高校影像檔案數(shù)字化管理探索

摘 要：影像檔案是檔案的重要組成部分，影像檔案的數(shù)字化管理是檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。近年來，隨著檔案信息化建設(shè)要求的提出，很多單位在逐步對已有的聲像檔案實行數(shù)字化處理。文章將重點探究高校影像檔案的數(shù)字化管理，提出推進影像檔案數(shù)字化管理的有效途徑，以更好地實現(xiàn)檔案的接收、存儲和利用，為高校的發(fā)展建設(shè)提供服務(wù)，以適應(yīng)時代的需求。

關(guān)鍵詞：影像檔案；數(shù)字化；規(guī)范

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、影像檔案數(shù)字化管理建設(shè)內(nèi)容

1.存儲介質(zhì)

在實際的生產(chǎn)生活中，隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的飛速發(fā)展，電子設(shè)備的種類日益繁多。由于數(shù)據(jù)獲取資源的不同，高校影像檔案的存儲介質(zhì)多種多樣，導(dǎo)致存儲格式不盡相同。早期為磁盤磁帶，如BETACAM SP、U-Matic、DVD、CD、BETCAM、DVCPRO50、DVCPRO HD、HDCAM、Hi8 MP、VSH、DV等形式。近年來多為硬盤、云存儲和共享網(wǎng)盤等形式。

2.承載內(nèi)容

影像檔案記錄了大量的文化信息，是歷史文化傳承的重要載體。高校影像檔案是高校在人才培養(yǎng)、教育教學(xué)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、對外交流與合作以及綜合管理等方面形成的歷史記錄。包括：名人類；各級領(lǐng)導(dǎo)來校視察、檢查和指導(dǎo)工作；學(xué)校召開的各類代表大會及重要會議；由學(xué)校主辦、承辦的各種重要的教學(xué)、科研會議以及各項活動；各種外事活動；反映學(xué)校不同歷史時期變化發(fā)展的校景等。高校影像檔案作為高校檔案的重要組成部分，主要來自高校各部門移交的影像資源、高校檔案部門向社會公眾征集的影像資源以及高校與其他單位合作交流獲取的影像資源。影像檔案和文書類檔案一樣涵蓋了高校生產(chǎn)生活的各個方面，與之不同的是影像資料的特性，視頻錄像可以還原人們說話時的表情、當時的社會環(huán)境，錄音可以還原人們的聲調(diào)，對歷史活動予以直觀的描述，更能還原真實的歷史。珍貴的影像資料也增加了檔案的趣味性，人們可以從多角度了解高校發(fā)展的歷史，對于檔案文化的宣傳和推廣起到了很好的推動作用。

3.數(shù)字化資源獲取

（1）收集

高校檔案管理部門根據(jù)學(xué)校的發(fā)展要求，確定歸檔范圍。對高校重大事件、重要活動、會議以及重要人物訪談等影像資料展開征集。早期的影像檔案有實物載體的移交，近些年逐漸通過云存儲、云共享和線上數(shù)據(jù)傳輸?shù)确绞健?/p>

（2）整理

對于收集到的影像資料，根據(jù)資料內(nèi)容列好標題，實體介質(zhì)以年為單位，按時間、事由和成套性集中存放入庫房，并整理好Excel電子匯總表格。包括序號、庫位號、標題、年份、視頻介質(zhì)和編號等相關(guān)基礎(chǔ)信息，生成電子目錄，并根據(jù)表格目錄順序生成編碼，粘貼標簽貼。

（3）借出（登記）

對于需要數(shù)字化的影像檔案，編號后打印電子表格，對應(yīng)其所在的庫位，借出人登記信息，經(jīng)手人簽字借出。

（4）數(shù)字化信息采集

檢查影像檔案存儲介質(zhì)的完整情況，對于年代久遠的磁帶類檔案進行人工酒精清洗和手工修復(fù)，并過機使其卡帶保持平整。對于特定時期的磁帶，應(yīng)用于特定時期的機器，如早期的SONY·U·Matic設(shè)備或?qū)ｍ椪鞺-Matic類型的磁盤已經(jīng)停產(chǎn)，使用過程中要特別注意輕拿輕放。整理完成后通過軟件讀取影像內(nèi)容，展開數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)加工，使其轉(zhuǎn)化為符合歸檔標準，如錄音電子文檔WAV、MP3、AAC等格式；錄像電子文檔MPG、MP4、FLV、AVI等格式。

（5）借還（登記）

完成信息采集的影像檔案，通過核對，經(jīng)手人簽字，歸還至檔案庫房。

（6）數(shù)據(jù)備份

根據(jù)國家檔案管理要求，分為元文件格式和MP4格式實行備份。

（7）驗收

按要求驗收轉(zhuǎn)換好的數(shù)字檔案，并根據(jù)標題做好目錄。

（8）存檔

應(yīng)統(tǒng)一影像檔案的格式，并存檔，納入數(shù)字信息庫，實現(xiàn)檔案的利用。

二、影像檔案數(shù)字化管理中存在的主要問題

1.存儲介質(zhì)損壞

（1）人為因素

大多數(shù)高校影像檔案出現(xiàn)的時間要早于檔案館建成的時間。在檔案館建成之前，由于保存條件的限制，很多影像檔案存儲磁盤、磁帶在很長的一段時間里沒有得到有效的保護和存放。還有很多影像資料由學(xué)校各部門自行保管，有的只是隨意堆放在辦公室里，存放條件對于濕度、溫度沒有精確的要求。在整理中發(fā)現(xiàn)，2000年前的早期磁帶較易出現(xiàn)發(fā)霉、掉粉、雜音和聲音不清晰等問題，部分磁帶由于辦公室搬遷等客觀因素，出現(xiàn)殘缺或遺失。

（2）環(huán)境因素

磁盤、磁帶存放時間過久，帶基塑料老化會導(dǎo)致彈性不夠，走不動帶。還有早期的磁帶頭部連接處易斷裂，VHS的民用磁帶本身材質(zhì)稍差，存放時間一長不好處理，比較近代的磁帶因為要縮小體積也容易導(dǎo)致斷裂。在整理中，我們發(fā)現(xiàn)2000年中期部分磁帶因為材質(zhì)比較薄，讀取時容易導(dǎo)致中間部分斷裂。斷裂的磁帶在修復(fù)過程中只能將斷裂部分去掉，重新拼接，導(dǎo)致這一部分的影像檔案缺失。

2.歸檔不規(guī)范

高校建校以來的影像存檔資料繁多，而早期影像檔案的歸檔整理工作主要由高校工作人員開展，工作人員的整體素質(zhì)、思想觀念、專業(yè)能力和執(zhí)行力對檔案的規(guī)范化保存產(chǎn)生了很大影響。很多歷史影像檔案未經(jīng)過科學(xué)規(guī)范的整理，磁盤內(nèi)容的缺失、提供者信息的不全、磁盤內(nèi)容的重復(fù)或者采集到的內(nèi)容與標題不一致。有的磁盤標明可存儲的錄像時間大約為30分鐘，但是實際上為40多分鐘不等，給現(xiàn)在的數(shù)字化信息采集工作帶來了難度。

3.資源共享不足

近些年隨著高校的信息化建設(shè)發(fā)展，無紙辦公、電子化逐步占據(jù)了重要位置。高校各部門開發(fā)或應(yīng)用了各種不同的軟件，如智慧校園、智慧財務(wù)系統(tǒng)、國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)等。各個系統(tǒng)的開發(fā)者和應(yīng)用時間及服務(wù)的主體不盡相同，往往各自為營。各個辦公軟件和檔案管理系統(tǒng)之間的兼容性以及檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字資源庫之間的兼容性有待提高。軟件系統(tǒng)的不兼容給數(shù)據(jù)共享和信息流通帶來了影響，也給影像檔案的收集帶來難度。如何將這些分散的、內(nèi)容豐富的影像資源整合為系統(tǒng)的影像檔案，從單館服務(wù)向校際共享還需要進一步優(yōu)化。

4.安全性問題突出

和早期的磁盤、磁帶相比，現(xiàn)代的硬盤存儲方式在性能上有了很大的提升，90年代初，一盤磁帶的存儲時長為錄像30分鐘左右。而現(xiàn)代的硬盤內(nèi)存一般以GB、TB為單位，內(nèi)存容量大幅擴增，信息的存儲更加高效、便捷。但是信息的保存也更加脆弱，一旦存儲設(shè)備發(fā)生損壞將會很難修復(fù)，面臨著數(shù)據(jù)丟失。目前，很多影像檔案數(shù)字化工作以項目外包的形式完成。外包人員的流動性大、對外包公司的監(jiān)管制度不完善以及驗收環(huán)節(jié)不夠嚴謹，都會影響影像檔案數(shù)字化內(nèi)容的完整性和準確性。特別是涉及一些涉密檔案的處理時，現(xiàn)有的辦法主要是簽訂保密協(xié)議和人為跟進，缺乏系統(tǒng)的監(jiān)管體系。

三、影像檔案數(shù)字化管理方向

1.明確管理規(guī)范

（1）檔案存儲要科學(xué)、規(guī)范

對于已收集的歷史影像檔案，在保存上應(yīng)當符合《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DAT 15-1995）、《電子文檔歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）等行業(yè)規(guī)范標準。對檔案裝具、擺放位置、庫房的溫濕度和氣壓都有所要求。歸檔的磁盤、磁帶及錄音錄像檔案需裝在化學(xué)性質(zhì)穩(wěn)定的標準包裝盒內(nèi)，擺放時排列松緊適當，拿取時輕拿輕放。庫房溫度保持在15℃～27℃，相對濕度40℃～60℃的范圍，并保證晝夜溫度的周期變化值在要求的范圍內(nèi)。庫房應(yīng)保持良好的通風(fēng)和空氣凈化。對于多媒體的磁介質(zhì)，已經(jīng)數(shù)字化的影像檔案應(yīng)按照《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》要求，做好影像檔案的分類、整理和歸檔工作。

（2）規(guī)范數(shù)字化資源獲取

影像檔案數(shù)字化工作內(nèi)容細致、繁雜，不是簡單的格式轉(zhuǎn)化。包括規(guī)范影像檔案的收集、保管流程以及對數(shù)字化外包工作人員的監(jiān)管流程。在數(shù)字化的每一個環(huán)節(jié)，需要檔案工作人員不斷增強思想意識，不斷學(xué)習(xí)，熟練掌握專業(yè)的設(shè)備使用規(guī)范，制定完善的規(guī)章制度，并嚴格遵守。蘇州大學(xué)早在2017年就制定了《蘇州大學(xué)聲像載體檔案規(guī)范》。此外，和影像檔案數(shù)字化相關(guān)的行業(yè)標準有《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62-2017）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）。影像檔案數(shù)字化不只是轉(zhuǎn)錄，而是需要對影像檔案數(shù)字化工作的基本原則、數(shù)字化歸檔范圍的確定、影像載體材料部門立卷和歸檔流程、借出（還）管理、數(shù)字化具體流程以及對外包人員不定期抽查等方面做出具體要求。

2.推廣數(shù)字化管理模式

（1）制定可共享的數(shù)字化資源平臺

在頂層設(shè)計上，實現(xiàn)數(shù)字資源共享。高校檔案工作人員利用校園網(wǎng)辦事平臺為依托，與軟件研發(fā)人員充分溝通，制定可兼容不同軟件的數(shù)字化資源平臺。通過在原有平臺功能基礎(chǔ)上增加接口模塊，以云存儲和檔案一鍵移交等多種方式將不同的影像資源整合在一起，使其更加標準化和規(guī)范化，實現(xiàn)影像檔案的共享式移交，避免影像檔案在移交過程中因為拷貝、信息傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)帶來的數(shù)據(jù)誤差，以達到數(shù)字資源和信息的共享。

（2）搭建數(shù)字化管理服務(wù)平臺

數(shù)字化管理模式涉及數(shù)字視頻壓縮技術(shù)、存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息檢索技術(shù)等多項技術(shù)的全方位組合和應(yīng)用。應(yīng)加快對舊有歷史影像檔案的整理和信息提取，將固化在磁盤、磁帶里的影視資料數(shù)字化，加快構(gòu)建影像檔案數(shù)字化管理平臺，建立高校數(shù)字檔案庫和數(shù)據(jù)中心，推進影像檔案數(shù)字化管理模式，提高影像檔案的利用率。目前，大多數(shù)的高校受限于學(xué)校不夠重視和資金缺乏，數(shù)字化檔案工作尚在轉(zhuǎn)型階段，只有少數(shù)高校，如河南大學(xué)在2021年開通了聲像檔案管理系統(tǒng)服務(wù)平臺。用戶通過完善所在學(xué)院和個人信息，管理員審核通過后即可實現(xiàn)資料上傳、收藏和下載。數(shù)字化管理平臺通過網(wǎng)絡(luò)為高校各部門提供服務(wù)和信息參考，以實現(xiàn)影視檔案保存和利用的最大化。

3.增強檔案存儲的安全性

安全是檔案工作的基石。如何確保影像檔案存儲的安全，一是制訂影像檔案的備份計劃。定期備份，定期抽查，定期清洗。二是網(wǎng)絡(luò)物理隔離。如深圳大學(xué)檔案館通過建立兩套網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，設(shè)計內(nèi)部局域網(wǎng)（專網(wǎng)），與外網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，配合使用實名授權(quán)U盾+密碼。檔案工作人員在登錄電子管理平臺，對電子文件展開審核時需要使用U盾+密碼雙重驗證。每一個操作步驟在系統(tǒng)中生成歷史記錄，以達到“工作留痕”。對防止網(wǎng)絡(luò)黑客入侵以及數(shù)字檔案被篡改和維護檔案管理的信息安全起到了監(jiān)督作用。三是加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管。設(shè)置專業(yè)的運維人員，對各個數(shù)字化平臺實時監(jiān)管，及時發(fā)現(xiàn)問題，檢查對應(yīng)的服務(wù)器，及時處理問題。

4. 增強新技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用

新興技術(shù)包括AI技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、5G和人工智能等。如大家熟知的AI技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于某信登錄、人臉支付和政府公共服務(wù)平臺的登錄等，涉及人們生活的方方面面，其方便快捷和準確性高于人工操作。區(qū)塊鏈技術(shù)結(jié)合了分布式存儲、點對點傳輸、共識機制和密碼學(xué)等技術(shù)，具有不可篡改、去中心化的特點。5G技術(shù)主要應(yīng)用于傳感和數(shù)據(jù)采集。人工智能技術(shù)擁有強大的分析、智能管理優(yōu)勢。現(xiàn)在，已經(jīng)有高校將AI技術(shù)應(yīng)用于檔案的遠程智慧查檔利用，如上海體育學(xué)院在原有的校園網(wǎng)辦事平臺上做了二次開發(fā)和接口集成，通過人臉識別技術(shù)對接AI開放平臺，共享權(quán)威機構(gòu)的公民人臉庫，核驗關(guān)鍵信息，精確查檔人身份，使其不用前往檔案館即可完成在線查檔、經(jīng)辦人在線審批和提供檔案查檔利用服務(wù)。

如何將這些新興技術(shù)引入高校影像檔案工作是一個新的探索和思考，如收集、歸檔環(huán)節(jié)以及快速、準確地識別數(shù)字圖像信息，并對重復(fù)的信息進行甄別和排除，將會大幅提高檔案工作的效率。影像檔案中往往涉及人物。通過對接人臉數(shù)據(jù)庫，在繁多的數(shù)字資源中通過AI識別，結(jié)合其他多重元素能夠快速檢索出與特定人物相關(guān)的畫面，提高了影像檔案的資源檢索和利用。依托人工智能技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)Υ鎯n案定期比對、檢查，以確保其完整性。物聯(lián)網(wǎng)、5G和區(qū)塊鏈技術(shù)相結(jié)合，利用區(qū)塊鏈的去中心化特性，確保檔案資源的安全。

四、 結(jié)語

2020年6月20日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》提出，加強檔案信息化建設(shè)。2024年3月1日起新實施的《中華人民共和國檔案法實施條例》第五章對檔案的信息化建設(shè)提出了進一步的要求。國家鼓勵有條件的單位開展文字、語音和圖像識別工作。影像檔案在檔案數(shù)字化時代的今天，有著越來越重要的地位。如何更好地將影像檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，更好地實現(xiàn)其利用價值，應(yīng)不斷優(yōu)化影像檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)。

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作者單位：深圳大學(xué)檔案館