信息時代新聞檔案管理與開發利用探究

摘 要：21世紀是信息化時代，信息量、信息傳播、處理及應用的程度呈大幅度增長態勢。新聞檔案記錄著政治、經濟、文化和社會的發展，是工作查考、經驗總結和歷史研究的原始依據，具有重要的保存和利用價值。本文圍繞信息時代新聞檔案管理與開發利用的現實特點、主要原則，從思想重視、完善內容、強化協同、智能應用和業務素能等方面，提出信息時代新聞檔案管理與開發利用對策，對提升信息時代新聞檔案管理的水平，發揮新聞檔案價值功能具有積極現實意義。

關鍵詞：新聞檔案；檔案管理；開發利用；信息時代

概述

隨著計算機的應用普及，人類社會逐步步入了信息時代（Information Age）。信息時代的信息量、信息傳播、處理及應用的程度呈大幅度增長態勢，各類信息源深刻地影響著社會發展、經濟建設和文化繁榮。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》作為“十四五”時期全國檔案事業發展的重要指南，明確提出“深化檔案信息化戰略轉型”，到2025年，“檔案信息化建設再上新臺階”“新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛”“檔案工作基本實現數字轉型”，并把“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化”作為“十四五”時期全國檔案事業發展的主要任務之一。

新聞單位宣傳報道檔案（以下簡稱新聞檔案）以其生動、形象和直觀的方式，記錄著政治、經濟、文化和社會的發展，是工作查考、經驗總結和歷史研究的原始依據，具有重要的保存和利用價值。為規范新聞檔案管理，2019年，福建省檔案局與福建省委宣傳部聯合印發《關于加強新聞單位宣傳報道檔案工作的意見》（閩檔〔2019〕18號文件），就新聞檔案收集、管理、利用及信息化建設做出明確規定和要求，成為指導全省新聞檔案管理與開發利用的根本遵循。明溪縣融媒體中心認真宣傳黨的理論、路線和各項方針政策，把握新聞宣傳基調，建立健全“兩微一端一網一臺”全媒體宣傳矩陣，深化“融媒創意”工作室和“融媒特種兵”云課堂，為全縣經濟社會發展提供輿論支持。檔案數字化是檔案信息化建設的前提和基礎。信息時代，明溪縣融媒體中心積極做好新聞檔案管理與開發利用，發揮新聞檔案存史資政育人的價值。

1 信息時代新聞檔案管理與開發利用特點

根據《新聞單位宣傳報道檔案管理辦法》有關規定，新聞單位宣傳報道檔案包括各種新聞宣傳單位的宣傳稿件、制作的錄音錄像帶、照片等不同載體的文件資料。信息時代人機協作與互補，物聯網、大數據和信息網絡技術應用，使新聞檔案信息在系統、設備及環境之間發揮著紐帶橋梁作用[1]，新聞檔案管理與開發利用更加靈活、智能、高效和便捷。

1.1 靈活管理

信息時代，利用計算機信息技術進行新聞檔案信息化管理、開發與利用，通過新聞檔案數據著錄、掃描、復審和備份等數字化處理，實現紙質檔案數字化、電子檔案信息化管理，并運用計算機技術對新聞稿件、錄音錄像帶、照片和新聞影片等不同載體的新聞檔案進行數字化掃描，并將掃描之后的信息按照檔案整理規范進行加工整理，再進行分類編目，并存儲于計算機數據庫的指定位置[2]。利用數據庫軟件進行檔案開發，通過輸入關鍵詞進行檢索、查詢，利用時再通過檔案管理系統軟件實現存儲檔案的一鍵搜索、查詢，甚至直接打印。借助互聯網實現網上實時信息共享。總之，這些新變化、新特點都展現出新聞檔案信息化管理的靈活性與方便性，提高了新聞檔案管理工作效率。

1.2 長期存儲

新聞檔案真實記錄了政治、經濟、文化和社會發展的方方面面，是記載地方經濟社會發展最原始的信息，具備查考性、總結性和原始證據性等特點，特別是在涉及重大題材的宣傳報道，更是展現地方發展寶貴經驗的歷史資料，有著重要的經驗總結、歷史研究和工作查考作用。可見，信息時代既要做好新聞檔案實體資料的保護，也要做好檔案信息存儲介質的安全防護，如將光盤、磁盤等存儲介質放置消磁柜。隨著存儲時間的延長，紙張、膠片等存儲介質都將面臨破損風險，直接威脅著存儲于這些傳統介質的新聞檔案信息[3]。信息時代，新聞檔案單軌制的實施，由實體存儲向信息存儲轉變，電子新聞檔案脫離了實物載體的依賴，后期查詢、檢索只需要輕點“鼠標”即可，延長了檔案存儲周期，極大地提升了新聞檔案管理與利用效率。

1.3 高效開發

信息時代新聞檔案開發利用面臨的形勢和要求發生了巨大變化，為有效保障新聞檔案信息資源的開發，發揮新聞檔案“資政存史育人”功能，國家檔案局、宣傳部門陸續頒布了一系列規章制度和技術標準，如《電子檔案移交與接收辦法》《檔案分類標引規則》《電子檔案管理系統通用功能要求》《檔案數字資源備份實施規范》《電子檔案移交接收操作規程》《實物檔案數字化規范》等等，統一了新聞檔案開發標準的規范，電子新聞檔案信息數據必須滿足“四性”，以及“來源可靠、要素合規、程序規范”。這些標準規范為新聞檔案開發統一了尺度，明確了具體要求，極大地提升了新聞檔案開發質量和效率。

可見，信息時代新聞檔案數字信息化管理、開發與利用是順應新時期信息化技術發展的狀況，采用數字信息化管理手段，提高管理便捷性與安全性，有利于信息資源開發利用，進一步推動檔案管理事業的發展，服務經濟社會發展。

2 信息時代新聞檔案管理與開發利用原則

信息時代新聞檔案管理與開發利用要以利用為導向，以信息化應用為手段，立足新聞檔案管理工作實際，堅持科學性、實用性、規范性、安全性和共享性原則要求。

2.1 科學性原則

信息時代新聞檔案管理與開發利用的科學性原則是指在進行信息化時遵循新聞檔案信息的形成、保管和利用的客觀規律，使檔案信息數字化工程真正服務于經濟、社會和文化發展的現實需要，發揮其信息資源存史資政育人的價值功能。新聞檔案信息化的科學性要求從新聞檔案信息，尤其是電子信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用，乃至反饋的整個過程，都必須保證真實、準確和可靠，信息化的方法和手段也需要注意科學性。

2.2 實用性原則

新聞檔案具有重要查考、憑據功能，信息時代新聞檔案管理與開發利用要始終堅持實用性原則，針對檔案館（室）藏的新聞檔案重復利用和緊急利用的不同方式，做好“增量電子化、存量數字化”。其中常用檔案應優先進行信息化，堅持“現用現掃，常用先掃，已用定掃”的快捷服務方式。社會需求也是制定和調整新聞檔案信息化的重要“航向標”[4]。新聞檔案管理部門應利用大數據、信息技術等，做好新聞檔案利用情況的統計分析，把利用頻繁的時事類、財經類檔案進行系統分析，科學地確定優先進行檔案信息化的范圍。新聞檔案數字化加工與數字化檔案利用同步推進實現，也是信息時代利用計算機網絡技術，更好、更快地實現新聞檔案現實價值的最佳途徑。

2.3 規范性原則

新聞檔案信息化的規范性原則是指新聞檔案信息化后的電子文件格式要符合國家檔案局頒布的電子文檔標準，要具有較好的通用性、兼容性，能夠通過計算機網絡檢索，滿足新聞檔案檢索利用。此外，數字化后的新聞檔案信息內容要與傳統載體（如紙質檔案）信息完全一致。按照《檔案法》的規定，電子新聞檔案具有與紙質新聞檔案同等效力，但前提是要滿足“來源可靠、要素合規、程序規范”要求，以及電子檔案“四性”標準。在此基礎上，通過計算機信息技術實施查詢并打印電子新聞檔案，與實地查閱原始實體檔案具有同等效力，提高檔案管理開發與利用的效率。

2.4 共享性原則

新聞檔案數字化的共享性原則是由新聞檔案信息的利用率決定的，新聞檔案信息記錄了地方政治、經濟和文化發展的歷史面貌，是來自于區域社會的寶貴財富，數字化的新聞檔案信息利用得越廣泛，其“存史資政育人”作用就發揮得越充分。因此，要建立完備的檔案數字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時準確地把利用率高且具有較大社會效益和經濟效益的新聞檔案信息最大限度地進行利用。其中，通過實時共享原則是實現最大限度利用的重要手段。

3 信息時代新聞檔案管理與開發利用對策

信息時代新聞檔案管理與開發利用面臨的形勢和要求都發生了巨大變化，作為新聞檔案管理部門及管理人員要順應時代發展變化，順勢而為、因勢利導，利用信息技術，提升新聞檔案管理與開發利用現代化的水平。

3.1 提高認識，重視新聞檔案信息化建設

信息時代，新聞檔案管理開發與利用有其重要的現實意義，也是貫徹落實《檔案法》《檔案法實施條例》的必然要求。作為新聞檔案管理部門及人員要高度重視，提高思想認識，按照“增量電子化、存量數字化”原則，制定新聞檔案信息化建設規劃，明確信息化建設目標，始終圍繞新聞機構檔案信息化建設的特點和規律，有步驟、有計劃地推進[6]。成立檔案信息化管理領導小組，把新聞檔案信息化建設納入單位信息化發展規劃，專題部署、推動新聞檔案信息化建設，在人財物等方面強化支持和保障力度。

3.2 豐富內容，完善新聞檔案信息化資源

新聞檔案內容信息化是將檔案資源轉換為可供閱讀、分析和處理的檔案數據資源。根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求，到“十四五”末，全國縣級以上綜合檔案館館藏檔案數字化率要達到80%（見圖2）。要按照“增量電子化、存量數字化”原則，持續推進新聞檔案信息化進程，不斷豐富新聞檔案信息化資源。要始終圍繞新聞檔案內容可檢索、可下載、可閱讀和可調取的方針，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《紙質檔案數字化規范》《電子檔案移交與接收辦法》等法律法規及行業標準，委托第三方專業機構協助做好傳統新聞檔案數字化。同時，要將檔案管理系統與辦公OA系統、新聞采編系統等有機銜接，確保新增新聞檔案電子化。

3.3 注重協同，搭建新聞檔案信息化平臺

新聞檔案記錄了地方政治、經濟和文化等各個領域的內容，具有重要的現實利用價值。《檔案法》第四十一條規定“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用”。檔案行政主管部門要積極構建檔案信息資源共享平臺、檔案信息化管理平臺，為新聞檔案信息資源共享提供平臺載體。同時，要解決信息系統接口、標準不統一問題，制定檔案信息共享規章制度，完善新聞檔案信息共享保障機制。數字檔案管理系統采用B/S架構、模塊化設計，用戶使用靈活性高，簡單易操作。強大的系統設置和權限設置功能配置，為用戶提供可設置的檔案分類、全宗管理、原文管理、案卷管理、報表管理、部門管理、角色管理、流程審批、全文檢索、借閱利用、視圖統計、數據備份和批量導入導出等靈活模塊，同時設置多級多維度數據安全管理機制，輕松構造符合用戶需求的數字檔案管理系統。

3.4 智能應用，提升新聞檔案信息化水平

信息時代新聞檔案管理開發與利用已經從傳統的數字型向智能化發展模式轉變，要積極推動大數據、人工智能技術應用，推動新聞檔案信息化智能水平。一方面，要積極引入人工智能技術，完善新聞檔案資源、內容呈現及查詢、檢索模式，如智能語義檢索等。另一方面，要注重智能服務功能開發，如利用移動智能終端設備，開發新聞檔案App軟件，實現新聞檔案跨地域、跨部門和跨層級共享。近年來，智慧檔案大數據可視化平臺使檔案開發利用更具智能化，基于大數據技術，對多維、海量的檔案數據進行采集分析、匯聚關聯，通過數據信號融合、超高分渲染等關鍵技術進行呈現，形成多屏協同、扁平可視及一整屏式的全景實時數據展示系統，為新聞檔案檢索查詢提供更加逼真的現實應用場景效果。

3.5 強化素能，鍛造新聞檔案信息化隊伍

信息時代新聞檔案信息化轉型發展需要一支高素質的檔案管理隊伍。一方面，根據人員編制及新聞檔案管理實際需要，適當引入檔案學、情報學的專業檔案管理人才。另一方面，要做好新聞檔案人才崗位培訓，除了檔案學專業理論知識培訓外，還要緊密結合新聞檔案信息化發展實際需要，加大計算機技術、數據庫、數據挖掘和信息分析等業務知識的培訓，著力打造一支復合型的人才隊伍，為信息時代新聞檔案管理與開發利用提供人才支撐和保障。

結語

綜上，信息時代新聞檔案數字信息化管理、開發與利用要認真落實《檔案法》《檔案法實施條例》，順應新時代信息化技術發展狀況，采用數字信息化管理手段，提高管理便捷性與安全性，加大新聞檔案信息資源的開發利用，進一步推動檔案管理事業的發展，服務經濟社會高質量發展。

參考文獻

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[6]蔡有蓮.分析信息時代新聞檔案管理中存在的問題及應對措施[J].才智，2016（28）：256-256，258.

作者簡介：江月蘭（1970.3—），大學學歷，福建省明溪縣融媒體中心副研究員，主要從事新聞檔案管理工作。