區塊鏈開創高校檔案管理新面貌

隨著信息技術的快速發展和廣泛應用，高校電子檔案數量不斷增長，電子檔案管理已成為檔案管理工作的重要內容，但電子檔案自身的特點，如易復制、易篡改、易刪除等，給檔案管理工作帶來了新的挑戰。區塊鏈技術作為一種新興的分布式記賬方式，具有去中心化、不可篡改、可追溯、高效協同等特征，為解決電子檔案管理面臨的真實性、安全性、協同性等問題提供了嶄新思路。將區塊鏈技術引入高校電子檔案管理，對確保電子檔案的可信存證、安全共享、高效利用具有重要意義。現從區塊鏈技術應用優勢入手，剖析高校電子檔案管理面臨的問題，探討區塊鏈技術在高校電子檔案管理中的應用實踐，可以為新時期高校的檔案管理工作提供參考。

區塊鏈技術在電子檔案管理中的應用優勢

確保電子檔案的真實性與安全性

電子檔案的真實性是檔案管理工作的核心要求。區塊鏈技術采用時間戳、哈希算法、共識機制等手段，可對電子檔案的生成、存儲、訪問等全過程進行不可篡改的記錄，任何對檔案的操作都會形成新的區塊，并連接到原有區塊之后，確保檔案內容和操作記錄不可篡改。同時，區塊鏈網絡節點的分布式存儲和備份機制，可有效防范檔案單點故障風險，提高電子檔案存儲的安全性和可靠性，將電子檔案上鏈存證，利用區塊鏈技術的防篡改性，可降低檔案被偽造、篡改的風險，確保檔案數據的真實可信。

實現電子檔案全生命周期可追溯管理

電子檔案具有生命周期長、環節多、流程復雜等特點，管理過程中如何實現可追溯至關重要。區塊鏈的鏈式存儲結構，可完整記錄電子檔案從生成到銷毀的各個環節，真實再現檔案的形成脈絡?；趨^塊鏈構建電子檔案全生命周期管理平臺，可依托智能合約、數字身份等技術，對檔案收集、整理、保管、利用等環節進行鏈式精細化管控，實現全流程可視可溯，利用區塊鏈不可篡改、可追溯的特性，可方便管理者準確查詢檔案的歷史狀態，回溯檔案操作痕跡，有利于事后監督和責任追究，提高電子檔案管理的規范性。

促進多方參與下的檔案協同管理

高校電子檔案管理涉及院系、職能部門、檔案館等主體，需要建立高效協同的工作機制。傳統的檔案管理模式下，不同部門各自形成“信息孤島”，缺乏統一的管理標準和銜接機制，檔案資源的共享開發和綜合利用難度較大。引入區塊鏈技術，可通過聯盟鏈等形式將各參與主體納入統一的分布式網絡，按照一致的數據標準和接入規范參與檔案管理，實現組織間檔案數據的可信共享和業務協同，區塊鏈的分布式賬本結構，使得各節點均能夠獲得完整的檔案數據副本，有利于打破部門間的信息壁壘，提高檔案信息的共享程度。同時，區塊鏈共識機制下的多方參與決策模式，有助于在可控范圍內賦予相關方適度的檔案管理權限，提高各方參與的積極性，形成多中心協同的電子檔案管理新局面。

提高電子檔案管理效率

區塊鏈技術為電子檔案管理流程再造帶來新的契機。傳統檔案管理方式下，檔案收集、入庫、借閱等環節依賴人工操作，容易產生遺漏差錯，管理效率較低。區塊鏈與智能合約技術的結合，可將電子檔案日常管理的規則和條件寫入代碼，形成自動化腳本，通過預設條件觸發自動執行相關任務，減少人為干預，如利用智能合約將檔案歸檔、銷毀等標準化為代碼，當電子檔案到期或符合特定條件時，系統可自動歸檔或銷毀，簡化操作流程，提高管理時效。同時，區塊鏈網絡可24小時不間斷運行，電子檔案的存儲和調閱可以突破時空限制，滿足檔案管理便捷高效的需求。區塊鏈分布式存儲的容錯和負載均衡特性，也為海量檔案數據的高并發訪問、快速檢索提供了支撐。

高校電子檔案管理面臨的問題

隨著信息化進程的加快，高校電子檔案數量不斷增長，呈現數量多、類型廣、更新快等特點，給檔案管理工作帶來較大挑戰。當前，制約高校電子檔案管理的瓶頸問題主要體現在以下四方面。

電子檔案長期保存的真實性風險

受自身特性所限，電子檔案更易被復制、篡改和刪除，檔案的真實性和完整性面臨較大威脅。傳統的電子檔案管理模式下，檔案的生成、傳輸、存儲等環節容易受到惡意篡改和偽造，管理過程缺乏有效的監管和驗證機制，在長期保存過程中，檔案的真實性難以保證，個別不法分子可能通過偽造電子檔案牟取利益，給學校和檔案工作帶來信譽危機。同時，電子檔案對存儲環境條件要求較高，設備老化、存儲故障等因素也可能造成檔案數據的丟失或損壞，難以滿足電子檔案長期、永久保存的需要，如何通過技術手段確保電子檔案管理全過程的可信，是一個亟待破解的難題。

電子檔案共享利用的安全性隱患

電子檔案承載著學校教學、科研、管理等核心業務信息，具有較高的敏感性。受制于電子檔案的非結構化特點和網絡環境的開放性，檔案數據極易被非授權用戶盜取和泄露，在缺乏嚴格的權限控制和安全審計的情況下，檔案數據的非法利用風險加劇。電子檔案的共享開放與安全保密之間如何實現動態平衡，是擺在高校檔案管理部門面前的一道難題。在多部門協同管理的模式下，各參與主體責權邊界不清晰，檔案的全生命周期管控難以形成合力，個別參與方責任心不強，片面追求利用效益而忽視檔案的機密屬性，也加大了檔案信息泄露的安全隱患。因此，高校需創新檔案安全管控策略，筑牢電子檔案共享利用的安全防線。

電子檔案管理的協同性不足

高校電子檔案管理涉及教務、科研、人事、財務等業務部門，檔案的形成、積累和流轉需要多部門通力配合。但在實際工作中，不同部門各自為政、條塊分割的局面較為普遍，缺乏必要的溝通協調和數據共享，未能形成檔案管理的整體合力。部門間業務割裂、數據壁壘突出，檔案管理缺乏統籌規劃和頂層設計，即便是已經形成的電子檔案，也多以部門為單位進行分散管理，存在“信息孤島”現象，檔案數據標準不統一，可集成性差，無法實現檔案資源的關聯利用。這種煙囪式的條塊分割格局，導致檔案收集不全面、整理不系統、保管不規范，檔案資源的共建共享程度不高，難以適應信息化環境下檔案管理的內在要求。

電子檔案管理人員專業能力待提升

高校電子檔案管理是一項專業性很強的工作，管理人員不僅要熟悉檔案業務流程，還需具備計算機、網絡安全等方面的知識。然而，高校檔案隊伍普遍存在專業化程度較低的問題。部分檔案管理人員缺乏系統的信息化培訓，對電子檔案的專業特點認識不足，管理手段相對落后，難以適應電子檔案管理的需要。檔案管理部門與信息技術部門的溝通不暢，缺乏有效機制將現代信息技術與檔案管理實際相結合。電子檔案管理缺乏制度化、規范化的操作規程和標準規范，帶有較強的經驗式、隨意性色彩。同時，檔案管理人員知識更新相對滯后，對云計算、大數據等前沿技術發展的新動向、新需求把握不夠，創新意識和開拓精神有待提升。

高校電子檔案區塊鏈管理應用實踐的主要內容

高校利用區塊鏈技術進行電子檔案管理，要立足學校實際，多措并舉，重點在架構設計、全生命周期管理、安全防護、協同模式等方面積極探索，充分釋放區塊鏈技術賦能檔案管理的效能。

構建基于區塊鏈的電子檔案管理架構

構建基于區塊鏈的電子檔案管理架構，是高校開展電子檔案區塊鏈應用的基礎。高校要立足實際，因地制宜設計區塊鏈檔案管理的系統架構，明確各參與主體的地位作用，厘清管理邊界和接口方式。鑒于高校組織架構和管理特點，建議采用聯盟鏈模式搭建校級區塊鏈檔案管理系統，由學校檔案部門、信息化管理部門牽頭，聯合教學、科研、人事、財務、資產等相關業務部門，共同組建聯盟鏈網絡，各部門可按照統一的數據標準和接口規范，將所管理的電子檔案數據上鏈，實現聯盟內檔案數據高效共享和業務協同。聯盟鏈的準入機制，可由檔案、信息化主管部門負責制訂，明確各成員單位的權責邊界，對內設置差異化的檔案訪問權限，做到按需調閱、各取所需，對外嚴格實行安全準入控制，防止非法用戶入侵系統、竊取數據。系統平臺由檔案、信息化部門共同建設運維，采取可信硬件、密碼學等技術手段，切實保障系統安全。在系統架構中，要充分考慮電子檔案形成、管理到利用的全過程需求，將區塊鏈技術創新性地應用到檔案收集、整理、編目、保管、統計、鑒定、利用等環節，實現對電子檔案的穿鏈式、全程化管理。

實現電子檔案全生命周期的可信管理

實現對電子檔案的全生命周期管理是國內外檔案界的共識，也是電子檔案管理的核心所在。傳統的電子檔案管理面臨諸多困境，如檔案真實性、完整性難以保證，流向、歸屬等信息容易缺失，集中存儲模式下，檔案數據極易丟失、損毀。區塊鏈技術以其去中心化、防篡改、可追溯、集體維護等獨特優勢，為破解電子檔案管理困局，實現檔案全程可信管理提供了嶄新路徑?；趨^塊鏈的電子檔案可信存證是確保檔案原始性和完整性的關鍵所在。高?？沙浞掷梅植际劫~本、時間戳、共識機制等區塊鏈核心技術，建立電子檔案防篡改機制。在電子檔案形成之初，就將其內容摘要經哈希運算轉化為唯一的哈希值，結合時間戳信息上傳到區塊鏈網絡。借助共識算法，區塊鏈各節點可對上傳信息達成共識，形成權威、不可更改的數字指紋。隨后任何檔案數據的修改都會改變原有哈希值，輕易被識別，真實性一目了然。區塊鏈的時間戳能準確記錄檔案狀態的變化，可回溯檔案全生命周期，實現對檔案形成、積累到利用過程的穿鏈式、不可抵賴的可信管理。流轉環節的可信是電子檔案全生命周期管理的重點和難點。當前，由于缺乏行之有效的技術手段，不同部門間的電子檔案授受往往流于形式，管理責任不清晰，檔案極易流失。依托區塊鏈技術，可創新構建跨部門電子檔案流轉協同機制。通過多方簽名、身份認證等技術，各參與主體在鏈上簽署電子檔案移交接收的權威證明，明晰檔案管理職責，有效規避推諉扯皮。

創新區塊鏈環境下的檔案安全防護策略

在區塊鏈安全基礎上，構建縱深化、一體化的安全防護機制，堅持主動免疫、精準防護、協同聯動的策略，從物理安全、網絡安全、數據安全、隱私安全等層面多管齊下，全方位筑牢電子檔案的安全防線。在物理安全方面，做好區塊鏈節點服務器、存儲介質等硬件設施的入侵防護，防止檔案數據被物理竊取，網絡安全方面，加強區塊鏈節點的接入認證和權限管理，嚴格限制外部節點非法接入，防范網絡攻擊。在數據安全方面，細化電子檔案的密級權限，采取分級授權、細粒度加密等策略，防止敏感檔案數據被越權訪問和非法利用。在隱私安全方面，確保用戶隱私的同時，通過設置訪問記錄、可信審計等機制，保證電子檔案合理合規利用。此外，注重發揮多方協同優勢，聯合網信、公安等部門，建立檔案數據安全應急處置機制，形成快速響應和聯防聯控合力。

探索電子檔案區塊鏈管理的協同模式

高校電子檔案管理應立足多元主體利益訴求，充分調動檔案館、職能部門、業務院系等參與的積極性，在統一的區塊鏈架構下，合理劃分各方的權責邊界，厘清數據歸屬、管理職責、利益分配機制，形成分工協作、優勢互補的多方參與格局。檔案部門作為牽頭單位，負責制訂電子檔案管理制度、質量規范，對分散在各部門的檔案數據進行集中管理，組織開展檔案編目、統計、移交、銷毀等工作，院系結合自身業務需求，參與檔案資源的生成、積累，配合做好檔案的提供和移交。信息化部門可為檔案數字化提供技術支撐，負責區塊鏈系統的開發、運維。通過共識機制，調節各主體間的利益關系，激發協同動力，做到檔案管理與業務工作兩不誤、兩促進，探索柔性化的跨部門利益協調方式，在區塊鏈環境下構建多元共治的檔案管理新生態。

在運用區塊鏈進行電子檔案管理時，還要注重與大數據、人工智能等技術的融合創新，通過大數據分析，可對海量的非結構化檔案數據進行智能梳理、關聯分析，實現檔案價值的深度發掘。引入人工智能，創新檔案編目、檢索、利用模式，用好智能分類、語義識別、知識圖譜等新技術，提高電子檔案開發利用效率。建立基于區塊鏈的檔案大數據中心，匯聚校內外多源異構數據，破除“數據孤島”，形成高質量、可共享的檔案知識庫，為學校重大決策、師生服務提供支撐。積極對接政務數據、社會數據，通過區塊鏈建立數據可信交換通道，拓展校外電子檔案獲取渠道，豐富檔案資源內涵，運用區塊鏈、大數據等新技術為電子檔案管理插上“騰飛之翼”，不斷開拓檔案事業發展新空間。

高校電子檔案管理是事關學校改革發展的基礎性工作，與師生員工的切身利益息息相關。傳統的電子檔案管理模式存在真實性堪憂、安全性不足、協同性欠缺等短板，制約了檔案工作創新發展。將區塊鏈技術引入電子檔案管理，通過可信存證確保檔案真實性，通過分布式賬本和智能合約強化檔案安全，通過多中心協作提升管理效能，為破解電子檔案管理難題帶來了新的思路。結合高校電子檔案管理需求，對區塊鏈技術應用價值進行分析，并從架構設計、全生命周期管理、安全防護、協同模式等方面探索區塊鏈環境下電子檔案管理的實踐路徑，旨在為新時期高校檔案工作提供借鑒。對區塊鏈技術在檔案領域的應用實踐進行深入研究，有助于充分釋放區塊鏈去中心化、防篡改、可追溯的技術潛力，破解制約檔案事業創新發展的瓶頸制約。

（作者單位 ：廣州歷康信息科技股份有限公司）