基于新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作研究

摘 要：信息化時(shí)代，行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理已成為提高辦公效率、保障信息安全的重要手段。文章結(jié)合新形勢下檔案管理的需求和挑戰(zhàn)，就行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作展開了深入研究，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略和未來技術(shù)創(chuàng)新方向，以期實(shí)現(xiàn)自動化、智能化和高效化的檔案管理新環(huán)境。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化管理；新形勢

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

行政事業(yè)單位檔案是國家權(quán)力機(jī)關(guān)和公共服務(wù)機(jī)構(gòu)必不可少的重要資產(chǎn)，涵蓋了豐富的歷史文化信息和管理決策依據(jù)。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在信息獲取困難、存儲空間占用大以及易損毀等問題。在新形勢下，數(shù)字化管理已成為行政事業(yè)單位檔案管理的必然選擇。本文旨在探討在新形勢背景下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的需求與挑戰(zhàn)，并以此提出相應(yīng)的改進(jìn)策略及未來技術(shù)創(chuàng)新方向。

一、新形勢下行政事業(yè)單位檔案的需求與挑戰(zhàn)

1.新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的需求分析

由于行政事業(yè)單位檔案包括行政管理、辦公活動和政策決策等方面的內(nèi)容，具有行政性質(zhì)和公共利益的特點(diǎn)，在檔案管理方面受到國家相關(guān)法律法規(guī)的嚴(yán)格監(jiān)管，如《中華人民共和國檔案法》《行政機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等，并且由專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)行政事業(yè)檔案保管工作。因此，隨著電子政務(wù)的大量普及，行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化程度不斷提高，檔案數(shù)量逐年增加，已經(jīng)建立了檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的分類、檢索和借閱等功能，檔案利用效果顯著，有助于檔案的查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。

當(dāng)前新形勢對行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理提出了更高的要求，包括信息安全保護(hù)、數(shù)字化管理水平提升、數(shù)字化轉(zhuǎn)型推進(jìn)、數(shù)據(jù)共享與協(xié)同、隱私保護(hù)和合規(guī)性管理等方面，基于此，本文深入分析了行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理需求，具體涵蓋個(gè)性化服務(wù)與智能化管理需求、高效運(yùn)轉(zhuǎn)需求、可持續(xù)發(fā)展需求以及安全保障需求、數(shù)據(jù)共享需求等方面。

（1）個(gè)性化服務(wù)與智能化管理需求

隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)，行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理已成為提高效率、保障信息安全的重要手段。在數(shù)字化管理過程中，行政事業(yè)單位需要實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)，滿足不同用戶的需求。同時(shí)，為了更高效地管理檔案信息，智能化管理也成為數(shù)字化管理的發(fā)展方向。例如，采用人工智能技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動分類和索引，提高檔案的查找效率和管理效率。

（2）高效性需求

數(shù)字化管理需要滿足行政事業(yè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)的需求，提高工作效率和辦事效率。數(shù)字化管理可以極大地提高檔案管理效率，減少人力資源和時(shí)間成本。例如，數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)在線提交、審批和查詢檔案信息，提高辦事效率和工作效率。

（3）可持續(xù)性需求

數(shù)字化管理需要滿足行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的需求，降低數(shù)字化管理的能耗和碳排放，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。采用環(huán)保型數(shù)字化設(shè)備和節(jié)能型服務(wù)器，可以降低數(shù)字化管理的能耗和碳排放，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。

（4）安全性需求

數(shù)字化管理需要滿足安全保障的需求，保障檔案信息的安全性和隱私保護(hù)。行政事業(yè)單位需要加強(qiáng)隱私保護(hù)，建立完善的隱私保護(hù)制度和技術(shù)手段，確保檔案信息的安全性和隱私保護(hù)。因此，需要完善用戶權(quán)限管理機(jī)制，確保只有授權(quán)人員可以訪問和修改檔案信息，采用加密技術(shù)保護(hù)數(shù)據(jù)傳輸和存儲安全，并建立災(zāi)備機(jī)制，防止檔案信息丟失或損壞。

（5）數(shù)據(jù)共享需求

行政事業(yè)單位需要建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制，促進(jìn)各部門之間檔案信息的共享，提高辦公效率。數(shù)字化管理可以突破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享和協(xié)同辦公，但需要與其他系統(tǒng)實(shí)行良好的兼容，才能夠與現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等展開集成，實(shí)現(xiàn)信息的互通和共享，提高工作效率和管理效率。同時(shí)，需要建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制，以避免數(shù)據(jù)孤島和信息壁壘，實(shí)現(xiàn)信息資源整合和優(yōu)化利用。

2.新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理面臨的挑戰(zhàn)

（1）數(shù)據(jù)安全挑戰(zhàn)

隨著信息化程度的提高，檔案數(shù)字化管理面臨著數(shù)據(jù)被泄露、黑客攻擊等安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要加強(qiáng)信息安全技術(shù)和管理措施，確保檔案信息的安全性和完整性。同時(shí)，由于歷史原因，數(shù)據(jù)格式兼容性不高，行政事業(yè)單位可能存在多種不同格式的檔案數(shù)據(jù)，面臨需要解決不同格式數(shù)據(jù)的兼容性難題，以此確保數(shù)據(jù)的有效整合和利用。由于行政事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)涉及大量的個(gè)人和組織敏感信息，包括身份證號碼、銀行賬號或合同等，在檔案數(shù)字化管理中存在數(shù)據(jù)隱私被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，為確保這些信息的隱私和保密性，行政事業(yè)單位應(yīng)采取嚴(yán)格的權(quán)限管理、加密技術(shù)和訪問控制措施，以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和使用。

（2）技術(shù)挑戰(zhàn)

信息技術(shù)日新月異，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)技術(shù)更新?lián)Q代比較快，在數(shù)字化檔案管理過程中，會涉及多個(gè)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換和共享問題。由于不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式、規(guī)范和接口不兼容，會導(dǎo)致跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合、共享困難。數(shù)字化檔案管理過程中也需要依賴龐大的數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器系統(tǒng)，系統(tǒng)性能和穩(wěn)定性會影響檔案數(shù)據(jù)歸檔、整理的質(zhì)量水平。技術(shù)發(fā)展與檔案管理步調(diào)不一致，會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換難，數(shù)據(jù)輸入及圖像識別準(zhǔn)確性低。

（3）人員素質(zhì)挑戰(zhàn)

檔案數(shù)字化管理需要專業(yè)化的人員進(jìn)行運(yùn)維和管理，行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人員培訓(xùn)和管理，提高工作人員的數(shù)字化管理能力和水平。檔案數(shù)字化管理需要運(yùn)用各種信息技術(shù)和工具展開數(shù)據(jù)處理和系統(tǒng)管理等工作，工作人員需要具備一定的技術(shù)能力，包括計(jì)算機(jī)操作技能、信息安全意識、數(shù)據(jù)處理和分析能力等。并且，工作人員還應(yīng)了解檔案管理的專業(yè)知識和規(guī)范，熟悉檔案管理的原理、方法和標(biāo)準(zhǔn)，了解檔案數(shù)字化管理的要求和流程，以確保數(shù)字化管理在遵循規(guī)范的基礎(chǔ)上開展。同時(shí)，也需要管理人員具備團(tuán)隊(duì)合作的意識和技巧，能夠與他人有效溝通、協(xié)調(diào)資源、解決問題以及需要具備保密意識和高度的責(zé)任心，能夠嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保數(shù)字化管理的過程中不發(fā)生數(shù)據(jù)被泄露或?yàn)E用等情況。

（4）信息存儲挑戰(zhàn)

數(shù)字化檔案管理需要將大量的數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫或云端服務(wù)器中，為應(yīng)對空間限制，數(shù)據(jù)的存儲和傳輸過程的安全性存在一定風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全配置，采用加密協(xié)議和安全通信通道來保護(hù)數(shù)據(jù)的傳輸過程。同時(shí)，也需要考慮檔案信息的長期保存和可持續(xù)利用，建立有效的檔案信息長期保存機(jī)制，防止信息丟失或損壞。為了應(yīng)對數(shù)據(jù)丟失、損壞或被攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，行政事業(yè)單位應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期實(shí)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在離線或異地備份中心，以確保數(shù)據(jù)的可靠性和可恢復(fù)性。

二、新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略

面對新形勢下的挑戰(zhàn)，行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理需要制定適應(yīng)性強(qiáng)、實(shí)用性高的優(yōu)化策略。通過推動信息共享與協(xié)同、引入智能化技術(shù)、加強(qiáng)安全保障和人員培訓(xùn)體系等措施，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的高效、安全和合規(guī)。同時(shí)，持續(xù)推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新是提高數(shù)字化檔案管理水平的重要手段。

（1）完善數(shù)字化管理體系

建立健全數(shù)字化管理體系，明確數(shù)字化管理的目標(biāo)、任務(wù)和流程，制定相關(guān)的管理制度和規(guī)范，以提高數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量。檔案數(shù)字化管理制度要與實(shí)際操作規(guī)程相對應(yīng)，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。根據(jù)實(shí)際需求和資源情況，選擇合適的信息技術(shù)和數(shù)字化平臺，包括文檔管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等，以支持檔案數(shù)字化管理工作。數(shù)字化轉(zhuǎn)換現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，采用掃描、OCR等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并建立數(shù)字化檔案庫。

（2）健全信息安全管理體系

制定完善的信息安全策略和措施，包括網(wǎng)絡(luò)安全、訪問權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等，以確保檔案信息的安全性和可用性。首先，通過建立知識管理平臺和協(xié)同辦公系統(tǒng)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保護(hù)和風(fēng)險(xiǎn)管理，優(yōu)化數(shù)字化檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性、共享性、可靠性和安全性，防止數(shù)據(jù)被泄露和損壞；其次，提供必要的培訓(xùn)和技術(shù)支持，培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)字化能力和意識，使其適應(yīng)新技術(shù)和工作方式的變化，并且要求工作人員遵守相關(guān)法律法規(guī)和政策，如《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》等，確保數(shù)字化檔案管理的合規(guī)性。

同時(shí)，還應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案保密制度，加強(qiáng)檔案的保密措施，對重要檔案實(shí)行密級管理，限制查閱權(quán)限等；最后，建立持續(xù)的技術(shù)系統(tǒng)改進(jìn)和創(chuàng)新管理機(jī)制，采用專業(yè)的檔案管理軟件或系統(tǒng)，對數(shù)字化管理系統(tǒng)展開定期維護(hù)和更新，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，不斷優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的流程和技術(shù)，關(guān)注行業(yè)最新發(fā)展和趨勢，積極采用新技術(shù)和方法，提高數(shù)字化檔案管理的水平和效果。

（3）制定數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略

制定數(shù)字化轉(zhuǎn)型的規(guī)劃和目標(biāo)，明確數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步驟和優(yōu)先級。建立項(xiàng)目組，確定數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時(shí)間表和實(shí)施計(jì)劃，該戰(zhàn)略應(yīng)與行政事業(yè)單位的整體發(fā)展戰(zhàn)略相一致，并應(yīng)考慮技術(shù)趨勢和行業(yè)變化。首先，評估現(xiàn)有的檔案管理流程，優(yōu)化數(shù)字化管理流程，選擇適合行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)軟件或平臺，確保系統(tǒng)具備良好的檔案存儲、檢索和共享功能，以滿足信息安全和權(quán)限管理的要求；其次，加強(qiáng)信息共享與協(xié)同，促進(jìn)不同部門間的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)共享和溝通。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督評估機(jī)制，定期對數(shù)字化管理的效果和運(yùn)作情況展開評估和反饋，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)，以確保數(shù)據(jù)的一致性和可互操作性。同時(shí)，積極引入人工智能、大數(shù)據(jù)分析和自然語言處理等新興技術(shù)，提高數(shù)字化檔案管理的效率和質(zhì)量，如利用自然語言處理技術(shù)展開檔案的快速檢索和分析；最后，加強(qiáng)數(shù)字化管理的宣傳與推廣，提高檔案管理人員和用戶的數(shù)字化意識和接受度，通過數(shù)字化管理的成果和效果，提升數(shù)字化管理的信任度和認(rèn)可度。

三、行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的技術(shù)創(chuàng)新方向

1.引入人工智能技術(shù)

結(jié)合人工智能技術(shù)，如自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)和圖像識別等，可以實(shí)現(xiàn)更智能化的檔案管理。通過自動化的文本識別和分類，能夠快速檢索和分析大量的檔案數(shù)據(jù)，提高工作效率和準(zhǔn)確性。

2.應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)

區(qū)塊鏈技術(shù)具有去中心化、不可篡改及可追溯等特點(diǎn)，可以增強(qiáng)檔案的安全性和可信度。通過將檔案信息記錄在區(qū)塊鏈上，可以確保檔案數(shù)據(jù)不被篡改，并且能夠追溯檔案的整個(gè)生命周期。

3.引入云計(jì)算和大數(shù)據(jù)分析

利用云計(jì)算平臺，行政事業(yè)單位可以將檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)部署在云端，實(shí)現(xiàn)對檔案的跨地域、跨部門的共享和訪問。同時(shí)，通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值，為決策提供支持和參考。

4.推行移動化管理技術(shù)

隨著移動設(shè)備的普及和技術(shù)的進(jìn)步，可以推動檔案數(shù)字化管理向移動化發(fā)展，通過開發(fā)創(chuàng)新移動應(yīng)用程序和增強(qiáng)在線協(xié)作功能，可以讓工作人員在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都能夠方便地查看和處理檔案信息，工作人員之間協(xié)同工作，簡化審批流程，提高了工作的靈活性和效率。

5.引入虛擬現(xiàn)實(shí)和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)

虛擬現(xiàn)實(shí)和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以為檔案數(shù)字化管理帶來新的交互方式和體驗(yàn)。通過虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，可以創(chuàng)建虛擬的檔案展覽和瀏覽環(huán)境，讓用戶更加直觀地了解和利用檔案資源；增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)則可以將數(shù)字化的檔案與實(shí)際環(huán)境相結(jié)合，提供更豐富的檔案展示和查詢方式。

6.強(qiáng)化用戶體驗(yàn)

首先，優(yōu)化用戶體驗(yàn)設(shè)計(jì)，改善用戶界面設(shè)計(jì)，使非技術(shù)人員也能輕松使用檔案管理系統(tǒng)。其次，建立綜合檔案門戶，打造一站式檔案服務(wù)平臺，整合各類檔案資源，方便用戶查找和使用。在用戶辦理事務(wù)過程中，使用先進(jìn)的語音識別技術(shù)和自然語言處理技術(shù)來提高檢索效率和準(zhǔn)確性，并且需要強(qiáng)化安全措施，除了傳統(tǒng)的登錄認(rèn)證和加密技術(shù)，還可以探索使用生物識別技術(shù)，如指紋識別、人臉識別增強(qiáng)安全性。最后，引入數(shù)字簽名和電子證照技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化認(rèn)證和在線共享。通過數(shù)字簽名，可以確保檔案的真實(shí)性和完整性，并提供法律效力。同時(shí)，電子證照的推廣可以減少紙質(zhì)證照的使用，提高辦事效率和便利性。

四、結(jié)語

行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理是適應(yīng)新形勢的必然選擇，基于新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的研究，有助于提高行政事業(yè)單位檔案管理水平，促進(jìn)行政事業(yè)單位工作的高效開展。然而，在實(shí)施過程中需注意數(shù)據(jù)安全、技術(shù)壁壘、人員素質(zhì)及信息存儲等挑戰(zhàn)因素，強(qiáng)化組織安全意識和提供技術(shù)支持。通過建立健全檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、加強(qiáng)檔案安全保障以及提升檔案管理人員素質(zhì)等措施，可以有效解決當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中存在的問題，推動行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的健康發(fā)展。未來，檔案數(shù)字化管理可以考慮應(yīng)用人工智能、區(qū)塊鏈、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析、移動化管理、虛擬現(xiàn)實(shí)和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)，以及增強(qiáng)用戶體驗(yàn)等技術(shù)創(chuàng)新方向，促使檔案管理工作更加高效率、高質(zhì)量和安全。

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作者單位：膠州市行政審批服務(wù)局