拾圖書館檔案?開啟智慧寶藏

學校圖書館檔案可以準確且全面地展現學校及圖書館的發展概貌、工作實踐、成敗教訓，是學校及圖書館各類活動的原始記錄。學校圖書館檔案包括日常檔案和業務檔案兩類，做好圖書館的檔案管理工作，可以為編撰校史、圖書館歷史提供依據，也是對讀者進行宣傳教育的有效素材，更是提高圖書館工作質量的有效手段。為此，學校需要從多維度做好圖書館檔案管理工作。

學校圖書館檔案是指學校圖書館在其各項工作過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄文件，是學校圖書館工作的原始記錄，也是對學校圖書館工作情況的真實反映。不僅是學校科學研究、學術交流等活動的原始依據，還是學校精神文明建設、思想政治工作、政治理論學習和精神文明建設等各項活動的實際記錄。圖書館檔案工作對提高學校管理水平、促進學校文化事業發展、加強學生的德育教育具有重要作用。

圖書館檔案工作內容

日常檔案

學校圖書館的日常檔案管理是圖書館能夠正常運行的基本保障，其在管理內容方面，主要包含以下內容。一是對圖書館的各類資金的來源、具體數量、增減速度、實際占用比例，以及資金的分配和流向進行管理；二是對圖書館現有的資產名稱、數量、實際增減，以及具體使用狀況進行記錄；三是對圖書館內相關管理人員的實際數量、職稱、科研狀況、成就和薪酬進行記錄；四是對圖書館內外文件的交流情況及其他文件的實際交流情況進行記錄。加強圖書館的常規文件管理，能為圖書館未來的策劃和調整，以及發展方向奠定堅實的基礎。

業務檔案

學校的業務檔案主要包括六方面的內容。一是文獻采購類檔案，主要以學校不同文獻采購渠道、價格、數量等內容為主。加強文獻采購檔案的日常管理工作，可以確保采購信息準確，為后續采購決策制訂提供有力支持。二是文獻典藏檔案，主要以管理文獻名稱、位置、數量等內容為主。加強文獻典藏檔案的管理，可以確保文獻信息服務工作有序向前推進。三是讀者檔案，主要以讀者姓名、年齡、愛好、專業等內容為主。該類檔案還包括學校尖子生等細分類讀者檔案，可以將其作為檔案管理體系建設的重點內容。圖書館可以按照讀者的實際需求與情況，為讀者提供個性化信息服務，使讀者能夠在完善的資料服務中獲得更好的體驗與研究成果。四是借閱檔案，以圖書的借閱種類、借閱數量、借閱時間等管理為主要的內容，強化對借閱檔案的深入管理，在此基礎上掌握讀者在閱讀方面的傾向、對資料的利用率和資料的實際使用配置情況，為圖書館后續的采購方向調整提供更多支持，在確定采購主要方向的同時，滿足更多讀者的需求。五是情報交流檔案，主要是以情報的交換單位、交換種類和交換數量等的管理為主。在學校圖書館的管理中，情報交流檔案是主要的情報內容，通過建立并健全情報交流管理檔案體系，可以保證校園之間開展更為順利的情報交換，從而有效彌補圖書館在采購方面的不足。六是針對重點學科的課題檔案，以研究學科及課題內容的實際進展、情報信息機前沿動態等內容為主。針對重點學科及課題檔案開展的管理，可以有效跟蹤所在地諸多學校的重點研究課題，從而為教師的相關研究提供更為完善的情報服務。

圖書館檔案工作重要性

為編撰工作提供參考

在學校的圖書館文件管理系統里，能夠追溯到圖書館從誕生之日至今的演變過程，并且能夠根據各種角度，更加有序和全方位地呈現該圖書館各項活動的具體狀態。這將對未來學校、圖書館年鑒的編撰工作提供有益啟示和參考。

為教師提供服務

學校圖書館檔案記錄了圖書館不同發展階段的組織架構、人員編制情況以及獲得的成績。因此，學校圖書館除了為教師學術論文撰寫提供參考，還可以為教學業務提供數據。

為讀者提供服務

學校圖書館的各類館藏和讀者管理數據能夠更清楚、直觀地展示圖書館的現狀和特色，明確其現代化服務的發展和管理目標，展示圖書館不同階段的服務成果，從而進一步激發讀者對圖書館的使用熱情。例如，通過安裝電子屏幕，發布圖書館指南，定期舉辦主題圖片展覽，組織宣傳活動，讀者能夠了解圖書館的真實狀況，清楚地了解圖書館的人員構成、部門結構、館藏資源分布、制度規定，以及數據庫的使用方式，從而幫助讀者更深入和直觀地理解圖書館、認識圖書館、進入圖書館，并有效利用圖書館。

圖書館檔案工作效果提升對策

樹立“一盤棋”思想，建立健全檔案管理機制

樹立檔案管理意識是確保檔案管理工作得以順利推進的基礎，想要促進圖書館實現綜合性的發展，需要將檔案管理工作融入圖書館發展體系的同時，將其作為衡量圖書館發展水平的參考依據。為此，在日常管理工作中“分工不分家”，安排專業管理人員對圖書館檔案進行有效管理，確保檔案管理工作人員崗位的穩定；定期組織專業培訓工作，建立健全檔案管理制度，保障管理工作程序的規范性，確定管理職責，將圖書館檔案管理納入圖書館的建設及發展。

例如，在圖書館檔案管理工作中，為各個檔案信息建立流通調用記錄機制。館內各個檔案的調用除有指定部門的紙質文件批示以外，還要有檔案調用部門負責人與圖書館領導共同批示的文件。并且，檔案調用的記錄要完整錄入圖書館檔案管理系統。圖書館領導與檔案管理總負責人共同組成檔案管理二人領導小組，定期組織人員檢查館內檔案電子記錄，就其中被調用的檔案進行人工復核，確保檔案調用合規。在檢查過程中，針對調用檔案檢查，除檢查檔案到指定單位后的使用情況外，還要檢查調入檔案與使用后調回檔案在圖書館內的安置情況，真正實現檔案調用保存過程的全方位管理。此項工作由圖書館檔案管理部門的各個組員負責，各個組員分別負責一個區域檔案管理，未經領導批準不得調換，方便出現問題時，及時追責。

建立健全制度，加強管理

建立健全檔案管理制度，是做好檔案管理工作的重要保證。一是建立健全檔案管理制度，堅持“誰主管，誰負責”原則，進一步完善圖書館檔案管理制度，做到有章可循、有案可查。把檔案工作納入單位日常工作，使之制度化、規范化。二是建立健全圖書館檔案工作的審核規章制度，把好入館關。對入庫的資料進行認真審查，保證入館材料的真實可靠。三是認真做好檔案資料的整理、歸檔、借閱等工作。

在實際工作中，圖書館檔案管理要進行深入、細化的調整。例如，學校教務處調取學生A個人檔案。教務處需要提前知會圖書館檔案管理負責人，由檔案管理負責人指定對接人員，教務處派員與負責人指定工作人員交接，由這名工作人員為其調取學生A個人檔案。教務處使用過學生A個人檔案后，將檔案送回到圖書館，接收這一檔案的工作人員不變。工作人員在收到檔案后，需要檢查檔案內容是否有遺漏、錯誤等，檢查無誤后向圖書館檔案管理負責人報備入庫。

在檢查中發現問題，要第一時間向負責人報告，由負責人會同檔案使用方教務處共同處理這一問題，解決問題后再將檔案入庫。以上從檔案調出到檔案歸還的全部流程，都要錄入工作系統，以供后續檢查。

另外，在學生A個人檔案使用中，檔案變更內容也要完整記錄，根據性質將這些內容劃到學生A個人檔案分類中，供后續使用。而廢棄檔案內容，紙質文件粉碎處理，電子版檔案內容則歸入工作系統中的指定區域儲存，避免外泄。

改善保管條件，確保安全

在檔案保管中，圖書檔案的安全問題是重中之重，加強檔案庫房的建設和管理是搞好檔案管理的首要條件。學校要根據保管要求，配備保管設施，包括庫房內溫度、濕度、衛生、照明設施等；嚴格執行檔案庫房安全保衛制度和消防管理制度，強化安全防范意識，及時消除安全隱患，防止出現火災、盜竊等事故；同時，定期對圖書檔案進行檢查，對破損、霉變、蟲蛀等情況及時修補，定期檢查防火、防盜設施和消防設施，做到及時發現問題、妥善處理問題。

圖書館檔案管理中，可以規劃新建專門的檔案庫，這一空間不與圖書館內其他空間混用，能夠最大限度確保館內檔案保存的安全性。檔案庫要定期進行消防檢查，消防檢查結果由當時的檢查人員與圖書館檔案管理負責人共同簽字。檔案庫周圍要架設專門的消防系統，除學校保衛處外，圖書館檔案管理負責人能夠直接登錄監控系統，了解圖書館檔案保存情況。同時，檔案庫要設置門禁與生人預警裝置，一旦發現未經允許的闖入者立即發出預警信息，進一步降低檔案被盜風險。圖書館檔案庫工作人員需要定期開展消防培訓演習，提高工作人員對突發事件的處置能力，避免檔案庫內檔案損失。

收集整理信息資源，實現數字化管理

收集整理信息資源，實現數字化管理，是圖書館檔案工作發展的必然趨勢。因此，學校必須加大收集整理力度，實現數字化管理。

一是建立健全館藏檔案數據庫。 具體可以采用關系型數據庫管理系統MySQL作為數據庫底層基礎技術語言，將檔案的提取、收回，與新檔案收錄整合到同一個系統。MySQL系統各模塊間通過關聯網絡進行連接，能夠實現檔案管理工作各環節的統籌管理。

二是加強業務學習，提高服務水平。學校需要定期開展檔案管理業務學習活動。為確保培訓活動不影響圖書館檔案管理工作正常開展，圖書館需要采取多批次培訓的策略，對工作人員進行分批培訓。培訓內容重點側重工作人員的信息化技術應用能力的培養，讓工作人員具備熟練使用MySQL系統的能力。

三是加大編研力度，將館藏信息資源通過編研進行開發利用。圖書館檔案管理中，要利用MySQL系統進行檔案信息分組編研。工作人員通過系統內各組塊關聯，設定檔案性質關鍵詞進行檔案信息提取，將提取的內容根據所屬檔案類型、時間等方面的差異進行重新排列，統一保存到指定的系統模塊，而系統中原本保存的檔案仍在原模塊內保存，以滿足不同的檔案信息使用需求。

優化館藏結構，充實館藏資源

檔案管理部門在對館藏資料進行全面調研的基礎上，對館藏圖書進行科學分類，確定各專題圖書的范圍、比例及結構，在此基礎上形成本館的館藏特色，為學校學科建設提供信息服務。針對館藏資料的拓展，圖書館可以按照圖書館檔案管理中使用的MySQL系統的構建形式，以此項技術為藍本，構建專門針對圖書管理的系統。系統內根據圖書類型進行模塊劃分，用戶可以根據自己的需求，在用戶界面選擇指定模塊進入。同時，系統在用戶界面上設置用戶反饋模塊，方便就圖書館館藏提出意見，而圖書館館藏更新可以將系統中的用戶反饋界面信息作為依據。

科學鑒定，有序挖掘

圖書館的檔案信息記錄了學校在發展過程中的信息，信息廣泛且龐雜。為此，信息鑒定工作至關重要，圖書館可以建立健全檔案管理鑒定小組，基于檔案的實用、歷史、保存價值等維度，針對目前已有的檔案信息進行科學鑒定，并結合檔案的來源、時間及內容等，明確當前信息是否對圖書的圖書館和學校的發展具有意義。確定永久性檔案和臨時性檔案，制訂相應的檔案管理時間表，進而確保檔案上交、復制、剔除工作的有序進行。除此之外，檔案挖掘是圖書館檔案管理工作的重點內容，圖書館在綜合考量檔案管理獨立性的過程中，還需要注意和校內其他部門的橫向聯系，加強信息共享及共建。為此，需將圖書館的各類館藏資料融入圖書館檔案管理體系，展現特色，確保其獨立性和完整性。以大數據為基礎，通過計算機技術、互聯網技術、通信技術等，對學校圖書館檔案資源進行深度挖掘，利用數據采集、數據存儲、數據處理、數據分析技術，實現學校圖書館檔案資源價值的利用最大化，為廣大師生提供優質服務。

綜上所述，圖書館檔案管理工作的好壞直接關系學校圖書館功能的發揮和事業的發展。為此，學校需要在掌握圖書館檔案具體內容的基礎上，了解圖書館檔案管理的重要性，從制度、認知、人員、數據庫建設等維度，做好圖書館的檔案管理，為學生學習和教師科研奠定基礎。