人社檔案管理工作的重要性與管理措施探析

摘 要：社會經濟的快速發展促進了社會保障體系的不斷完善，人力資源和社會保障檔案（以下簡稱人社檔案）作為記錄個人工作生涯、社會保障和薪資福利等關鍵信息的重要載體，其重要性也日益凸顯。細化人社檔案管理方案，加大人社檔案管理力度，對于維護公眾個人權益和促進人才流動具有積極的現實意義。文章以人社檔案管理工作概述為落腳點，深入探討人社檔案管理工作的重要性和面臨的困境，并從多維度提出人社檔案管理工作開展的可行性措施，以期為相關部門開展工作提供有益參考。

關鍵詞：人社；檔案管理；工作措施；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案管理屬于人力資源和社會保障工作體系中的關鍵組成部分，其完整性、真實性與安全性是基本的工作要求。然而，就當前人社檔案管理整體工作情況來看，受諸多因素的影響，一些問題逐漸凸顯出來，如有的部門對該項工作的認識不深，存在“重業務，輕檔案”的情況。管理制度不合理，檔案管理混亂和推諉扯皮等問題時有出現。信息化程度不高，難以真正意義上提高人社檔案管理的效率和質量。因此，如何基于實際發展情況剖析現存問題，細化檔案管理工作的要點已經成為許多部門重點關注的話題。

一、人社檔案管理工作概述

人社檔案管理工作是指對人力資源和社會保障領域形成的各種檔案開展收集、整理、保管、利用和鑒定等一系列活動的總稱，旨在確保人社檔案的完整性和真實性，并能夠被準確、安全和有效地應用到相關領域，為人力資源和社會保障工作提供有力的支持和服務。該項工作主要具有以下特點。

（1）專業性強。人社檔案管理工作涉及人力資源和社會保障領域的專業知識，包括勞動法律法規、社會保險政策和人事管理規定等，對相關人員的專業知識和業務能力均有較高的要求。在信息技術發展的背景下，檔案管理人員還需具備一定的信息技術應用能力，以便更好地開展檔案工作。

（2）動態性強。人社檔案隨著個人學習、工作和社會保障等情況的變化而不斷更新，即個人在不同階段的經歷均需及時反映在檔案中。

（3）保密性強。人社檔案中包含了個人的隱私信息，如身份證號碼、家庭住址、學業經歷和工資收入等，需嚴格保密，避免信息被泄露給個人帶來嚴重的不良影響。

（4）服務性強。檔案中包含的個人信息對于人力資源管理和社會保障政策的制定以及執行具有重要的參考價值，如在招聘錄用、職稱評定和社保待遇審核等工作中，均需查閱個人檔案信息。

二、人社檔案管理工作的重要性

1.保障個人權益

人社檔案是個人參與社會活動、享受社會保障和福利的重要憑證。一方面，在勞動關系建立、履行和解除過程中，人社檔案可以作為維護合法權益的重要證據。例如，若出現勞動糾紛問題，在檔案中的勞動合同和工資發放記錄等信息能夠證明勞動者與用人單位之間的勞動關系和工資待遇情況，為勞動者爭取合法權益提供有力支持。同時，用人單位也可基于檔案信息，全面了解自身的用工情況，從而規范用工行為，維護勞動關系的穩定性；另一方面，社會保障是國家為保障公民基本生活和社會穩定而建立的一項重要制度，人社檔案在其實施過程中起著至關重要的作用，即依據個人身份信息、參保記錄和繳費情況等，確定社會保障待遇，輔以檔案信息審核機制，有助于降低個人社會保障資金被冒領或濫用的風險。

2.服務人力資源管理

人社檔案是用人單位了解人才的重要窗口。在人才選拔與任用過程中，用人單位通過檔案詳細了解了人才的學習經歷、工作履歷、專業技能和業績表現等信息，可以更好地評估人才與實際崗位的匹配度，從而做出科學合理的用人決策。以事業單位招聘為例，檔案審查是必不可少的程序之一，旨在了解應聘者的學歷、專業和工作經歷等，提高選拔的準確性和效率。此外，用人單位對人社檔案展開分析，可以及時了解員工的優勢與不足，為制訂人才培養計劃、促進員工的個人成長提供有益的參考，也能給員工的發展提供一個更具針對性的展示平臺，激發其工作積極性和創造力，實現用人單位與員工共同發展的目標。

3.保障社會公平正義

促進人社檔案管理的規范性，對于保障個人擁有平等的機會參與社會競爭與發展具有重要意義。在人才選拔、職稱評定和晉升等環節，依據不受人為因素干擾、真實反映個人能力的檔案信息，如學術成果、工作業績等，在一定程度上可以降低用人單位因人際關系、主觀偏見等因素出現不公平問題的風險，從而確保員工的發展公平性。從監督角度來看，檔案信息反映了用人單位的用人行為、社會保障資金的使用情況等，為監督權力運行提供了重要線索。例如，相關部門定期對檔案信息展開審查，能夠及時發現用人單位可能存在的違規招聘、違規晉升或資金挪用與濫用等違規行為，并以此為依據制定針對性的應對方案，從而促進社會的和諧穩定發展。

三、人社檔案管理工作面臨的困境

1.對檔案管理工作認識不深

部分單位和個人對于人社檔案管理工作的重視程度嚴重不足，未充分認識到其在人力資源管理、社會保障和個人維權等方面的關鍵性作用。一些用人單位在招聘過程中注重人才現場表現與實際專業能力，而忽視了檔案審查工作，并且部分人員不清楚檔案的具體內容和作用，甚至有人長期不關心自己的檔案去向，對人社檔案管理工作的有序開展產生了一定的阻礙作用。目前，人社部門還存在軟硬件設備設施、人員配備或經費投入不足等問題，導致開展檔案管理工作的基礎條件薄弱，難以真正意義上滿足高效且準確的管理需求。

2.管理體系不完善

不同地區的人社檔案管理工作存在較大差異，缺乏統一的管理標準和規范，導致檔案收集、整理、保管和利用等環節出現不規范、不統一的問題。一些單位雖然制定了完善的檔案管理制度，但在具體執行過程中，部分管理人員對制度的理解不到位，出現違規操作現象。例如，在檔案借閱環節沒有嚴格按照規定辦理借閱手續，導致檔案信息被泄露或丟失等問題。在檔案轉遞過程中，不按規定程序操作，造成檔案流轉不暢。

3.信息化建設不足

在現代化信息技術不斷發展的背景下，人社檔案管理工作正逐漸向信息化層面邁進。但部分單位的信息化建設滯后問題嚴重，大部分檔案仍以紙質形式保存，數字化程度較低，或采用簡單的信息化設備提供檔案查詢服務，不僅增加了檔案管理的工作量與成本，還給檔案利用帶來了不便，無法有效地滿足個人與用人單位快速高效的信息共享需求。此外，部分單位在檔案管理信息化建設推進過程中，安全問題日益凸顯，所采用的系統存在安全漏洞，受到黑客攻擊和病毒感染的風險系數較高，檔案信息被泄露、篡改或丟失等問題時有出現。

4.隊伍建設不合理

從管理隊伍建設來看，當前部分單位的檔案管理人員并未經過系統的專業知識培訓，在檔案分類、整理和編目等實際工作中存在憑經驗辦事的情況，缺乏科學的管理方法和技術手段，難以提升人社檔案管理的質量與效率。部分檔案管理人員的服務意識較為淡薄，缺乏主動服務的精神，難以為個人或用人單位提供便捷且高效的針對性服務，不利于檔案管理工作的改進和提高。

四、人社檔案管理工作開展的可行性措施

1.增強檔案管理意識

意識提升屬于一項系統性工作，相關部門應分別從人社部門管理層、檔案管理人員及公眾三個角度出發，有針對性地開展工作。一方面，定期邀請檔案管理領域的專家學者采用案例分析等方法，展示檔案在人力資源規劃、決策支持和風險防范等方面的關鍵性作用，引導管理層人員認識到檔案管理是單位管理的重要組成部分，從而加大對檔案管理工作的支持力度；另一方面，制作海報、手冊和動畫視頻等生動形象的宣傳資料，向檔案管理人員介紹人社檔案的重要性和管理要求，可以張貼在單位內部的宣傳欄、辦公區域或員工食堂等場所，也可定期更新某信公眾號、官網內容，讓相關人員在日常工作中隨時隨地接觸到檔案知識，增強檔案意識。此外，為有效提高公眾對檔案的重視程度，人社部門可以通過報紙、雜志、電視、廣播和網絡等媒體渠道，積極宣傳人社檔案的重要性和利用方法，并定期開展下社區活動，面對面解答公眾與檔案相關的疑問，營造全面關注檔案管理的氛圍。

2.完善檔案管理制度

人社檔案管理制度是相關人員開展工作的重要依據，也是提高檔案管理工作效率的有效方法。人社部門可依據實際管理需求，制定完善的檔案管理規范。基于檔案類型，制定差異化的分類規則，如人事檔案按照干部檔案、工人檔案和專業技術人員檔案等有序分類，社保檔案則按照養老保險檔案、醫療保險檔案和失業保險檔案等依次排列，有助于提高檔案類別的清晰度，為后續查找和利用奠定基礎。規范檔案編號規則同樣至關重要，可以按照地區、單位、檔案類型和流水號等代碼順序組合在一起，即某地區人事檔案編號可設置為“地區代碼—單位代碼—R—流水號”（R表示人事檔案），以此提高檔案的可識別性和可追溯性。同時，人社部門還應統一檔案管理流程，細化檔案收集的范圍和時間，規范不同區域、不同單位檔案的移交程序，并明確檔案的保管期限和銷毀程序。以某地區人社部門為例，為提高事業單位、高校等人才檔案管理的效率，該部門將優化后的檔案管理流程落實到了具體的文件中，要點如表1。

3.加強信息化建設

信息化建設已成為各行各業發展的流行趨勢，人社部門也應增強信息化建設的意識，著力構建一個高效、安全且規范的信息化檔案管理平臺，更好地為個人和用人單位提供檔案服務。一方面，加大硬件投入。選擇具備冗余電源、RAID 磁盤陣列等功能的高性能、大容量的服務器，存儲海量的電子檔案數據，并確保數據的穩定性。為防止檔案數據丟失，可以引入磁帶庫、磁盤陣列等設備對檔案數據進行備份，同時輔以云存儲等異地備份方式，提升數據的安全性。高速掃描儀不可或缺，其不僅能將紙質檔案快速轉化為電子檔案，還具備自動進紙、雙面掃描和高分辨率等功能，有助于提升檔案管理的質量，其與專業的圖像處理軟件搭配使用，能夠進一步提升電子檔案的清晰度與可讀性；另一方面，開發專業軟件。立足功能需求分析結果，結合人社檔案管理要求，落實檔案管理系統設計與開發的工作方案，在完成嚴格的功能、性能與安全測試之后上線運行，確保檔案收集、整理、保管、利用和統計等模塊能夠滿足人社檔案管理工作的需要。此外，建立數據接口與搭建數據共享平臺工作不可忽視，這是檔案數據信息共享的關鍵保障環節，有助于為管理層決策和業務工作提供有力的數據支持。

某人社部門明確了信息化建設的細節。例如，根據檔案數量、質量與價值，采用自主數字化或外包數字化的方式實現紙質檔案的數字化。紙質檔案數字化時，嚴格遵循國家和行業標準，明確圖像掃描、圖像處理、數據錄入和數據校驗等環節的落實要點。電子檔案格式設置為PDF、XML或DOCX，并備份元數據，以確保電子檔案的可檢索性和可追溯性，極大地提高了人社檔案管理的精細化程度。

4.重視管理隊伍建設

人社檔案管理人員是檔案管理工作的主要承擔者。因此，加強隊伍建設至關重要。人社部門需要樹立人才引進意識，即根據人才需求，通過公開招聘、校園招聘或人才市場招聘等多種渠道，有針對性地引進檔案管理專業的高校畢業生或具有豐富經驗的檔案管理人才，為檔案管理隊伍注入新的活力。從管理人員專業能力和綜合素養提升角度來看，定期開展內部培訓工作是有效途徑，如開設講座，向管理人員介紹檔案管理相關的理論和方法，明確檔案分類、整理、編目、保管和利用等各環節的工作細節和要點。組織信息化技術培訓，幫助管理人員掌握管理軟件的使用、數據備份與恢復等技能，提高信息化技術使用的熟練度。開展專項業務培訓時深入講解不同類型檔案管理的重點和難點，為其開展工作積累經驗。

五、結語

人社檔案記錄了個人的成長軌跡，在維護個人權益、服務人力資源管理和保障社會公平正義方面扮演著至關重要的角色。在具體實踐過程中，人社部門應著力增強檔案管理意識，切實做好檔案管理制度的完善、信息化建設工作，并定期對檔案管理人員開展系統培訓，以此確保檔案收集、整理、保管和利用等環節均有章可循，有法可依，為人社事業的發展創造有利的條件。

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作者單位：寧陽縣人力資源和社會保障局。