新時代換屆選舉文書檔案精細化整理探究

摘 要：人大換屆選舉是政治生活中的一件大事，在換屆選舉過程中產(chǎn)生大量具有查考、利用和保存價值的文書檔案，文書檔案整理質(zhì)量直接影響著后期檢索、利用和安全。新時代，要圍繞高質(zhì)效抓好文書檔案整理工作。堅持來源、事由和全宗原則，把精細化管理理念融入文書檔案收集、鑒定、分類、排列、裝訂、編目、裝盒和排架整理的每個環(huán)節(jié)，精益求精，不斷提升換屆選舉文書檔案精細化整理整體質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案；精細化管理；換屆選舉

概述

根據(jù)《全國人民代表大會組織法》《地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》的相關(guān)規(guī)定，全國人大和地方各級人大每屆任期為五年。這就意味著人大代表的任期是五年，任期結(jié)束后會進行新一屆選舉。在換屆選舉過程中形成了大量具有查考、利用和保存價值的文字、圖片、視音頻資料等原始記錄，做好這些資料的收集、整理、歸檔和保管工作，建好、管好換屆選舉檔案，有利于維護換屆選舉工作的歷史面貌，促進換屆工作順利進行及換屆后各項工作的有序開展，也是保障廣大群眾民主權(quán)利的重要舉措。鑒于換屆選舉文書檔案數(shù)量大、專業(yè)性強，在歸檔資料收集之后還要對其進行規(guī)范整理，建立換屆選舉檔案內(nèi)部聯(lián)系，便于后期的管理、查詢、檢索和利用。

精細化管理作為一種現(xiàn)代化管理理念，是基于社會分工日益精細化的現(xiàn)實特點，以及基于這種分工下的精細化服務(wù)的現(xiàn)實要求。換屆選舉文書檔案包括擬稿、核稿、簽發(fā)、復(fù)核、校對、印刷、用印、傳遞、鑒定、立卷、分類、編目、歸檔和銷毀等多個流程。其中文書檔案整理又包括文件收集、鑒定、分類、排列、裝訂、編目、裝盒和排架等若干流程。因此，要把精細化管理理念融入換屆選舉文書檔案整理工作，切實增強換屆選舉文書檔案管理精細化水平，夯實文書檔案整理工作質(zhì)量。

1 換屆選舉文書檔案精細化整理原則

“檔案整理”是檔案工作中一項實際業(yè)務(wù)工作，這項工作的內(nèi)容就是將文件轉(zhuǎn)化為檔案[1]。作為一項專業(yè)性工作。檔案整理就是按照檔案整理的原則要求，將收集起來的檔案實體進行系統(tǒng)性分類、組合，再進行編號、編目，使整個檔案實體保持內(nèi)部關(guān)聯(lián)性，呈現(xiàn)出有序化狀態(tài)。檔案整理是社會賦予檔案管理者依據(jù)檔案管理規(guī)范、國家或行業(yè)標準，將換屆選舉文書資料轉(zhuǎn)化為檔案的一種特殊技術(shù)實踐。

1.1 堅持來源原則

《中國大百科全書檔案學(xué)分冊》將“來源原則”定義為：檔案館將其來源和形成單位進行整理和分類的原則。換言之，即按照文件的形成機構(gòu)劃分和管理檔案。近年來，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件非人工識讀性、信息與特定載體的可分離性等特點，使其與傳統(tǒng)實體檔案整理存在較大差異，但電子文件數(shù)據(jù)單元在組合或拆分過程中“不留痕跡”，這種特點更加凸顯其信息“來源”的重要性?！稒n案法》“檔案信息化建設(shè)”專門提出電子檔案應(yīng)“來源可靠”。隨著時代的發(fā)展，檔案整理“來源原則”應(yīng)做擴大解釋，“來源”不僅指文件的形成機關(guān)，也包括文件的形成目的、活動、過程、處理程序及職能范圍。即，將機關(guān)來源拓展為文件形成過程及背景信息[2]。

1.2 堅持事由原則

檔案整理事由原則解決了收文、發(fā)文分離二元化，將同一事件收文、發(fā)文統(tǒng)一起來并入相應(yīng)事由類別。電子文件格式兼容性、載體差異化都影響到電子文件跨系統(tǒng)傳輸、讀取。目前，電子文件著錄依然沿用《中國檔案主題詞表》《檔案著錄規(guī)則》等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案著錄方法。電子檔案整理同樣需要堅持事由原則。即，把“背景信息”作為維護電子文件真實性的關(guān)鍵憑證，積極創(chuàng)建基于“檔案聯(lián)系”的“索引思維”[3]，平衡“事由”與“全宗”，既要把事由作為電子文件可檢索的重要原則。

1.3 堅持全宗原則

《檔案工作基本術(shù)語》將“全宗”定義為“一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體”。全宗原則核心的思想，就是將具備全宗構(gòu)成者條件單位的全部檔案必須保持其完整性，同一全宗的檔案不得分散。全宗原則是文件轉(zhuǎn)化為檔案，進行收集、整理和保管必須遵守的法則，體現(xiàn)在文書資料轉(zhuǎn)化為檔案的全過程，適用于按全宗構(gòu)成者方法組織檔案實體整理保管的基本單元者內(nèi)[4]。全宗原則、事由原則、來源原則中全宗原則居于核心地位，事由原則是全宗原則的外延及其變通了的形式標準，來源原則體現(xiàn)了全宗原則本質(zhì)[5]。

2 換屆選舉文書檔案精細化整理流程

換屆選舉結(jié)束后，選舉文件資料的歸檔工作十分重要。應(yīng)當(dāng)安排專人按照有關(guān)規(guī)定負責(zé)。其中紙質(zhì)檔案的整理應(yīng)根據(jù)檔案保管單位實際情況，按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）和《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）標準執(zhí)行。數(shù)碼照片檔案、電子檔案的整理分別按《數(shù)碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）等有關(guān)標準執(zhí)行。實物檔案按件整理。收集歸檔的換屆選舉文件應(yīng)滿足真實有效、信息完整、字跡清楚、數(shù)字準確，簽字蓋章和日期等具有法律效力的標識完整齊備，印制書寫材料、紙張和裝訂材料等應(yīng)符合檔案長久保存的要求，要始終以精細化為整理目標，力求選舉文件收集、鑒定、分類、排列、裝訂、編目、裝盒和排架每一個步驟都精細、精準。

2.1 精細收集

換屆選舉文件收集是文書檔案管理的初始環(huán)節(jié)，也是十分重要的一步。換屆選舉文件資料收集要堅持“以我為主”原則，明確收集人員、范圍、時間和方法。檔案管理人員深入一線進行指導(dǎo)，普及選舉文件收集的標準、要求，編制文件收集范圍，動員相關(guān)部門主動移交文件資料；文件收集包括換屆選舉中收文、發(fā)文。文件收集包括定期收集和隨時收集兩種，其中定期收集為每年1、4月，隨時收集為換屆選舉完成之后，根據(jù)實際需要確定。換屆選舉文件收集堅持全面收集、重點收集和賬外收集相結(jié)合的方式進行，其中全面收集依據(jù)收發(fā)文、用印登記簿，重點收集則把換屆選舉相關(guān)的重大活動事件材料作為收集重點；未經(jīng)登記編號的文件資料屬于賬外收集。

2.2 精細鑒定

換屆選舉文件收集之后，由檔案人員根據(jù)相關(guān)標準對其進行鑒定，將收集到的檔案資料根據(jù)歸檔范圍及保管期限進行挑揀，剔除無需歸檔的文件材料。換屆選舉收集到的文件資料重多，重點需要鑒定是否存在重份文件，同一文件的草稿、定稿和存本均應(yīng)歸檔，重點挑揀領(lǐng)導(dǎo)批示或其承辦標記的文件資料。傳真文件要用復(fù)印件歸檔，原件附后。只有口頭答復(fù)而沒有正式文字的批復(fù)要注明?？傊?，換屆選舉文件鑒定主要鑒定收集文件資料。是否屬于歸檔范圍、是否齊全完整、手續(xù)是否完備，發(fā)現(xiàn)問題要及時進行登記并收集補充。

2.3 精細分類

換屆選舉文件資料鑒定之后，還需要對其進行分類。目前文件分類一般按照年度、級別、保管期限、問題或機構(gòu)依次分類，主要有“年度—保管期限—問題”、“年度—保管期限—機構(gòu)”等不同分類方案，值得注意的是，無論選擇何種分類方案，后期都要始終堅持并延續(xù)該分類方案。換屆選舉文件資料分類中還需要注意一些細節(jié)：（1）按年度分類。請示與批復(fù)放一起歸檔，沒有復(fù)文的放在請示年歸檔。文件資料中沒有落款日期的文件，首先應(yīng)結(jié)合文件資料中的具體內(nèi)容，確定相對較近的時間，然后再將其歸入相應(yīng)年度。（2）按級別分類。同一年度的換屆選舉文件材料按形成機關(guān)級別分為平級、下級、本級和上級四類。其中本單位的請示與上級的批復(fù)，下級的請示與本單位的批復(fù)，上級任免本單位人員文件，上級指定要本單位專門辦理的文件，上級機關(guān)對本單位的指示、講話等都應(yīng)歸入到本級文件一起歸檔。（3）按保管期限分類。文書檔案保管期限為永久、30年、10年，其中本單位的重要文件、上級特別重要的政策法規(guī)等一般定為永久。（4）按問題分類。通常將同一個問題、同一次會議、同一個名稱的文件放在一起歸檔。（5）按機構(gòu)分類。一個內(nèi)設(shè)機構(gòu)設(shè)置一個類，各類按機構(gòu)順序表或習(xí)慣順序表排列。

2.4 精細排列

收集的文件資料進行排列，需要按照選舉文件級別、問題和時間，并考慮其重要性等，進行相應(yīng)的次序排列。其中統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列。正文與附件、正文與定稿、請示與批復(fù)等密不可分的文件要注意排列順序。同一問題歸檔文件按文件形成時間或內(nèi)容的重要性排列。

2.5 精細裝訂

換屆選舉文件裝訂，就是將歸檔文件裝訂起來。裝訂質(zhì)量直接決定了歸檔文件形式上的統(tǒng)一性、規(guī)范性，在裝訂前要做好孔洞殘缺修裱、金屬物去除、折疊、空白紙張抽除和頁次排序等。裝訂前，“件”內(nèi)各頁采用左上角裝訂的將左、上側(cè)對齊，左側(cè)裝訂的將左、下側(cè)對齊?？傊?，換屆選舉文件裝訂要做到不壓字、不掉頁、不倒頁、不損壞文件和不妨礙閱讀原則。

2.6 精細編目

文件編目，就是將已經(jīng)裝訂好的歸檔文件加蓋歸檔章，編制歸檔文件目錄。換屆選舉文件要按照分類方案、排列順序逐件編號，并填寫全宗號、年度、保管期限、問題（機構(gòu)）和室編件號，等等。按照統(tǒng)一的“歸檔文件目錄”格式編制歸檔文件目錄，包括換屆選舉歸檔文件件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)及備注等項目。要注意編目細節(jié)，件號不得斷號、重號、跳號。日期填寫應(yīng)為文件形成日期，空白頁不得計算在文件頁數(shù)之中。備注填寫也要符合規(guī)范，如請示與批復(fù)分開歸檔的，應(yīng)注明去處。

2.7 精細裝盒

按同一年度、同一保管期限、同一類目的文件按件號進行裝盒。分盒時要根據(jù)文件厚薄選擇適宜的檔案盒。同時，要堅持“三個不能”。即不同形成年度、保管期限、機構(gòu)（或問題）的歸檔文件不能放入同一檔案盒。排列方法要統(tǒng)一?！罢砣恕薄皺z查人”欄要分別填寫負責(zé)整理、檢查該盒文件的人員姓名。

2.8 精細排架

裝盒的歸檔文件按照一定順序排放到檔案架，并編制歸檔文件說明、目錄索引和目錄冊在內(nèi)的檢索工具。要精細化編制檢索工具，便于后期檢索、查詢和利用。檢索工具包括文件整理說明、目錄索引和目錄冊等。

3 換屆選舉文書檔案精細化整理策略

每一次換屆選舉都會形成大量具有查考和利用價值的原始記錄。及時做好換屆選舉文書檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，對于促進換屆工作順利進行和換屆后各項工作的有序開展、保障廣大群眾的民主權(quán)利具有重要的意義。

3.1 提前謀劃，確保檔案整理主動

每一次換屆選舉之前都要把換屆選舉文書檔案整理工作貫穿到換屆選舉全過程，同謀劃、同部署、同推進。換屆工作一開始，各級換屆辦迅速成立選舉換屆檔案管理專項組，堅持邊換屆邊開展文書檔案資料收集工作，工作每完成一項，材料整理跟進完善一項，夯實換屆檔案管理工作基礎(chǔ)。成立換屆選舉檔案管理指導(dǎo)組，抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干，統(tǒng)一對換屆選舉檔案整理工作進行業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，全程跟進，確保換屆選舉檔案整理有序進行。換屆選舉工作結(jié)束之后，檔案部門要及時跟進，對換屆選舉檔案實行分級管理，及時組織各級黨組織對換屆檔案進行查缺補漏，完善換屆檔案資料，讓“文件”平穩(wěn)向“檔案”整理過渡。及時傳達學(xué)習(xí)上級有關(guān)換屆選舉檔案管理工作的精神和要求，深刻領(lǐng)會換屆選舉檔案管理的目標、要求、標準和責(zé)任，確保換屆選舉文書檔案整理在完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性符合要求。

3.2 加強學(xué)習(xí)，做到檔案整理精細

組織開展換屆選舉檔案管理工作業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)班，讓所有參與換屆選舉檔案收集整理人員掌握換屆選舉文書檔案的收集、鑒定、分類、排列、裝訂、編目、裝盒和排架等整理的每個環(huán)節(jié)的細節(jié)要求，提高檔案整理的專業(yè)性，做到統(tǒng)一標準、統(tǒng)一口徑、統(tǒng)一規(guī)格整理檔案。邀請市縣檔案局（館）的專家、業(yè)務(wù)骨干為學(xué)員授課，專門就換屆選舉檔案收集整理等開展專題培訓(xùn)，進行專題輔導(dǎo)。鼓勵各級黨組織擇優(yōu)選派有檔案基礎(chǔ)和檔案經(jīng)驗的業(yè)務(wù)能手參加培訓(xùn)，縮短培訓(xùn)周期，確保培訓(xùn)效果。在方式上，實行“理論+實操”“線上+線下”培訓(xùn)相結(jié)合，采取專業(yè)理論解讀，現(xiàn)場練習(xí)操作相結(jié)合，確保培訓(xùn)實效。建立質(zhì)量保證機制。建立換屆選舉收文登記簿、發(fā)文登記簿、借閱文件登記簿、上報材料登記簿和檔案管理手冊“四簿一冊”，對檔案收錄整理各環(huán)節(jié)由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字把關(guān)，具體工作人員簽字確認，保證檔案整理質(zhì)量。

3.3 強化督導(dǎo)，實現(xiàn)檔案整理規(guī)范

檔案管理部門要發(fā)揮其專業(yè)優(yōu)勢，強化換屆選舉檔案工作檢查督導(dǎo)，組織各督導(dǎo)組對換屆選舉檔案整理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，督促整改落實。制定檔案管理考核辦法，結(jié)果納入換屆選舉工作考核。堅持聯(lián)查聯(lián)動，以查促改、以改促效。換屆選舉單位嚴格自查，由換屆辦統(tǒng)籌、逐一查驗，通過自查自糾、查漏補缺，對換屆選舉檔案進行全覆蓋，提前檢查驗收，嚴把檔案整理第一道關(guān)口。在選舉單位全面完成自查自檢的基礎(chǔ)上，從換屆業(yè)務(wù)指導(dǎo)組、督導(dǎo)組和檔案部門抽調(diào)有換屆經(jīng)驗、熟悉檔案業(yè)務(wù)的骨干同志，聯(lián)合組建專項檢查組開展拉網(wǎng)式督查，對不合格的進行督促限時整改，嚴把檔案整理質(zhì)量關(guān)口。地方檔案行政管理部門開展專業(yè)巡查，啟動換屆選舉檔案整理核驗工作，隨機開展巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

參考文獻

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作者簡介：喻愈（1979.6—），大學(xué)學(xué)歷，寧德市福鼎市人大代表服務(wù)中心館員，主要從事檔案管理研究。