基層法院檔案管理數字化建設新途徑

摘 要：基層法院的訴訟案件數量呈現持續(xù)增多的趨勢，涉及多種類型的檔案，在很大程度上增加了檔案管理的工作難度。當前，部分基層法院檔案管理容易受到人員能力、管理制度和管理方式方法等多種因素的影響，依然存在較多不足之處，直接影響了檔案利用效率。基于此，文章主要對基層法院檔案管理數字化建設的新途徑進行深入探究，以期為相關人員提供有效參考。

關鍵詞：基層法院；檔案管理；數字化建設；新途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

基層法院的檔案內容豐富多樣，需要管理人員合理應用多種先進技術，創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化管理流程，全面提高檔案管理數字化建設水平，進而更好地服務人民群眾。但是，在現有的管理工作條件下，基層法院檔案管理工作中存在的各類問題較為普遍且亟待解決。

一、基層法院檔案管理數字化建設的必要性

1.有利于提高管理效率

基層法院檔案管理至關重要，需要管理人員提高檔案管理的數字化水平和檔案的利用效率。數字化檔案資源在存儲、使用等多個方面具有較為顯著的優(yōu)勢，有利于檔案管理人員通過硬盤、光盤和數據庫等更好地存儲檔案信息，有效減輕工作量，提高工作質效。比如，基層法院可以借助先進技術，構建檔案數字化管理系統(tǒng)，錄入檔案目錄和全文等，形成完善的檢索和導航系統(tǒng)，以便相關人員更加快速和準確地檢索所需資料，獲得理想的檔案管理效果。

2.有利于保護檔案原件

在檔案管理數字化建設的過程中，檔案管理人員可以利用掃描器將以往的紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，進一步保護檔案原件。以往的紙質檔案在應用過程中需要人工翻閱，必要時還需要復印檔案原件，不可避免地給其帶來一定損壞。而電子檔案在應用中可以有效解決這些問題，更好地保護檔案原件。

3.有利于節(jié)約管理成本

在基層法院檔案管理中需要充分考慮其經濟性，提高數字化建設水平的同時減少浪費，有效節(jié)約檔案管理成本，全面擴大檔案管理覆蓋面。檔案管理數字化建設有利于基層法院更好地分配管理資源，充分凸顯重要檔案材料的應用，減輕檔案管理的壓力，更加滿足檔案管理數字化發(fā)展的實際需求。

二、基層法院檔案管理數字化建設面臨的困境

1.復合型人才匱乏

新時期人民群眾法律意識日益增強，使得各基層法院的案件數量越來越多。但基層法院的人員編制有限，缺乏足夠的檔案學專業(yè)人才，面臨著專業(yè)人員不足、檔案管理效率較低等困境。同時，部分檔案管理人員缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的培訓，掌握的相關檔案管理知識和技能不夠全面，從而在數字化建設中難以有效解決工作中遇到的問題。此外，較多基層法院缺乏數字化技術水平高、檔案管理業(yè)務能力強的復合型人才，單位通常采取外包的方式，通過專業(yè)的檔案服務機構數字化處理其相關檔案資料。但是，這些人員在實際工作，對基層法院的相關檔案類別、著錄標準規(guī)范等不了解，增加了檔案管理數字化建設的錯誤率。

2.軟硬件設備設施有待完善

在檔案管理數字化建設的過程中離不開先進的軟硬件設備設施。但是，較多基層法院的硬件設備設施投入不足，缺乏專門的服務器、移動硬盤、數據機房和掃描儀等先進的設備設施。部分基層法院缺乏充足的財力和物力，在檔案管理數字化設備設施配置方面存在較多不足，難以滿足數字化建設的基礎需要，在一定程度上阻礙了檔案管理數字化建設。此外，部分基層法院應用的軟件系統(tǒng)功能較少，在上下級法院之間缺乏有效聯系，數據難以有效銜接，并存在一些技術壁壘，給檔案數字化建設帶來困境。

3.管理制度落實不到位

制度是檔案管理工作的基礎保障和依據，有利于進一步提高檔案管理工作的標準規(guī)范化水平。但是，部分基層法院在檔案管理工作中存在規(guī)章制度制定不完善和落實不到位等問題，使得制度形同虛設，給檔案管理數字化建設工作未能帶來良好的作用。同時，對檔案管理數字化建設缺乏有效的監(jiān)督管理，難以將各項制度落實在實踐中，造成整體工作質量和效率較低。

4.數字化管理方式缺乏創(chuàng)新

數字化管理方式較為落后，缺乏創(chuàng)新是許多基層法院檔案管理中普遍存在的問題，使得檔案管理數字化建設進程較慢，并存在較多技術壁壘。比如執(zhí)行案件的歸檔需要在流程管理系統(tǒng)中操作結案完畢，由執(zhí)行系統(tǒng)輸送到一體化辦案辦公平臺，其間推送需要一定的時間，不能及時推送，造成歸檔不及時。此外，在基層法院檔案管理數字化建設中，在檔案基礎工作建設、分類管理、電子檔案利用和安全管理等多個方面存在較多問題，阻礙了相關工作順利開展。

三、基層法院檔案管理數字化建設的新途徑

1.加強復合型人才隊伍建設

基層法院檔案管理數字化建設發(fā)展是必然趨勢，需要相關領導和管理人員提高重視程度，持續(xù)更新工作理念，強化數字化建設意識，并緊跟時代發(fā)展步伐，做到與時俱進。在此過程中，基層法院應加大宣傳力度，采取多元化措施提升宣傳效果，幫助法院工作人員正確認識檔案數字化管理的必要性，使全院上下思想達成一致，共同提高數字化建設水平。比如，基層法院可以定期開展培訓、會議交流等活動，以網絡直播、短視頻宣傳和檔案館精品課程等多種方式高效宣傳。將線上和線下的宣傳方式靈活組合使用，獲得理想的宣傳效果，轉變人員的管理理念。同時，基層法院可以在年度工作計劃中，將相關數字化管理制度要求全部列入其中，并結合實際工作中遇到的問題展開針對性調整，實現現代化檔案信息共享運用模式。

在復合型管理人才隊伍建設的過程中，不僅要更新人員的管理意識，還需要基層法院通過多樣化措施提高人員的綜合能力和素質。對此，基層法院應創(chuàng)新培訓方案，豐富培訓內容，融入更多的檔案管理數字化新知識、新技術、政策要求、法律法規(guī)和職業(yè)道德等多樣化培訓內容，加強業(yè)務指導。同時，基層法院可以通過線上教育模式，創(chuàng)新培訓形式，提升培訓工作質量。此外，基層法院還可以通過招聘方式，選用更多復合型人才，提高人才隊伍的數字化管理能力，使得檔案管理實現數字化和專業(yè)化發(fā)展。

基層法院可以制定完善的人員考核制度，并實施相配套的激勵和獎懲制度，提升人員自主學習和進步的主動性，幫助管理人員在實際工作中樹立創(chuàng)新意識，積極創(chuàng)新檔案管理工作，并通過制度調動人員工作和創(chuàng)新的積極性，建設一支復合型人才隊伍。

2.完善軟硬件基礎設施

在數字化建設中，需要基層法院不斷完善軟硬件基礎設備設施，適當增加更多人力和物力資源，為各項工作高效、有序地開展提供有力的支撐和保障。在數字化硬件方面，基層法院應當配置完善的檔案數字化加工設備、機房安防設備、數據存儲和備份設備以及信息化安全巡檢設備等。同時，加強網絡安全巡檢和數據容災備份等先進技術的應用，進一步提升檔案信息資源的安全可靠性，避免受其他人為因素的影響，造成檔案數據被篡改和丟失等問題。此外，為了進一步完善檔案管理數字化軟件系統(tǒng)功能，需要基層法院結合實際工作做好調研和頂層設計工作，詳細分析電子檔案形成和管理等特點。結合國家相關標準規(guī)定，制定相應的檔案管理數字化建設標準，從而優(yōu)化軟件系統(tǒng)功能的設計，并綜合考慮檔案管理、業(yè)務審批系統(tǒng)之間的內在聯系，將兩者有效銜接。比如，在檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)的過程中，基層法院強調相關信息整合、處理和存儲，豐富信息檢索、導航和節(jié)約權限等功能。基層法院通過外包方式，借助服務機構或者公司開展數字化掃描處理，需要全面監(jiān)督檢查圖像、著錄、裝訂和掛接質量，提升電子檔案信息資料的精準性和完整性。例如，某法院結合檔案管理需求，構建審批信息系統(tǒng)的統(tǒng)一服務平臺，促進當地各基層法院檔案資源共享，為法官線上查詢電子檔案帶來較大便利，有效發(fā)揮檔案信息資源的最大應用價值。

3.提高管理制度的執(zhí)行水平

為了有效提高檔案管理制度的執(zhí)行水平，需要基層法院制定完善的管理制度，并加大監(jiān)督力度，確保管理制度落到實處。在此過程中，基層法院領導和管理人員應提高重視程度，促進各部門人員在實際工作中主動配合與支持檔案管理數字化建設工作。在制定基層法院檔案歸檔辦法的過程中，需要重點梳理檔案歸檔中存在的相關問題，并逐一列舉相對應的歸檔標準要求，確保制度的可用性和有效性。此外，將檔案管理工作和員工的績效、福利待遇掛鉤，強化管理人員的責任感，并合理建設訴訟案卷歸檔負責制，將責任全部落實到個人。比如，部分基層法院實施“一審一助一書”的審判模式，在實際工作中書記員大多是編外人員，隊伍不穩(wěn)定，具有較強的流動性，實施審判員對訴訟案卷歸檔負責制，有利于督促書記員按照相關規(guī)章制度及時歸檔，提升案卷質量。

在各項規(guī)章制度執(zhí)行的過程中，需要基層法院加大監(jiān)督力度，全過程跟蹤制度執(zhí)行過程，及時發(fā)現檔案管理制度制定和實施中存在的不足，從而立足實際，針對性地開展制度調整和優(yōu)化，發(fā)揮制度在檔案管理數字化建設中的最大作用。

4.創(chuàng)新數字化管理方式

基層法院在檔案數字化管理工作創(chuàng)新中，需要合理建設數字檔案室，積極探索創(chuàng)新型的檔案服務模式，以多樣化的管理模式提高管理質效。在此過程中，基層法院積極開展文書、視頻和照片等多種類型的檔案管理數字化工作，提高數字檔案室建設水平。基層法院積極構建內部網絡系統(tǒng)，完善共享平臺，以便于管理人員遠程調檔，有效節(jié)約人力、財力和物力，使得電子檔案得以有效利用，促進檔案資源實時共享。通過數字化管理，便于當事人和代理人及時查閱檔案，在基層法院官網、某信公眾號、某博等多種類型的社交媒體科學增設相對應的便民查檔窗口。在檔案信息查詢中，當事人身份信息通過驗證、代理人及時上傳介紹信和律師證等，通過基層法院檔案管理人員全面審核，實現在線查閱檔案信息。此外，當事人可以在附近的法院，通過基層法院管理人員進行身份驗證之后，借助內部網絡系統(tǒng)，實現遠程查檔，有效節(jié)約人員的時間和精力，更加快速、準確地獲得所需檔案信息，避免在原審法院調檔。

基層法院包含多種類型的檔案，需要管理人員開展分類管理，創(chuàng)新數字化管理方式。比如，對于基層法院訴訟卷宗而言，管理人員應做好法院歷史訴訟案卷的全面梳理工作，及時補充相關資料，并通過數字化部門及時修復不完整的卷宗。同時，管理人員應詳細整理目錄不全、順序不準確的卷宗，并重視新增加案卷的整理，強化基礎工作，提升檔案交接、整理、統(tǒng)計分析、存儲和借閱使用等各項工作質量，實現檔案資源的實時共享，提高檔案的開發(fā)利用率。此外，基層法院可以構建全流程網絡歸檔平臺，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，實現立案到檔案信息歸檔的一鍵操作。利用一體化工作平臺，通過電子檔案數據充分呈現不同訴訟材料，促進基層法院案件辦理流程、檔案卷宗同步生成，有效簡化檔案管理流程，提高檔案數據的完整性和準確性。基層法院應不斷完善案卷審核、評查制度，全面梳理相關立卷、整理和歸檔等重點環(huán)節(jié)，并制定統(tǒng)一的工作標準，從根源上提升法院檔案的質量。

對于庭審音像資料而言，基層法院在管理過程中應加大創(chuàng)新力度，進一步推動檔案管理數字化建設。基層法院在審理案件的過程中，對于訴訟、聽證案件需要保持全過程錄音、錄像，并保障其連貫性、真實性和完整性。在閉庭之后，書記員需要將錄音、錄像按照相關標準規(guī)定刻錄為光盤，在案卷中保存，當作相應案件的證據，并且詳細標注光盤的種類、數量等。在此過程中，應當確保光盤內容的有效性，并嚴厲追究惡意損壞光盤內容的人員，做好追責問責，并利用存儲技術在計算機系統(tǒng)儲存，通過先進技術進行數據備份存放在異地。

在檔案數字化管理方式的創(chuàng)新中，不僅需要管理人員高度重視檔案的存儲和管理，還需要注重電子檔案的利用，發(fā)揮其最大的應用價值。在電子檔案的利用中，需要結合相關標準要求，完善電子檔案查閱制度。在此過程中，基層法院應構建良好的工作環(huán)境，有效減少數字化管理建設進程中存在的風險，避免大量檔案信息外泄，給基層法院帶來更多風險。在檔案管理數字化建設中，應加大網絡安全管理力度，加強網絡控制，提升管理系統(tǒng)的安全性。管理人員可以借助防火墻、服務器和路由設備等，加強網絡病毒入侵的防范，避免基層法院檔案管理受到網絡病毒的影響產生安全風險。同時，管理人員可以利用自動防御控制方式，有效規(guī)避檔案管理風險，科學構建檔案管理系統(tǒng)，加強防火、防電等安全措施，優(yōu)化訪問安全策略的管理，解決服務器運行的環(huán)境問題，及時發(fā)現并清除系統(tǒng)漏洞，滿足檔案管理數字化建設需求。

在檔案數字化建設中，基層法院應采取統(tǒng)一的建設模式，創(chuàng)新管理方式，保證管理工作符合要求。同時，基層法院應正確理解國家相關技術要求，明確檔案數字化管理的規(guī)范標準，并結合自身的實際情況和需求，優(yōu)化管理流程和內容，滿足檔案數字化管理體系構建的需求，最終達到數字化建設目標，促進該工作順利開展。在檔案數字化管理中，基層法院應合理協(xié)調安排相關資源，避免出現矛盾沖突，發(fā)揮各類資源的應用價值，提升檔案管理數字化建設效果，促進檔案資源共享，通過完善的檔案管理體系，優(yōu)化管理結構，為檔案管理數字化發(fā)展提供良好的條件。

四、結語

基層法院檔案管理數字化建設至關重要，有利于提升檔案管理的質量和效率，實現檔案資源綜合利用，滿足基層法院發(fā)展的需求。對此，基層法院應加強復合型管理人才隊伍建設，完善軟硬件設備設施，提高管理制度的執(zhí)行水平，并創(chuàng)新檔案數字化管理方式，全面提升檔案管理數字化建設的質量和效率。

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作者單位：棗莊市嶧城區(qū)人民法院

作者簡介：徐金鳳（1973—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，主要從事檔案管理工作。