信息時代中學檔案管理新思維

摘要：信息時代，中學檔案管理工作中信息技術的應用，對檔案管理工作提出了新要求，如何保障檔案管理工作適應新時代發展，需要中學檔案管理與時俱進、創新優化。現針對中學檔案管理目標與要求，考慮信息時代特點，總結了信息時代中學檔案管理工作創新的必要性，思考了信息時代中學檔案管理工作創新面臨的挑戰，最終，提出信息時代中學檔案管理工作創新的策略建議，借助信息技術的應用，提升檔案管理工作的科學性、有效性。

學校教育教學工作開展過程中，形成了豐富多樣的資料軌跡，將這些資料保存下來，可以反映學校的發展歷史，也可以將學校教育教學工作的真實情況記錄下來。同時，其是學校發展的見證，也是學校未來發展規劃的重要指引與支撐。科學的檔案管理工作是保障學校教育教學工作持續、穩定推進的關鍵，也是學校可持續發展的關鍵。在基礎教育階段，教育教學對學生的成長有重要意義，很多中學在發展中伴隨著基礎教育的推進、改革，學校的教育教學工作也取得了巨大成績，很多方面也在持續優化與改進，形成了眾多反映學校教育教學工作開展的資源、材料，這些都具有考察利用價值。需要歸檔保存的文字、圖表以及聲像等材料的收集、整理、保管與應用，是中學檔案管理工作開展的關鍵。隨著信息時代的到來，中學檔案管理工作迎來了新機遇，也面臨諸多挑戰。鑒于此，結合中學檔案管理工作目標與要求，探索信息時代中學檔案管理工作創新方案，對中學檔案管理工作優化有重要的意義。

信息時代中學檔案管理工作創新的必要性

隨著信息時代的到來，信息在保存、處理方式上發生了改變，這對中學檔案管理工作提出了新要求，也為其提供了新的管理思路與理念。鑒于此，進行中學檔案管理工作創新至關重要。

適應信息時代發展

信息時代是一個高速發展的時代，在該時代背景下，中學各項工作的開展也應打破傳統的限制，適應時代的發展，這樣才可以更好地教書育人，培養與現代社會發展相適應的優秀人才。若是中學檔案管理工作仍固守傳統思維，延續傳統的檔案管理理念，一是無法滿足學校高質量創新發展；二是弱化了學校教育教學管理思想和方法，學校很難培養出與現代社會發展相適應的優秀人才。除此以外，信息時代檔案管理工作的時代化發展與轉變，也是現代檔案管理工作創新的必然走向，各中學也應正視信息時代對現代檔案管理工作的新要求，應對此給予高度重視并實施，尤其是現代信息技術在檔案管理工作中的應用，借助信息技術優化檔案管理工作，以適應新時代信息高速發展。

提高檔案管理質量

中學檔案管理工作包括多個環節，即收集、整理、分類、鑒定、立卷、編制卷內目錄、排列案卷目錄等，每個環節工作開展的質量，都關系著檔案管理工作開展的整體質量。傳統檔案管理工作以人工為主，檔案管理各環節均需要人工操作，中學發展的過程中不斷積累了大量檔案資料，依靠人工進行檔案整理、分類、鑒定等工作，容易出錯，也加大了工作量。應用現代信息技術手段，將收集到的檔案信息錄入信息系統，或者對接相關信息平臺，將電子文檔進行系統地加工處理、快速分類，減少人工工作的時間[1]。由于現代教育改革的持續推進，關注學生個性發展已經成為現代教育發展的必然走向，因此，學生檔案內容會愈發豐富，管理內容也會隨之增加。該背景下，引入現代信息技術進行管理，可以快速匯總中學生的學習情況、個性發展等信息，并可以方便信息的分類、查找，保障檔案內容的真實性、實時性，通過檔案管理真實地反映學生的情況，為優化教學方案提供借鑒。

保障檔案利用效率

中學檔案管理工作與學校的教學工作并不直接相關，但是其為學校管理、教學優化提供了重要的借鑒，是學校各項工作開展的寶貴經驗，需要在現代教育發展中對其合理分析與應用。傳統檔案管理工作以人工為主，工作量較大，學校普遍存在檔案專職人員匱乏，以及在檔案的統計、分類和查找方面較為困難等問題。在學校各項工作開展過程中，忽視對檔案信息的查找、利用，很多檔案保存僅是按照規定存檔，長期以來，未能得到合理應用。信息時代，中學檔案管理工作可以借助信息技術，以檔案存儲、查找為突破口，彌補傳統人工檔案管理人員缺乏、工作量大的弊端，提高檔案利用率。相關工作人員可以結合實際需求，在檔案管理系統中直接輸入想要查找的內容，系統即可快速給出結果，大幅提高檔案的利用效率[2]。

信息時代中學檔案管理工作創新面臨的挑戰

信息時代，中學檔案管理工作創新是必然趨勢，但是，中學檔案管理工作創新面臨諸多挑戰。

檔案管理制度與信息時代脫節的挑戰

制度是中學檔案管理工作依法依規開展的重要依據，完善的制度規定是保障檔案管理工作有序開展的根本。中學檔案管理工作應按照《中華人民共和國檔案法》的規定，綜合考慮本校的實際情況，制訂完善的機制和管理制度規定。雖然在傳統檔案管理模式下，學校為保障檔案管理的實施與效果出臺了諸多制度規定，但是現行管理制度僅考慮傳統人工檔案管理的情況，忽視了信息時代檔案管理工作環境、目標的變化，現行制度在電子檔案的管理、檔案數學化管理等方面存在空白，已經無法適應信息時代檔案管理的需求[3]。由于信息時代中學檔案管理方式發生了改變，在具體檔案管理工作中，除了要按照傳統的檔案收集、整理等要求，還應考慮信息時代檔案管理工作的新要求、新目標。例如，現代教育關注學生個性，以及中學生檔案學校管理僅是階段性的特點等，需要在學校檔案管理工作中，密切關注與檔案管理相關細節，據此達到提升檔案管理工作質量與效果的目的。除此以外，中學檔案管理的具體內容、管理工作實施細則等在現行制度中都沒有明確規定，無法保障中學檔案管理工作的規范性，影響學校檔案管理工作的優化和改進。

信息時代檔案管理形式轉變推進的挑戰

信息時代，在中學檔案管理工作中，檔案的收集、整理、分類等都應借助信息技術開展相關工作，以確保檔案管理工作實現高效管理。這需要學校加速信息化檔案管理系統的建設，并能在檔案管理的各環節中，推進信息技術的應用。但是受多方面因素的影響，很多中學檔案管理工作信息化轉型過程中，僅是部分管理環節引入了信息技術，信息技術在檔案管理方面的應用尚處于初級階段，無法充分發揮信息技術對檔案管理工作開展的促進作用。例如，在檔案收集、分類階段，部分學校依然按照傳統紙質文件收集的形式進行，缺乏電子檔案，需要將收集到的紙質文件錄入檔案管理系統，這會額外增加檔案錄入的工作量；在檔案分類方面，部分學校信息化檔案管理系統的分類功能不夠健全，分類工作依然處于半人工的狀態，系統的分類存在不科學、不合理等問題。中學檔案管理信息化建設不夠完善，無法形成與時代發展相適應的信息化管理體系。信息化檔案管理轉型不透徹，勢必會影響中學檔案管理工作在信息時代背景下的創新與優化。

信息時代檔案管理信息安全保障的挑戰

檔案管理工作的關鍵是保障檔案安全，傳統檔案管理模式下，影響檔案安全的主要因素是人為因素，如因為個人原因導致檔案信息泄露，除此以外是環境管理等因素。在信息時代，檔案管理的環境要求有所降低，但是電子信息安全保障面臨更大的挑戰。信息時代，檔案以數字形式存儲，不法分子可以借助網絡病毒攻擊等破壞檔案管理系統，竊取學校檔案管理信息，或是對相關信息授權不清晰，導致利用混亂等。因此，中學檔案管理工作在信息化轉型的同時，應提高對檔案信息安全管理的重視程度。例如，信息化檔案管理系統的安全保障、學校檔案管理系統的保密系統建設等，都會影響學校檔案信息管理的質量。由于中學檔案管理信息化處于初級階段，有關信息化檔案管理系統建設不夠完善，部分學校檔案管理系統的安全級別較低，容易受到攻擊，不利于保障學校檔案的安全性。此外，電子檔案相對于傳統紙質檔案更容易被篡改、復制，如何保障檔案的真實性，避免檔案被泄露、篡改，也是信息時代中學檔案管理安全性所面臨的一大挑戰。

信息時代檔案管理專業人才短缺的挑戰

信息時代，檔案管理工作中現代信息技術的應用大幅增加，檔案和信息技術深度融合，檔案管理工作需要相關人員有較強的檔案專業知識和管理意識，同時要能熟練操作使用信息技術軟件[4]。但在現實中，大部分中學檔案管理工作人員年紀較大，且很多并非檔案管理專業人才，在學校檔案管理工作信息化轉型的過程中，這些人員無法快速適應檔案管理方式的轉變，在具體檔案管理工作中無法熟練地利用信息平臺，這勢必會影響檔案管理工作的開展效果與質量。部分中學檔案管理工作雖然引入了信息系統，但是由于工作人員在信息技術知識和學習能力方面不足，檔案管理工作依然習慣延續傳統的辦法收集、整理、分類，最后再以傳統方法錄入信息系統，不僅未能降低人工的工作量，相反還增加了其工作量，影響了檔案管理工作的效率，也會由于人工錄入出錯影響檔案管理的質量。由于檔案管理工作人員的信息技術能力較低，其僅能按部就班地應用信息系統進行檔案管理，無法通過自身工作經驗的總結，探索優化檔案管理信息化管理的新思路、新方案。

信息時代中學檔案管理工作創新策略

綜合考慮現代中學檔案管理工作的目標與要求，結合信息時代檔案管理工作面臨的挑戰，建議從以下幾方面入手進行中學檔案管理工作創新。

緊跟信息時代中學檔案管理特點完善管理制度

制度是中學檔案管理工作開展的指引，因此，為了規范中學檔案管理工作，應充分考慮信息時代特點，制訂與當前時代背景下相適應的中學檔案管理制度規定，具體可以從以下幾方面入手。一是明確檔案管理的目標。信息時代，中學檔案管理應做到全面、細致，通過檔案管理將學校發展歷史、學校教學創新、學生個性發展等情況全面匯總。二是明確信息檔案管理的系統建設要求，細化學校信息化檔案管理系統的建設、維護以及升級等方面的規定，保障學校信息化檔案管理系統與時俱進。三是細化檔案管理各環節工作要求。由于信息時代中學檔案管理通過應用信息技術，檔案的收集、整理等工作與傳統檔案管理相比都形成了自身的特色。在此背景下，檔案管理工作各環節都應充分考慮信息技術的特點，從信息的錄入、整理等各環節入手，嚴格按照信息時代檔案管理的需求與特點開展，確保檔案管理各環節都有據可依。四是細化檔案管理傳遞、寄存等相關規定。中學檔案管理中，學生個人信息的檔案較多，學校僅是對這些信息進行階段性保管，如何進行檔案的傳遞、寄存等應有更細致的規定，據此提升信息時代檔案管理工作的科學性。

推進信息時代中學檔案管理信息化轉型進程

信息時代，中學檔案管理工作的開展需要完善的信息系統作為支撐，因此，中學應提高對信息化檔案管理系統建設的關注程度。學校應增加信息化檔案管理系統建設的資金投入，通過提供充足的資金，確保信息系統建設工作有序推進。同時，在系統建設中，應考慮系統的拓展性，確保所建設的信息化檔案管理系統可以滿足未來學校檔案管理需求變化的拓展需求，保障信息化檔案管理系統具有可拓展性、維護便利性等優勢。學校應推進檔案管理數字系統的建設進程，完善檔案信息收集系統，保障學校檔案管理系統搜集的信息真實、全面，為學校檔案管理工作提供可靠的數據保障。學校可以結合自身檔案管理需求，通過專業的軟件開發機構，建立與實際需求相適應的檔案管理系統，如建立完善的學生個性化發展檔案體系，系統可以通過掃描錄入信息，并根據數據庫信息快速分類、統計結果等，提升檔案管理的效率。

提升信息安全意識保障中學檔案管理信息安全

中學檔案管理信息化轉變不僅是將檔案管理轉化成數字形式，保障信息安全也是檔案管理工作中不可忽視的一點。首先，應提升中學信息化檔案管理系統的安全性。從系統自身的安全防護水平入手，防止系統受到病毒攻擊。做好學校信息化檔案管理系統的日常安全維護工作，避免由于系統問題導致檔案信息丟失、泄露等現象發生。其次，合理設置檔案系統應用人員權限。檔案管理不僅局限于檔案存儲，還包括檔案的應用，哪些人可以利用檔案，可以利用哪些檔案，都應嚴格按照規定進行，避免檔案信息亂用的現象發生。最后，提高檔案管理工作人員安全意識。學校應嚴格選拔檔案管理工作人員，并重視檔案管理工作人員自身的安全意識和安全防護能力的提升，確保其在工作中嚴格遵守檔案管理工作的規定，保障檔案管理工作有序開展。

加強管理專業人才培養保障檔案管理效果

檔案管理工作是一項專業性較強的工作，中學檔案管理應重視具有專業知識的人才任用，招聘檔案管理專業人才，并重視管理人員的職業道德培訓，確保工作人員在工作中能夠嚴格按照規定開展相關工作，保障檔案管理工作的規范性、合理性[5]。同時，學校應鼓勵檔案管理工作人員創新，加強檔案管理工作人員在信息技術方面的培訓，對信息系統、平臺應用的軟件等進行培訓和學習；在應用信息技術進行檔案管理時，能夠總結現有檔案管理的工作經驗，及時發現當前管理工作中存在的不足，并積極探索優化檔案管理工作的可行性方案，據此提升檔案管理工作的效果與質量。因此，檔案管理工作人員應有較強的學習意識，能夠積極學習新的檔案管理知識、思想，在工作中積極探索新的管理方案，為持續優化中學檔案管理工作提供借鑒。

信息時代，在中學檔案管理工作中引入信息技術，提高了檔案管理工作的質量與效率，但也使檔案管理工作面臨很多新的挑戰。研究結合中學檔案管理工作現狀，考慮信息時代對檔案管理工作的影響，探索了信息時代中學檔案管理工作創新的思路與方案，通過制訂與信息時代相適應的檔案管理制度、加速轉型、提升檔案安全管理意識、加強專業人才培養等，優化中學檔案管理工作，提升中學檔案管理工作的質量與效果。

（作者單位：福建省福州格致中學）

[1]龍宛苡.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策研究[J].佳木斯職業學院學報，2024，40（06）：179-181.

[2]楊會，李坤紅.信息時代檔案管理人員提高職業素養的對策探討[J].辦公室業務，2024（09）：12-15.

[3]李繼宇.信息時代背景下高校檔案管理的創新路徑[J].辦公室業務，2023（21）：141-143.

[4]朱勁松.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策分析[J].秦智，2023（10）：134-136.

[5]張新勤.信息時代高校大學生檔案管理創新與發展研究[J].檔案管理，2022（02）：119-120.