小微企業利用云財務平臺進行資金管理的創新探索

近年來，隨著我國經濟環境的不斷變化，小微企業在促進經濟內循環、推動產業創新、激發市場活力等方面發揮著重要作用。然而，當前小微企業在資金管理方面仍面臨諸多挑戰，如投資回報率下降、現金流不穩定、融資難度較大等。資金是小微企業發展的生命線。如果小微企業的資金管理水平不足，就會導致總資產周轉率較低、變現能力和盈利能力較差。本文介紹了小微企業引入云財務平臺的必要性，并介紹了小微企業利用云財務平臺進行資金管理的具體操作，旨在幫助小微企業提高資金管理效率和盈利能力，實現可持續發展。

一、小微企業引入云財務平臺的必要性

我國小微企業大多處于初創期，規模較小，市場占有率較低。隨著互聯網行業的迅速發展和創業園、孵化器等場所的廣泛布局，我國小微企業不再局限于低端制造業和小商品零售業，開始涉足互聯網行業等附加值較高的領域。在互聯網行業中，小微企業的經營模式主要是為頭部企業或中等規模企業提供基礎服務和附加服務，不僅包括電商渠道推廣、電商客服售后外包、新媒體運營等市場服務，還包括電商店鋪平面設計、電商產品包裝設計、網紅文創產品設計等新型設計服務。

無論是從事傳統行業，還是躋身互聯網行業，小微企業均呈現出如下特點：一是融資渠道單一。主要依賴于小微企業所有者和風險投資者，難以獲得銀行貸款，資金需求旺盛但所持資金總量小。二是輕資產特征明顯。小微企業長期資產占比低，資金量不足，投資集中于生產資料。因此，小微企業必須維持較強的資產流動性，及時將存貨轉化為銷售收入，以確保資金鏈穩定運轉。

由于規模較小，小微企業通常會采取外包和聘用兩種方式來滿足自身的財務需求。財務外包較為專業，但難以與業務部門聯動。在財務人員聘用方面，由于小微企業無法提供較高的福利和待遇，因此難以招聘到專業且穩定的財務人員。

由此可知，經營不穩定、資金規模小、風險承受能力低和財務隊伍缺失等因素決定了大部分小微企業不適用傳統的財務軟件。相較而言，云財務平臺能夠更好地滿足大部分小微企業的資金管理需求，其原因在于以下幾個方面：平臺使用費低，甚至免費，能夠降低小微企業的資金管理成本；具備采購、銷售、稅務憑證生成和報表編制等多種功能，適用于復雜的多業務模式，能滿足小微企業的多樣化需求；數據處理能力強、數據存儲量大，且操作維護簡單方便，對財務人員專業性要求較低；業務模塊設置與小微企業的組織架構和員工分工情況相符，有助于打通業務系統和財務系統，降低業財溝通成本，促進業財深度融合。

二、云財務平臺在小微企業資金管理中的運用

（一）資金收支信息整理

小微企業可以使用預設置的現金流水信息與銀行流水信息Excel模板來填寫收支信息，并將其導入云財務平臺。云財務平臺可以自動識別這些信息，并生成現金日記賬與銀行存款日記賬，再利用日記賬模板自動生成憑證，按賬戶或收支類別匯總編制成資金報表。

（二）完善業財工作流程

云財務平臺可以將業務數據與財務數據進行整合，加強財務部門與業務部門的聯系，進一步完善業財工作流程。首先，采購部門與銷售部門的人員需要根據單據將訂單信息、出入庫單信息輸入云財務平臺，并通過平臺自動生成列表、匯總表和明細表。其次，倉儲部門和成本管理部門需要完成庫存收發信息整理與成本核算工作。最后，財務部門需要與上述部門配合，對資金往來信息進行歸集、列表、對賬和核銷，并利用云財務平臺對信息進行匯總，最終生成財務報表。

（三）自定義報表

除了生成資產負債表、利潤表、現金流量表、部門利潤表、項目利潤表等傳統功能，云財務平臺還支持財務人員自定義編制財務報表，具備多張報表取特定科目導入匯總和自定義科目等功能。除此之外，云財務平臺還可以通過預設權限，將報表發送給相應權限的員工，從而實現信息共享，降低溝通成本。

三、小微企業利用云財務平臺進行資金管理的具體操作

（一）采購銷售管理

在采購人員與銷售人員錄入訂單信息后，云財務平臺會自動關聯相關信息，并生成采購入庫單、銷售出庫單、退貨單等單據。需要注意的是，采購人員與銷售人員在錄入訂單信息時，必須仔細核對供應商與客戶信息、商品明細、日期等內容，確保其準確無誤。同時，采購人員與銷售人員可以在采購入庫單和銷售出庫單的輸入模塊中填寫相關信息，生成付款單，以完整記錄在供應商管理、采購、物流等環節的費用支出。當發生采購退貨時，采購人員需要先保存或審核采購入庫單，然后在訂單界面的“生成采購退貨單”模塊中填制退貨單，并將其交由相關人員審核，最后根據相關人員對退貨單的審核意見修改單據內容。銷售環節的退貨處理流程與采購環節基本一致，在期末，相關人員需要整合采購與銷售數據，并生成自定義報表，包括采購與銷售訂單的跟蹤表、明細表、匯總表等。

（二）資金收支管理

在資金收入管理過程中，財務人員需要根據采購部門與銷售部門編制的采購付款和銷售收款一覽表中的資金收支數據進行應收應付款項管理；根據導入的Excel表格所生成的現金日記賬和銀行存款日記賬進行開票，對往來單位的欠款進行匯總、對賬和核銷，然后生成應收賬款和應付賬款明細表；在平臺常用菜單中設置資金模塊，新增并填寫收款單、客戶、結算賬戶、收款金額、結算方式等內容。對有應收款項的單據，財務人員可以與客戶進行核銷，并按照整單折扣和本次預收款等于實際收款金額和本次核銷金額的差額計算本期應收款項。

在資金支出管理過程中，付款單操作與收款單類似。財務人員需要在云財務平臺中依次填寫供應商、結算賬戶、付款金額等內容，并按照預收沖應收、預付沖應付及應收沖應付等方式進行核銷處理。此外，云財務平臺還支持對資金單據進行新增、導入、導出、打印、刪除、快速搜索等。財務人員可以根據實際業務需求自定義導入模板，實現紙質單據和電子單據的自由切換。

（三）工資核算發放與群發通知

在進行員工工資核算發放、社保代扣代繳和工資條制作等操作時，財務人員通常會利用Excel表格導入員工個人信息和工資條模板，在與人事部門核對發放信息后再進行下一步操作。然而，由于小微企業往往難以實現多部門精細化管理，也無力承擔高昂的員工信息管理系統費用，因此其可以利用云財務平臺自動生成工資條，并通過平臺關聯的通信軟件完成員工工資信息群發工作。具體流程如下：財務人員在云財務平臺上增設工資模塊，并導入薪資、社保等信息的自定義模板，利用模板制作員工工資條，然后預覽制作好的工資條，并詳細核對員工姓名、基本工資、崗位工資、工齡工資和五險一金繳納比例等數據。

通過云財務平臺，小微企業管理層能夠節約工資發放操作成本，明晰人力資源資金支出情況；財務部門和人事部門能夠高效核對工資；員工能夠隨時查看薪酬明細，提升薪酬的透明度和員工的滿意度。

（四）發票管理和納稅申報

財務人員需要歸集業務人員取得的進項發票和銷項發票，并測算增值稅，同時將發票種類、開票日期、發票號碼、客戶名稱、合計金額、稅率、合計稅額等信息錄入云財務平臺，實現對各項信息的批量操作。在發票登記界面，財務人員可以新增各種類型的發票或按照給定模板導入發票；還可以根據發票登記和業務的關聯度設計快捷入口，確保發票登記完成后能夠自動生成記賬憑證，從而節約發票錄入和憑證錄入的時間。在發票登記完成后，財務人員可以在單據列表界面將發票與采購入庫單、采購退貨單、銷售出庫單、銷售退貨單等各種單據進行關聯，以便統計客戶與供應商的開票情況。最后，財務人員可以利用云財務平臺在每期期末按項目編制納稅統計表，以統計增值稅、企業所得稅、消費稅、城建稅及其他稅費的繳納情況。

（五）內部轉賬和銀企互聯

財務人員可以利用云財務平臺高效編制現金日記賬和銀行存款日記賬。同時，財務人員可以在云財務平臺中錄入各資金賬戶之間的內部調撥信息，如提現、存現、定期存款、理財等，實現資金的靈活管理和監控。此外，在開通銀企互聯時，財務人員需要先進入網上銀行簽訂協議并復核指令，然后返回云財務平臺確定授權。這不僅可以實現對銀行存款日記賬的智能取數，還可以生成與銀行存款日記賬相關聯的憑證。

（六）生成業務憑證和歸集會計電子檔案

一方面，財務人員可以采用預先設置的常用憑證模板，并根據需要選擇生成方式，在月末根據各種單據一鍵生成憑證，從而提高財務工作效率；另一方面，財務人員可以將會計電子檔案（包括電子發票、銀行回單、憑證附件等原始憑證）上傳至云財務平臺，避免會計檔案保管不當、丟失損毀等問題的出現。

（七）編制資金預算

財務人員可以按照賬戶或收支類別對資金管理界面的資金報表進行分類匯總，并利用資金報表查詢資金賬戶的期初余額、收入總額、支出總額、期末余額及筆數。同時，財務人員可以將云財務平臺生成的資金報表與傳統報表、部門利潤表進行整合，并結合采購、銷售數據，合理編制資金預算，從而確保預算的連續性和準確性。

四、結語

云財務平臺的出現為小微企業提供了全新的資金管理模式。財務人員可以在云財務平臺上輸入采購部門和銷售部門的業務信息、庫存信息、成本核算數據等，便于企業管理層實時了解企業財務狀況并做出科學合理的決策。同時，財務人員可以通過將銀企互聯、第三方支付平臺的數據導入云財務平臺，高效整理各項資金收支信息，實現非必須人工輸入的單據和相應業務報表的自動生成，并自定義設置財務報表。由此可知，通過云財務平臺進行資金管理，小微企業不僅能夠合理安排資金收支，維持合理的資金持有量，還能夠節約人力成本，提高財務管理效率，增強自身的核心競爭力，從而在競爭激烈的市場中獲得生存和發展。

（作者單位：福州工商學院）