論檔案信息資源的形成過程及質量提高途徑

摘 要：我國關于檔案信息資源的相關研究，如檔案信息資源的管理開發、利用理論已經日趨成為研究的重點和方向。檔案信息資源形成規律關系到檔案信息資源體系建設的各個環節。因此，本文就此專題嘗試做一些理論性的思考和研究。本文根據學界對檔案信息資源的理解，并根據其發展的歷史，結合檔案信息論和信息資源管理論的相關觀點，總結出檔案信息資源形成過程、提高檔案信息資源質量的途徑。

關鍵詞：檔案信息資源；檔案資源形成過程；檔案資源質量

基金項目：廣東省檔案局科技項目“企業網絡數字檔案信息資源歸檔策略研究”（項目編號：YDK-166-2017）。

“從信息的角度看待檔案，檔案的本質就是信息。”信息的內涵不斷的豐富和拓展，形成了“信息資源”概念，那么檔案信息資源就成為信息資源的一部分，并且是其重要的組成部分。檔案信息資源形成過程的研究有助于檔案信息資源管理、開發和利用等理論的研究，并且為有效整合和開發利用檔案信息資源提供理論基礎。因此，對這一形成過程進行深入理解就顯得尤為重要。如今，進一步規范和加快檔案信息資源體系建設，充分發揮檔案信息資源在促進社會發展當中的重要作用，已成為檔案工作者面臨的重大課題。

1 檔案信息資源形成過程研究現狀

隨著檔案信息資源建設實踐的日趨深入，學術界對與檔案信息資源相關的理論研究也在不斷擴展，已經涉及包括檔案信息資源共享、檔案信息資源開發利用、檔案信息資源服務、檔案信息資源建設、檔案信息資源數字化等很多層面，特別是近些年的研究理論已取得了很大的進展。但是筆者在做關于檔案信息資源形成這一課題時，發現此課題的討論存在一些問題。

1.1 研究成果數量統計分析

從論文數量變化及年代分布來看，關于此課題的問題突出地表現在檔案信息資源形成理論研究較少。筆者于2024年7月以“全文”“題名”或“關鍵詞”為檢索項，對發表在中國期刊全文數據庫、中國博士學位、中國優秀碩士學位論文全文數據庫等數據庫中的文章進行了檢索。發現檢索題名或關鍵詞=“檔案信息資源的形成過程”，其數據庫收錄時間為1984年至今，跨庫檢索，搜索結果為零；檢索全文=“檔案信息資源的形成過程”，搜索結果為23篇。以檔案信息資源形成為研究主題的文獻出現的時間相對較晚，到目前為止相關的研究還較少，文獻數量不是很多，但其重要性不容忽視。因此，關于這個領域的基礎理論研究還是有必要的。

1.2 論文涉及的研究主題和內容分析

從研究的主題和內容看，檔案信息資源的形成研究的展開主要側重于其形成規律這一領域。關于檔案信息資源的形成規律，目前主流的觀點有：1.從檔案信息資源的結構出發，學術界大多數的看法是檔案信息資源的結構是從簡單到復雜，檔案信息資源由種類單一向種類繁多過渡[1]；2.從檔案信息資源的范圍來看，檔案信息資源的范圍從縱向來看是不斷拓展的，從橫向來看不斷交融滲透[2]；3.從檔案信息資源的來源著手，檔案信息資源的來源由單一渠道逐步變化為多種渠道[3]。就檔案信息資源的形成規律研究而言已經大致達成共識。但是關于檔案信息資源的形成過程的研究還不夠深入，即從縱向的角度研究檔案信息資源的形成過程。黃子林在《檔案信息資源開發》一書中提出這樣的觀點，“檔案信息資源的形成是通過人類主觀努力或人們有意識地活動的結果”[4]。當然，從縱向上考慮是符合歷史發展觀點的，但是從橫向上思考檔案信息資源的形成過程也是不可或缺的一部分，本文就是圍繞這一論題展開。

2 研究檔案信息資源形成過程的重要性

2.1 為檔案管理部門或者人員維護檔案信息資源來源數量上和質量上的完整與齊全提供實踐指導

檔案信息資源的完整性包括檔案信息資源收集齊全、規模系統。從數量上來說，檔案信息要成為資源必須達到一定的規模并且經過系統性的管理。從質量上來說，有保存和利用價值的檔案信息必須要按照檔案信息資源的形成規律，通過各種手段將其有機地組織起來。只有按照其形成規律聯系起來的檔案信息資源才能全面反映出社會活動主體從事社會勞動的過程和本來面貌。檔案信息資源的“信源”是從事社會實踐的單位和個人，不同的單位、不同的社會實踐主體開發所形成的檔案信息資源質量各異，這將會從全局上影響檔案信息資源的質量。

2.2 為更好地開發利用檔案信息資源提供理論源泉

檔案信息資源的開發是對檔案當中有用信息所進行采集、加工和輸出的整個過程。而在對檔案信息資源進行開發利用之前，必須保證檔案信息資源客體是豐富并有一定的整理基礎，這需要主體對它進行系統化和有序化的過程，以滿足利用者的需求。這就必須掌握檔案信息資源的形成過程。從存儲環節來說，需要建設高質量的檔案信息庫。從加工環節來說，利用館藏的優勢對檔案信息進行多層次開發，建立集成系統，增強開發功能。從檢索環節來看，建立完整的檢索工具體系，不斷實現檢索工具向網絡化過渡，在整個過程當中可以有步驟地運用現代化技術手段實現高效開發，當然，這是建立在充分掌握檔案信息資源形成過程的基礎之上的。

2.3 研究檔案信息資源的形成過程是對檔案信息資源形成規律探討研究的深化和發展

信息理論發展的影響，使得檔案工作受到了前所未有的影響和滲透。在信息資源生產過程研究方面，信息資源管理研究起步較早且成果豐富，而對比檔案學研究領域，從現有的研究成果來看，其相關研究范圍僅限于從結構、范圍和來源角度研究形成規律等方面，研究范圍需要進一步拓展，研究層次需要進一步加深。

3 檔案信息資源形成過程探討

3.1 檔案信息資源概念及形成過程圖模型構建理念

眾所周知，物質、能量和信息是當今現實社會的三大支柱，施特勒特曼（K.A.Stroetmann）撰寫了一篇題名為《信息管理：一個概念框架》的論文[5]，他提出信息管理由信息資源的供給、輸入、生產、輸出、推銷和用戶服務等環節所組成的有序過程[6]。檔案以及其他的信息材料一同記錄了人類認識和改造自然活動的信息。因此，這些信息也就構成了社會信息的主體部分，將信息資源生產過程的理念引入到檔案信息資源的形成過程是合理的。所謂檔案信息資源是在人類經過認識和改造自然與社會，運用各種載體和記錄方式反映社會活動、運動形態，通過收集、整理、保管、編研、提供利用及反饋等過程，形成了檔案信息資源。從檔案信息資源的形成過程考慮，檔案信息成為資源的條件是檔案信息具有有用屬性、檔案信息要達到一定的規模和檔案信息要經過系統化管理。其中系統化管理是檔案信息成為資源的重要條件。由此可見，檔案信息資源的形成過程當中必然包含著對檔案信息的系統化管理。借鑒信息資源的生產過程等較為成熟的理論推導檔案信息資源的形成過程，結合檔案管理的相關理論，可以得出整個運動過程的狀貌。

3.2 檔案信息資源的形成過程圖整體構思

由以上的分析結論可以得出檔案信息資源的形成過程示意圖（見圖1）。檔案信息資源的形成過程可以分為三個階段：第一個階段是從檔案信息到資源的構成過程；第二個階段是檔案信息資源的管理過程；第三個階段是檔案信息資源的利用反饋過程。其中從檔案信息到資源的生產過程是以腦力勞動為主導的過程，即認知和需求分析過程。檔案信息資源的管理過程就是收集、整理、保管與存儲、檢索、開發和傳遞的過程。檔案信息資源的利用反饋過程就是用戶對于資源的利用和反饋，反饋這一環節是持續始終的。

3.3 檔案信息資源形成過程圖例分析

檔案信息資源的形成過程事實上是檔案信息資源的用戶與管理人員交流互動的過程。該過程始于對用戶的需求分析，用戶既是檔案信息資源形成的起點，也是其必然的歸屬。以此為起點，通過收集、整理、保管、檢索、開發和傳遞等環節，最終滿足用戶的需求。此外，用戶還會對結果進行評價和反饋，以驅動各個環節的改進。由此而形成了檔案信息資源。當今學術界已達成共識，認為檔案信息資源由三部分構成，分別是檔案記載信息、檔案信息產品和檔案信息相關因素[7]。要形成檔案信息資源就要將檔案信息進行系統化管理，使之有序化。形成有序化的檔案記載信息就要對其進行整理，這當中包括分類、立卷等工作。要形成有序化的檔案信息產品就要對其著錄、標引和編制檢索工具等。要形成有序化的檔案信息相關因素主要的工作是進行編研。如此設計檔案信息資源的形成過程圖是突出其服務的特性，以用戶的需求為主導的開發利用特征。

4 提高檔案信息資源質量的途徑

通過對檔案信息資源的形成過程圖例進行分析，可以清晰地判斷應該從何處著手，合理控制檔案信息資源形成和傳播過程當中的噪聲污染，提高檔案信息資源的質量，提高開發利用檔案信息資源的效率。

4.1 從檔案信息資源管理人員角度著手

該形成過程是由檔案信息資源管理人員進行控制和操作的過程，人員的整體結構、素質和能力在很大程度上關系到資源能否滿足用戶需要。在整個形成過程當中，管理人員的管理水平、服務意識、法律意識和負責任程度等都對檔案信息資源中噪聲的產生有重要影響。與此同時，管理人員的業務能力和水平、工作態度、理解能力等也對檔案信息資源在形成產生重要影響。在現在信息社會當中，對檔案信息資源管理人員的繼續教育和培訓是一個恒久的話題。一個檔案信息資源管理人員必須了解檔案信息資源及其形成過程，又要了解用戶的需求，能提供具有針對性地個性化服務并且掌握使用各種信息技術。

4.2 從檔案信息資源利用者著手

檔案信息資源形成過程是以用戶的角度出發設計的，也因此帶入了一些主觀因素。不同層次和行業的用戶具有不同的利用需求、知識結構背景等，即使是對于同種檔案信息資源由于主觀意念的差異會對其產生不同的評價和反饋。從當今檔案信息資源 的傳遞過程來看，檔案信息資源管理人員處于主動地位，而用戶是被動地接受。若要達到管理人員與用戶的良性互動，就要重視用戶在檔案信息資源查詢利用資源的主體能動性，使用戶能夠充分及時地獲得檔案信息資源并有效地利用檔案信息資源 。用戶的檔案信息資源主動獲取行為應當是用戶在自身認知需求的基礎上，進行有目的地分析、篩選、接收和利用檔案信息資源的過程，并且通過該過程實現對用戶進行社會實踐活動提供依據和參考。

4.3 從傳遞技術的支撐和銜接著手

從檔案信息資源整個形成過程來看，檔案信息資源要經過多次轉換才能最終到達用戶，而每次轉換都有可能會發生信息失真的現象，從而產生噪聲污染。在現代信息環境，信息技術迅猛發展，為可靠地進行檔案信息資源的傳播提供了技術條件。信息技術包含有信息方法和信息設備，從信息方法角度看，可以通過系統地學習獲得檔案信息資源管理所需的知識、程序和技能，而信息設備的獲得可以通過加大對檔案管理部門的經費預算投入，改善檔案信息資源管理所需要的基礎設施和創造檔案信息資源開發的良好環境實現。

結語

綜上所述，檔案信息資源是客觀存在的社會事物，我們在開發和利用檔案信息資源時，對檔案信息資源形成過程進行分析，從檔案信息資源管理人員、檔案信息資源利用者、傳遞技術的支撐和銜接等方面著手，掌握提高檔案信息資源質量的途徑，使檔案信息資源全面反映社會活動主體從事社會勞動的過程和本來面貌。

參考文獻：

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[6]陳永生，田炳珍.檔案信息資源開發利用及其效益研究［M］.廣州：廣東人民出版社，1999.

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[8]宋雪雁.檔案用戶信息采納行為研究[J].檔案學通訊，2012（6）：43.

作者簡介：蔣鵬，碩士研究生，桂林市保密技術服務中心館員，研究方向：檔案信息資源管理。