綠色發(fā)展理念下數(shù)字檔案館建設(shè)及運(yùn)維探究

摘 要：綠色發(fā)展是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。數(shù)字檔案館建設(shè)是數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案館的現(xiàn)實(shí)體現(xiàn)，也是新時(shí)代檔案館建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。將綠色發(fā)展理念融入數(shù)字檔案館建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案館迭代升級(jí)，推動(dòng)檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。本文首先分析了綠色發(fā)展理念下數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義，提出了數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持的原則。最后，提出綠色發(fā)展理念下數(shù)字檔案館建設(shè)及運(yùn)維的具體舉措，對(duì)做好新時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)及運(yùn)維具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：綠色發(fā)展理念；數(shù)字檔案館；運(yùn)行維護(hù)

概述

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)和人工智能等先進(jìn)技術(shù)的飛速發(fā)展及運(yùn)用，極大地推動(dòng)了檔案館建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。數(shù)字檔案館的建設(shè)如火如荼，國(guó)家檔案館公布的《2023年度全國(guó)檔案主管部門和檔案館基本情況摘要》顯示，截至2023年底，全國(guó)館藏檔案數(shù)字化成果28849.2TB，通過(guò)省級(jí)及以上檔案主管部門認(rèn)證的數(shù)字檔案館369個(gè)，較2022年增長(zhǎng)41個(gè)，增長(zhǎng)12.5%。數(shù)字檔案館建設(shè)是適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是實(shí)現(xiàn)“三個(gè)走向”的必然要求。2010年國(guó)家檔案局出臺(tái)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，用以指導(dǎo)和推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館本質(zhì)上是利用檔案管理信息服務(wù)及共享方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理[1]。

黨的十八屆五中全會(huì)提出“綠色發(fā)展”與創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、開放和共享等五大發(fā)展理念。綠色發(fā)展理念的要義是要解決好、實(shí)現(xiàn)好人與自然和諧共生問(wèn)題[2]。為進(jìn)一步指導(dǎo)和推動(dòng)新時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)，國(guó)家檔案局于2019年9月1日起實(shí)施《綠色檔案館建筑評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》（以下簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)》）。2021年5月就該《標(biāo)準(zhǔn)》做了進(jìn)一步的修改完善，提出將綠色檔案館建筑劃分為“基本級(jí)、一星級(jí)、二星級(jí)、三星級(jí)”4個(gè)等級(jí)，并要求總得分分別達(dá)到相應(yīng)分值，同時(shí)就綠色檔案館建筑的節(jié)地、節(jié)能、節(jié)水、節(jié)材及運(yùn)營(yíng)管理等方面提出了具體的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和要求。綠色發(fā)展下的數(shù)字檔案館建設(shè)及管理，一方面節(jié)約檔案物理空間的占用，提升檔案管理自動(dòng)化水平，實(shí)現(xiàn)檔案從實(shí)物管理向信息資源管理轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)檔案管理的集約、集成和數(shù)字化；另一方面實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息查詢檢索的智能化、共享化，從傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。因此，綠色發(fā)展理念下數(shù)字檔案館建設(shè)、管理符合新時(shí)代發(fā)展理念，也是落實(shí)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”的生動(dòng)實(shí)踐。

1 綠色發(fā)展理念下數(shù)字檔案館建設(shè)的意義

數(shù)字檔案館是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案及其他數(shù)字資源進(jìn)行采集、存儲(chǔ)和管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用的檔案信息集成管理體系[3]。堅(jiān)持以綠色發(fā)展理念引領(lǐng)下的數(shù)字檔案館建設(shè)，對(duì)新時(shí)代數(shù)字檔案館建設(shè)及運(yùn)行維護(hù)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.1 降低檔案館能耗費(fèi)用

綠色發(fā)展理念下數(shù)字檔案館建設(shè)要嚴(yán)格執(zhí)行《綠色檔案館建筑評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》，從數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)維等全生命周期內(nèi)最大限度地做到節(jié)能、節(jié)水、節(jié)地節(jié)和材，如館內(nèi)照明使用太陽(yáng)能、風(fēng)能等非化石能源，采用智能控制系統(tǒng)。風(fēng)能資源豐富地區(qū)，利用風(fēng)能轉(zhuǎn)化為電能作為數(shù)字圖書館必要的能源補(bǔ)充。館內(nèi)建筑材料選用可再生利用、可再循環(huán)材料。這些節(jié)能建筑材料的選用及智能技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案館節(jié)能的效果，最大程度地減少檔案館運(yùn)維的成本，體現(xiàn)綠色發(fā)展理念，也是落實(shí)高質(zhì)量發(fā)展的具體行動(dòng)。

1.2 提高檔案館管理效率

綠色發(fā)展理念指導(dǎo)下的數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)、建設(shè)及運(yùn)行維護(hù)，需要從全周期、整體性地做好數(shù)字檔案館功能分區(qū)及分區(qū)優(yōu)化，使檔案館功能布局更趨合理。此外，數(shù)字檔案館建設(shè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)將數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)和管理，再將收集的檔案信息集中于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息線上集成管理、共享利用，也使檔案信息資源結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化。無(wú)論是新增檔案的錄入、查詢和檢索，還是已有檔案的利用、匯總和統(tǒng)計(jì)，都實(shí)現(xiàn)了管理效率的顯著提升。

1.3 增強(qiáng)檔案館服務(wù)的功能

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出到2035年，我國(guó)檔案利用服務(wù)水平進(jìn)入世界前列。同時(shí)，將“提升檔案利用服務(wù)能力”“加強(qiáng)檔案館庫(kù)建設(shè)與管理”作為“十四五”時(shí)期全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)之一。綠色發(fā)展理念指引下的數(shù)字檔案館建設(shè)既要著眼于節(jié)能降碳環(huán)保，又要注重檔案館服務(wù)的迭代升級(jí)，優(yōu)質(zhì)高效，建設(shè)更具智能化、集成化的檔案館建筑環(huán)境，使檔案服務(wù)功能更加貼近利用者個(gè)性化的需求，通過(guò)綠色數(shù)字檔案館建設(shè)，促進(jìn)檔案服務(wù)的改善和優(yōu)化。

1.4 提升檔案館辦公體驗(yàn)

綠色數(shù)字檔案館建設(shè)與管理，也讓身處其間的檔案工作者享有更加舒適、便捷和智能化的辦公體驗(yàn)。如綠色數(shù)字檔案館交通設(shè)施與公共服務(wù)，無(wú)障礙設(shè)計(jì)要滿足要求，鼓勵(lì)檔案工作者使用綠色交通工具出行，設(shè)置電動(dòng)車充電區(qū)、自助停放區(qū)域，科學(xué)配置綠化植物。選用智能照明控制系統(tǒng)，可根據(jù)需求自動(dòng)調(diào)節(jié)人工光源，滿足照明需求。

2 綠色發(fā)展理念下數(shù)字檔案館建設(shè)的原則

綠色發(fā)展理念下數(shù)字檔案館建設(shè)要認(rèn)真貫徹《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》等法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行《綠色檔案館建筑評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》等要求，始終堅(jiān)持以綠色、環(huán)保、節(jié)能和可持續(xù)需求為導(dǎo)向[4]，一體推動(dòng)形成數(shù)字檔案館建設(shè)與管理新局面、新空間和新理念。

2.1 依法依規(guī)原則

近年來(lái)，為推動(dòng)綠色低碳發(fā)展及檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，國(guó)家及相關(guān)部門陸續(xù)出臺(tái)了一系列法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在綠色發(fā)展理念指引下的數(shù)字檔案館建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)及管理要認(rèn)真遵守，堅(jiān)持依法依規(guī)建設(shè)和管理原則?！稒n案法》提出要把檔案事業(yè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，可將檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)列入政府預(yù)算。地方性法規(guī)《綠色低碳轉(zhuǎn)型促進(jìn)條例》規(guī)定地方檔案主管部門要把綠色低碳轉(zhuǎn)型的具體要求，落實(shí)到數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)之中。要把法律法規(guī)中有關(guān)綠色發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)和要求，貫穿于數(shù)字檔案館建設(shè)的全過(guò)程，體現(xiàn)到檔案信息的采集、加工、存儲(chǔ)和管理各方面。

2.2 可持續(xù)性原則

綠色數(shù)字檔案館建設(shè)要始終堅(jiān)持可持續(xù)性原則，一方面，數(shù)字檔案館硬件投入、軟件或技術(shù)應(yīng)用要契合工作實(shí)際，要與檔案館的人財(cái)物相匹配、相適應(yīng)，不能一味貪大求全，無(wú)論是網(wǎng)絡(luò)化、信息化，還是數(shù)字化、智能化技術(shù)的選擇與應(yīng)用，都要緊密結(jié)合新時(shí)代綠色發(fā)展理念，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，優(yōu)先做好傳統(tǒng)館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代相對(duì)接。另一方面，要圍繞信息共享這一目標(biāo)，構(gòu)建數(shù)字檔案開放共享、互聯(lián)互通機(jī)制，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)的共享利用。此外，還要圍繞檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展要求，做好數(shù)字檔案館短、中、長(zhǎng)期建設(shè)與運(yùn)維規(guī)劃，以數(shù)字檔案館的可持續(xù)性推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的高質(zhì)效。

2.3 用戶為中心原則

數(shù)字檔案館應(yīng)以用戶需求為中心，提供方便、快捷和高效的服務(wù)[5]。檔案的價(jià)值在于其利用，綠色發(fā)展理念指引下的數(shù)字檔案館建設(shè)也要將用戶為中心體現(xiàn)到數(shù)字檔案的收集、加工、整理和利用各方面。根據(jù)新時(shí)代用戶對(duì)數(shù)字檔案查詢、檢索需求和使用習(xí)慣，提供更為人性化的數(shù)字化服務(wù)，吸引更多的人走進(jìn)數(shù)字檔案館，感受綠色發(fā)展帶來(lái)的優(yōu)質(zhì)體驗(yàn)。要注重用戶應(yīng)用體驗(yàn)，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。數(shù)字檔案館要做好利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，在線統(tǒng)計(jì)用戶檔案使用情況，有針對(duì)性地做好數(shù)字檔案編研開發(fā)，為用戶提供更為豐富、全面的數(shù)字檔案服務(wù)。

2.4 安全性原則

綠色發(fā)展是安全發(fā)展，綠色發(fā)展理念指引下的數(shù)字檔案館建設(shè)，要守住安全底線。一方面，要按照《綠色檔案館建筑評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，做好數(shù)字檔案館建設(shè)。另一方面，要做好數(shù)字檔案安全保護(hù)、備份和恢復(fù)、鑒定、評(píng)估等方面的工作。積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和數(shù)據(jù)備份等技術(shù)，保障數(shù)字檔案安全。還要建立數(shù)字檔案館鑒定和安全評(píng)估機(jī)制，做好安全評(píng)估。同時(shí)，還要注重?cái)?shù)字檔案的保密。

3 綠色發(fā)展理念下數(shù)字檔案館建設(shè)及運(yùn)維對(duì)策

綠色發(fā)展理念下數(shù)字檔案館建設(shè)需要從選址、布局、綠化、建設(shè)和管理等方面出發(fā)，既要建設(shè)好綠色數(shù)字檔案館，也要不斷豐富綠色數(shù)字檔案資源，還要注重綠色數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用和日常維護(hù)，推動(dòng)數(shù)字檔案館可持續(xù)發(fā)展。

3.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，樹立綠色建館理念

理念是行為的先導(dǎo)。數(shù)字檔案館建設(shè)要始終堅(jiān)持綠色發(fā)展理念，把綠色、節(jié)能、降碳深入數(shù)字檔案館舍建設(shè)，以及數(shù)字檔案立卷歸檔、檢索、查詢和利用全過(guò)程。作為一名檔案管理者，要積極適應(yīng)新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù)和新要求，順應(yīng)綠色技術(shù)革命時(shí)代的發(fā)展潮流，把綠色發(fā)展思想落實(shí)到數(shù)字檔案館建設(shè)及管理的各個(gè)方面。建立“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，拓寬數(shù)字檔案館館際合作，不斷拓寬數(shù)字檔案館縱橫交流、橫向聯(lián)系的渠道，積極倡導(dǎo)綠色建館，形成全方位、立體式和廣覆蓋的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字檔案工作新格局，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同和資源整合。始終堅(jiān)持“綠色、科技、人文”綠色建館宗旨，打造自然與人和諧共生的綠色建館理念，為檔案利用者、管理者提供更為人性化、便捷化和智能化的閱檔和辦公場(chǎng)所。

3.2 貫徹標(biāo)準(zhǔn)，做好綠色建館規(guī)劃

始終秉持綠色發(fā)展理念，做好數(shù)字檔案館館舍的選址、布局等規(guī)劃，為后期的綠色檔案館建設(shè)和日常運(yùn)行維護(hù)奠定基礎(chǔ)。綠色數(shù)字檔案館選址要充分考慮人流量、車流量、區(qū)域位置及選址區(qū)域的地質(zhì)荷載等，從綠色環(huán)保節(jié)能視角選擇具有代表性的數(shù)字檔案館館舍位置等。要嚴(yán)格執(zhí)行《綠色檔案館建筑評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，做好綠色檔案館規(guī)劃設(shè)計(jì)，營(yíng)造聲、光、熱、空氣質(zhì)量和土壤等自然環(huán)境與人工環(huán)境和諧共生。圍繞綠色檔案館建筑的節(jié)地、節(jié)能、節(jié)水、節(jié)材、室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量和施工及運(yùn)營(yíng)管理等主要指標(biāo)評(píng)價(jià)，按照不同等級(jí)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，做好規(guī)劃設(shè)計(jì)，為后期建設(shè)提供精準(zhǔn)指導(dǎo)。綠色數(shù)字檔案館場(chǎng)地設(shè)計(jì)，要合理規(guī)劃地表與屋面雨水徑流，做好場(chǎng)地空間的充分利用，根據(jù)館舍地區(qū)的氣候條件等，科學(xué)配置綠化植物等等，要始終保持綠色環(huán)境、數(shù)字檔案館人文景觀的協(xié)調(diào)、一致，根據(jù)綠色數(shù)字檔案館功能區(qū)設(shè)置，合理規(guī)劃接待大廳、檔案保管中心、編目整理中心、數(shù)字化中心及行政管理部門等區(qū)域布局，為檔案管理提供便捷服務(wù)。

3.3 緊扣核心，推進(jìn)綠色技術(shù)應(yīng)用

綠色發(fā)展理念下的數(shù)字檔案館建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)及管理，核心在于技術(shù)應(yīng)用，依托先進(jìn)的信息技術(shù)，確保數(shù)字檔案館建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享與傳承。首先是數(shù)字技術(shù)。如光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)（OCR）、視音頻捕捉技術(shù)、文字圖像掃描技術(shù)、VR和AR等人工智能技術(shù)，利用這些先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)等介質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。其次是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。綠色圖書館建設(shè)及日常運(yùn)行維護(hù)，要選用能耗低、效率高和運(yùn)行穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如圖像與視頻數(shù)據(jù)檢索技術(shù)、分布式資源與運(yùn)行管理技術(shù)，提升數(shù)字檔案檢索效率和準(zhǔn)確率。再次是數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將海量檔案信息按照檔案管理的規(guī)律和要求，分類、分項(xiàng)傳輸至相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，還要注重信息安全技術(shù)應(yīng)用，圍繞數(shù)字檔案“四性”的標(biāo)準(zhǔn)，利用密鑰、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字簽名、身份認(rèn)證及防火墻技術(shù)等，保障數(shù)字檔案的安全。

3.4 豐富內(nèi)容，注重綠色資源挖掘

綠色發(fā)展理念下的數(shù)字檔案館建設(shè)及維護(hù)的關(guān)鍵在于內(nèi)容，要注重運(yùn)用綠色檔案資源的利用和挖掘，制定細(xì)致的方案，采用科學(xué)的方法，做好數(shù)字檔案資源的挖掘。一方面，從廣度來(lái)看，要利用數(shù)字技術(shù)做好特色館藏檔案信息資源建設(shè)。利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)館際檔案信息間的共建共享。另一方面，從深度來(lái)看，要善于運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息篩選技術(shù)的應(yīng)用，更加注重檔案信息資源中隱性知識(shí)的數(shù)據(jù)挖掘。此外，還要聚焦綠色檔案資源質(zhì)量關(guān)，從源頭做好檔案資源建設(shè)，不斷豐富檔案資源內(nèi)容。將數(shù)字檔案資源及時(shí)匯總至數(shù)字檔案資源庫(kù)及電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。要確保增量檔案數(shù)字化的規(guī)范有序，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，及時(shí)將采集的檔案數(shù)據(jù)信息上傳至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。積極搭建數(shù)字檔案管理平臺(tái)，將收集的數(shù)字檔案統(tǒng)一集中管理。平臺(tái)搭建要選用節(jié)能環(huán)保、安全高效的設(shè)備。軟件系統(tǒng)要注重后期的可行性、可擴(kuò)展性，避免檔案數(shù)據(jù)間因格式原因不兼容，提升系統(tǒng)運(yùn)行的互動(dòng)性、便捷性和智能化。同時(shí)，還要將最新的技術(shù)運(yùn)用到檔案數(shù)據(jù)資源的挖掘，如全文檢索引擎Elastic Search技術(shù)[6]、數(shù)據(jù)定期檢查、系統(tǒng)備份和系統(tǒng)日志等。

3.5 優(yōu)化服務(wù)，完善綠色服務(wù)體系

堅(jiān)持綠色發(fā)展理念，注重服務(wù)措施的優(yōu)化升級(jí)，完善綠色數(shù)字檔案館服務(wù)體系，也是提升檔案價(jià)值的重要舉措。要高度重視數(shù)字檔案館檔案檢索、查詢和利用的準(zhǔn)確性、高效性，以優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)舉措贏得檔案查詢者、利用者的滿意率。要注重營(yíng)造綠色環(huán)保數(shù)字檔案館的舒適環(huán)境，不斷優(yōu)化數(shù)字檔案館的服務(wù)內(nèi)容、形勢(shì)、機(jī)制和政策措施，加強(qiáng)數(shù)字檔案館檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)提升，加強(qiáng)職業(yè)理想教育，提升檔案職業(yè)道德，不斷增強(qiáng)檔案人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平。此外，還要積極完善綠色檔案服務(wù)評(píng)價(jià)體系，從數(shù)字檔案館場(chǎng)址選擇、建筑設(shè)計(jì)、節(jié)能降耗和服務(wù)質(zhì)量等方面，優(yōu)化綠色檔案館服務(wù)評(píng)價(jià)體系，實(shí)現(xiàn)綠色評(píng)價(jià)的可比性、可量化[7]，推動(dòng)綠色數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)綠色發(fā)展，助力檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，為中國(guó)式現(xiàn)代化貢獻(xiàn)智慧和力量。

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作者簡(jiǎn)介：程雪英（1970—），大學(xué)學(xué)歷，嘉祥縣檔案館副研究館員，主要從事檔案管理研究。