檔案不利于更快捷地進行傳播，導致高校檔案管理工作效率較為低下。與傳統的人工檔案管理模式相比，高校檔案數字化管理變得更加便捷。一方面，各種數字化設施能夠快速地將各種紙質版檔案轉換為數字檔案，在互聯網技術的影響下就會為數字化檔案的傳播帶來很大便利。另一方面，各種數字化技術具有極強的甄別能力和查找能力，借助數字化技術能夠快速實現檔案的快速查找和真偽的極速甄別。

智慧校園背景下，數字化檔案對更好地優化資源配置能夠起到一定的推動作用。傳統紙質檔案具有唯一性和不可替代性，一旦紙質檔案丟失或者被別人占用，就很難讓第三方繼續使用。這種占用或丟失為檔案的使用帶來一定的資源浪費。借助目前已經使用和可能被使用的數字化技術，能夠有效地對傳統的檔案進行數據化處理[3]。通過線上存儲的方式實現檔案資源的有效配置。在條件允許的情況下用戶可以通過下載電子版的方式實現檔案的快速獲取、優化檔案管理，提升服務質量都能夠起到一定的推動作用。

高校數字化檔案具有較強的與智慧校園背景下統一的共享性，通過將各種紙質版檔案轉化為數字化檔案，再借助大數據、互聯網等技術對檔案進行有效復制、傳輸，就可以實現信息的有效傳遞和資源共享。另外，借助網絡交換機數據傳遞功能對校內、外資源進行連接可以在校內傳遞的基礎上實現跨校共享。通過發揮大數據優勢搭建對應的檔案云空間，合理地對資源進行整合，實現檔案資源的有效升級與數字化共享。

二、智慧校園背景下高校檔案數字化管理的目標

智慧校園背景下，高校實現檔案數字化管理的整體目標是充分發揮人工智能技術優勢對現有檔案進行數字化處理，提升檔案管理安全性，優化檔案存儲方式，實現檔案管理的便捷與信息的共享。在此基礎上，高校檔案數字化管理目標主要表現在如下幾個方面：

（一）對傳統檔案進行電子化處理，提高檔案管理效率

高校檔案管理者需要以智慧校園建設為指向對檔案進行電子化處理，通過將傳統的紙質檔案進行電子化處理，實現檔案由紙質版向電子版方式轉化。智慧校園的主要特點是將信息技術進行有效傳遞，因此，對傳統檔案進行電子化處理成為智慧校園背景下高校檔案數字化管理的首要目標。在這一目標基礎上包括如下幾部分內容：第一，將各類紙質版檔案進行電子化處理。借助各種視頻拍攝、復印、掃描等技術對早年存檔的檔案進行電子化處理。通過分類的方式對存儲好的電子檔案進行有效管理，確保后期使用時能夠及時地找到各類檔案。第二，對各類電子版檔案進行合理歸類。歸類過程中可以按照首字母的排序展開，確保高校檔案管理工作者能夠快速地根據歸類方式找到既定檔案。第三，針對電子化檔案進行模擬化管理，通過開展模擬管理的方式對各種電子化檔案的使用效率進行檢測，確保檔案使用過程中的安全性和有效性。

（二）對傳統檔案進行安全性處理，提升檔案安全級別

安全管理是檔案管理工作開展過程中的一個重要目標，同時也是確保高校各類工作順利開展的基礎條件。對于高校來講，一旦需要使用某個檔案時，卻因不可避免的因素致使檔案無法查詢時，對整個高校的工作帶來很大影響。因此，智慧校園背景下對傳統檔案進行安全性處理，提升檔案自身的安全級別成為檔案數字化管理與利用的一個重要目標。第一，對高校網絡安全等級進行符合智慧校園要求的診斷和升級。通過檢驗防火墻、殺毒軟件版本的方式，確保高校網絡安全技術手段的合理性和有效性。通過虛擬仿真技術的方式檢驗智慧校園背景下高校網絡安全等級，對診斷出的各種問題進行及時的問題分析，確保在后期的診斷與升級過程中能夠更加富有針對性地開展工作。第二，對當前所檢驗出的各種網絡安全問題進行升級處理。通過吸引資金的方式對現有的局域網防火墻、殺毒軟件進行升級；通過購置正版防火墻、殺毒軟件的方式確保網絡傳播的安全性；通過制定詳細的防火墻及殺毒軟件升級制度確保軟件的有效、順暢運行。第三，對網絡安全等級進行評定，通過網絡安全技術防護手段以評價當前校園網絡安全等級劃分和診斷。當校園網絡安全等級低于國家制定的標準時，高校應及時對其安全策略進行升級。

（三）對傳統檔案進行信息化存儲，降低檔案管理成本

檔案的存儲、管理與傳播是檔案管理工作過程中的一個十分重要的內容。在開展這類工作過程中，高校必須要花費一定的資金才能夠對這些問題進行有效的處理。傳統檔案管理工作開展過程中，由于技術手段比較低，多是通過人工的方式展開，因此，管理過程中的成本相對較高，這無疑給高校開展數字化檔案管理工作帶來一定不利影響[4]。為此，對傳統檔案進行信息化存儲，降低了檔案管理成本，成為高校檔案數字化管理與利用的一個重要目標。第一，充分發揮智慧校園體系下各種終端的優勢對傳統檔案進行信息化處理，做好檔案信息化的有效管理和存儲。第二，充分挖掘智慧校園建設過程中所使用的各類全新的技術（如大數據、云計算），通過使用這些技術對已經存儲好的檔案信息進行深度挖掘和分析，通過將各種可視化的信息轉化為數據，再借助圖案化信息處理技術將這些數據進行優化處理，在一個更加宏觀的角度直觀地展示高校檔案的基本信息。第三，對檔案管理流程進行細分。圍繞檔案管理工作開展過程中的檢索和查詢等相關內容對檔案管理流程步驟進行重新劃分，將智能分類、智能推薦、智能推送技術融入檔案管理工作之中，達到降低人工管理成本的目標。

三、智慧校園背景下高校檔案數字化管理與利用策略

在以滿足智慧校園建設要求為宗旨的情況下，高校檔案管理工作者可以圍繞上述目標展開具體的建設與管理工作。管理過程中，應從如下角度出發對檔案數字化進行管理和利用：

（一）使檔案數字化建設與智慧校園建設同步開展

智慧校園建設是最近幾年我國校園建設的一個重要任務，且屬于一個長期持久性的工程。在進行智慧校園建設過程中，應將智慧校園與檔案數字化建設同時進行才能更好地提升檔案數字化建設的整體質量。第一，高校管理工作者應將檔案數字化與智慧校園建設規劃工作進行結合。通過將檔案管理數字化與智慧校園建設工作的有序結合，使其成為智慧校園建設規劃體系中的一個重要組成內容，將檔案數字化管理轉化為一種標準化的管理方式。在對檔案信息資源數據庫進行和完善過程中以及在后期的信息資源庫管理工作開展過程中都應充分發揮人工智能技術的優勢，借助數字化技術對檔案進行智能分配、整理、歸檔、存儲，確保檔案管理過程中的精準性和完整性。第二，對信息庫中的各種信息進行及時清理，防止一些冗雜、重復的信息長久性存儲于系統之中。第三，高校應建立良好的合作與溝通機制。在智慧校園背景下，學校的不同部門之間聯系極為緊密，在進行檔案數字化管理過程中，各個部門之間應加強溝通與管理。通過不同管理系統進行整合對接，實現高校檔案數字化管理水平的有效提升。第四，對檔案數字化管理職能責任機制進行完善。通過聚焦檔案數字化管理過程中所存在的各種問題，結合學校自身情況制定詳細的檔案管理職責規范。

（二）結合學校實際需求持續完善數字化軟硬件設施

高校檔案管理工作者應結合智慧校園建設情況，以及學校發展其他實際情況對其檔案管理的軟件及硬件進行持續性的更新。通過將多種不同的軟件及硬件融入檔案管理工作之中，實現檔案管理工作質量的有效提升。第一，根據實際情況對數字化檔案管理設備進行優化。不同高校應結合智慧校園建設過程中的基本情況，以及資金儲備情況，有選擇性地購置一些設備。通過逐步擴大硬件軟件投入力度的方式達到既定要求。通過購置不同型號的數字化掃描存儲設備，為更好地開展檔案數字化管理奠定良好的物質基礎。第二，在對檔案管理軟件進行優化過程中，應選擇一些功能全面、操作便捷的軟件進行升級，為后期開展檔案的管理奠定基礎。第三，對人才隊伍建設進行優化。人才隊伍建設是高校檔案數字化管理工作中的一個重要組成部分。對于高校管理工作者來講，應努力打造一支高素質的數字化人才隊伍，培養檔案管理人員形成良好的檔案管理專業知識，并通過學習逐漸強化自身數字信息素養。

（三）制定符合高校特色的檔案數字化管理標準

標準化管理是智慧校園背景下高校檔案數字化管理工作開展過程中的一個重要內容[5]。只有當檔案數字化管理形成標準化的特點，才能確保在后期收集分類整理檔案過程中變得更加順暢，更好地提升檔案管理的實效性。為此，在進行標準化建設與管理過程中應注意如下幾點：第一，對館藏檔案進行數字化處理。通過對館藏檔案的重要性進行細分，完成對各種不同價值的館藏檔案的數字化處理。第二，對不同檔案數據進行有效的還原和修復。借助先進的修復手段對檔案管理部門中的各類資源進行有效處理。或將不同部門中遺留下來的一些檔案問題融入數字化軟件之中，借助軟件對各類信息進行分析和處理，實現檔案數字化管理的標準化建設工作。

（四）推動檔案數字化管理共享與服務升級

數字化檔案資源共享與傳播是檔案數字化建設的一個重要目標。在進行智慧校園背景下高校檔案數字化管理工作過程中，工作人員應充分發揮數字化技術優勢，提升數字化檔案的傳播與共享效率。第一，高校應通過建立檔案數字化管理平臺的方式對各種信息進行整理和分類。通過將分類好的各種信息上傳到數據庫的方式，以便師生及時對檔案信息進行下載。借助平臺的信息交互方式對用戶使用平臺過程中的反饋和需求進行收集，及時了解用戶對數字化檔案的使用需求及其變化，以滿足更多人的服務需求。第二，通過加強與其他高校研究機構之間的合作，實現檔案信息的共享與交流。借助這種方式有效提升數字化檔案自身使用價值，實現高校與高校之間的有效合作。

結束語

總之，智慧校園建設是最近幾年中國高等教育校園建設工作中的一個十分重要的任務，在智慧校園建設背景下，學校既要對校園的軟、硬件設施進行升級，又需要借助智慧校園運行過程、建設條件提升檔案數字化管理服務質量。在此過程中，高校檔案管理工作者應深入挖掘檔案數字化建設的特點，圍繞將智慧校園與檔案數字化建設同時開展、結合學校實際需求持續完善數字化軟硬件設施、打造符合高校特色的檔案數字化管理標準、推動檔案數字化管理的共享與服務升級策略開展管理工作，才能更好地提升高校檔案管理質量及服務水平。

參考文獻

[1]陳永萍.檔案數字化管理對檔案利用的影響分析[J].蘭臺內外，2024（15）：20-22.

[2]張麗霞.智慧校園建設背景下高校檔案管理數字化路徑探析[J].蘭臺內外，2024（8）：25-27.

[3]葉敏.數字化時代高校檔案管理信息化建設策略探析[J].辦公自動化，2024，29（4）：66-68.

[4]王唯賢.大數據時代高校檔案管理創新策略研究[J].蘭臺內外，2023（34）：25-27.

[5]陳琛.基于數字化視角的高校圖書館檔案管理的優化路徑[J].黑龍江檔案，2023（3）：94-96.

作者簡介：鄭琳（1976— ），女，漢族，福建莆田人，福建莆田學院，館員，本科。

研究方向：高校檔案管理。