檔案數據化管理在大數據環境下的華麗變身

大數據是繼互聯網、云計算之后的又一場信息技術革命，正在對各行各業產生深遠影響。大數據不僅數量巨大，而且類型多樣，具有Volume（大量）、Variety（多樣）、Velocity（高速）、Value（價值）4V特征。在大數據時代，數據已經成為繼土地、勞動力、資本、技術之后的第五大生產要素，誰掌握了數據，誰就掌握了發展的主動權。檔案是組織或個人在社會活動中直接形成的原始記錄，具有憑證、查考和保存價值，是一種特殊的信息資源。傳統檔案大多是紙質文件，隨著信息技術的發展，電子文件、數字檔案日益增多。如何適應大數據時代要求，充分挖掘和利用蘊藏在海量檔案中的價值，是擺在檔案工作者面前的一個重大課題。

大數據環境下檔案數據化管理的內涵

檔案數據化管理是指運用大數據理念和技術，對檔案收集、整理、保管、利用的全過程進行數據化改造，將檔案信息轉化為數據資源，提高檔案管理的精細化、智能化水平，更好地服務于決策和社會民生的一種新型管理模式。其核心要義在于三個轉變。一是從事后管理向事前防范、事中控制、事后監督的全過程管理轉變；二是從被動響應向數據感知、智能分析、快速反應的主動服務轉變；三是從單純的檔案保管向知識歸納、深度利用、價值提供的知識服務轉變。

具體而言，大數據環境下的檔案數據化管理主要包含以下幾方面。檔案數據的標準化采集，運用物聯網、移動互聯等新技術手段，開發個性化采集工具，提高檔案數據采集的全面性、準確性和時效性；檔案數據的規范化管理，建立科學的檔案數據分類體系和元數據框架，規范數據的編目、著錄、存儲格式，提高數據質量；檔案數據的關聯化整合，利用大數據技術，打破檔案業務系統間的壁壘，實現跨系統、跨部門、跨地域的數據匯聚融合，形成互聯互通的檔案數據中心；檔案數據的智能化分析，運用數據挖掘、機器學習等技術，對檔案大數據進行分析、預測、優化，提煉知識，發現規律，為科學決策提供參考；檔案數據的立體化利用，創新服務方式，開發特色數據產品，通過網站、App、自助終端、可視化大屏等渠道，為政府和社會提供個性化、精準化的檔案數據服務。

檔案數據化管理是大數據時代檔案工作的新模式，通過數據化管理，可有效破除檔案管理中的數字鴻溝、信息孤島等障礙，實現檔案信息資源的集約管理和高效利用，這不僅是提高檔案管理水平、適應信息化發展大勢的現實需要，更是主動融入國家大數據戰略、服務經濟社會發展的必然選擇。

大數據環境下檔案數據化管理面臨的挑戰

推進檔案管理數據化轉型，是大數據時代賦予檔案工作的嶄新使命，但從目前情況看，檔案數據化管理還面臨諸多亟待破解的難題和挑戰。

檔案數據采集標準不統一，數據質量參差不齊

檔案數據是開展檔案數據化管理的基礎，采集質量的高低直接影響后續管理和利用的效果。當前，檔案數據采集缺乏統一的標準規范，不同系統、不同時期采集的數據，在格式、編碼、屬性等方面差異較大，不同類型載體形成的檔案在數字化處理方面也缺乏統一要求，造成數據質量參差不齊，后續數據整合共享難度大。同時，重要的檔案信息如歷史檔案、紙質檔案等數字化程度不高，信息損失嚴重，海量的非結構化數據如音頻、視頻、圖像等，缺乏規范的元數據描述，數據價值難以發掘。

檔案數據治理體系不健全，數據共享利用難度大

科學完善的數據治理體系是保障檔案數據化管理有序開展的關鍵。然而，目前檔案大數據缺乏頂層設計，數據管理職責分散在不同部門，缺乏統籌協調，檔案數據標準規范不健全，數據質量控制和評估機制不完善。檔案數據共享機制不順暢，部門間信息壁壘突出，“數據煙囪”屢見不鮮，尤其是涉密、敏感檔案數據與開放數據的界限模糊，共享和安全的平衡點難以把握。再加上檔案工作人員整體的數據治理意識和能力不強，數據資產管理觀念淡薄，直接影響檔案數據開發利用的廣度和深度。

檔案數據安全面臨新的風險與挑戰

隨著檔案數字化進程的不斷加快，檔案數據逐漸從線下向線上遷移，由內網向外網延伸，接入點日益增多，攻擊面持續擴大，數據泄露、毀損、篡改等安全風險加劇。部分檔案部門的數據安全意識淡薄、制度不健全、措施不到位，存在賬戶權限混亂使用、日志審計缺失、身份鑒別不嚴、訪問控制不當等問題，內部人為泄密等現象也時有發生。同時，部分檔案數據脫敏不徹底，導致個人隱私、商業秘密等敏感信息存在被二次識別的風險隱患，特別是隨著移動互聯網、物聯網等新技術在檔案領域的滲透應用，數據采集環節的不確定性、開放性增強，黑客攻擊、病毒侵害等安全風險進一步加劇。

檔案數據分析利用水平不高，增值服務能力不足

檔案大數據蘊藏著巨大的應用價值，但目前檔案部門普遍存在數據分析不深入、開發利用不充分的問題。受制于專業數據分析人才匱乏、數據分析工具落后等因素，部分檔案部門難以從海量數據中及時挖掘有價值的信息，數據利用大多局限在檢索查詢層面，知識發現和深度分析能力不足，數據增值服務短板明顯。同時，檔案數據開放共享的廣度和便捷度不夠，社會公眾獲取和利用檔案的渠道不暢，傳統的檔案利用方式單一，服務模式陳舊，檔案的經濟效益和社會效益難以充分釋放。如何創新利用模式，開發有特色的檔案數據產品，提升檔案數據化管理的價值轉化能力，是新形勢下檔案部門面臨的現實課題。

大數據環境下檔案數據化管理的關鍵任務

應對挑戰、破解難題，需要系統謀劃、創新驅動、多管齊下、協同推進，筆者認為，要推動檔案數據化管理邁上新臺階，重點要抓好以下幾方面。

加強頂層設計，健全檔案數據治理體系

當前，大數據時代給傳統檔案管理模式帶來諸多挑戰，檔案工作必須與時俱進，站在戰略和全局的高度，通盤考慮、系統謀劃，科學制訂契合時代要求的發展藍圖和路線圖。這就要求各級檔案部門要把加強頂層設計擺在突出位置，統籌規劃、整體推進，構建權責明晰、運轉協調、制度完備的檔案數據治理體系，為檔案事業長遠發展提供根本遵循。

首要任務是制訂檔案數據治理總體方案，檔案部門要充分借鑒國內外大數據治理的先進經驗，立足本地區、本部門實際，研究制訂切實可行的中長期發展規劃和年度工作計劃。發展規劃要著眼長遠、統攬全局，明確未來一個時期檔案數據治理的指導思想、發展目標、重點任務，特別是要對標數字化發展趨勢，提出推進檔案數據治理數字化轉型的時間表、路線圖，年度計劃要細化量化規劃目標，突出階段性、操作性，為各項任務落地見效提供可靠抓手。規劃和計劃的制訂要堅持開門問策、凝聚共識，充分聽取各方意見建議。組織保障是頂層設計的關鍵一環，建議參照大數據管理的通行做法，成立由分管領導任組長、相關處室負責人參加的檔案數據治理委員會，作為統籌協調、指導推進的領導機構，領導小組要加強統籌謀劃和宏觀指導，及時協調解決工作中的重大問題，理順檔案、政務信息資源等相關部門的職責邊界，建立統一領導、分工協作、齊抓共管的工作機制，要明確牽頭部門，負責檔案數據治理的日常組織實施。

創新采集方式，提升檔案數據質量

檔案數據質量是大數據應用的生命線。當前，不少地方和部門的檔案數據存在著來源單一、質量不高、缺失較多等問題。提升數據質量，既需要創新思路、拓寬渠道，也需要規范流程、強化管理，多措并舉構建全方位、多層次的數據質量保障體系。統籌利用多渠道多方式采集是檔案數據質量提升的重要途徑，傳統檔案數據主要依靠人工采集，耗時費力、效率不高。大數據時代，海量數據無處不在、無時不在，檔案采集要順應時代潮流，借力物聯網、移動互聯、社交媒體等新技術和新渠道，通過智能設備自動采集、網上登記歸集、社會眾包等靈活多樣的方式，最大限度吸納第一手的真實數據。要堅持線上線下一體化采集，將實體檔案數字化采集與網上信息資源歸集相結合，確保檔案資料全覆蓋、無遺漏，為后續數據治理和利用夯實基礎。科技賦能是提高數據采集質量和效率的關鍵所在。當前，檔案數據呈現海量化、多樣化、非結構化的鮮明特點，傳統人工采集方式已難以為繼，迫切需要運用現代科技手段破解瓶頸制約。要緊跟信息技術發展前沿，綜合運用人工智能、語義分析、模式識別等新興技術，開發集成度高、識別準確率高的智能化采集工具，針對性解決檔案圖片、音頻、視頻等特殊載體檔案的采集難題，最大限度減少人為失誤，不斷提高采集的自動化和智能化水平。

完善共享機制，促進檔案數據開放利用

打通數據壁壘，營造數據要素自由流動的制度環境，最大限度地釋放檔案數據紅利，是新時期檔案工作的應有之義。建立健全檔案數據共享機制，制訂本地區、本部門檔案數據共享管理辦法，明確共享原則、共享內容、共享方式、共享程序等，依托政務信息資源共享交換平臺，加快檔案信息系統互聯互通，促進檔案與政務、公安、民政、人社等部門數據的共享交換。豐富檔案數據社會化開放途徑，主動對接“互聯網+政務”服務，將檔案數據服務事項納入網上政務服務事項清單。利用大數據、云計算等技術，建設功能完備的網上檔案大廳，開通網上查檔、掌上檔案等服務，讓檔案數據“走出去”，服務“跑得快”。創新開發檔案數據融合產品，聚焦黨史、軍史以及口述歷史、名人檔案、家譜族譜等專題，開發特色檔案大數據產品。面向智慧城市、智慧交通、智慧旅游等應用場景，開發檔案數據增值服務，提升檔案數據的經濟價值和社會價值，堅持安全與開放并重，分級分類編制檔案開放目錄，細化開放條件，做到應開盡開、應密則密。嚴格落實數據脫敏技術標準規范，防止隱私泄露，全面梳理數據共享開放的風險點，完善防控措施，筑牢數據安全防線。

強化安全防護，保障檔案數據安全

檔案數據是國家重要的戰略資源，其安全事關國家安全和利益，要把數據安全擺在檔案數據化管理的突出位置，強化風險意識，健全制度措施，全面提升檔案數據安全防護能力。健全數據安全管理制度，制訂數據分類分級、數據脫敏、個人信息保護、數據備份等管理制度，規范數據血緣管理，明確崗位數據安全責任，嚴格執行信息系統等級保護制度，常態化開展風險評估、安全審查、檢查整改等工作，加強數據全生命周期安全防護。在數據采集、傳輸、存儲、處理、交換、銷毀等環節嚴密防控，綜合運用身份認證、訪問控制、加密保護等技術手段，構建全流程數據安全防護體系，強化數據基礎設施安全防護，提高數據中心、機房等重要數據存儲與運行場所的物理隔離和訪問控制水平，及時更新防火墻、防病毒等安全軟硬件，加強僵尸網絡監測和網絡攻擊溯源，加大數據泄露監測力度，定期開展數據泄漏檢測，及時堵住各類數據泄露點。完善網絡輿情監測預警機制，加強對涉檔輿情的動態監測和應急處置，強化內部人員安全管理，加強保密宣傳教育，定期開展保密專項培訓，牢固樹立“保密意識人人有，保密責任個個擔”的思想。完善人員保密承諾、上崗資格審查等管理制度，強化內部人員行為監督管控。

深化數據分析，提升檔案數據價值

大數據時代，數據應用是檔案事業發展的生命線，要積極應用大數據分析技術，著眼經濟社會發展和民生保障的迫切需求，加強檔案數據的深度挖掘和價值轉化，促進檔案大數據創新應用。加強檔案大數據人才隊伍建設，大力引進和培養復合型人才，打造一支懂檔案、善技術、會管理的高素質檔案數據分析團隊，通過內部培養與社會化引進相結合，重點加強檔案數據治理、數據分析、數據安全等方面的人才培養。依托高等院校、科研院所等力量，建設檔案大數據聯合實驗室，搭建產學研用協同創新平臺。通過體制機制創新，集聚跨界人才團隊，開展檔案大數據前沿技術和應用模式研究。創新檔案數據分析應用，綜合運用關聯分析、聚類分析、演化分析等數據挖掘技術，深入挖掘檔案大數據的關聯性、周期性和趨勢性特征，為政府決策、企業管理、社會治理提供參考。在應急管理、信用體系、廉政警示教育等領域，創新開展檔案大數據專題分析和可視化呈現，探索建立新型檔案大數據服務模式。積極對接黨政機關、企事業單位需求，建立需求導向的大數據服務機制。在財政、審計、統計等部門建立數據分析服務站，為社會治理、民生服務等提供精準服務。

大數據時代，信息資源已成為推動經濟社會發展的戰略資源，檔案工作要主動順應時代變革，樹立大數據理念，創新工作思路，加快推進檔案管理向數據化轉型升級，為黨和國家事業發展提供優質高效的檔案數據服務。推動檔案數據化管理，需要系統謀劃、深入實踐，久久為功，要著眼長遠，加強頂層設計。以健全的數據治理體系為支撐，以嚴格的標準規范為抓手，分步實施、持續推進。要問需于民、問計于企，加強與各行業各領域的合作，主動融入經濟社會發展，創新開發更多“接地氣”、有溫度的檔案數據服務產品。要堅持安全與開放并重，在保障數據安全的同時，有序推進數據共享開放，讓檔案大數據在陽光下流動，在開放中增值。站在新的歷史起點，面對大數據浪潮的洶涌來襲，檔案部門唯有勇于變革、主動求新、接續奮斗，在數據化管理的道路上久久為功、善作善成，才能不斷開創檔案事業發展新局面，為服務黨和國家工作大局、促進國家治理體系和治理能力現代化作出新的貢獻。

（作者單位：廣州歷康信息科技股份有限公司）