高職院校學生檔案管理存在的問題與對策研究

摘要：高等職業(yè)院校學生檔案管理工作事關學生成長、成才和學校長遠發(fā)展。現(xiàn)闡述新時代背景下高職院校學生檔案管理工作的重要性，分析學生檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和問題，嘗試通過提高認識、完善規(guī)章制度、加強隊伍及信息化建設以及提升學生檔案管理的科學化水平等措施，促進高等職業(yè)院校學生檔案管理工作的高質量發(fā)展。

根據(jù)教育部統(tǒng)計數(shù)據(jù)，截至2024年6月20日，全國高等學校共計3117所，其中高職（專科）學校1560所，占據(jù)了我國高等學校的半壁江山。高等職業(yè)院校對于我國經濟社會的發(fā)展起著舉足輕重的作用，其每年向社會輸送的畢業(yè)生是中國特色社會主義現(xiàn)代化建設的一支強大的生力軍。

為了充分發(fā)揮這支生力軍的作用，在選拔過程中關注學生的檔案材料，無疑會起到事半功倍的效果。因為學生檔案是學生在校期間形成的、反映學生德智體美勞各方面綜合素養(yǎng)以及家庭基本情況、主要的社會關系等相關信息的記錄材料，是高等職業(yè)院校在選拔、培養(yǎng)、教育學生過程中形成的第一手資料，是學生畢業(yè)后工作單位和相關部門選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。作為高等職業(yè)院校的檔案管理工作者，要以高度負責的精神從各個環(huán)節(jié)做好學生檔案管理工作，為黨育才，為國育人，從而促進學生檔案管理工作的高質量發(fā)展。

高等職業(yè)院校學生檔案管理工作的重要性

學生檔案記錄著學生成長、成才過程中形成的大量原始信息，這些原始記錄材料十分珍貴。認真做好學生檔案管理工作，對于高等職業(yè)院校學生工作的正常開展、學生成長發(fā)展軌跡保存、相關單位人才的選拔錄用、高職院校的長遠發(fā)展及建設中國特色社會主義現(xiàn)代化事業(yè)都具有重要的意義。

學生檔案是做好日常學生管理工作的重要輔助工具

學生工作是面向人的工作，特別是新時代的大學生，他們思維敏捷、思想活躍、涉獵廣泛，對社會現(xiàn)象有自己的看法和主張，為了做好學生工作，引導他們成長成才，最首要的是要了解學生的基本情況。學生檔案記載了學生的履歷信息、家庭情況、各學習階段的成績單、專業(yè)特長、興趣愛好、黨團材料、獎懲材料等相關資料。作為教育工作者，可以通過研究學生檔案掌握學生的基本情況，這樣在開展日常學生管理工作、教學工作、就業(yè)工作時，可以更加有針對性，從而提高學生工作的效率，促進學生工作的高質量發(fā)展。

學生檔案是學生個人成長發(fā)展的重要佐證

學生檔案對于學生的發(fā)展至關重要。學生在被單位錄用、轉崗定級、職稱評定、評優(yōu)評先、工齡認定、退休待遇評定時，都需要以檔案作為參考依據(jù)。檔案貫穿學生的整個生命周期，因此，學生檔案不僅是學生成長道路的重要佐證，更是學生成長道路上維護自身權益的重要保障。學生檔案是學生在校期間學習、生活的真實記錄，是他們學習、成長和發(fā)展過程的重要證明材料。當學生離開學校走上工作崗位，用人單位首先通過檔案了解入職人員的基本情況。此外，在隨后的選拔考察和職稱評審環(huán)節(jié)，檔案材料發(fā)揮著不可替代的作用，特別是對進入國有企事業(yè)單位的學生，檔案的重要性尤為突出。例如，核對出生日期，需要從最原始的檔案中查找，主要參考入團志愿書等。檔案材料對于學生今后個人權益的保障和維護都將起到十分重要的作用。

學生檔案對學校長遠發(fā)展起著促進作用

學生是學校發(fā)展的見證者，畢業(yè)后走入社會更是學校最好的“形象大使”。很多學生畢業(yè)后以各種方式回饋母校的培養(yǎng)和培育，支持學校的發(fā)展。同時，相關部門可以對眾多高等職業(yè)院校形成的學生檔案材料進行大數(shù)據(jù)分析，甚至運用現(xiàn)代信息化手段搭建大模型，直觀地呈現(xiàn)相關信息，定期對學校學生生源地、專業(yè)特長、畢業(yè)去向及所從事的主要行業(yè)等相關資料進行分析，生源地分析可以總體把握學校主要生源地，提前布局各地招生指標計劃；報考專業(yè)分析可以了解專業(yè)是否能夠與經濟社會發(fā)展相適應，以便根據(jù)社會需求及時調整專業(yè)設置；畢業(yè)去向分析可以了解學生畢業(yè)后主要流向哪個行業(yè)，總體就業(yè)形勢如何等，進而為學校的長遠發(fā)展提供一定參考和借鑒。

高等職業(yè)院校學生檔案管理中存在的問題

高等職業(yè)院校對學生檔案管理工作缺乏足夠的重視

目前，不少高職院校不夠重視學生檔案管理工作，沒有充分認識到學生檔案對學生成長成才、學校長遠發(fā)展的重要作用，重視多停留在口頭上，沒有或者很難將具體的措施落到實處。各高職院校普遍缺乏對學生檔案管理相關工作的深入研究和宣傳教育，學生檔案管理標準化建設方面仍有較大改進空間，如學生檔案庫房標準化建設、相關設施的配備等。由于對學生檔案管理工作重視程度不夠，直接導致學生檔案管理工作發(fā)展滯后，無法適應新的情況，嚴重制約學生檔案資料作用的充分發(fā)揮，造成資源的浪費。另外，由于校方重視度不高，導致很多高職院校的學生對個人檔案的重要性認識不足。例如，有的學生在畢業(yè)多年后因為工作需要，單位要核查個人檔案中的相關信息時才想起檔案，但本人對于檔案的去向一無所知，需要耗費大量的時間和精力尋找；有的工作單位沒有人事檔案保管相關權限，單位也缺乏相應意識，將學生檔案隨意放置，甚至出現(xiàn)丟失或損壞現(xiàn)象[1]；有的高職院校由于制度不健全，部分學生在畢業(yè)后自行攜帶檔案，由于學生缺乏相應的檔案保護意識，家屬或者個人出于“好奇”等原因私自拆封檔案，使檔案變成“死檔”，導致單位無法接收人事檔案，嚴重損害學生的權益。

高等職業(yè)院校缺乏相應的學生檔案管理規(guī)章制度

目前，國家主管部門尚未頒布學生檔案管理方面的相關規(guī)章。因此，不少高等職業(yè)院校也未制定相應的學生檔案管理辦法等相關規(guī)章，有的高職院校更是將學生檔案作為一項臨時性的工作開展，導致學生檔案管理工作標準不一，存在不同部門分頭管理的現(xiàn)象。例如，有的高職院校將學生檔案劃歸學校檔案館或者檔案室統(tǒng)一管理，有的又歸屬招生就業(yè)部門或者學生處；有的高職院校將檔案管理權限下放在各二級學院（系）實行分散管理；有的高職院校由院系負責檔案的收集與整理工作，學生處或者招生就業(yè)部門負責學生檔案驗收、畢業(yè)后檔案的轉遞工作。這導致學生檔案管理職責界定不清，容易出現(xiàn)多頭管理，也容易導致無人想管，使檔案管理工作無章可循。同時，由于制度欠缺，導致學生檔案在收集完整性、規(guī)范性、嚴謹性方面存在諸多問題。特別是在網絡投檔招生的情況下，沒有打印需要從系統(tǒng)導出的材料，導致高考檔案缺失，學生檔案材料不全；有的檔案沒有及時歸檔入團志愿書等相關材料，導致人事檔案核查出生日期時找不到最具有權威性的佐證材料；有的檔案沒有及時歸檔獲獎登記表等相關材料，導致用人單位在核對時無法在檔案中找到相關佐證，由此甚至質疑學生誠信，影響學生順利就業(yè)及以后的職場發(fā)展。在學生檔案的規(guī)范性和嚴謹性方面，許多高職院校由于缺乏相關規(guī)定，用紙不規(guī)范，各類檔案材料大小不一，大大增加了檔案管理工作人員整理檔案的難度。

高等職業(yè)院校學生檔案管理人才缺乏

根據(jù)調研數(shù)據(jù)顯示，許多高等職業(yè)院校缺乏學生檔案管理人員，特別是有檔案學相關專業(yè)背景的檔案管理人員更少，絕大多數(shù)由輔導員或者其他工作人員兼任，這種情況直接影響了學生檔案管理的專業(yè)化水平。有的高職院校學生檔案管理人員由輔導員兼任。由于輔導員日常學生工作較為煩瑣，時間和精力都有限，加之經常因為學校的安排，出現(xiàn)工作內容變動的情況，導致學生檔案管理工作缺乏穩(wěn)定性，工作中存在移交不及時、檔案材料填寫不規(guī)范等問題，甚至出現(xiàn)由于人員變動導致學生檔案材料損壞或丟失的現(xiàn)象，直接影響學生檔案管理工作的正常開展。從長遠來看，這種情況導致高職院校學生檔案管理工作的專業(yè)化水平長期停滯不前，不利于學生檔案管理工作的正常發(fā)展和作用的充分發(fā)揮。

高等職業(yè)院校學生檔案管理信息化水平欠缺

因學校對學生檔案管理工作重視程度不夠，甚至將學生檔案工作看成臨時性工作，導致不少學校對學生檔案管理工作信息化建設投入過低，缺乏高效的信息化管理系統(tǒng)的有效支撐，數(shù)字化程度過低，日常工作主要以人力為主，工作效率低。很多學生的檔案材料缺乏備份，成為“孤本”，如有破損丟失無法補全；學生檔案信息難以實現(xiàn)共享查詢，對學生檔案的利用率不高，不利于學生長遠發(fā)展，無法適應智慧檔案和數(shù)字檔案的發(fā)展趨勢。

解決高等職業(yè)院校學生檔案管理中的存在的問題具體措施

增強使命感、責任感，高度重視學生檔案管理工作

高職院校要深刻認識到學生檔案管理工作在促進學生成長成才、學校長遠發(fā)展、推動經濟社會發(fā)展方面的重要作用，不斷與時俱進，勇于創(chuàng)新，加強組織領導，深入開展基礎研究，及時解決學生檔案管理實踐中遇到的各類問題，適應新時代高質量發(fā)展背景下學生檔案管理方面的新趨勢，特別是數(shù)字檔案、智慧檔案新方向，提前謀劃布局，完成學生檔案管理工作的新任務，不斷健全學生檔案管理體系，加強標準化建設。同時，要通過各種方式，進一步加大學生檔案重要性的宣傳力度，把握新生入校、畢業(yè)前等關鍵時間節(jié)點，通過新媒體等途徑進行檔案重要性的宣傳和教育，以此讓廣大師生特別是學生認識學生檔案對自身成長、發(fā)展、權益保護等方面的重要作用，及時反饋相關問題。學生畢業(yè)時應按照學校相關要求及時核對登記個人檔案去向信息，嚴禁個人自帶檔案，提前了解工作單位是否具有人事檔案保管權限，知曉個人檔案去向等相關信息，避免檔案丟失和出現(xiàn)“死檔”等極端情況。

完善學生檔案管理規(guī)章制度，做到有章可循

高等職業(yè)院校負責檔案管理的相關領導及工作人員要認真學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》《高等學校檔案管理辦法》《干部人事檔案工作條例》等法規(guī)和文件要求，深入開展學生檔案管理工作相關研究，在學生檔案的完整性、規(guī)范性、嚴謹性方面狠下功夫。高等職業(yè)院校可以制定符合本校實際情況的《學生檔案管理辦法》等相關制度，進一步細化學生檔案的收集范圍、時限、類別；規(guī)定學生檔案管理過程中檔案材料歸檔時相應材料的紙張規(guī)格、填寫標準等具體注意事項，使學生檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都嚴格依照制度執(zhí)行；不斷優(yōu)化檔案服務體系建設，及時告知學生檔案去向等相關信息，使學生走上工作崗位后能夠更好地利用檔案中的相關材料。除此之外，高等職業(yè)院校應加強各檔案統(tǒng)一歸口的協(xié)調力度，可建立由校領導擔任主要負責人，各相關業(yè)務部門領導參與的協(xié)調組織機構，通過定期召開會議、聽取匯報的方式形成長效的溝通反饋機制，從檔案形成的源頭加強管理和協(xié)同，定期審核和歸檔學生檔案材料，及時溝通反饋材料缺失或信息填寫不規(guī)范等情況，通知相關部門盡快補充缺失材料，從而確保學生檔案材料的真實性、準確性和完整性[2]。

加強學生檔案管理隊伍建設，提升工作人員素養(yǎng)

學生檔案管理是一門科學，隨著新形勢的不斷發(fā)展和信息技術的廣泛應用，學生檔案管理工作面臨許多新的挑戰(zhàn)，這就要求學生檔案管理工作人員不斷提升自身綜合素養(yǎng)。不少高職院校缺少專職檔案管理人員，臨時安排輔導員或班主任負責收集、整理學生檔案材料。由于缺乏專業(yè)的指導，使得檔案管理工作開展過程中問題層出不窮，學生檔案管理水平效率低、質量也無法保障。為此，學校層面要加強學生檔案管理人員隊伍建設。一是招聘有檔案學相關背景的工作人員，配齊配足相關人員。除了考察專業(yè)背景、業(yè)務能力，考慮到檔案工作的特殊性，還需要考察相關工作人員的政治立場、是否具有較強的責任心等[3]。二是不斷加強檔案管理業(yè)務培訓，提高學生檔案管理專業(yè)化水平。學校可以堅持“引進來、走出去”的策略，既可以邀請檔案學相關領域的專家、其他高校具有豐富檔案管理經驗的工作人員來校開展專題業(yè)務培訓，也可以組織學生檔案管理員外出培訓交流，學習其他學校好的經驗和方法，從而不斷提高學生檔案管理水平。

利用信息技術手段，不斷提升檔案管理科學化水平

為了學生檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，更好地服務學生成長成才的全生命周期，高職院校應結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，搭建學生檔案管理的信息化平臺，在查詢、查閱、分類統(tǒng)計、歸集整理、永久保存等方面借助信息化手段，進一步簡化辦事流程、提高辦事效率，讓信息“多跑路”，讓人員“少跑路”。各高職院校可以結合當下數(shù)字化校園、智慧校園建設契機，將學生檔案管理納入其中，提升數(shù)據(jù)接收、存儲、備份能力，提前布局數(shù)字檔案資源庫的共享建設，為全校師生及學生檔案管理人員提供更方便、快捷的個性化服務。學生檔案數(shù)字化是趨勢，這就要求高職院校改變傳統(tǒng)的“手工作坊”模式，將現(xiàn)代信息手段運用到日常的學生檔案管理中，通過建設互聯(lián)互通、共享水平高的學生檔案信息資源庫，既可以大幅減少人力資源的投入，也可以使學生檔案管理更加方便、快捷和高效，從而促進高職院校學生檔案管理工作的高質量發(fā)展[4]。

綜上所述，高等職業(yè)院校要充分認識到學生管理工作對學生成長、成才及整個全生命周期的重要作用，堅持問題導向，有的放矢，在師生中加強學生檔案重要性的宣傳教育；配備專職學生檔案管理人員，不斷完善學生檔案管理相關規(guī)章制度，加強業(yè)務培訓，不斷提升其專業(yè)素養(yǎng)；加強學生檔案管理的信息化水平，提高學生檔案管理工作的質量和效率，充分發(fā)揮學生檔案的價值，從而更好地為學生的發(fā)展提供支持和服務。

2021年度深圳市教育科學規(guī)劃課題“闡釋與展演：《詩經》‘家國情懷’現(xiàn)代傳承路徑的研究”（szjk21007）。

（作者單位：深圳信息職業(yè)技術學院）

[1]喬南.高校學生檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究[J].產業(yè)與科技論壇，2023，23（10）：281-283.

[2]安嵐.“三全育人”視域下高校檔案館育人功能探究[J].新疆開放大學學報，2023，27（02）：22-26.

[3]宋筱薇.高質量發(fā)展背景下高校學生檔案管理工作的實踐創(chuàng)新[J].黑龍江檔案，2023（06）：144-146.

[4]曲紅霞，史美玲，吳文輝.新時代基于高校學生檔案管理工作的思考[J].辦公自動化，2024，29（06）：70-72.