淺談醫療設備檔案管理的重要性及優化策略

摘 要：隨著醫療技術的快速發展，醫療設備已成為現代醫院診療、科研和教學不可或缺的重要資源。醫療設備的性能和安全性直接影響到患者的診療效果和醫院的運營效率。隨著醫療技術的不斷升級，設備種類日益豐富也給醫院管理帶來了巨大挑戰，如何有效管理醫療設備檔案成為醫院管理的一項重要任務。醫療設備檔案管理不僅關乎設備的使用、維護與更新，還在提升醫療安全性和促進設備使用效率以及降低醫院運營成本等方面起到重要作用，通過對醫療設備檔案的系統管理，可以確保設備的使用安全、維護記錄的完整性及相關數據的可追溯性。文章探討了醫療設備檔案管理的重要性、現狀問題以及優化策略，以期為醫院管理者提供理論依據和實踐指導。

關鍵詞：醫療設備；檔案管理；使用效率；安全性；管理制度

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在醫院現代化發展過程中，醫療設備在現代醫療體系中扮演著至關重要的角色，是臨床科室開展各項診療活動的重要保障。大型醫療設備的數量和先進技術在一定程度上能夠體現醫院診斷治療的硬實力，也能對醫院綜合實力的提升帶來較大的影響。醫療設備作為醫院的核心資產，設備的管理水平直接關系到醫療質量、患者安全及醫院的經濟效益。醫療設備檔案資料是設備管理過程中不可或缺的重要組成部分，也是設備使用、維護的重要參考因素，有效的檔案管理有利于發揮檔案信息資源在醫院現代化發展過程中發揮其應有的作用。醫療設備檔案管理是通過對醫療設備從論證、計劃、采購、安裝驗收、使用、維護、維修到報廢等各個階段的全面記錄和管理，能夠有效提高設備的使用效率，降低運營成本，保障醫療安全。

一、醫療設備檔案管理的概念

1.醫療設備檔案的定義

醫療設備檔案是指與醫療設備相關的信息記錄和文件的集合，通常包括設備的論證報告、購置申請、招標采購文件、采購合同、安裝驗收、使用記錄、維修記錄、檢測報告和報廢材料等各方面的資料。這些檔案不僅完整記錄了設備的基本信息，如品牌、型號、序列號、合格證、使用說明書和注冊證等，還涵蓋設備采購材料、質保期、使用記錄、維修保養記錄和計量檢測報告等合規采購及使用文件。醫療設備檔案的建立和維護是醫療機構正常運轉的重要環節，能夠為設備的有效管理提供重要依據。

2.醫療設備檔案管理的定義

醫療設備檔案管理是指對醫院醫療設備的相關信息收集、整理、歸檔、保存和利用的過程。有效的醫療設備檔案管理可以為醫院在設備采購和更新換代等決策過程中提供有力的證據和參考，通過持續記錄設備的使用情況和維護保養歷史，管理人員能夠更準確地判斷設備的剩余價值和未來的使用潛力，有利于醫院制訂合理的設備更新和替換計劃。

二、醫療設備檔案管理的意義

1.提升醫療安全性

醫療設備是現代醫療體系中不可或缺的組成部分，其性能和可靠性直接關系到患者的安全和治療效果。醫療設備檔案不僅是設備管理的基礎，還是醫療質量控制的重要組成部分，有效的檔案管理能夠確保設備的正常運行。醫療設備投入使用后，隨著使用年限的增加難免會出現磨損或老化，定期的檢查和維護不僅能夠延長設備的使用壽命，確保設備的正常運行，還能有效防止因設備故障引發的醫療安全隱患，也可以在醫療事故發生時幫助醫院厘清責任，在糾紛中占據主動地位，減少不必要的損失。

2.改善醫療質量控制

醫療設備檔案管理是醫療質量控制體系的重要一環。通過對醫療設備的采購、資質證照、使用記錄、維修記錄、性能檢測及計量檢測等信息的詳細記錄和管理，可以保證設備在使用過程中的可追溯性和可控制性。記錄了醫療設備生產廠家、使用說明和注意事項的醫療設備檔案，在保障設備正常運行中發揮重要的作用。設備工程師可以通過查閱醫療設備使用檔案，評估設備性能的變化，及時發現和處理設備使用中潛在的風險隱患，制訂詳細的預維護和保養計劃，明確設備維護的時間節點、內容和負責人，確保每一臺設備都能按照既定的維護計劃保養，減少因設備問題導致的醫療事故，從而降低醫療事故的風險，不僅為醫療安全提供保障，還能為醫療質量的持續改進提供數據支持。另外，對于特種設備的使用，如高壓滅菌器、制氧機等，檔案管理更是必不可少，它能幫助醫院確保這些設備的使用符合規范，從而保障患者的安全。

3.提高設備使用效率

醫療設備通常涉及高額投資，其使用調配需要高效協調。高效地使用設備可以縮短患者的就醫時間，提高診療效率，提升患者的滿意度，特別是在醫院資源緊張的情況下，醫療設備的合理配置和有效管理顯得尤為重要。

合理有效的檔案管理能夠幫助醫療機構優化資源配置，在實際使用中，通過建立詳細的設備使用記錄，醫療設備管理部門能夠及時掌握設備的運行狀態，獲取設備的使用歷史數據和維護情況，并對設備的使用頻率和時間等進行分析，進而優化設備的調配和使用計劃。比如，在季節性疾病高峰期可以將使用需求較高的設備優先安排到相應的科室，而在低峰期，設備可以調配到其他需要的科室使用。這樣的動態管理可以讓醫療設備得到充分利用，避免了設備閑置或短缺的問題，最大程度地發揮醫療設備的使用潛力，加大固定資產盤活力度，提高設備利用率，避免資源浪費，降低運營成本。設備的高效使用還能夠提升醫療服務的及時性和有效性，減少患者等待時間，改善患者就醫體驗，提升患者就醫的滿意度。

4.促進醫療機構內部的協作與溝通

醫療設備的管理主要涉及采購、使用和維護等多個部門，包括臨床科室、醫務科、醫療設備科及國有資產管理科等部門，良好的跨部門協作能夠提高信息流通的效率，確保各部門在設備管理中的信息共享。在檔案的建立、更新和使用過程中，各部門需要相互協作、溝通。例如，設備管理部門定期收集臨床科室對設備的使用反饋，更新檔案中的相關信息，促進了部門之間的工作聯動和信息流通。通過建立跨部門溝通機制，能夠及時掌握設備的運行狀態，發現問題并進行相應的處理，從而降低設備故障率，提高醫療服務的安全性和有效性。

三、醫療設備檔案管理的現狀分析

1.當前管理模式的特點及存在的問題

當前的檔案管理呈現出多樣化和規范化并存的特點。許多醫療機構在檔案管理上采取了相對傳統的紙質記錄方式，這種方式雖然在一定程度上能夠滿足基本的管理需求，但在數據檢索、信息共享方面存在明顯的不足。紙質檔案的易損性和存儲空間的限制使得醫療設備檔案的管理效率受到影響，而且紙質文檔的修改和更新也較為煩瑣，容易導致信息滯后或者缺失，影響醫療設備的使用和維護。

另外，部分醫療機構依據國家和行業標準，建立了一套相對完善的醫療設備檔案管理流程。包括設備的采購、驗收、使用、維護與報廢等環節，并對每個環節的檔案管理提出了具體要求。通過規范化的流程，能夠確保設備信息的完整性和一致性，從而為設備的生命周期管理提供保障，但在實際操作中也存在標準執行不力、個別環節疏漏等問題。

2.檔案管理水平參差不齊

醫療設備檔案管理的普遍現狀是管理水平參差不齊。在一些大型醫院，由于資源相對充足，管理制度相對完善，檔案管理工作開展較為規范，能夠有效保障醫療設備的使用和維護。部分醫院引進了信息化管理系統，能夠實時更新設備的使用情況、維護記錄及故障報告。這些系統的應用不僅提高了管理效率，還為設備追溯和責任追究提供了依據。但是部分基層醫療機構由于領導重視程度不高，且缺乏專業人員和系統的檔案管理制度，醫療設備的檔案管理常處于無序狀態。特別是在設備投入使用后，因相關部門責任管理不到位或管理粗放，缺乏系統、動態及全過程的檔案資料收集大局觀，以致有關設備使用、維修和報廢情況的資料僅有少許或無任何材料存檔。個別設備的檔案內甚至只存檔有供應商的配送資質，采購合同、產品證照等重要資料未見存檔，設備使用、維護等記錄更無歸檔的意識。這種管理的缺失使得醫療設備的采購資料、使用情況難以追蹤，給設備的安全性和有效性帶來了隱患。

3.檔案管理信息化程度不足

醫療設備檔案管理的信息化水平相對滯后。盡管一些大型醫院已經開始執行信息化管理，引入電子檔案管理系統，運用信息技術手段來提高檔案管理的效率和準確性，這些系統一般會具備檔案錄入、存儲、查詢與統計等基本功能，可以有效減少人工操作的錯誤率，提高數據處理的速度和效率。

但在部分基層醫療機構中由于資金、技術和人才的限制，未能推行信息化管理，檔案管理仍然依賴于紙質記錄。這種傳統的管理方式不僅效率低下，還容易出現信息丟失、記錄錯誤等問題，難以滿足現代醫療服務的需求。個別工作人員對設備的使用記錄、維護記錄等信息填寫不夠重視，隨意性較高，檔案信息的更新往往滯后甚至缺失，無法及時反映設備的實際使用狀態，不僅影響了設備的使用效率，還在一定程度上增加了醫院的安全風險。信息化管理的缺失也讓醫療設備檔案的查詢、統計和分析變得煩瑣，制約了醫院管理決策的科學性。

4.檔案管理人員的專業素質有待提升

隨著醫療技術的不斷更新，相關的設備管理知識和技能也在不斷變化，部分醫療機構缺乏專門的設備檔案管理人員，現有的工作人員往往需要承擔多重任務，難以專注于設備檔案的管理。在實際工作中，因醫院領導對檔案管理重視程度不高，導致個別醫務人員對設備檔案管理的重要性認識不足，認為設備檔案管理額外增加自己的工作負擔，對設備使用記錄和維護信息的填寫隨意性大，未能將醫療設備的使用記錄、維修保養情況等信息及時歸檔，導致設備檔案管理工作流于形式，檔案的時效性和準確性降低，無法真正發揮其應有的作用。

在執行電子化檔案信息管理的醫療機構，醫療設備檔案管理需要運用專業的檔案管理軟件和數據庫系統，但部分檔案管理人員可能缺乏必要的專業知識和技能，不熟悉這些工具的操作，無法高效地實行檔案錄入、查詢和維護。另外，有的人員數據整理和分析能力欠缺，不能對醫療設備檔案中的大量數據有效的整理和分析，難以從中提取有價值的信息。

四、醫療設備檔案管理的優化策略

1.建立健全檔案管理制度，制定規范化檔案收集流程

建立健全醫療設備檔案管理制度是實現高效管理的重要基礎，通過制定標準化的管理流程，能夠有效提高檔案管理的效率和準確性，為設備的安全使用和維護提供堅實保障。根據設備檔案管理的相關規范和制度，對現有的檔案管理流程進行全面評估。分析當前檔案管理各環節中存在的不足，如設備采購材料、裝機驗收、維護保養及設備報廢等環節檔案收集的標準是否統一，現有模式收集的設備檔案信息是否一致，關鍵數據是否完整等，通過對這些環節進行梳理與規范，不僅能夠提高工作效率，還能確保檔案的準確性和一致性。在制定詳細的操作規程時，除了確保規程涵蓋設備的整個生命周期，包括采購材料、驗收入庫、使用記錄、保養維護及報廢等環節，還應明確每個環節的責任科室、負責人、操作步驟、所需文檔及其保存方式等，這些文檔的規范化管理將為檔案管理提供清晰的依據。

2.推行信息化管理模式，提升設備檔案管理質量

隨著智慧醫院信息技術的快速發展，已經有越來越多的醫療機構將數字化檔案管理融入日常工作中。通過使用電子檔案管理系統，醫療機構能夠實現對設備信息的集中管理和高效檢索。數字化管理的優勢在于其能夠提高數據的準確性和實時性，降低人力成本，并且在數據備份和存儲方面具有更高的安全性，不僅提高了醫療設備的管理效率，還為設備的使用、維護和更新提供了更加科學的數據支持。

在電子檔案管理系統中設置統一的管理流程和操作規范，可以增強數據的準確性和可追溯性。采用信息化管理系統后，醫療機構可以實現對設備檔案全面的數字化管理，所有相關信息都可以通過電子系統進行錄入、存儲和檢索。還可以通過系統對設備情況進行動態監控，建立醫療設備檔案數據庫后，可以隨時獲取設備的使用情況、維護記錄和性能數據。這種實時數據的獲取，不僅讓工程師能夠及時了解設備的狀態，還可以根據數據分析進行預防性維護，減少設備故障的發生。另外，通過其智能提醒功能，還可以自動生成設備維護和檢修提醒，提升了設備管理的主動性和預見性。信息分析和數據導出功能也是在醫療設備管理過程中常用的功能，通過分析功能提供各類分析報表，如經濟效益分析、折舊等。通過電子檔案管理系統的數據分析功能，可以統計設備的使用頻率、故障率等，從而為設備的采購和更新提供數據支持，優化醫療資源的配置。

3.提升檔案管理人員的素質

檔案管理工作質量與檔案管理人員的專業程度息息相關，為規范檔案管理工作，必須加強檔案管理人員的業務素養和實際工作技能。在規范化檔案收集流程的執行過程中，對檔案管理相關人員的培訓是必不可少的一環。想讓新流程順利實施，相關人員需要充分理解并掌握這些流程的內容和目的。通過定期組織培訓、開展模擬演練等方式，提高檔案管理人員對新流程的認同感和執行力，培養各環節人員的檔案管理意識，使其意識到規范化流程的重要性，從而在日常工作中自覺遵循。同時，設置專門的檔案管理員，使其專注于檔案管理及相關數據分析，通過對檔案管理員進行系統的培訓，使其掌握電子化檔案管理系統的操作技能，提高數據搜集與分析能力，充分發揮檔案信息化管理的優勢。

五、結束語

醫療設備檔案管理是現代醫院管理的重要組成部分，對于提高醫療設備的使用效率、降低運營成本以及保障醫療安全具有重要意義。隨著醫療技術的不斷進步和管理理念的不斷創新，醫療設備檔案管理也面臨更多的機遇和挑戰，醫院應持續加強信息化建設，推動醫療設備檔案管理系統的智能化升級，推動醫療設備檔案管理的規范化、標準化、數字化和智能化發展，加強對醫療設備成本效益的分析和管理，確保醫療資源的合理配置和高效利用。

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作者單位：廣西醫科大學附屬武鳴醫院

作者簡介：萬奇靈（1987—），男，漢族，云南大理人，本科，館員，研究方向：綜合檔案管理與研究。