關于醫(yī)保局檔案管理工作的策略分析

摘 要：檔案是醫(yī)保局業(yè)務開展和改革發(fā)展的集中體現(xiàn)，是了解醫(yī)保局發(fā)展歷程和推動醫(yī)保局發(fā)展的重要資料。加大檔案管理工作力度，多維度和多層次地開展檔案管理創(chuàng)新，優(yōu)化和完善檔案管理體系有助于提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，推動醫(yī)保局改革落實和創(chuàng)新發(fā)展。文章從增加內(nèi)容、提高要求和創(chuàng)新技術三個方面，闡述醫(yī)保局檔案管理工作面臨的新形勢。基于新形勢分析醫(yī)保局檔案管理工作策略，包括轉(zhuǎn)變工作理念、融入信息技術、聚焦管理技能、優(yōu)化管理制度、多項融合并用及新興技術應用，旨在加強重視檔案管理、創(chuàng)新管理方式、提升綜合素養(yǎng)、加強檔案保密以及提高管理效率，為醫(yī)保局檔案管理創(chuàng)新注入動力。

關鍵詞：信息技術；檔案管理；人工智能；管理方式；管理制度

中圖分類號：G217 文獻標識碼：A

檔案在醫(yī)保局發(fā)展過程中起到重要的賦能作用，特別在醫(yī)療改革關鍵時期，創(chuàng)新檔案管理方法，優(yōu)化檔案管理流程，注重科學技術應用，構(gòu)建高質(zhì)量人才隊伍，有助于促進檔案管理工作創(chuàng)新。隨著醫(yī)保局創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理也要優(yōu)化和升級。由于檔案管理工作創(chuàng)新歸根結(jié)底是人才升級、技術升級和設備升級。因此，檔案管理創(chuàng)新應緊緊圍繞人才、技術和設備三個方面開展。

一、醫(yī)保局檔案管理工作面臨的形勢

1.檔案管理內(nèi)容增加

醫(yī)保局在我國社會主義現(xiàn)代化建設過程中發(fā)揮了重要職能。新時期，醫(yī)保局作為我國行政單位，為促進經(jīng)濟社會發(fā)展全面綠色轉(zhuǎn)型，應順應國家發(fā)展趨勢實行改革。醫(yī)保局在改革發(fā)展過程中不斷拓展業(yè)務以及優(yōu)化業(yè)務結(jié)構(gòu)，檔案資料的種類和數(shù)量不斷增加。第一，醫(yī)保改革發(fā)展需要借助原始資料，檔案管理人員需要整理歷史檔案，包括種類劃分、內(nèi)容整合和編輯歸檔等。隨著檔案管理方式和模式變化，歷史檔案分類界定是大問題，給檔案整理、編輯和歸檔工作造成影響，使得檔案管理工作量增加。第二，由于醫(yī)保局改革發(fā)展需要調(diào)用歷史資料和近期資料，檔案資料在醫(yī)保局改革中發(fā)揮重要作用，醫(yī)保局尤為重視檔案管理工作。因此，檔案管理工作由宏觀走向微觀，管理模式由粗糙轉(zhuǎn)變?yōu)榧氈拢瑢е聶n案歸集類別不斷增加。目前，新增加的檔案種類有黨建工作檔案、業(yè)務項目檔案和民生檔案等。第三，醫(yī)保局改革拓展多項業(yè)務，導致檔案內(nèi)容不斷增加，給檔案管理人員增加了工作難度。

2.檔案管理要求提高

由于檔案在醫(yī)保局改革過程中發(fā)揮賦能作用，所以對檔案管理工作要求不斷提高，強調(diào)檔案工作要標準化、規(guī)范化、信息化和智能化管理。醫(yī)保局改革出現(xiàn)處室合并與拆分，旨在通過組織架構(gòu)重組，加強處室工作流程銜接，提高工作效率。然而，處室的合并與拆分，導致其檔案資料需要重新劃分和歸檔。檔案管理人員要根據(jù)各業(yè)務處室的業(yè)務情況，充分梳理、整理、分析、存儲和歸檔檔案資料，對檔案管理工作技能提出更高的要求。隨著我國醫(yī)療改革不斷深入，國家和醫(yī)療管理部門對醫(yī)療改革尤為重視，如支付方式、醫(yī)保基金管理以及職工醫(yī)保門診共濟保障機制等，形成大量的數(shù)據(jù)信息。同時，數(shù)據(jù)信息是推動醫(yī)保局改革的重要基礎資料，對檔案安全、數(shù)字化建設和智能化管理方面提出新的要求。

3.檔案管理技術創(chuàng)新

2023年是我國技術發(fā)展的關鍵年，大數(shù)據(jù)技術、人工智能技術和云技術紛紛涌現(xiàn)，在社會各行各業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用。醫(yī)保局在數(shù)字化、信息化和智能化發(fā)展過程中，檔案管理工作要注重新技術的應用，促進檔案管理更加科學、智能和高效。隨著新技術的發(fā)展和應用，檔案管理信息化、數(shù)字化和智能化建設提上日程，也是檔案管理的必然趨勢。檔案管理融入新技術，既能提高檔案管理工作的效率，也能降低檔案管理成本。醫(yī)保局在改革和發(fā)展過程中需要運用大量的檔案資料，檔案共享管理成為工作重點。因此，檔案共享管理要規(guī)范化和標準化。大數(shù)據(jù)、人工智能和互聯(lián)網(wǎng)技術的應用，可以輔助檔案管理人員加強檔案管理規(guī)范化和標準化開展，提高檔案的利用率和共享效果。鑒于檔案的重要性，對檔案安全管理提出更高的要求。高科技時代網(wǎng)絡安全管理工作至關重要，在檔案保管、儲存和轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)需要運用高新技術，以加強檔案信息的安全性。

二、醫(yī)保局檔案管理工作的有效策略

1.轉(zhuǎn)變工作理念，重視檔案管理

轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作理念、加強檔案管理重視程度，是提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的重要路徑。管理層應加強對檔案管理的重視，認識檔案管理工作的重要性，讓檔案管理人員在思想上正確認識和重視檔案管理工作，以意識形態(tài)引領實際行動，積極開展檔案管理工作。同時，將檔案管理工作能力、綜合素養(yǎng)和業(yè)績?nèi)谌肟冃Э己耍⒅貦z查和審核檔案管理工作，對于檔案管理工作中出現(xiàn)重大問題的人員，取消其每年度的績效考核，使其重視檔案管理工作的重要性。此外，大力開展檔案管理培訓和檔案管理專題會議、優(yōu)化以及完善檔案管理制度，提高檔案管理工作效率。

2.融入信息技術，創(chuàng)新管理方式

信息化時代醫(yī)保局檔案管理信息化發(fā)展是大趨勢，信息技術的融入與應用能夠改變傳統(tǒng)檔案管理方式，節(jié)約工作時間，提高工作效率和工作質(zhì)量。檔案管理信息化建設要注重信息化設備配置，包括計算機、存儲設備、掃描儀、網(wǎng)絡系統(tǒng)以及電子檔案管理所需要的各種軟件。配齊、配好信息化設備，是推動檔案管理信息化發(fā)展的基礎，是提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的關鍵，醫(yī)保局要結(jié)合檔案管理信息化發(fā)展的實際情況，適當引進信息化設備。同時，信息化建設要構(gòu)建新的檔案管理信息化系統(tǒng)或者升級原有的系統(tǒng)。檔案信息化管理系統(tǒng)有助于檔案管理人員指向性地開展檔案管理工作。檔案管理部門要開展信息化管理系統(tǒng)專題學習培訓，邀請檔案管理信息化系統(tǒng)供應商或相關技術人員作為講師，從功能、應用、注意事項和問題解決等多方面詳細講解，提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，高效運用信息化系統(tǒng)開展檔案管理工作，提高工作效率。

3.聚焦管理技能，提升綜合素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，為提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，應注重培養(yǎng)檔案管理人員的管理技能，提升其綜合素養(yǎng)。醫(yī)保局應提高檔案管理崗位招聘的要求，選擇工作技能硬、綜合素養(yǎng)高的復合型人才進入檔案管理工作團隊。在學歷、工作能力和工作經(jīng)驗等方面設定明確要求，保證入職的檔案管理人員，專業(yè)知識扎實、工作經(jīng)驗豐富以及專業(yè)技能高超，為檔案管理部門注入新動力。新入職人員的實習期，檔案管理部門負責人和人力資源管理部門應做好監(jiān)督和考核工作，包括工作態(tài)度、實際工作能力、遵守規(guī)章制度以及按照工作流程開展工作等，重點在于能夠利用人工智能或大數(shù)據(jù)等先進技術開展檔案管理工作。同時，開展相關培訓工作，提高檔案管理人員的工作技能和綜合素養(yǎng)，工作技能重點培訓內(nèi)容為信息技術及信息化系統(tǒng)的運用，或者是運用信息技術開展工作時遇到的問題，旨在提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)。綜合素養(yǎng)培訓注重融合思政元素，可以邀請企業(yè)政工師開展聯(lián)合培訓工作，深化檔案管理人員的工作認識，加強檔案管理工作能效認同感，促進員工積極投入工作。

4.優(yōu)化管理制度，加強管理引領

管理制度是推動檔案管理規(guī)范化和標準化建設的基礎，是提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的支點，檔案管理部門要根據(jù)實際工作情況和發(fā)展趨勢，優(yōu)化檔案管理制度，發(fā)揮檔案管理效能。首先，明確工作崗位職責，根據(jù)工作崗位明確崗位職責和工作任務，做到檔案管理工作落實到個人，工作失誤抓到個人。細化檔案管理工作流程，融合連接檔案管理每個工作流程，確保檔案管理工作開展的流動性和順暢性，做到檔案管理工作有據(jù)可依和有章可循；其次，檔案管理人員應加強與其他部門的交流和溝通，了解醫(yī)保局各部門工作所形成的檔案種類和內(nèi)容，有助于檔案管理人員做好提前準備工作，包括檔案分類、文件編碼和文件索引等，提高工作效率和質(zhì)量；最后，完善檔案管理監(jiān)督機制。檔案管理部門負責人員落實監(jiān)督主體工作，嚴格核查員工是否按照管理辦法、工作流程和管理制度開展工作，是否每日保質(zhì)保量地完成本職工作，將員工實際情況納入績效考核中，加大檔案管理監(jiān)管力度，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

5.多項融合并用，加強檔案保密安全

檔案保密是檔案安全管理的重要路徑，科學化、等級化和立體化開展檔案保密工作，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量。隨著檔案管理信息化建設的不斷深化，醫(yī)保局大部分檔案以電子文檔、視頻等形式存儲和管理。由于電子檔案流通性較強。因此，加強電子檔案保密工作至關重要。

首先，加強網(wǎng)絡安全建設。檔案安全管理與其他安全管理不同，醫(yī)保局可以設立安全監(jiān)管部或者與信息技術部門聯(lián)合，加強網(wǎng)絡安全建設，做好電子檔案保密工作。檔案管理人員根據(jù)電子檔案重要程度劃分等級，對于保密級別較高的電子檔案可以采用安全監(jiān)控系統(tǒng)監(jiān)控管理，防止因網(wǎng)絡癱瘓或黑客攻擊造成檔案損壞或丟失。電子檔案保密工作要落實到個人，監(jiān)管人員做好監(jiān)督和系統(tǒng)檢測工作，確保網(wǎng)絡監(jiān)控系統(tǒng)處于工作狀態(tài)。

其次，樹立檔案安全意識。人是加強檔案保密工作的主體，通常出現(xiàn)檔案被泄露或丟失，主要是人為因素引起。因此，增強檔案管理人員的安全意識極為重要。檔案管理負責人要做好宣教工作，通過會議和交流等方式深化檔案管理人員的安全意識，使檔案管理人員認真開展保密工作，按照管理制度、工作流程和操作技巧展開工作，防止因人為導致的電子檔案安全問題。

最后，重視電子檔案管理流程。對于保密級別較高的電子檔案要專人負責，嚴格按照管理制度工作，包括電子檔案搜集、整理、分類和存儲等。電子檔案借閱要嚴格按照工作流程開展，必須有相關負責人簽字，并經(jīng)過層層審核通過后，方可接觸密級電子檔案，并應規(guī)定檔案歸還日期。

6.應用新興技術，提高管理效率

（1）數(shù)據(jù)挖掘技術的應用

數(shù)據(jù)挖掘是大數(shù)據(jù)技術之一，在數(shù)據(jù)管理和應用中發(fā)揮重要作用。數(shù)據(jù)挖掘主要包括檔案分類、信息提取與關聯(lián)分析、異常檢測與預測分析以及個性化推薦四個方面。

一是檔案分類。檔案信息化管理系統(tǒng)雖然有檔案分類存儲功能，但是需要人為逐步點擊操作，信息化能力較低的工作人員難以高效正確地應用信息化系統(tǒng)開展檔案分類工作。數(shù)據(jù)挖掘技術嵌入信息化管理系統(tǒng)后，可以自動分析文件名或文件內(nèi)容，根據(jù)信息化管理系統(tǒng)對檔案分區(qū)分類，減少工作人員逐個檔案分類的工作，提高檔案分類工作的效率。

二是信息提取與關聯(lián)分析。信息提取之前需要對檔案展開分析。數(shù)據(jù)挖掘技術與傳統(tǒng)檔案搜索功能的本質(zhì)區(qū)別是能夠快速掃描檔案，并找出與輸入關鍵詞相關聯(lián)的檔案，有效杜絕逐個文件搜尋現(xiàn)象，為檔案管理人員開展檔案服務工作提供方便。

三是異常檢測與預測分析。電子檔案長時間存儲容易出現(xiàn)異常情況，數(shù)據(jù)挖掘技術通過數(shù)據(jù)異常檢測，可以梳理出異常的數(shù)據(jù)檔案。同時，數(shù)據(jù)挖掘技術根據(jù)數(shù)據(jù)異常情況預測分析，指出導致數(shù)據(jù)異常的原因，為檔案管理人員解決數(shù)據(jù)異常提供思路和方法。

四是個性化推薦。數(shù)據(jù)挖掘技術能夠記錄信息化管理系統(tǒng)瀏覽的路徑，通過數(shù)字化分析了解檔案管理人員經(jīng)常查找的檔案，數(shù)據(jù)挖掘技術可以推薦常用的檔案，提高檔案應用效率。

（2）人工智能技術應用

人工智能技術提出較早但應用較晚，自Chat GPT軟件問世，意味著人工智能技術普遍性運用。目前，人工智能技術應用到各個領域，如教育領域、醫(yī)療領域和金融領域等，醫(yī)保局要抓住人工智能紅利，融入檔案管理工作。目前，普遍運用的人工智能技術包括自然語言處理技術、圖像識別與處理技術和數(shù)據(jù)清洗技術，在檔案管理中起到重要作用。

一是自然語言處理技術。自然語言處理技術是語言分析和需求反饋的組合。自然語言處理技術依據(jù)信息化管理系統(tǒng)，檔案管理工作人員輸入語言指令，自然語言處理技術自動分析語言指令，明確語言指令的需要，再結(jié)合大數(shù)據(jù)技術展開數(shù)據(jù)搜索，呈現(xiàn)給檔案管理人員。總之，自然語言處理技術通過語言分析，可以滿足工作相關的要求，實現(xiàn)人機對話，提高工作效率。

二是圖像識別與處理技術。電子檔案中存在大量圖片類檔案，尋找某一類的圖片檔案，需要工作人員點擊進入瀏覽查找。運用圖像識別與處理技術，信息化管理系統(tǒng)根據(jù)管理人員輸入的關鍵詞，自動掃描圖片檔案，尋找與關鍵詞相關聯(lián)的圖片檔案。

三是數(shù)據(jù)清洗技術。電子檔案中存在大量的年久失修、模糊失真的電子文檔或圖片，肉眼難以辨識電子檔案內(nèi)容，給醫(yī)保局檔案應用造成影響。數(shù)據(jù)清洗技術可以篩選出年久失修和模糊失真的電子文檔，并清晰修復，提高電子檔案內(nèi)容辨識度。

三、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)保局檔案管理從人、技術和設備三個方向升級，構(gòu)建高質(zhì)量人才隊伍和搭建信息化檔案管理平臺，有助于檔案工作人員全面開展檔案管理工作，能夠自主開展檔案搜集、處理、分類、存儲、解讀以及檔案修復等工作，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，為醫(yī)保局創(chuàng)新發(fā)展提供支點。

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作者單位：山東省鄄城縣醫(yī)療保障局