大數據視域下事業單位檔案管理創新策略探究

摘 要：基于事業單位體制改革與社會持續發展的大背景，各事業單位以往所采用的以紙質檔案為主的人工管理模式已經不再實用，不僅無法滿足海量化數據處理的需求，還需要投入大量人力、物力和財力。因此，如何創新檔案管理模式成為各事業單位亟待解決的問題之一。首先，從理論層面論述了大數據與事業單位檔案管理的定義、大數據技術對事業單位檔案管理的影響；其次，客觀分析了當前事業單位檔案管理普遍存在于理念、制度、技術和安全等領域中的問題；最后，順應大數據時代發展趨勢提出了更新檔案管理理念、健全管理制度、加強技術引進、加大安全管理力度等措施，以供相關事業單位創新檔案管理提供一些新思路。

關鍵詞：大數據視域；事業單位；檔案管理

大數據視域下事業單位創新檔案管理模式，借助現代信息科技打破傳統檔案管理工作中存在的各類弊端。如紙質檔案無法長久保存、檔案資源開發利用效率低下、收集不及時和調取困難等，都可以借助大數據技術解決。基于大數據技術對檔案管理工作的種種優勢，如今已經有很多事業單位主動探究檔案管理的新模式[1]。然而，從多數事業單位檔案管理實際情況來看，由于受到思想、制度和技術等因素影響，最終所取得的創新效果并不顯著。甚至還出現了檔案管理模式混亂、信息技術資源浪費、網絡安全風險等情況，不僅降低了事業單位檔案利用效率，還會給事業單位管理及發展帶來阻礙。基于此，大數據視域下事業單位有必要主動探究檔案管理的新模式。

1 大數據及事業單位檔案管理的相關概述

1.1 大數據與事業單位檔案管理的定義

大數據是我國信息科技創新進步的重要產物，具體是指借助信息技術海量化增長的數據信息和信息網絡。而大數據技術便是采集、提煉、整合和開發利用海量化數據信息的一種技術手段。近年來，大數據發展十分迅速，無論是大數據分布式挖掘技術還是分布式處理技術均日益成熟。大數據包含了多種領域與層面的數據信息，能夠為單位組織決策經營、分析總結提供數據支持。與此同時，大數據還具備風險預測與規避功能，單位組織通過大數據能夠掌握市場或行業未來的發展走向與市場價格變化等[2]。

檔案管理是事業單位綜合管理的重要內容，主要通過對各部門、崗位和項目運行中所產生的歷史與實時數據信息進行采集、分類整合和分析利用。而大數據正是新形勢下事業單位檔案管理的主要對象。通過加強檔案管理，事業單位能夠利用信息技術從海量化數據中提取價值信息，為單位經營決策與戰略規劃等工作提供支持。與此同時，通過檔案管理還可以如實反映各部門與項目的實際運行情況，為靈活調整執行方案提供幫助。

1.2 大數據技術對事業單位檔案管理所產生的影響

第一，大數據技術被廣泛應用于事業單位人事檔案管理之中，提高了事業單位人力資源管理的水平。人事檔案是事業單位檔案管理的內容之一，以往所采用的人事檔案管理模式經常發生紙質檔案保管不當、人事信息更新不及時、轉入與轉出流程煩瑣等問題[3]。在大數據視域下，事業單位人事檔案管理工作可以借助信息科技及時采集、更新職工信息。并且通過互聯網技術線上轉入或轉出職工人事檔案，提高了事業單位人事檔案管理的效率。第二，大數據時代，事業單位檔案信息資源利用率顯著提升。引進了大數據技術的事業單位檔案管理工作，實現了傳統紙質檔案向電子檔案的轉化，不僅便于檔案長久保存，還可以通過復制傳輸提高檔案共享效率。第三，大數據時代，事業單位檔案管理呈現出現代化特點。例如，在大數據技術支持下事業單位檔案管理工作不再是檔案采集與儲存，而是側重于檔案分析、問題反饋和監督整改。最大化地發揮了各類檔案的開發利用和參考指導的價值，檔案信息資源更具實用性。

2 大數據視域下事業單位檔案管理創新的困境

2.1 檔案管理理念滯后，基礎建設不足

由于一些事業單位長期受到傳統管理理念的約束，仍然遵循傳統模式處理各類檔案。具體表現為：以紙質檔案為主要管理對象，借助人工操作手段開展檔案資料收集、整合、分類儲存和調閱借取等工作[4]。這一模式不僅工作效率低下，還受人為因素的影響較大。傳統檔案管理模式已經無法滿足大數據處理的需求。一些事業單位對大數據技術持有懷疑態度，會對大數據技術采集的檔案信息進行再次人工審核，增加了檔案管理的負擔。一些事業單位檔案管理創新效果不佳還受到基礎硬件設施的影響。如計算機老舊、網速慢和檔案掃描設備不全等，均限制了大數據技術在事業單位檔案管理中效能的發揮。

2.2 檔案管理制度落后，缺乏專業人才支持

傳統檔案管理制度與大數據視域下檔案管理創新需求相脫節，無法為檔案管理改革創新提供指引與支持。傳統檔案管理模式下所生成的管理制度，更多地側重于檔案信息是否收集完整、是否完好保管。而大數據視域下的事業單位檔案管理工作逐步從管理轉變為開發利用，如對各類檔案信息背后蘊含的價值加以挖掘分析、實現部門及內外檔案資源共享等。但是事業單位現行的檔案管理制度中并未涉及數字化的相關內容，這就導致事業單位檔案管理創新工作無章可循，權威性受損，單位職工不重視。人才也是事業單位檔案管理創新的關鍵因素，其對大數據技術的利用能力、對檔案管理的創新意識等，均影響著事業單位檔案管理創新的效果。但多數事業單位普遍存在檔案管理人員技能單一、人才引進與培訓不足等問題[5]。

2.3 數字技術引進不夠，技術應用淺層化

大數據時代，事業單位創新檔案管理模式面臨的問題之一就是信息科技引進不足、應用淺層化，具體表現為以下幾點：第一，仍然以人工操作為主導，存在尚未引進或形式化引進信息技術的情況。即檔案資料收集與整合仍然使用人工，僅是利用計算機將各類檔案名稱、生成時間記錄在案。在后續檔案查閱調取環節，利用計算機查詢紙質檔案所處位置。雖然能夠在一定程度上提高事業單位檔案管理效率，但是并不顯著。第二，檔案管理人員的信息意識與能力不足，甚至受大數據技術所帶來的網絡安全隱患影響，機密文件、重點數據處理工作仍然采用人工。以往這一模式行得通，但是近年來隨著大數據海量化的增長，重點數據信息規模愈發龐大，均采用人工處理顯然并不現實。

2.4 網絡安全問題頻出，檔案信息質量不佳

大數據視域下，事業單位檔案管理過程中除了需要防范人為操作、決策管理等風險，還需應對信息科技所帶來的各種新型安全風險。如受到互聯網高度開放性影響，在利用大數據技術采集檔案資料時會面臨網絡病毒、黑客攻擊等安全風險。又如，信息科技更新換代速度加快，檔案管理信息系統一旦更新不及時將會暴露安全漏洞、影響系統正常運行，嚴重時還會引發系統癱瘓等情況，給事業單位檔案完整性與安全性帶來不利影響。受到各種網絡安全隱患的干擾，較為容易發生檔案信息被篡改、丟失或泄露等情況，降低事業單位檔案管理的質量，阻礙事業單位穩定運行與長遠發展。

3 大數據視域下事業單位檔案管理創新的策略

3.1 更新管理理念，完善配套設施

大數據視域下事業單位創新檔案管理模式，首要任務是打破傳統檔案管理思維，認清大數據技術對檔案管理的積極幫助。以往事業單位檔案管理模式多表現為資料收集、整理、分類和儲存。大數據時代檔案管理工作呈現出碎片化與非結構化特征，對此，事業單位應當正確了解檔案管理數字化轉型的必然性。例如，事業單位應組織檔案管理人員及基層職工共同學習有關檔案管理現代化技術手段、制度和政策等內容，一方面可以提高全員對檔案管理創新的重視度，另一方面能夠調動全員參與的熱情，為大數據視域下事業單位檔案管理創新奠定良好的思想基礎。此外，事業單位還應完善檔案信息化管理的相關配套設施。更換單位老舊的計算機設備、提高寬帶網速、設置內部局域網絡、引進紙質檔案掃描儀等。已經成熟的檔案管理軟件，有條件的事業單位可以與技術研發公司合理開發檔案管理軟件。在配套設施完善以后，事業單位需注意完善基礎設施投入的準則，不斷提高各類基礎設施的使用效率與安全性，確保事業單位檔案管理工作順利開展。

3.2 完善管理制度，加強隊伍建設

一方面，科學可行的法規制度能夠為大數據時代事業單位檔案管理創新提供支持與指導。健全檔案管理制度，在現行傳統檔案管理制度中增設有關數字化管理的內容。如紙質檔案向電子檔案的轉化標準、操作流程、電子檔案的分類依據和借閱機制等。在管理制度創新中事業單位應拓展檔案管理主體，鼓勵各部門與崗位職工積極參與到檔案管理與創新中來。通過劃分各部門肩負的檔案管理職責與數字化創新任務等，形成創新推動力，在大數據時代加快事業單位檔案管理創新的進程。在規章制度的約束下，各業務部門會主動加強與檔案部門的合作，共同研究大數據技術在檔案管理中的應用路徑，以此提高檔案采集、開發和利用的效率。另一方面，加強檔案管理隊伍建設。通過引進人才、人員培訓和激勵獎懲等措施，為事業單位檔案管理隊伍注入新鮮血液。在引進人才中，擇優選聘兼具專業化檔案管理能力與信息技能的復合型人才。在人員培養中注重加強網絡風險防范、信息技術應用等內容教學。在激勵獎懲中將檔案管理數字化創新效果、檔案管理工作質量與檔案管理人員的工作績效、獎金和崗位晉升掛鉤，為大數據時代事業單位檔案管理創新提供人才助力。

3.3 加快轉型升級，實現創新突破

大數據視域下事業單位檔案管理創新，本質上就是利用現代信息科技對傳統檔案管理模式加以改革。因此，事業單位創新檔案管理模式的主要任務就是加快檔案管理數字化轉型升級，實現管理創新突破。對此，事業單位可以設置檔案資源全數字化、檔案管理自動化、電子檔案全歸檔化等創新目標，并利用好大數據技術逐一實現。第一，搭建云端儲存平臺，實現檔案資源全數字化管理目標。利用大數據技術在互聯網云端創建信息儲存空間，通過合適的網絡語言方式將各類檔案資源整合到該空間。借助云儲存技術優勢，對檔案資料中的文字、圖片、視頻和音頻等聲音進行處理。不僅可以幫助事業單位實現檔案動態化管理目標，還可以實現檔案資源長足儲存。第二，提升數據檢索能力，實現檔案自動化管理目標。相關事業單位可以借助大數據技術設計檔案數字化目錄，將不同類型、生成時期的檔案清晰列舉出來，以便使用者一目了然。或者，在檔案管理數字化平臺中設計關鍵詞檢索程序，使用者通過檢索檔案名稱、生成時間、類型等獲取自己想要的信息，提高事業單位檔案利用率。第三，加快檔案庫向“知識庫”“智庫”轉型，依據不同檔案類型，事前設計歸檔標準，實現歸檔流程自動化、歸檔格式標注化、歸檔時效及時化的管理目標。

3.4 健全保密機制，提高利用效率

大數據技術雖然為事業單位檔案管理工作提供了諸多技術便利，但是也帶來了各種新型安全風險。對此，事業單位在檔案管理中應用大數據技術需以檔案數字化保密管理為核心任務，通過健全檔案保密管理機制、加強網絡安全建設等措施，確保事業單位各類檔案完整與安全。第一，依據本單位實際情況搭建檔案數字化保密系統。制度方面，按照各部門業務屬性劃定檔案訪問、利用權限和數字化檔案使用流程等。如要求使用者在權限范圍內調取檔案，不可將檔案以傳輸、復制的形式帶出單位。技術方面，在檔案管理系統或平臺上安裝殺毒軟件、網絡環境監測軟件等。定期更新事業單位的計算機系統、檔案管理系統，不斷完善技術漏洞。人員管理方面，落實一人一賬戶原則，為各崗位職工分發檔案管理系統賬號。同時，檔案管理系統應實時保存人員操作記錄，一旦出現檔案資料丟失、泄露、損毀等問題及時追究相關人員責任。第二，在對外傳輸與共享中加強檔案保密管理。事業單位檔案類型多種多樣，不僅對于單位內部決策與管理具有積極幫助，同時也對社會建設發展具有一定價值。例如，工程建設檔案不僅能夠為行政事業單位市政工程決策提供歷史參考資料，還可以為各建筑單位、投資者提供參考。因此，事業單位在對外傳輸共享檔案資料時，應注重加強保密管理。如對電子檔案進行加密傳輸、在檔案傳輸中增加密鑰等，在提高檔案功效效率的同時，保護好檔案安全。

綜上所述，大數據時代加快了社會整體創新發展的進程，緊跟潮流，持續創新檔案管理模式是事業單位發展大勢所趨，同時也是提高檔案開發利用效率的關鍵。尤其是近年來，各事業單位產業規模及業務總量持續增長，所需處理的檔案類型、數量也隨之增加。因此，有必要主動探究檔案管理新模式。相關事業單位應把握好大數據技術為檔案管理工作帶來的便利，客觀分析現階段所開展的檔案管理工作中存在的各類問題及成因。立足單位職能屬性及對檔案的利用需求，從管理理念、制度、數字化轉型和安全管理等方面，不斷提升檔案管理水平。相信通過事業單位持續探索與實踐，大數據技術勢必在檔案管理中發揮更大價值，真正實現檔案信息資源的高效利用。

參考文獻

[1]董秦.大數據背景下事業單位財務檔案管理研究[J].黑龍江檔案，2024（03）：52-54.

[2]孫述剛.大數據背景下事業單位人事檔案管理模式創新研究[J].蘭臺內外，2024（09）：41-43.

[3]王睿皎.大數據背景下事業單位辦公室文書檔案管理的困境與出路[J].辦公室業務，2024（03）：16-18.

[4]施婉瑜.大數據背景下事業單位人事檔案管理創新分析[J].人才資源開發，2023（18）：41-43.

[5]田曉光.大數據背景下事業單位檔案管理創新策略探討[J].黑龍江檔案，2022（06）：227-229.

作者簡介：馮全峰（1973—），大學學歷，濰坊日報社副高職稱，研究方向：檔案專業。