如何做好出版檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。習(xí)近平總書記對檔案工作非常重視，指出“檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)”，強調(diào)“要把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾”。

1 出版檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 出版檔案及其作用

出版檔案是指在編輯出版圖書、期刊、報紙、音像制品等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等形式與載體的記錄，可分為書稿、編務(wù)、印務(wù)、樣書、發(fā)行等部分內(nèi)容。出版檔案是每一部書稿形成的歷史記錄，包括從組稿起到出版止有關(guān)該書的材料，反映出版單位編輯出版圖書的過程及其成果。出版檔案包括：選題、CIP申請、核號、發(fā)稿、樣書、印制等環(huán)節(jié)的記錄，出版、印制、封面設(shè)計、印前排版等合同，委托協(xié)議，三審三校記錄，重要選題內(nèi)、外審記錄，重大選題備案情況，與本書相關(guān)各級單位請示、批示、指示、報告等，以及有參考價值的重要書評，教輔圖書還有教師資質(zhì)，地圖審核批準(zhǔn)書等文件。

出版檔案保存了圖書從生產(chǎn)到發(fā)行過程所產(chǎn)生的重要資料，擔(dān)負著國家文化積累和履行國家檔案法規(guī)規(guī)定的義務(wù)；出版檔案是研究國家出版工作歷史、圖書出版史、出版社社史和有關(guān)作者創(chuàng)作過程的重要史料。出版檔案真實體現(xiàn)出版工作水平，確認(rèn)責(zé)任和考察編輯、出版人員業(yè)績的重要依據(jù)，也是做好編輯工作的有力支撐。出版檔案中的選題論證、組稿、三審三校等內(nèi)容，詳細展現(xiàn)了編輯對書稿的處理過程，是考核編輯選題策劃和審稿能力的可靠依據(jù)。出版檔案記錄的內(nèi)容客觀真實，內(nèi)容詳實完備，特別是出版合同、備忘錄等是維護知識產(chǎn)權(quán)，特別是合法著作權(quán)的可靠依據(jù)。出版檔案是各種學(xué)科文化知識的總匯，是建立學(xué)習(xí)型社會的重要文化知識寶庫。數(shù)字化后的出版檔案成為出版社的主要數(shù)據(jù)資源，為各種統(tǒng)計、分析，匯報材料提供有力支撐。出版檔案也是研究著名人物生平的重要素材。

1.2 出版檔案數(shù)字化是現(xiàn)實要求

隨著信息化時代的快速發(fā)展，出版檔案傳統(tǒng)管理方式的弊端日益凸顯，龐大的數(shù)據(jù)量以及信息資源，采用更為先進的現(xiàn)代化管理方式對檔案進行存儲、備份及管理和利用成為可能，也是必然選擇。信息數(shù)量與質(zhì)量決定了出版管理決策，而且要求做出的決定要迅速及時。特別是出版檔案中的數(shù)據(jù)碎片化后，通過挖掘分析這部分檔案數(shù)據(jù)，結(jié)合新技術(shù)，形成有競爭力的新產(chǎn)品，是提高出版質(zhì)量的重要方法。出版檔案數(shù)字化是出版企業(yè)檔案工作的必由之路，也是貼合現(xiàn)代企業(yè)管理，進一步提高出版檔案工作的重要措施。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出，強化檔案數(shù)字資源規(guī)劃管理，提升檔案數(shù)字資源安全管理能力，完善檔案信息化發(fā)展保障機制，加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收，重點推動電子文件歸檔和電子檔案管理實現(xiàn)突破。《寧夏回族自治區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》中要求，機關(guān)、團體、企事業(yè)單位將檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)計劃。加快推進檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型。認(rèn)真落實“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”工作要求，在“十四五”末，區(qū)直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案數(shù)字化率達到80%。

1.3 出版檔案數(shù)字化的意義

出版檔案數(shù)字化具有檢索快捷，修改復(fù)制成本低，遠程傳輸利用高效等特點。檔案管理人員利用計算機可完成檔案資料的收集、存放、整理、查閱等一系列工作。出版檔案數(shù)字化使資料整合更方便，成為出版社決策的重要依據(jù)之一。隨著云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用，出版檔案數(shù)字化管理可以實時掌握檔案資料數(shù)量和利用情況，大大提高出版檔案管理工作的精準(zhǔn)性。出版檔案數(shù)字化有利于原文件的保存?zhèn)浞荨鹘y(tǒng)檔案備份較復(fù)雜，檔案原件和備份保存難度較大。原文件在經(jīng)過多次使用后，外表會出現(xiàn)不同程度的磨損，這對原件檔案造成損害，原件的物理安全性無法得到保障。出版檔案數(shù)字化對檔案原件進行一次掃描，就能完成原件檔案的備份和保管工作。

出版檔案數(shù)字化促進資源共建共享，數(shù)字化檔案資料實現(xiàn)無墻界應(yīng)用，以電子信息的形式在互聯(lián)網(wǎng)中傳播，實現(xiàn)檔案信息實時、異地調(diào)閱，檔案利用率獲得明顯提升，優(yōu)化了出版社內(nèi)部管理的科學(xué)性。

2 出版檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

2.1 出版社對檔案數(shù)字化工作缺乏重視

隨著出版社由事業(yè)單位改為企業(yè)，出版社面臨著社會效益和經(jīng)濟效益的雙重考核。出版企業(yè)經(jīng)營壓力較大，注意力集中在出版一線的內(nèi)容和營銷上。出版檔案管理屬于基礎(chǔ)性工作，無法直接產(chǎn)生效益，出版檔案電子化、數(shù)字化、信息化需要投入的資金較大，傳統(tǒng)出版檔案利用率低等問題，使出版檔案數(shù)字化工作在出版社總體工作安排中，往往成為降低成本，節(jié)約資源，規(guī)避風(fēng)險，穩(wěn)步發(fā)展方面要考慮的內(nèi)容。有些出版社甚至不設(shè)專門的檔案室，出版檔案存放散亂，致使檔案遺失、損毀等情況時有發(fā)生。缺乏科學(xué)管理，出版檔案的開發(fā)利用也就無從談起。

2.2 出版檔案管理人員缺乏專業(yè)基礎(chǔ)

出版行業(yè)特性致使出版檔案涉及文件材料多，檔案管理人員要熟悉收集、整理、分類、錄入、歸檔等檔案工作細節(jié)。出版社通常沒有專業(yè)的檔案人才，出版檔案管理員多是辦公室等部門工作人員兼職，處理檔案工作時間有限，缺乏檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，通常在數(shù)字化技術(shù)方面能力也比較薄弱，缺乏網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化相關(guān)技術(shù)。

2.3 出版檔案管理制度不完善

當(dāng)前關(guān)于出版檔案管理的規(guī)章制度仍沿用1992年原國家新聞出版署和國家檔案局聯(lián)合制定的《出版社書稿檔案管理辦法》，以及1998年原國家新聞出版署頒發(fā)的《圖書編輯工作基本規(guī)程》，時間較早，其中沒有關(guān)于出版社檔案管理信息化、數(shù)字化方面的條款。出版社根據(jù)以上辦法結(jié)合自身制定的出版檔案管理制度也缺少數(shù)字化方面的內(nèi)容，致使部分檔案歸檔不及時，資料不完整或不準(zhǔn)確。電子發(fā)排文件可能有遺漏或不是最終版本，外地印廠發(fā)排文件不能及時上繳，獲獎信息等后續(xù)補充材料因時間跨度較長，有些資料遺失造成永久的損失。電子檔案保存管理、綜合利用方面的條款欠缺。

3 如何做好出版檔案數(shù)字化建設(shè)

出版檔案數(shù)字化的結(jié)果是建成目錄數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案的安全高效管理，快速查詢和統(tǒng)計利用。書稿數(shù)據(jù)庫可使責(zé)任編輯與作者，責(zé)任編輯與排版印制之間對于稿件進行實時高效的溝通收發(fā)。編務(wù)檔案索引檢索目錄輕松應(yīng)對查詢管理合同、協(xié)議等各種文件。出版檔案數(shù)據(jù)庫對財務(wù)、人事檔案管理也能提供有用信息。隨著企業(yè)信息化建設(shè)，大量新生電子檔案也需科學(xué)妥善管理，以及與歷史檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的兼容。

3.1 完善出版檔案管理制度

出版檔案管理工作良好運行需要制度保障。完善檔案管理機制是檔案管理數(shù)字化首先要考慮的問題，要在科學(xué)規(guī)范的前提下建立數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化檔案管理有很大區(qū)別，依據(jù)《出版社書稿檔案管理辦法》《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》以及《ERP系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》等制度完善出版社自己的出版檔案管理制度，細化存量圖書紙質(zhì)檔案數(shù)字化、增量圖書電子檔案管理等工作要求，拓展檔案服務(wù)內(nèi)容。特別是2021年的新版《中華人民共和國檔案法》以及2023年頒布的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，其中關(guān)于數(shù)字檔案方面的條款，出版企業(yè)檔案管理可參照執(zhí)行。建立和落實檔案工作責(zé)任制、檔案信息管理規(guī)范，健全檔案信息查閱、保密、利用等制度。

信息資源作為戰(zhàn)略資源之一，信息安全問題正成為嚴(yán)重影響國家安全的非傳統(tǒng)安全隱患之一。出版檔案數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式存儲在計算機中，管理利用無時空限制的同時，也更容易被非法使用或破壞。不法分子采用各種手段非法獲取電子檔案信息，是檔案安全工作必須迫切應(yīng)對的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。建立完善檔案安全體系制度，是檔案信息安全的前提保障。檔案管理人員必須提高安防意識，嚴(yán)格按照制度，規(guī)范操作步驟。

3.2 建設(shè)出版檔案管理信息數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

出版檔案管理信息數(shù)字化工作高質(zhì)高效完成，首先由信息技術(shù)工程師與出版檔案管理人員根據(jù)實際情況，制定出完整的出版檔案管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括出版檔案管理數(shù)字化目標(biāo)、要領(lǐng)定義、移交整理、保存方式、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等。建立業(yè)務(wù)規(guī)范，包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)等，技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。這些規(guī)范是出版檔案管理信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。

3.3 提高出版檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的管理方式和工作方法區(qū)別很大，做好出版檔案數(shù)字化管理，首先要提高出版檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是檔案數(shù)字化培訓(xùn)，實現(xiàn)出版檔案專業(yè)管理。引導(dǎo)檔案管理人員了解檔案工作發(fā)展趨勢，提高管理人員的計算機網(wǎng)絡(luò)信息操作水平，以及人工智能等新工具的運用。條件允許的情況下，引入出版檔案數(shù)字化專業(yè)人才。

因出版檔案的特殊性，出版檔案管理人員還需要加強出版業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，加強與出版社編輯部門的聯(lián)絡(luò)溝通，熟悉圖書出版各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)容、銜接、流程特點，要了解出版行業(yè)新發(fā)展趨勢，以及融媒體出版、數(shù)字化出版等新興出版方式。

3.4 利用已有條件，建立出版檔案數(shù)字化管理平臺

隨著行業(yè)數(shù)字化、信息化進程的加快，出版企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用日漸普及。出版ERP系統(tǒng)是集編輯、印刷、發(fā)行、財務(wù)為一體，以單書核算為核心的出版企業(yè)信息化解決方案。其中涉及出版業(yè)務(wù)流程形成的有保存價值的電子文件是出版檔案的重要組成部分。國家檔案局在《ERP系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范（征求意見稿）》中提出，要加強ERP系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和電子檔案管理工作，保證ERP系統(tǒng)電子檔案在傳遞及存儲過程中的真實、完整、可用和安全。

在ERP系統(tǒng)中設(shè)立出版檔案模塊，對ERP中產(chǎn)生的增量出版檔案信息科學(xué)化、規(guī)范化管理。結(jié)合實際情況，建立存量紙質(zhì)出版檔案基本信息填寫規(guī)范、文件信息標(biāo)準(zhǔn)、文件目錄結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。存量出版檔案電子化后，錄入存量出版檔案基本信息收集表并導(dǎo)入ERP數(shù)據(jù)庫。存量、增量出版檔案信息實現(xiàn)統(tǒng)一管理。

3.5 加強出版檔案數(shù)字化的安全管理

“十四五”數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃強調(diào)，數(shù)據(jù)是數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展的核心要素。數(shù)據(jù)流通、共享是數(shù)據(jù)價值的體現(xiàn)，同時也是數(shù)據(jù)安全的難點。“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃要求，提升檔案數(shù)字資源安全管理能力，健全檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案信息系統(tǒng)及檔案數(shù)字資源安全保護體系，切實保障檔案數(shù)字資源安全。出版檔案數(shù)據(jù)安全工作要從制度、技術(shù)、業(yè)務(wù)等幾個方面考慮。

出版檔案管理人員有限，存量檔案數(shù)字化工作外包必不可少。出版檔案數(shù)字化外包前需要對檔案做密級鑒定，無保密要求的檔案可委托外包，有保密要求的檔案可委托外包具有相應(yīng)保密資質(zhì)的公司進行數(shù)字化加工。檔案外包數(shù)字化，通過合同條款、保密資質(zhì)等方式方法，保證外包公司不能、不敢留存、外泄數(shù)字化檔案信息。對外包公司作好的電子檔案文件進行四性檢測，確保檔案真實、完整、可用和安全。電子檔案應(yīng)按照符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)傳輸拷貝。電子檔案進行異地備份保管。落實數(shù)字檔案信息安保權(quán)限設(shè)定，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)必須詳細完善記錄用戶訪問、檔案變更等信息。采取技術(shù)措施防止被惡意復(fù)制、修改或利用，確保檔案材料的真實可靠。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全管控機制，加強網(wǎng)絡(luò)接入、網(wǎng)絡(luò)安全防護、上網(wǎng)信息、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、硬件及機房管理、網(wǎng)絡(luò)病毒防治、用戶教育與培訓(xùn)、應(yīng)急響應(yīng)與處置等制度的落實。工程師保障數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在運維、存儲、災(zāi)備等工作中出現(xiàn)的問題能及時發(fā)現(xiàn)，快速處理。

3.6 優(yōu)化出版檔案服務(wù)能力

出版檔案數(shù)字化管理的目的是促進出版社健康發(fā)展，為出版社各部門提供信息資源服務(wù)。《圖書編輯工作基本規(guī)程》中規(guī)定：圖書檔案由責(zé)任編輯負責(zé)收集、整理、立卷，經(jīng)編輯室審核交總編室歸檔管理。傳統(tǒng)檔案管理，檔案部門更多的是被動需求，服務(wù)意識相對較差，可提供的服務(wù)內(nèi)容比較簡單，出版社各部門提供檔案的積極性也不高。檔案管理數(shù)字化過程中，要逐步增強服務(wù)意識。以服務(wù)出版社全體人員作為檔案管理工作方向，根據(jù)出版社各部門對不同類別檔案數(shù)據(jù)的需求，完善標(biāo)簽索引，作到全時空響應(yīng)用戶精準(zhǔn)檢索，通過了解不同類型的用戶需求，對檔案資料進行有針對性的推送。完善出版檔案數(shù)字管理平臺功能，使普通用戶在安全便捷前提下也能完成自身出版檔案信息的更新維護，同時要提高責(zé)任編輯的歷史責(zé)任感，推動出版檔案資源共建共享，讓數(shù)字化的出版檔案成為促進出版業(yè)務(wù)工作高質(zhì)量發(fā)展的重要支撐。

作者簡介：魏愛民，本科，黃河出版?zhèn)髅郊瘓F總編室主管、助理館員。現(xiàn)主要工作包括圖書博物館管理、本版庫圖書管理、書稿檔案管理等，主要負責(zé)集團圖書檔案數(shù)字化相關(guān)制度完善，格式標(biāo)準(zhǔn)制定等內(nèi)容。