計算機網絡視角下事業單位檔案管理創新性發展路徑分析

摘 要：在新時期現代科學技術不斷發展的前提下，檔案管理作為事業單位非常重要的一項工作，正面臨著前所未有的變革，相關部門領導要充分意識到信息化時代檔案管理工作轉型升級的必要性，及時轉變思想，做到與時俱進、創新發展，全面提升檔案管理效率及質量，進而為推動單位健康可持續發展打好理論基礎。本文以計算機網絡視角下事業單位檔案管理創新性發展路徑分析為題，在做好思想建設、制度體系建設、平臺技術應用與安全防護建設等方面工作，并指出當下存在問題及未來優化路徑，以期為事業單位領導者提供決策參考。

關鍵詞：計算機網絡；事業單位；檔案管理

高效便捷、科學有序的檔案管理體系與事業單位自身的可持續創新發展密不可分。對于事業單位而言，檔案是記錄其各項工作及社會活動的最原始文件，包括文書檔案、人事檔案、會計檔案及其他專業檔案等，不僅見證了事業單位過去發展的歷程，還是未來開展各項工作的依據及載體。隨著各行各業進入信息化時代，提升信息化管理水平、加強科學技術應用、提升數據信息安全性、推動整體轉型升級已成為未來發展的主要趨勢。然而如何做到有效收集歸檔、分類檢索、廣泛共享，將檔案管理與信息技術相結合，已成為當前事業單位檔案管理工作者需要深入探討的重要課題。

1 事業單位檔案管理創新性發展綜述

目前事業單位的檔案管理已由過去紙質檔案為主的傳統模式轉變為以電子檔案為主的信息化模式，大數據與計算機網絡技術為事業單位檔案管理工作指明了新的方向，利用信息化、數字化技術對檔案數據資源進行智能化處理，可將檔案的收集、分類、檢索、利用和共享等業務流程變得更加便利，在單位的有序運轉以及未來發展中發揮著積極作用。

1.1 事業單位檔案管理工作的特征

一是全面性。事業單位的檔案管理工作較為復雜，檔案類型及存儲方式不具有單一性，尤其在新時期各項工作業務數量增長化及內容多樣化，出現了大量的結構化與非結構化數據，并由光盤、硬盤等方式進行多元化存儲，需要一線管理人員全面收集和管控檔案信息，確保覆蓋面廣泛、分類著錄科學、信息數據整合、開發利用深入，保證其完整性、合理性、安全性和真實性，才能夠在今后的工作中做到不出問題[1]。二是保密性。目前事業單位根據政府部門的授權承擔較多的公共服務，相當數量的檔案文件記載著社會各項活動及個人的隱私性信息，其不僅關系著檔案內容的完整，還決定著單位及個人利益的安全，一旦發生泄露或者丟失，極易造成大范圍經濟效益與社會效益的損失。因此，這就要求事業檔案管理人員具備較為完善的管理理論體系及實踐操作技能，并按照規定流程做好檔案的儲存、收集和開發利用工作，確保檔案文件的安全性得到保障，使檔案文件發揮應有的價值和功能，為個人、單位及社會作出更大的貢獻。

1.2 事業單位檔案管理創新的意義

一是滿足時代要求。隨著大數據時代的到來，利用數字化技術、信息化技術實現海量檔案文件的高效管理與廣泛利用已成為大勢所趨，同時“互聯網+政務服務”與“無紙化辦公”工作模式的不斷推進，檔案的獲取也更多來自線上渠道，電子檔案占比越來越高，整體管理模式走向“單套制”，這就需要相關事業單位要深度運用先進信息化技術，充分挖掘檔案信息價值，不斷創新檔案管理模式，進而為單位各項決策提供依據。二是提高管理效率。在傳統的檔案管理模式下，大多工作場景是工作人員在偌大的庫房中以逐件翻閱紙質文件的方式開展管理利用工作，收集零散、分類混亂、效率極低，且工作單一、繁重，創新性管理難以進行，直接導致檔案利用價值無法彰顯。利用信息化技術，將工作場景由線下轉移到線上，管理人員可利用計算機網絡及操作系統平臺，實現檔案文件的在線征集、自動歸檔、科學著錄和安全存儲，在提高工作效率的同時，使管理人員能夠有更多的時間進行改革創新，優化管理模式，從而更好地為事業單位管理決策提供信息支持。三是強化安全性能。通過將紙質檔案轉變為電子檔案，并在信息化管理過程中采用安全設備及防護手段，可保證檔案文件的安全性，防止因火災、水澇、地震、蟲蛀和腐蝕等自然因素或者丟失、泄露與損壞等人為因素造成檔案文件無法恢復或被濫用，受到不可逆傷害，使檔案管理更加規范化，提升檔案數據的完整性和機密性[2]。

2 計算機網絡視角下事業單位檔案管理創新性發展面臨的問題

受傳統檔案思維的長期影響，目前部分事業單位的檔案管理創新性改革與數字化轉型仍處于初級階段，存在著信息化意識薄弱、數字資源建設滯后、管理體系混亂、財政資金較少和干部隊伍建設等現實問題，使檔案管理的規范性、安全性、真實性難以得到保障，無法充分發揮現代信息化技術的優勢，需要相關部門領導者加以重視。

2.1 重視程度有待提升

雖然現代科學技術在事業單位得以充分應用，但是重點在行政辦公自動化上，沒有將檔案管理工作納入其中。單位領導往往認為檔案工作僅是一項事務性工作，將各科室形成的文件資料匯總起來即可，不必過多投入。這使得目前仍采用傳統人工管理模式進行檔案資料的收集整理、存放調取，即使應用信息化技術，也僅僅停留在將人工管理轉變為計算機管理，本質上并未發生改變。同時現存管理人員專業水平較差、年齡較大和流動性強的問題，也是影響事業單位檔案信息化管理規范性及專業性的重要因素[3]。

2.2 管理體系有待完善

在新時代，檔案管理工作進入新模式，但是部分事業單位的管理制度仍停留在過去傳統管理模式階段。宏觀上缺乏領導小組或者工作專班上的統籌領導，在實際工作中沒有制定科學合理的管理制度作為基礎支撐，缺乏整體性、科學性較強的標準體系，對于檔案的全流程管理缺少規范性指引，即使出臺制度也僅僅是沿用上級部門的政策文件，針對性不足，執行力不高，部分業務流程存在空白，整體工作仍存在無章可循、無法可依的狀態。

2.3 系統功能有待優化

在計算機網絡的視角下，實現檔案信息化管理是提高檔案管理水平及質量的最關鍵路徑。目前檔案信息化管理發展仍然處于滯后狀態。一是經費投入不足。受檔案工作本身性質制約，大多事業單位尚未在檔案信息化轉型工作上給予太多投入，受財政資金的制約，導致服務器、存儲器、網絡設備、安全設備和計算機終端無法購置，現存設備太陳舊且存在各種問題，難以在此基礎上進行創新性利用，使得數字化轉型難以進行。二是技術應用不足。各部門單位在系統構建初期，沒有進行深入的市場調研，對于現代化技術的應用缺乏針對性，存在不匹配、不兼容的情況，造成資源浪費。例如，建成的檔案信息化平臺無法與其他管理系統進行信息傳遞與資料共享，實際工作仍需“人工跑腿”，沒有充分發揮計算機網絡的優勢，在數字化轉型道路上仍存在技術設備方面的限制。

2.4 信息安全有待加強

在計算機網絡的視角下，雖然對事業單位原始檔案文件具有一定的保護性，但是電子檔案數據仍然面臨著更加復雜多樣的安全風險。一是在系統建設初期，沒有配套設置專業的安全設備。殺毒軟件保護力度不夠，導致在源頭上使大量的檔案數據信息暴露在網絡上，容易受社會不法分子、黑客、病毒侵襲，從而使得檔案管理系統癱瘓、信息被竊取。二是防護力度不夠。在檔案數據對外共享利用過程中，對于用戶的身份識別、權限設置不科學不規范，極易讓不法分子有機可乘，對檔案元數據造成不可逆損害。三是備份問題。部分單位對電子檔案數據庫的備份工作開展較少，沒有制定常態化備份機制，使得很多重要數據沒有應用合理手段進行異地異質備份，極易因重大安全事件導致數據庫文件丟失，破壞其完整性。

3 計算機網絡視角下事業單位檔案管理創新性發展的優化路徑

雖然各級事業單位面臨著上述各項問題，但是在宏觀政策支持與科學技術保障層面上，整體工作仍在向好發展。2021年，國家發布的《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》中明確提出要加強數字經濟與政務信息化建設。2023年，中辦國辦印發的《數字中國建設整體布局規劃》，進一步強調了數字中國對于推進中國式現代化的重要性。在檔案行業內頒布的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》也對檔案信息化建設提供根本遵循。在政策層面上為各級單位實現檔案管理數字化轉型營造了良好的發展環境。這就需要相關領導者緊跟時代潮流，構建系統平臺，打造專業團隊，形成科學管理體系，從而助力各項工作進一步開展。

3.1 擴大宣傳效應，樹立檔案意識

一是加大檔案宣傳。上至領導者、下至管理人員要充分意識到檔案工作的重要性。通過采用某信公眾平臺、宣傳展板、某音與視頻號的方式，線上線下引導事業單位工作人員樹立檔案意識與信息化意識，轉變發展思維模式，集中學習新時期電子檔案精細化管理涉及的政策文件與規章制度，在思想上促進其與時俱進，增大對檔案價值的認可度，從而建立良性循環管理的工作格局。二是強化繼續教育培訓。針對現有檔案管理人員，定期組織業務培訓或學習班等方式，邀請業內專家及高校教授針對檔案數字化管理技能及實踐經驗進行充分講解，不斷提高干部隊伍綜合管理水平，為今后實現可持續發展提供人才保障[4]。

3.2 明確組織架構，健全管理制度

一是加強組織建設。設置檔案信息化管理領導小組，由主要負責人為組長，檔案部門負責人為副組長，負責貫徹執行上級部門關于檔案管理工作的指示要求，制定本單位合理的發展計劃及實施方案，同時做好制度標準制定、日常管理監督和年度績效考核等工作，進一步明確職能職責、細化責任分工，整體上形成領導小組統籌規劃、檔案部門牽頭協調的工作格局。二是加強制度建設。領導小組要根據《中華人民共和國檔案法》《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T 39362-2020）《電子檔案移交接收操作規程》（DA/T 93—2022）《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）等規范文件，結合自身情況及未來發展需求，在電子檔案管理的收集整理、存儲利用、共建共享等環節制定相關制度標準，提高單位對檔案管理工作的約束力，以完善的管理體系引領檔案管理有序規范開展，確保事業單位檔案管理信息化建設的質量。

3.3 打造先進平臺，融入現代技術

一是建立檔案管理利用一體化平臺。各級事業單位領導者要定期向上級部門匯報當前檔案信息化工作的緊迫性與必要性，積極爭取專項資金用于檔案管理工作。首先要做好數字資源建設，以“存量數字化、增量電子化”為目標，將本單位常年積壓的紙質檔案按照利用率優先級開展檔案數字化工作。通過對外招標，引入專業能力強、口碑良好的檔案數字化外包公司，負責紙質檔案的數字化處理，盡快建立數據庫。其次要結合本單位數據庫總量及實際工作需求，配置服務器與存儲設備，開展市場調研，選擇性價比較高的軟件公司開發系統平臺，實現文檔上傳下載、自動著錄和快速檢索等功能，并做好后期運維、升級改造等規劃[5]。二是加強現代化技術應用。在計算機網絡的基礎上，結合“互聯網+政務服務”辦公環境優勢，引進云計算與大數據技術。在區域與多方部門單位合作部署可靠、安全、具備良好性能的云計算平臺，實現檔案信息的海量存儲、廣泛應用和共建共享。同時利用數據挖掘、機器學習等技術對檔案數據集合進行分析挖掘，利用可視化界面面向各單位及社會廣大群眾展示分析結果，最大限度地彰顯檔案資源潛在的利用價值，進而提高社會各界對檔案服務的滿意度。

3.4 守牢底線思維，做好安全防護

一是配套安全設備。采購符合檔案數字化標準的安全網絡、漏洞掃描和日志審計等安全設備。定期進行系統安全漏洞評估和風險分析，做到對檔案管理系統平臺全天候、全流程監控，自動檢測異常訪問行為及存在的安全威脅。同時在服務器、存儲器、計算機終端安裝防火墻和殺毒軟件，并實時更新病毒庫，防止惡意程序及木馬被植入管理系統。二是豐富防護手段。在對外利用過程中采用身份識別、權限限制、數字簽章和加密傳輸等技術，對外界社會利用者的身份及權限進行識別，有效抵御病毒和黑客入侵，不斷提升檔案管理安全性水平。三是做好備份工作。根據本單位檔案資源數據庫建設的實際情況，制定數據常態化備份機制，派遣工作人員定期開展異地異質備份工作，防止因地震、火災和洪水等重大安全事故對電子檔案資源庫造成不可逆的損害。

結語

在大數據時代，人們依托計算機網絡技術，徹底打破了過去檔案管理利用的時空限制，不僅提高了事業單位檔案管理水平，還滿足了新時期人民對于檔案服務的個性化需求。為此，作為檔案管理者要始終牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責，聚焦本職工作，基于互聯網平臺，深度運用大數據、云計算、人工智能、區塊鏈和物聯網等科學技術，不斷更新檔案管理發展模式，創新服務理念，探索工作新思路、新機制、新方法和新舉措，加快檔案工作與現代技術融合發展的步伐，努力追求檔案管理效果和潛在價值的最大化和最優化，奮力書寫事業單位可持續發展的新篇章。

參考文獻

[1]鄧藝琳.事業單位檔案管理信息化模式構建路徑探析[J].辦公室業務，2024（02）：43-45.

[2]蘇淑娥.信息化時代機關事業單位檔案管理創新分析[J].中國管理信息化，2023，26（24）：179-181.

[3]趙文玉.機關事業單位檔案管理數字化轉型工作路徑[J].辦公室業務，2023（24）：18-20.

[4]李莎莎.數字化背景下推進事業單位檔案管理工作提升的策略[J].四川勞動保障，2023（12）：12-13.

[5]郭俊琴.新時代事業單位檔案管理思考[J].辦公室業務，2023（24）：187-189.

作者簡介：屈奮琴（1979—），大專學歷，陜西省府谷縣農業綜合執法大隊館員，主要從事檔案管理工作。