大數據背景下文書檔案利用模式的創新探索

隨著信息技術的不斷進步，文書檔案管理正經歷從傳統的紙質檔案管理模式，向智能化、數字化檔案管理模式轉變。文書檔案作為關鍵的信息資源載體，受大數據時代的影響，一方面，大數據技術有助于強化文書檔案的利用價值；另一方面，其也給文書檔案管理帶來了一系列挑戰，舊有管理和利用模式亟待改變，文書檔案利用過程中的風險性增加。[1]基于此，本文將對大數據背景下文書檔案的利用模式展開探索，希望可以對檔案管理的未來發展提供一定參考價值。

一、文書檔案利用模式創新的必然性

大數據對文書檔案利用具有雙重影響。從機遇層面看，大數據技術豐富了文書檔案的數據類型，為挖掘文書檔案的信息價值提供了技術支撐，使文書檔案的服務模式變得更為豐富多樣。從挑戰層面看，文書檔案在開發和利用過程中同樣面臨著新的問題和風險。

（一）文書檔案利用面臨的機遇

首先，大數據豐富了文書檔案的數據資源。在大數據背景下，各類電子檔案的數字化資源正源源不斷地涌入文書檔案管理系統，導致文書檔案資源規模呈指數級增長。這些豐富的文書檔案資源為后續的開發和利用提供了堅實的數據基礎。通過這些檔案數據資源，可以分析不同時期的社會發展脈絡，為地區政策制定提供參考依據。隨著文書檔案數據資源的不斷豐富，大數據技術的應用前景廣闊，從這些寶貴的數據資源中能夠挖掘出更有價值的信息。

其次，大數據分析為文書檔案的利用提供了先進的技術工具。先進的數據分析工具為文書檔案的開發和利用提供了更加多元的手段。在文書檔案的開發和利用過程中，各種強大的數據分析軟件和算法已成為不可或缺的工具，它們能夠通過篩選、分析和整合的方式，在海量檔案數據中精準定位有價值的內容，并將其提煉出來。通過數據挖掘技術，可以發現隱藏在大量數據背后的發展趨勢，這些先進的分析技術能夠以全新的視角審視文書檔案的價值，將文書檔案信息轉化為實際的知識和智慧，服務于社會發展。

最后，大數據為文書檔案的多元化服務提供了可能。借助大數據和云計算技術，可以實現個性化和精準化的檔案信息服務。強大的大數據分析能夠為用戶提供智慧推送服務，根據用戶的需求和使用習慣自動推送相關文書檔案信息，并結合用戶的搜索習慣和瀏覽歷史進行數據分析，精準判斷用戶當前的關注重點，將有價值的檔案資料及時推送給用戶，節省了用戶的時間成本，突破了文書檔案信息服務的時空限制，使用戶能夠隨時隨地訪問文書檔案數據庫并獲取有價值的信息。[2]此外，基于大數據和云計算，文書檔案的可視化數據分析報告可以生成得更為快速便捷，使文書檔案信息變得直觀，進一步提升了用戶的服務體驗。

（二）文書檔案利用面臨的挑戰

首先，數據的安全風險顯著增加。隨著文書檔案數字化程度的提升，相應的安全風險指數也在增加。一方面，存儲的數據可能成為黑客攻擊的目標，文書檔案管理系統的安全防護措施如果存在漏洞或出現人為疏忽，黑客就可能侵入系統，竊取重要的文書檔案信息，對個人隱私造成威脅。另一方面，在文書檔案數據傳輸過程中，由于網絡安全的復雜性和不穩定性，數據容易被篡改或截取，如果在傳輸過程中數據遭到破壞或攔截，將造成嚴重后果。

其次，大數據技術的應用存在一定的限制。大數據技術本身具有復雜性，對檔案管理人員的技術能力和專業水平提出了較高要求。大數據技術涉及數據存儲、數據挖掘、數據處理、數據分析等多個領域，在利用大數據過程中需要掌握多種技術方法。此外，隨著大數據技術更新迭代的速度加快，新的技術和工具陸續出現，要求檔案管理人員必須不斷學習和跟進，以適應大數據時代的技術要求。然而，對于檔案管理部門的技術人員而言，如果沒有系統的培訓和自主學習意識，將難以跟上技術的更迭速度，也便難以將先進的信息技術與文書檔案的利用開發相結合，最終削弱文書檔案的利用效果。

最后，開發利用理念過于落后。在大數據時代背景下，傳統的文書檔案開發利用理念已經難以跟上時代發展的步伐。當前，部分檔案管理部門在文書檔案管理開發利用的過程中，只注重前端的管理和保護，忽視了后端的開發和利用。只滿足于文書檔案的管理，而沒有成為文書檔案的開發者，這在一定程度上限制了檔案信息的充分利用，導致部分紙質文書檔案信息因未進行數字化處理而遺失，造成了檔案信息的損失和資源的浪費。這顯然與新時期文書檔案現代化建設的要求背道而馳。此外，部分檔案管理人員尚未從傳統的“保管員”角色轉變為“信息服務的提供者”和“知識的管理者”，對用戶需求了解不足，服務方式的創新缺乏主動性，從而在一定程度上削弱了文書檔案的服務職能。

二、文書檔案利用模式創新的可行性——“大數據+文書檔案”服務模式

在新時代背景下，文書檔案的利用與開發必須堅守以人為本的原則，并在模式創新上尋求突破。通過實施個性化定制服務模式，可以精確地滿足用戶需求，提高用戶體驗和檔案開發效率，從而實現從“人找檔案”向“檔案找人”的轉變?？绮块T和跨領域的協同利用模式有助于打破信息孤島，實現文書檔案信息的共享。智慧檔案服務模式通過技術賦能，推動文書檔案服務的智能化轉型，更有效地展現了文書檔案的價值。

（一）“大數據+文書檔案”服務模式開發

1.個性化定制服務模式

文書檔案的開發利用最終應落實于服務。在大數據時代背景下，個性化定制服務模式與文書檔案的發展趨勢相契合。在文書檔案服務過程中，應堅持以用戶為中心，根據用戶的需求、興趣愛好和行為習慣，提供高精準度的檔案服務，最大限度地提升用戶滿意度。首先，需全面而精確地采集用戶數據，通過多種渠道收集用戶與文書檔案交互的各類數據，包括檔案查詢系統中的瀏覽記錄、下載數據、搜索關鍵詞，以及用戶在相關平臺上的注冊信息、個人愛好、研究方向等。例如，利用文書檔案管理系統的日志記錄功能，分析用戶查詢的檔案類別和具體內容，并結合其他數據形成用戶畫像。其次，以用戶畫像為依據，實現檔案資源的精準推送和服務定制。[3]通過智慧推薦系統將與用戶興趣愛好和研究方向相關的文書檔案信息推送給用戶，包括檔案文獻、專題報告、數據分析結果等。同時，為用戶設計個性化服務界面，用戶可根據自身需求定制檔案展示方式和搜索條件，并按用戶偏好推送搜索結果。

2.跨部門跨領域協同利用模式

為實現文書檔案信息的整合、開發和利用，必須打破各部門和領域之間的壁壘和限制，為文書檔案資源在不同主體之間的流通和共享創造條件，實現協同合作，進一步擴大文書檔案的應用場景和服務范圍。首先，需建立跨部門、跨領域的合作機制，檔案管理部門應定期召開專門會議，制訂合作框架和規則，要求各方在文書檔案協同方面嚴格遵守職責和要求，防止文書檔案資源整合過程中出現責任劃分不當等問題。其次，構建文書檔案共享平臺，該平臺應具備強大的兼容性和擴展性，能夠為不同部門檔案管理系統提供對接和技術支持。采用統一的數據標準和接口規范，確保不同主體檔案數據能夠順利接入共享，同時建立文書檔案數據安全管理，確保文書檔案數據的安全性和隱私性。最后，開展協同創新項目，圍繞重大項目和研究課題，組織各方共同研究基于文書檔案的創新項目，通過多元主體合作實現文書檔案信息數據互通、知識共享和經驗交流，進而更好地發揮文書檔案的價值和作用。

3.智慧檔案服務模式

智慧檔案服務模式借助大數據、云計算、物聯網、區塊鏈、人工智能等先進技術對文書檔案進行智慧化開發和服務，實現文書檔案資源利用價值的最大化，為用戶提供高質量的檔案信息服務。首先，利用大數據技術對文書檔案信息資源進行智能分析。建立文書檔案數據庫，通過對文書檔案內容的語義分析，實現文書檔案的自動分類、標引和知識圖譜構建，為后續文書檔案利用開發創造條件。[4]其次，運用人工智能技術提升服務效率。在文書檔案檢索方面采用自然語言處理技術和智能訪問系統，使用戶能夠以自然語言查詢重要的文書檔案信息，系統快速反應并理解用戶要求，提供精準的檢索結果。利用云計算技術提供強大的計算力，支持檔案管理系統的高效運行；而物聯網技術則為文書檔案實體管理提供支持，通過在文書檔案庫房和設備上部署傳感器，實現對文書檔案相關設備的實時監控，確保文書檔案信息安全。

（二）“大數據+文書檔案”服務模式實施

文書檔案利用模式的創新是一項系統性工程，其在大數據背景下受到的影響因素眾多。因此，應從組織、制度和人員三個層面提供堅實保障。

1.提供組織資源支持

組織保障是文書檔案創新利用模式順利進行的關鍵。首先，需建立專門的領導機構，負責規劃和協調文書檔案管理與開發利用工作。該機構應由檔案管理部門的主要領導牽頭，聯合相關技術人員和業務骨干組成，他們應具備豐富的檔案管理經驗和專業知識，能夠制訂科學合理的發展規劃和具體方案。同時，負責對文書檔案利用模式的相關資源進行整合和分配，確保創新活動的穩步推進。其次，需優化組織架構，明確各部門在文書檔案創新利用模式中的具體職能分工，可設立數據管理組、技術研發組、服務推廣組等，形成互動協作的有機整體。最后，加強與外部機構的溝通與合作至關重要。檔案管理部門在文書檔案創新利用模式方面不應僅依賴單一部門，而應積極與信息技術企業、科研機構和高校等展開緊密合作，共同開展課題研究和研發項目，以了解最前沿的技術動態，并拓展文書檔案服務范圍，充分發揮其價值和作用。

2.形成制度行為規范

制度保障是確保文書檔案創新利用模式規范有序的重要手段。首先，需建立健全數據管理制度。在大數據背景下，數據成為核心資源，必須完善相關制度，確保數據的規范有序。應圍繞數據采集、存儲、傳輸、開發利用、共享等環節完善管理制度，明確數據質量標準、安全防護措施和使用權限等，以防止數據泄露。其次，需完善創新激勵制度。創新需要激發人的主觀能動性，因此必須建立完善的創新激勵機制，鼓勵檔案管理人員積極參與文書檔案利用模式創新。例如，設立創新獎勵基金，對在文書檔案創新利用模式中表現突出的個人和團隊給予獎勵，并將創新成果與績效考核、職稱評定相結合，為創新人才的培養提供廣闊的發展空間和晉升渠道。

3.加強人才隊伍建設

人才是大數據背景下文書檔案創新利用模式的根本。首先，需加強人才隊伍建設。一方面，應引進具備大數據技術和檔案知識的復合型人才，充實檔案隊伍，這些人才應熟悉文書檔案管理工作，并能將大數據技術融入文書檔案創新利用模式中，推動創新工作的順利進行。另一方面，需加強對現有檔案工作人員的教育培訓，提升其創新能力，通過技術交流、培訓班等多種形式，使檔案管理人員了解大數據技術的發展趨勢和實際應用情況，掌握檔案利用的新理念和技能。[5]其次，需建立人才評價和考核機制?？茖W合理的人才評價與考核機制，能夠更好地調動檔案管理人員參與文書檔案創新利用模式的積極性和主動性。應將業務能力、創新成果、工作態度等指標納入人才評價指標體系中，通過定期考核評價，及時發現人才隊伍建設中的問題，并采取針對性措施進行優化，為人才培養提供具體依據。

三、結語

隨著大數據時代的到來，信息技術深刻地改變了社會，文書檔案管理領域亦不例外。大數據技術的廣泛應用為文書檔案的利用開發提供了技術支撐。傳統的文書檔案利用模式已難以適應海量數據的利用需求，面對信息檢索效率低下、服務方式單一、數據處理壓力大等現實挑戰，必須進一步實現文書檔案利用模式的創新，積極探索不同形式的文書檔案利用模式和服務模式，進一步提升文書檔案服務質量，更好地發揮文書檔案在促進社會經濟發展、滿足人民群眾檔案文化需求中的價值。

參考文獻：

[1]張繼東.大數據背景下文書檔案的收集、整理與利用模式創新策略[J].蘭臺內外，2024

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[2]唐燕紅.大數據環境下事業單位文書檔案的信息化管理與利用[J].辦公室業務，2024（12）：

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[3]蔣和.大數據背景下事業單位文書檔案的開發利用路徑[J].四川勞動保障，2024（05）：9-10.

[4]王玲玲.企業文書檔案收集和利用研究[J].黑龍江檔案，2024（02）：162-164.

[5]王麗.大數據時代文書檔案管理的挑戰與應對策略[J].蘭臺世界，2024（04）：106-109.

（作者簡介：喻愈，男，本科，福鼎市人大代表服務中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）