數智化時代高校檔案信息化的價值蘊涵、問題審視及紓困路徑

摘 要：加快新技術應用是高校檔案信息化建設的必然要求。本文從數智化時代高校檔案信息化的價值蘊涵出發，認為在新技術環境下，高校檔案信息化面臨著數據存儲空間不足、檔案數據共享不充分、綜合治理體制不健全、安全管理體系較滯后等問題，需要在創新工作理念、釋放技術優勢、提升檔案服務和夯實安全基礎等方面下功夫，構建更為合理的高校信息化治理結構，推動實現信息化創新發展。

關鍵詞：高校；檔案信息化；紓困路徑

基金項目：本文系2023年江蘇省高等教育教改研究立項重中之重課題“高職院校教育數字化轉型的現實困境、運行機制與實踐路徑研究”（課題編號：2023JSJG047）。

《高等學校檔案管理辦法》要求，要保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。當前，新技術革命方興未艾，以人工智能為代表的新技術日新月異，催生了檔案信息化的新模式與新業態，成為推動檔案高質量發展的重要驅動力。高校要牢牢把握融合發展的新契機，貫徹新發展理念，創新工作方式，以信息化驅動檔案工作轉型升級，提升檔案資源利用的水平，深化檔案信息化創新發展，發揮檔案存史資政育人的價值，為學校高質量發展貢獻新的檔案力量。

1 數智化時代高校檔案信息化的價值蘊涵

信息化和數字化是高校檔案事業發展的堅實基礎。新技術的發展帶來了人工智能、物聯網和大數據等技術的廣泛應用，為檔案的收集、存儲、傳輸和利用提供了支撐，開啟了檔案治理新時代。

1.1 有利于檔案智能化保存與采集

伴隨高校辦學規模的不斷擴大，教育教學、學校管理和科學研究等呈現新的治理生態，高校檔案數量和類別更加豐富化多樣化，檔案信息化的優勢在于查找、利用和共享的最大化，有助于實現檔案采集、選擇與提取的一體化。在資源建設上，管理部門依托數字技術對不同類別的檔案進行門類劃分，自動實現編目與編碼，避免人工錯誤率高的問題。檔案信息化也實現了資源能利用的智能化，傳統檔案分析采取人工計算的方式，滯后性、效率低的弊端逐步顯現，無法發揮檔案資政育人功能，而信息化利用人工智能精準算法的優勢，可實時分析利用者的偏好與需求，總結歸納檔案利用的趨勢，及時調整資源建設與服務策略，為學校發展蓄勢賦能。

1.2 有助于實現檔案治理模式現代化

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求推進檔案治理體系和能力現代化，其核心是檔案信息管理與處理能力的轉型升級[1]。過去，電子檔案管理與紙質檔案數字化都是單網運行，缺乏有機融合的管理機制，溝通利用不夠順暢。數智時代高校加快信息化轉型的步伐，檔案工作的協同性、合作化和規范化全面加強，創建了高校信息化新的治理模式。高校依托互聯網科技，借助計算機、物聯網等現代先進科學技術，全力打造檔案工作信息化建設與管理平臺，加快實現信息數據的交會融合，能夠有助于打破二級學院、行政部門之間的共享鴻溝，營造更為開闊、內容更加豐富的空間環境，有效完善和優化檔案管理方式，推動檔案管理更加智慧化。

1.3 有助于發揮高校檔案的社會效益

高校檔案是重要的社會信息資源和寶貴的科技資源。隨著中國式現代化建設的深入，社會各界對技術和科技的需求日益迫切，對高校檔案信息資源的需求也與日俱增。在技術革新中，企業需要從高校獲取專利和科研攻關檔案資料，更好地加速科技成果轉換和產品迭代升級。傳統檔案服務的主要對象是學生、教師，地域限制性強，服務功能沒有真正發揮出來，不利于檔案的高效利用。大數據、人工智能技術的應用，創新了高校信息化建設的手段，打造智能化、智慧化的數據管理平臺，實現檔案信息的有序、安全與高效流動，檔案服務效能和質量得到極大提高，檔案社會化屬性充分彰顯，有助于發揮高校在中國式現代化進程中的突出作用。

2 數智化時代高校檔案信息化的問題審視

數智化時代是數據和智能的時代，也是高校檔案信息化建設最大的時代背景。雖然依靠技術進步，高校信息化提檔升級步伐加快，但是也面臨一系列問題。

2.1 數據存儲空間不足的問題

近年來，高校實體檔案和電子檔案呈幾何倍數增長。一方面檔案信息化加速傳統紙質檔案的數字化轉換；另一方面，電子檔案單套制的推進，致使原生數據檔案呈爆炸式增長態勢。檔案的原始性要求傳統紙質檔案應有獨立的保存空間，電子檔案需要按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》的要求保管。高校檔案管理部門要充分考慮實體檔案與電子檔案安全保管問題，但是由于缺乏長遠規劃和配套資金，電子檔案存儲空間不足，未能應用磁盤陣列等大容量存儲技術進行改造，檔案存儲與激增的矛盾日益凸顯。

2.2 檔案數據共享不充分問題

《中華人民共和國檔案法實施條例》要求：提升檔案信息共享服務水平，促進全國檔案數字資源跨區域、跨層級和跨部門的共享利用工作。首先，檔案數據共享包含的大數據、云計算和人工智能等核心技術的應用，但高校對這些技術的應用存在滯后性，同時，新技術應用也有較高的使用成本，造成高校進行技術革新的意愿不強。其次，部門檔案數據不夠統一。信息化雖然實現文書、財務和科技等檔案的質態轉型，但是大量教育業務檔案保管在二級學院和個人手中，數字化率較低。最后，缺乏統一的數據共享平臺。高校檔案管理系統較為分散。文書檔案系統屬于黨政辦公室負責，教務檔案系統由教務處負責，二者系統相互獨立，阻礙檔案數據的交換與流動。

2.3 綜合治理體制不健全的問題

《高等學校檔案管理辦法》指出，高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展的規劃[2]。但是，高校檔案信息化邊緣化、治理結構不足的問題較為突出。一是信息化重視程度不高。國家“雙一流”高校能夠將檔案納入學校信息建設總體布局，但只是作為中間環節，檔案信息化的支撐作用未展現出來。對檔案的特殊性考量不足，資金投入力度欠缺。二是管理機制缺失。多數高校未建立“檔案信息化領導小組”，造成管理和協調機制不健全，常年不研究檔案信息化發展和規劃。信息化進程較為緩慢，缺乏制度性約束和監督考核。三是人才培養模式較為滯后。多數檔案人員信息化知識缺乏，專業化培訓較少，管理人員晉升通道狹窄，缺乏思考信息化工作的主動性，干事創業的精神氣不足。

2.4 安全管理體系較滯后的問題

信息化過程會面臨眾多安全性問題，特別是安全技術體系失范，易造成檔案資源的流失與破壞。一是安全防護技術不到位。隨著云計算、大數據等技術的廣泛應用，檔案數據量呈爆炸式增長，這給數據安全管理帶來了更大的難度。同時，新技術應用深度不夠，防火墻、防水墻和病毒庫等更新較為緩慢，共享安全事件頻發。二是預警監測做得還不夠，導致出現突發情況難以較快、較妥當地處置網絡安全問題。三是數據安全管理制度不健全。許多高校在數據安全管理方面缺乏完善的體制機制，導致數據安全管理不到位。

3 數智化時代高校檔案信息化的紓困路徑

在新的技術環境下，高校檔案部門要緊密結合“技術”與“應用”兩個關鍵變量，以最大力度提升信息化質量，推動檔案數據發揮應有價值。

3.1 創新工作理念，打造新型檔案治理范式

根據《高等學校檔案管理辦法》推進檔案治理結構變革的要求，高校要在全方位、多領域和深層次方面實施綜合改革。一是改革體制機制。探索扁平化管理模式，建立黨政辦公室、部門負責人和檔案管理員三維一體的管理機構，負責檔案信息化推進與改革提升工作。加強各院系對信息化重視的程度，構建橫向到邊、縱向到底的管理模式，努力實現開放、協作的檔案管理環境。二是激發人才活力。管理中的梗阻是長期以來困擾高校信息流通的關鍵，要在管理人員觀念轉型上下功夫，樹牢共享意識，推進檔案信息分類化改革。比如，對于教學類檔案信息化由教務處統一負責，二級學院負責檔案的收集與整理，減少基層管理人員的負擔。學籍類檔案由學生處負責檔案的收管用，二級學院專注于科研、競賽和就業等檔案管理。教學檔案統一由教師上傳數據管理系統，既方便查詢利用，又簡化審查環節，避免檔案信息濫用風險。三是加強資金保障。管理部門應及時向學校領導和有關部門反饋信息化建設的重要性、必要性及相關問題，爭取政策傾斜和經費投入。學校要大力保障基礎設施、應用系統建設和維護能力，投入必要的經費和人力進行系統研發，不斷擴大信息化的廣度和深度。

3.2 釋放技術優勢，優化檔案的信息化治理結構

以大數據、人工智能和云存儲為代表的新一代技術，為高校檔案信息化提質增效打開了廣闊的空間。一是用好云存儲，解決好數據存儲空間不足的問題。云存儲利用虛擬化技術將檔案數字資源以服務的形式提供給用戶。利用者借助網絡可以隨時利用檔案數據，具有靈活性、可擴展性、高可用性和安全性。高校可自主打造云存儲檔案平臺，建立獨立的數據存儲中心以體現數據價值，提供數據服務，為檔案利用做好數據存儲的基礎平臺和底座。二是用好人工智能技術，解決好檔案分類管理難題。人工智能的機器算法和深度學習有助于化解檔案數據結構混亂的問題。要將人工智能融入信息化全過程，特別是檔案分類、識別和圖像處理等環節，結合“三合一”制度和利用需求，實現對資源的智能化處理與感知。三是用好物聯網技術，實現電子檔案與實體檔案的有效結合。在實體檔案管理環節，應用物聯網技術能夠實現檔案的智能化識別和管理，解決檔案信息化與實體檔案管理不匹配的問題。需要注意的是要利用檔案專用網絡進行分析和處理，從而實現安全化治理。

3.3 提升檔案服務，更好地釋放高校檔案內在價值

一是建設高水平的檔案信息化管理平臺。系統要包括檔案收集、利用、共享、開發和統計等功能模塊，將業務工作和數據整合到一起，實現數據即時化歸檔，打通歸檔、質檢等作業的信息傳遞鏈條，解決傳統檔案管理中各項業務信息孤島的問題。二是用好大數據統計功能。大數據技術通過對海量檔案數據的分析，可以挖掘有價值的信息和知識。一方面，在信息化過程中，大數據能夠分析資源建設的薄弱環節，出現教學檔案連貫性不足、收集不到位的問題，為資源歸集與審核機制建設提供依據；另一方面，在檔案信息化服務中，大數據能夠分析學校、師生和社會的檔案需求結構，為信息化轉型提供依據。大數據可以實時掌握分析利用者的行為習慣和偏好，為檔案資政育人提供方向。三是強化檔案共享能力。管理部門要統一數據標準，對結構化和非機構化的信息化數據在存儲類別、模態上做出規定，尤其是圖像、音視頻等特殊類型，為檔案共享奠定數據基礎。建立覆蓋全校的信息化共享平臺，提供高效檔案信息的存儲、共享、發布和溝通等功能，拓寬檔案資源流通渠道，建立檔案互聯互通的途徑，實現各種檔案資源的及時上傳下達與相互協調。

3.4 夯實安全基礎，建設更加高效的防護體系

《“十四五”檔案事業發展規劃》指出，要構建檔案安全治理體系，推動檔案信息化全過程安全。安全是檔案管理與利用的紅線與底線，是信息化順利進行的保障。因此，高校要加強信息化全流程的安全建設。一是強化數字化加工的安全管控。加強對外包公司的監管，強化檔案出庫、入庫登記手續，不定時對數字化加工現場進行檢查，發現問題及時處理。定期對人員開展保密和業務培訓，嚴堵檔案丟失泄密的漏洞。嚴格落實數字化加工的質量要求，規范管理加工流程。對檔案整理分件、目錄著錄、原文掃描、數據質檢和裝訂還原等各環節嚴格管理。二是強化共享安全管控。共享安全是保障檔案資源利用的基礎，在數智化時代，區塊鏈為共享利用提供了安全化解決方案。區塊鏈是一種去中心化的分布式賬本技術，其核心是通過加密算法和共識機制來確保數據的安全性和不可篡改性[3]。它由一系列按時間順序連接的區塊組成，每個區塊包含一定數量的交易記錄和一個指向前一個區塊的哈希值。這種結構使得任何對區塊鏈的修改都需要重新計算后續所有區塊的哈希值，從而保證了數據的完整性。目前，區塊鏈技術在共享領域已被廣泛應用，高校要結合實際加以運用。三是構建安全高效的信息防護網。《數據安全法》對網絡檔案安全做出明確規定。要扎實做好檔案分類保護，加強涉密劃控工作，確保涉密信息不上網。常態化地開展檔案網絡安全達標和治理能力評估，建設現代化防火墻，利用好網絡安全公共服務平臺，提升數據安全保障能力。

結語

檔案信息化建設是智慧校園建設的重要內容，是提高學校內部治理能力和水平的重要體現。高校檔案部門聚焦檔案工作“四個好”“兩個服務”“三個走向”的目標要求，以檔案數字化、信息化建設為重要突破口，加快推進信息化建設質變的過程，做到互聯網、大數據、人工智能與檔案信息化深度融合，確保在高質量發展中取得積極成效。

參考文獻

[1]耿強.檔案治理現代化背景下重構高校檔案利用模式的思考[J].檔案天地，2022（06）：09-10.

[2]馮湘君.數字中國檔案信息化制度建設研究[J].浙江檔案，2024（08）：06-07.

[3]鄭躍進.基于區塊鏈技術的電能計量系統的設計與實現[J].自動化應用，2024（04）：09-10.

作者簡介：陳玲（1979—），碩士學位，無錫商業職業技術學院副研究館員，研究方向：檔案管理，檔案信息化。