數(shù)字化背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑

在新時代背景下，數(shù)字技術的廣泛應用對社會進步及事業(yè)單位管理質量的提升產生了深遠影響。數(shù)字化浪潮中，借助數(shù)字技術的強大功能，事業(yè)單位檔案管理迎來了創(chuàng)新契機。通過引入數(shù)字技術，不僅能夠顯著提高檔案管理的質量和效率，還能深入挖掘檔案資源的價值，優(yōu)化其開發(fā)利用方式。這一變革不僅順應了時代發(fā)展的需求，也推動了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化進程。因此，在數(shù)字化背景下，積極利用數(shù)字技術來革新檔案管理工作，對于提升事業(yè)單位的整體管理水平、實現(xiàn)檔案資源的最大化利用具有重要意義。

檔案是事業(yè)單位成長歷程的珍貴記錄，從創(chuàng)立至今的每一步變遷、發(fā)展與壯大，皆在其中得以體現(xiàn)，構成日常管理工作不可或缺的一環(huán)。面對新時代的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位在檔案管理上需緊跟社會發(fā)展步伐，持續(xù)進行改革與創(chuàng)新。通過融合數(shù)字技術，并秉持精細化的管理理念，事業(yè)單位能夠更有效地提升檔案資源的利用效率。這些努力不僅有助于事業(yè)單位的內部管理，更為其長遠發(fā)展、科學決策提供了富有價值的參考依據，使檔案在事業(yè)單位的發(fā)展中發(fā)揮出更加積極的作用。

數(shù)字化技術背景下事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新管理的特征及要素

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理概述 在數(shù)字化技術背景下，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理應運而生。它是利用現(xiàn)代信息技術，將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為數(shù)字形式進行存儲、管理和利用。通過數(shù)字化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效共享和長期保存。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理涵蓋檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)，以提高檔案管理的效率和質量，為事業(yè)單位的決策、管理和服務提供有力支持。在事業(yè)單位檔案管理過程中，數(shù)字技術在促使檔案管理創(chuàng)新的過程中發(fā)揮了核心作用。

事業(yè)單位檔案工作數(shù)字化創(chuàng)新管理的要素 事業(yè)單位規(guī)模擴大，檔案資料數(shù)量劇增，傳統(tǒng)檔案管理模式面臨嚴峻挑戰(zhàn)，管理難度大幅提升。為應對這一挑戰(zhàn)，需挖掘檔案管理創(chuàng)新的要素。首先，技術要素至關重要，數(shù)字化技術如電子化文檔處理軟件、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網及人工智能技術，能夠顯著提升檔案管理效率與真實性，實現(xiàn)自動化整理與利用。其次，理念要素不可忽視，數(shù)字化技術促使檔案管理由平面、封閉走向立體、多元化，推動管理理念變革。再次，在管理要素上，檔案管理人員需跟上數(shù)字化技術發(fā)展的步伐，全面實現(xiàn)自己觀念、思維、方法、能力的轉型，保證檔案資料實現(xiàn)集約化管理。最后，檔案組織機構也必須進一步的優(yōu)化，要有自己專門的檔案部門負責，在數(shù)字化時代，把檔案管理與數(shù)字化緊密結合，對檔案管理流程進行優(yōu)化，以更好地適應數(shù)字化管理需求。事業(yè)單位應抓住數(shù)字化時代機遇，推動檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展。

事業(yè)單位檔案數(shù)字化實施的必要性

信息技術的快速發(fā)展 信息技術的迅猛進步，特別是網絡和辦公自動化的興起，產生了海量的電子文件。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法跟上時代的發(fā)展步伐，存在空間大、檢索難和維護成本高昂的缺點，已經落后于數(shù)字化時代的發(fā)展。檔案本身蘊含的大數(shù)據特性，在大數(shù)據時代背景下更加凸顯其信息資源的價值。作為信息資源的重要組成部分，檔案必須緊跟互聯(lián)網大數(shù)據的變革步伐。因此，網絡技術的飛速前進，迫切要求事業(yè)單位快速推進檔案數(shù)字化進程，以適應信息時代的嶄新需求。

有利于延長數(shù)字化檔案壽命 事業(yè)單位檔案詳細記錄了工作人員的真實信息，涵蓋家庭背景、學習及工作經歷、組織關系等多方面內容，其存儲介質多樣，包括磁盤、光盤、錄音錄像帶、文字圖紙等。在我國，紙制檔案與錄音錄像帶是事業(yè)單位人員檔案的主要載體。然而，錄音錄像帶等聲像檔案易受空氣、溫度等環(huán)境因素影響，壽命有限。為解決這一問題，利用計算機技術將錄音錄像帶轉化為數(shù)字化電子文件，是延長其保存壽命、提升利用效率的最佳選擇與必然趨勢。這一轉化過程不僅保護了聲像檔案的完整性，也促進了檔案資源的長期保存與有效管理。

有利于挖掘檔案價值 伴隨全國各級檔案館館藏檔案數(shù)字化的加速推進及每年新增的大量電子文件，電子檔案數(shù)據量正迅速累積形成海量信息。檔案數(shù)字化技術的應用，有助于深入挖掘海量檔案資源中的寶貴知識，為實現(xiàn)資源共享奠定堅實基礎。通過數(shù)字化技術，各檔案館能夠整合可共享的數(shù)據資源，共同構建信息共享平臺。這一平臺使得各地的檔案館能夠共享由眾多系統(tǒng)互聯(lián)而成的信息網絡，從而實現(xiàn)信息的高效流通與利用。這不僅提升了檔案資源的價值，也促進了信息資源的廣泛共享與深度開發(fā)。

數(shù)字化技術背景下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑

轉變觀念，確立綠色發(fā)展方向 在事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉型的過程中，首先要實現(xiàn)觀念方面的創(chuàng)新，把黨的十八屆五中全會提出的綠色發(fā)展理念落到實處，把綠色理念與檔案管理實踐深度融合，力求充分挖掘和利用檔案的價值。綠色理念對檔案管理的集約化十分關注，目的在檔案管理中實現(xiàn)經濟、社會與環(huán)境效的統(tǒng)一，以順應新時代的發(fā)展潮流。實踐層面，事業(yè)單位需基于綠色理念，全面開展檔案數(shù)字資源的收集、保管和利用工作。借助數(shù)字化技術，將傳統(tǒng)檔案轉化為數(shù)字檔案，并利用大數(shù)據、物聯(lián)網、云計算等前沿技術，構建數(shù)字化檔案的在線收集、智能分類與整理系統(tǒng)。同時，堅持“人本、低碳”的原則，對檔案數(shù)字資源進行綠色評估與監(jiān)控，有效避免“數(shù)字污染”與“數(shù)字冗余”。在檔案保管方面，事業(yè)單位需融入綠色理念，創(chuàng)新檔案保管方式。通過數(shù)字化存儲技術，減少紙質檔案的使用，提升數(shù)字檔案的存儲效率與管理水平。

此外，在數(shù)字檔案保管環(huán)境建設上，應遵循綠色標準，如采用環(huán)保節(jié)能技術，保持恒溫恒濕，為檔案保存提供合適的環(huán)境。在利用檔案資源過程中，需將綠色、環(huán)保理念與檔案管理深度融合，實現(xiàn)生態(tài)與經濟效益的雙贏。通過建立綠色數(shù)字化檔案平臺，實現(xiàn)檔案資源的共享與互通，提升檔案利用的綜合效益。例如，借助現(xiàn)代網絡技術，搭建在線檔案查閱、檢索與傳遞平臺，為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務，從而推動檔案管理事業(yè)的綠色、可持續(xù)發(fā)展。

以知識技術賦能，發(fā)揮人力最大管理效能 檔案管理的精髓在于人員管理，其效能對技術創(chuàng)新、觀念革新及流程優(yōu)化的成效具有直接影響。當前，事業(yè)單位檔案管理部門在人力資源管理上多沿用傳統(tǒng)模式，這在一定程度上制約了人力效能的充分釋放。在數(shù)字化浪潮席卷全球的今天，事業(yè)單位亟需通過賦能干部職工，引領檔案管理向數(shù)字化轉型。首要之舉是知識賦能。通過精心設計的培訓項目，激發(fā)干部職工的工作熱情，并深化“人才引領、培訓強化”的核心理念，以全面提升檔案管理團隊的綜合素養(yǎng)，為創(chuàng)新管理奠定堅實的人才基礎。這需要轉變干部職工的思維定式，提升其工作動力，為檔案管理模式的革新提供強大的人力支撐。培訓應打破常規(guī)，融合管理各方面的理念、技術、模式及資源，旨在構建一個知識共享與交流的高效平臺。這一平臺將助力干部職工在培訓中不斷更新知識體系，掌握新技能，并培養(yǎng)創(chuàng)新意識，進而驅動檔案管理模式的不斷革新。同時，技術賦能的作用不容忽視。通過針對性的專業(yè)技能培訓，確保干部職工能夠掌握數(shù)字化時代下檔案管理所需的關鍵技能，為檔案管理的現(xiàn)代化轉型提供堅實的人才支撐。這樣的綜合措施將有效促進檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展與創(chuàng)新。技術賦能旨在提升干部職工在檔案管理技術、方法及工具運用上的能力，以適應數(shù)字化檔案管理的新場景。在數(shù)字化技術日新月異的當下，檔案管理人員需主動學習新技術，掌握數(shù)字化檔案管理的新方法，以勝任崗位要求。事業(yè)單位應迅速行動，組織針對性的數(shù)字化檔案管理培訓，涵蓋OA系統(tǒng)、RFID技術、檔案數(shù)字數(shù)據庫管理及NAS技術等關鍵領域，助力檔案管理由單一向多元轉變。

注重創(chuàng)新管理，為數(shù)字化轉型提供保障 在檔案管理創(chuàng)新領域，技術創(chuàng)新成為推動其向數(shù)字化轉型的核心要素。當前，諸如物聯(lián)網、數(shù)據挖掘及區(qū)塊鏈等前沿技術，正深刻改變著事業(yè)單位檔案管理的面貌。區(qū)塊鏈技術，因其固有的防篡改性，在保障檔案數(shù)字真實性方面展現(xiàn)出了巨大潛力。它運用分布式存儲、點對點傳輸?shù)葯C制，有效防止數(shù)據被非法修改，從而確保了檔案數(shù)據的唯一性和可信度。中國石化等企業(yè)的實踐，正是區(qū)塊鏈技術在檔案管理中成功應用的明證。物聯(lián)網技術同樣在檔案數(shù)字安全方面發(fā)揮著關鍵作用。實現(xiàn)檔案防盜報警的數(shù)字化，借助物聯(lián)網技術保障檔案數(shù)據資料的安全不出任何問題。在檔案整理過程中，RFID標簽實現(xiàn)了檔案數(shù)據庫與實體檔案的一一對應，極大地提升了檔案管理的準確性和效率。而在檔案借閱過程中，物聯(lián)網技術能夠實時追蹤檔案位置，確保檔案數(shù)字與實體的同步管理。此外，物聯(lián)網技術與防盜報警系統(tǒng)的結合，進一步提升了數(shù)字檔案管理的效能，為檔案管理模式的創(chuàng)新注入了新的活力。

打造高素質的數(shù)字化檔案管理隊伍 檔案管理數(shù)字化團隊可依據分工和定位分為管理型和技術型人才兩類。鑒于人員配置緊張，檔案管理人員常需兼具兩類人才的要求，因此，培養(yǎng)檔案管理復合型人才成為必然趨勢。事業(yè)單位應重視引進復合型人才，他們需既精通檔案業(yè)務又熟悉數(shù)字化知識。同時，對目前在職的檔案人員，要加大檔案業(yè)務和數(shù)字化技術的培訓力度，讓他們成為既精通業(yè)務知識又熟悉數(shù)字化技術的高素質人才。最后，也要重視培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。讓他們具備無私奉獻的精神，擔當起管理本單位檔案的重任，做默默無聞的奉獻者，為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻力量。這些舉措將共同推動檔案管理水平的全面提升。通過綜合培養(yǎng)和職業(yè)精神的塑造，打造一支既具備專業(yè)技能又富有責任感的檔案管理團隊，以推動檔案管理數(shù)字化工作的持續(xù)發(fā)展。

在數(shù)字化技術時代，事業(yè)單位檔案管理者必須在路徑方面進行創(chuàng)新。亟需實現(xiàn)數(shù)字技術與檔案管理的深度融合。為此，事業(yè)單位應致力于構建創(chuàng)新管理體系，促進檔案管理部門與其他業(yè)務部門的緊密合作，形成協(xié)同創(chuàng)新的強大合力。通過跨部門協(xié)作，不僅能夠更高效地處理檔案信息的全生命周期管理，還能深入挖掘檔案數(shù)據的潛在價值，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力支撐。這一舉措旨在推動檔案管理向智能化、高效化轉型，確保檔案資源在數(shù)字化時代發(fā)揮最大效用。

（作者單位：遼源市中心醫(yī)院）