淺談事業(yè)單位的現(xiàn)代信息化檔案管理

［摘 要］隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位信息化檔案管理已成為一個(gè)非常重要的問題，在現(xiàn)代化的信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方法受到了諸多挑戰(zhàn)，其中包括信息安全、數(shù)據(jù)整合、檢索效率、合規(guī)性等問題。事業(yè)單位作為國家和社會(huì)的重要組織，其檔案管理工作的現(xiàn)代化對(duì)于提高單位的管理水平、保障信息安全、提升公共服務(wù)質(zhì)量等方面具有重大意義。因此，本文圍繞事業(yè)單位的現(xiàn)代信息化檔案管理展開討論，分析事業(yè)單位的現(xiàn)代信息化檔案管理策略，為事業(yè)單位建設(shè)現(xiàn)代化信息檔案管理體系提供一些有效的途徑，僅供參考。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；現(xiàn)代信息化；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2025.03.054

［中圖分類號(hào)］G271；TP391 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2025）03-0177-03

0 引 言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著諸多挑戰(zhàn)與變革，現(xiàn)代信息化檔案管理作為一種基于信息技術(shù)的檔案管理方式，旨在實(shí)現(xiàn)信息資源的集中化、系統(tǒng)化、科學(xué)化和數(shù)字化管理。創(chuàng)建適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展趨勢的檔案管理新模式，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化、智能化和高效化具有重要意義。

1 事業(yè)單位進(jìn)行現(xiàn)代信息化檔案管理的必要性

1.1 提高工作效率與便捷性

現(xiàn)代社會(huì)中，信息量正以幾何級(jí)數(shù)增長，事業(yè)單位需要處理大量文件和數(shù)據(jù)，這就需要采用更高效的檔案管理方式，現(xiàn)代信息化檔案管理具有高效、快速、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，大大節(jié)省了人力物力。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理涉及檔案的分類、整理、檢索和保管等環(huán)節(jié)，勞動(dòng)強(qiáng)度大、工作效率低。而現(xiàn)代信息化檔案管理通過電子文檔管理系統(tǒng)（EDMS）實(shí)現(xiàn)文件自動(dòng)歸類、數(shù)字化歸檔，極大降低了檔案處理的工作難度[1]。據(jù)統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)可提高檢索速度20倍以上，存儲(chǔ)空間利用率提高15倍。同時(shí)，現(xiàn)代信息化檔案管理支持遠(yuǎn)程訪問與協(xié)同工作，解決了地域限制的障礙，比如員工可以通過企業(yè)網(wǎng)盤、云存儲(chǔ)等方式實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享與協(xié)作。根據(jù)國家檔案局?jǐn)?shù)據(jù)顯示，2022年全國已有70%以上的事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)辦公文件異地訪問，同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)進(jìn)行文件檢索，也大幅提高了檔案管理的準(zhǔn)確性與效率。

1.2 保障信息安全與合規(guī)性

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，信息安全和法律法規(guī)的合規(guī)性成為事業(yè)單位必須面對(duì)的問題，現(xiàn)代信息化檔案管理通過采用先進(jìn)的信息化技術(shù)和設(shè)備，確保檔案信息安全和隱私保護(hù)，同時(shí)遵循政策法規(guī)要求。在信息安全方面，現(xiàn)代信息化檔案管理系統(tǒng)采用加密存儲(chǔ)、防火墻等技術(shù)來保障檔案的安全，比如區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案管理中可以用于防止數(shù)據(jù)篡改，確保檔案真實(shí)性。業(yè)界有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，采用現(xiàn)代化信息檔案管理及安全措施后，事業(yè)單位數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)降低了80%以上。另外，信息化檔案管理還有助于實(shí)現(xiàn)檔案法規(guī)的遵循，如國家檔案局發(fā)布的《全國檔案工作規(guī)范》，要求事業(yè)單位實(shí)行電子檔案的分類、歸檔、轉(zhuǎn)接等管理，確保長期保存與安全傳承，數(shù)據(jù)表明，通過現(xiàn)代信息化檔案管理，事業(yè)單位合規(guī)性提升了30%?？傊?，事業(yè)單位進(jìn)行現(xiàn)代信息化檔案管理可以大幅提高工作效率與便捷性，保障信息安全與合規(guī)性，面對(duì)當(dāng)前信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的時(shí)代，現(xiàn)代信息化檔案管理已成為事業(yè)單位未來檔案管理的發(fā)展趨勢。

1.3 促進(jìn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部知識(shí)共享與協(xié)同創(chuàng)新

在現(xiàn)代社會(huì)，信息化檔案管理對(duì)機(jī)構(gòu)的效率提升和創(chuàng)新發(fā)展至關(guān)重要。數(shù)字化存儲(chǔ)和分類讓資料檢索快速準(zhǔn)確，員工可利用關(guān)鍵詞搜索等方式迅速獲取信息，節(jié)省時(shí)間并專注于創(chuàng)新。實(shí)時(shí)共享和遠(yuǎn)程訪問功能通過云平臺(tái)或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料即時(shí)更新和共享，打破地域限制，促進(jìn)跨部門協(xié)作。此外，信息化檔案管理通過數(shù)據(jù)分析和知識(shí)挖掘，幫助機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)共享熱點(diǎn)和創(chuàng)新領(lǐng)域，指導(dǎo)人才培養(yǎng)和資源配置，提升整體知識(shí)水平和創(chuàng)新力，推動(dòng)可持續(xù)發(fā)展。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理問題分析

2.1 信息化程度不高

事業(yè)單位在檔案管理方面普遍存在問題，首先是信息化程度較低。當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展，但許多事業(yè)單位仍在沿襲傳統(tǒng)的文件管理模式，未引入合適的數(shù)字化技術(shù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，國內(nèi)事業(yè)單位中，配備電子檔案管理系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)不超過35%，嚴(yán)重制約了檔案管理效率。其中一個(gè)關(guān)鍵問題是電子文件的保存方式原始，很多單位將這些文件存儲(chǔ)在各類私人計(jì)算機(jī)或移動(dòng)硬盤等不便于統(tǒng)一管理的設(shè)備上[2]。專業(yè)技術(shù)如OA系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)的覆蓋率相對(duì)較低，比如在廣泛使用社交軟件的當(dāng)下，僅有48.7%的事業(yè)單位將即時(shí)通訊與檔案保管進(jìn)行整合，因此工作效率較低。此外，相關(guān)數(shù)字化知識(shí)水平亟待提高，根據(jù)調(diào)查顯示，事業(yè)單位檔案工作人員普遍缺乏相關(guān)的數(shù)據(jù)挖掘、大數(shù)據(jù)分析、人工智能等方面的知識(shí)與技能，致使信息化推進(jìn)困難，僅有21.6%的事業(yè)單位檔案管理人員具備一定程度的數(shù)字化知識(shí)技能。

2.2 安全保障機(jī)制不完善

檔案安全對(duì)于事業(yè)單位來說至關(guān)重要，然而當(dāng)前檔案安全保障機(jī)制并不完善，以檔案防火為例，國內(nèi)事業(yè)單位中大約30%尚未配置符合要求的防火、防盜設(shè)施，檔案容易受損。檔案保密制度亦存在缺失問題，如近年來我國涉及事業(yè)單位信息安全的事件頻發(fā)，數(shù)據(jù)泄露案例的年增長率達(dá)10.2%，其中一個(gè)主要原因就是檔案保密制度的落實(shí)不到位，缺乏完善的權(quán)限管理、加密技術(shù)和病毒防護(hù)等措施。數(shù)字化環(huán)境下的檔案安全也是關(guān)注的焦點(diǎn)。傳統(tǒng)的安全堡壘如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等不再足以應(yīng)對(duì)日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)攻擊。報(bào)告顯示，國內(nèi)大約67%的事業(yè)單位未建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全體系，且受網(wǎng)絡(luò)攻擊的單位中，僅4.3%的單位能在72小時(shí)內(nèi)恢復(fù)正常運(yùn)營狀態(tài)。

3 事業(yè)單位現(xiàn)代信息化檔案管理的途徑

3.1 全面推進(jìn)電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)

實(shí)行現(xiàn)代信息化檔案管理體系的事業(yè)單位，在全面推進(jìn)電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)方案的過程中，應(yīng)當(dāng)將其作為首屈一指的優(yōu)先事項(xiàng)，整個(gè)過程可以概括為兩大階段：首先，將現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案以及其他傳統(tǒng)載體的文件資料通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理，此部分的工作須采用精確度極高的掃描設(shè)備（如配備CIS或CCD傳感器的掃描器），按照《信息與文獻(xiàn) 館藏格式》與《信息技術(shù)服務(wù)治理第5部分：數(shù)據(jù)治理規(guī)范》這兩項(xiàng)國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。掃描分辨率可達(dá)300～600dpi，從而確保了數(shù)字化檔案具備高質(zhì)量呈現(xiàn)效果[3]。其次，運(yùn)用高性能計(jì)算（High-Performance Computing，HPC）技術(shù)加工處理掃描得到的數(shù)字化文件，采用以TIFF和PDF/A為代表的主要存儲(chǔ)格式，同時(shí)依據(jù)OAIS（開放式存檔信息系統(tǒng)，Open Archival Information System）標(biāo)準(zhǔn)建立元數(shù)據(jù)描述，以刻畫檔案內(nèi)容。此外，操控?cái)?shù)據(jù)壓縮算法來壓縮文件大小，從而為后續(xù)存儲(chǔ)與檢索搭建起高效便捷的基礎(chǔ)設(shè)施。

3.2 構(gòu)建云計(jì)算與大數(shù)據(jù)支撐的檔案管理平臺(tái)

利用云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)為事業(yè)單位構(gòu)建檔案管理平臺(tái)是一種創(chuàng)新型方法，在此背景下，可以考慮選擇IaaS（基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)）、PaaS（平臺(tái)即服務(wù)）和SaaS（軟件即服務(wù)）等類型的云服務(wù)提供商，如阿里云、騰訊云和AWS等，搭建具備高彈性、高可用性和可擴(kuò)展性的檔案管理平臺(tái)。在平臺(tái)的構(gòu)建過程中，通過Hadoop分布式計(jì)算框架、Spark引擎以及NoSQL分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)（如MongoDB和Cassandra）實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)處理及分析能力的集成，從而確保海量檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和實(shí)時(shí)快速檢索功能得以實(shí)現(xiàn)。另外，制定并實(shí)施數(shù)據(jù)權(quán)限管理制度，根據(jù)不同角色及職責(zé)為各方用戶設(shè)定不同的訪問權(quán)限，從而確保數(shù)據(jù)和信息安全。與此同時(shí)，在推進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)的智能化和自動(dòng)化方面，運(yùn)用關(guān)鍵字提取、NLP（自然語言處理）等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案語義分析與知識(shí)本體構(gòu)建，進(jìn)一步提高檔案管理平臺(tái)的整體效率?？偟膩碚f，通過云計(jì)算技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的結(jié)合，事業(yè)單位可以構(gòu)建出高效、安全、便捷的檔案管理平臺(tái)，不僅能夠提升檔案管理的整體效能，而且可以確保檔案信息的安全與可靠，同時(shí)借助AI技術(shù)為檔案檢索和管理帶來更加智能化的體驗(yàn)。

3.3 利用區(qū)塊鏈技術(shù)確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與安全性

事業(yè)單位在推行現(xiàn)代信息化檔案管理的過程中，有必要突出檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與安全性，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)充分利用區(qū)塊鏈技術(shù)，將檔案數(shù)據(jù)寫入分布式賬本，確保數(shù)據(jù)防篡改、防修改及防惡意操作，從根本上保障檔案數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。具體實(shí)施措施包括，構(gòu)建一套基于以太坊（ETH）、超級(jí)賬本（Hyperledger Fabric）等主流區(qū)塊鏈技術(shù)的檔案存儲(chǔ)方案，通過運(yùn)用智能合約與數(shù)字簽名加密技術(shù)，設(shè)計(jì)出公平、公正和透明的檔案管理環(huán)境[4]。此外，確保檔案存儲(chǔ)方案符合國家有關(guān)文件法律法規(guī)，滿足檔案內(nèi)容技術(shù)要求和分類資料風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為事業(yè)單位提供高度可信賴的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)。為進(jìn)一步提高檔案管理系統(tǒng)的安全性能，可以結(jié)合零知識(shí)證明（Zero-Knowledge Proof）、Merkle樹以及分片（Sharding）等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與訪問的加密驗(yàn)證和數(shù)據(jù)對(duì)沖，并采用去中心化存儲(chǔ)解決方案，分散存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)，增加破解難度以及提高系統(tǒng)容錯(cuò)性。將時(shí)間戳技術(shù)融入檔案存儲(chǔ)中，保證歷史檔案數(shù)據(jù)不可篡改的追溯性和數(shù)據(jù)的真實(shí)性。為優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)審計(jì)工作，應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、檔案業(yè)務(wù)類型及相關(guān)審計(jì)規(guī)則，運(yùn)用智能合約與事件觸發(fā)機(jī)制自動(dòng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的審查、監(jiān)控與提醒。利用這些技術(shù)之間的協(xié)同作用，將檔案數(shù)據(jù)與區(qū)塊鏈技術(shù)相融合，形成一套在保障安全性、可靠性與高效性方面具備卓越表現(xiàn)的現(xiàn)代化檔案管理體系。通過這一體系，事業(yè)單位可以在確保數(shù)據(jù)真實(shí)性與安全性的條件下提高檔案管理工作的整體效率，同時(shí)滿足法律法規(guī)對(duì)檔案安全保密的要求，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息化檔案管理策略的全面落地。

3.4 實(shí)施檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理

為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的有效管理和應(yīng)用，必須將其納入規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理范圍。首先，依據(jù)國家法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)框架，如GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，制訂適應(yīng)現(xiàn)行檔案管理需求的實(shí)施方案。在此管理體系下，明確規(guī)定電子文件的編制、格式和提交流程，確保其符合標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)要求，同時(shí)全面整合檔案的無紙化與數(shù)字化管理，采用當(dāng)前國際上最先進(jìn)的技術(shù)方案，如OCR（光學(xué)字符識(shí)別）、

NLP（自然語言處理）和知識(shí)圖譜搭建，以提高檔案數(shù)據(jù)的精確歸檔及識(shí)別能力。其次，在檔案檢索方面，采用業(yè)內(nèi)公認(rèn)的多模態(tài)信息檢索（Multimodal Information Retrieval）技術(shù)，通過融合多種檢索技術(shù)，

如詞匯控制法、主題詞提取及檢索、聚類技術(shù)、關(guān)聯(lián)分析等方法，強(qiáng)化檔案搜索的全面性與準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，著重關(guān)注文本挖掘、語義理解、語音識(shí)別和圖像識(shí)別等新興技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，以便跟蹤最新技術(shù)發(fā)展趨勢，確保檔案管理過程的高效性和現(xiàn)代性。此外，針對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下海量檔案信息的處理與分析，利用機(jī)器學(xué)習(xí)和深度學(xué)習(xí)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、歸檔與標(biāo)記，從而提高檔案數(shù)據(jù)處理速度，降低人工干預(yù)成本。在檔案數(shù)據(jù)使用與共享的層面，搭建統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)訪問平臺(tái)，實(shí)行用戶授權(quán)與驗(yàn)證管理，遵循公平、公正和透明的原則，以確保數(shù)據(jù)信息的安全與有效使用。構(gòu)建數(shù)據(jù)分層與分類管理模式，結(jié)合業(yè)務(wù)需求，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的開放程度、訪問權(quán)限以及使用規(guī)定進(jìn)行精細(xì)化管理。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位現(xiàn)代信息化檔案管理是一個(gè)跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的綜合性課題，隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，尤其是云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言處理等技術(shù)的不斷演進(jìn)，事業(yè)單位的檔案管理正面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在這方面，事業(yè)單位要深入理解并充分利用這些先進(jìn)技術(shù)，以提升檔案管理的高效、安全與便捷。為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息化檔案管理的目標(biāo)，事業(yè)單位需要摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式，大力推行數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)，落實(shí)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，開發(fā)高質(zhì)量的檢索與分析手段。同時(shí)，更要關(guān)注檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、安全性與可靠性，確保數(shù)據(jù)信息的安全存儲(chǔ)，并積極探索其在業(yè)務(wù)中的應(yīng)用價(jià)值。

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［收稿日期］2024-08-11

［作者簡介］侯振杰（1990— ），男，河北廊坊人，中級(jí)館員，主要研究方向：人事檔案管理、綜合檔案管理。