智慧校園視角下高校檔案管理機制現狀及優化芻議

摘 要：智慧校園是教育信息化工作的重點。智慧校園建設深刻地影響著高校檔案管理的機制，迫切需要優化完善檔案管理機制，以適應時代發展的現實需要。本文分析了智慧校園視角下高校檔案管理面臨的新機遇和存在的現實挑戰，以及高校檔案管理機制優化的重要性和現實必要性。提出堅持以人為本、創新引領、系統協同和注重實用原則，不斷優化高校檔案管理組織體系、制度體系和服務體系，進一步健全智慧校園視角下高校檔案管理體制機制，不斷提高高校檔案管理的能力和水平，助力智慧校園建設取得預期實效。

關鍵詞：智慧校園；檔案管理機制；優化

概述

2012年，教育部將“智慧校園建設”列為《教育信息化十年發展規劃》。2016年，“智慧校園”被寫入全國教育信息化工作要點。在《山東省教育信息化“十四五”規劃》中，明確提出，“十四五”期間，山東省將普遍建成智慧校園，積極構建教育信息化“123N”發展新格局，到2025年，全省教育信息化達到國際先進水平。管理機制是指管理系統的結構及其運行機理，本質上是管理系統的內在聯系、功能及運行原理，是決定管理功效的核心問題。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中有3處提及檔案管理機制，分別是“健全重特大事件應急處置檔案管理機制”“完善中國檔案文獻遺產申報和管理機制”“建立健全企業職工、流動人員等人事檔案監督管理機制”。智慧校園建設能夠實現校園信息資源內外聯系，通過網絡檢索檔案資料，實現檔案數據信息共享，破解“信息孤島”問題，提升檔案服務效率，豐富高校檔案管理存儲容量。在智慧校園建設背景下，高校人事、文書、會計和基建等檔案管理的形式和內容發生了較大變化，需要重構檔案管理機制，以保障智慧校園建設目標的順利實現。

1 智慧校園視角下高校檔案管理的機遇

1.1 檔案數量不斷增多

高校檔案包括人事檔案、文書檔案、會計檔案、基建檔案等[1]，是高校發展的重要歷史見證，具有重要的存史資政育人功能。智慧校園建設是以物聯網、互聯網為基礎，將校園各項活動，甚至是校園環境有機聯系起來。高校領導、行政管理人員利用信息管理系統將教育教學、科研和人員管理等檔案有機串聯起來，實現高校智能化管理。智慧校園建設，利用物聯網、互聯網、二維碼和人工智能等先進技術，將各個部門、各項活動有效連接起來，產生大量檔案數據信息，使高校檔案管理者可供管理、利用的檔案數量和規模更為龐大。而且，隨著信息技術、辦公OA系統的應用，檔案類型日趨多樣化，既有紙質檔案，也有電子檔案，還需要將檔案“存量數字化”，使高校檔案管理對象更加多元、龐雜。

1.2 檔案存儲空間擴大

傳統高校檔案多以紙質檔案形式存放于檔案館，占用較大館舍空間，存儲檔案受空間限制，且受檔案存儲溫度、濕度等環境因素影響紙質檔案存儲的安全性。隨著信息技術的應用，電子檔案數量逐漸增多，極大地提升了檔案查詢時間，增加了檔案存儲空間，節約了寶貴的館舍空間，使有限的館舍空間存儲更多的電子檔案。尤其是智慧校園建設的實施，物聯網、互聯網和人工智能技術的運用，打通了電子檔案信息在不同院系、館際之間的聯系通道。尤其是檔案管理系統與高校辦公系統的互聯互通及數據庫的應用，電子檔案進一步擴大了高校檔案存儲空間，使高校檔案管理空間應用更加多樣、富余。

1.3 檔案資源實現共享

“信息孤島”問題一直是檔案界面臨的難題。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確把“三個走向”作為“十四五”全國檔案事業發展的重要指導思想和“共享程度顯著提高”的目標。智慧校園建設離不開物聯網、互聯網技術的應用，智慧校園實現了“萬物互聯”，使高校檔案信息資源線上線下實現了共享，廣大教師、學生可以隨時登錄高校檔案管理系統平臺，通過身份認證，實現檔案資料的自主查詢、檢索和利用，提高了高校檔案管理的利用率，使高校檔案在共享中作用發揮更加凸顯。

1.4 檔案管理方式多樣

傳統模式下高校檔案管理相對獨立，主要由檔案館負責實施，其他歸檔部門參與性較少，整體檔案管理工作模式單一。智慧校園建設與發展實現了高校教學、科研和學生管理的一體化，甚至是校園環境管理，涵蓋智能化設備管理、教育數據分析和在線學習平臺等，實現了檔案管理智慧化[2]。在此背景下，檔案管理更趨智能化和一體化，無論是歸檔還是分類、整理、檢索和查詢等，均實現“應歸盡歸、能查即查”，教育數據整合與檔案信息互通、教育教學服務與檔案管理有機結合，歸檔單位參與檔案管理的渠道更加順暢，檔案管理部門可直接利用智慧校園平臺實現檔案歸檔即時化、查詢在線化和管理無紙化等，檔案管理方式更加多元、智能。

2 智慧校園視角下高校檔案管理機制的現實挑戰

2.1 組織體系落后

目前頂層設計十分重視檔案工作的領導和組織體系建設，提出要嚴格落實“檔案工作領導責任”，明確“檔案機構及其職責”。智慧校園建設作為一項系統性工程，十分重視組織領導、系統集成和全面實施。但與智慧校園建設要求相比，檔案管理組織體系還較為落后，不健全，突出表現在檔案管理意識不強，尤其是智慧校園建設背景下的高校檔案管理建設的機制設計、優化不及時，工作模式創新和管理制度優化方面較為被動，推動高校檔案管理從傳統向現代轉變的步伐緩慢，人財物投入、基礎軟硬件設施建設與智慧校園建設要求不相適應。

2.2 制度體系缺乏

智慧校園建設為檔案管理提供新的技術手段，改變了傳統檔案管理作業形式。但從現實情況來看，高校在智能信息技術應用過程中沒有及時更新檔案管理制度，導致檔案管理制度與智慧校園建設不適應、不匹配。如《檔案法》出臺，單套制歸檔的實施有了法律依據，電子檔案要滿足“來源可靠、程序規范、要素合規”。為此，高校檔案管理部門要及時更新電子檔案管理的制度，尤其是電子檔案安全管理保障制度，保障電子檔案的真實、完整和準確。要重視從電子檔案的收集、整理、歸檔、分類、銷毀和統計等全周期完善。制度是智慧校園建設的重要保障，制度體系的缺失必然會影響到整個高校檔案管理的質量和水平。

2.3 服務體系薄弱

智慧校園建設背景下高校檔案管理更加突出管用結合，重視檔案利用功能，發揮高校檔案服務于智慧校園建設及高校教育事業的發展。但從檔案管理的現實情況來看，“重建輕管”“重管輕用”的現象依然不同程度的存在。究其原因主要有檔案服務意識不強，檔案服務制度體系欠缺，檔案服務的方式單一，缺少專門的檔案信息資源服務機構，與智慧校園建設和要求不相適應。

3 智慧校園視角下高校檔案管理機制優化原則

3.1 以人為本

以人為本是智慧校園建設的本質要求，以人為本視角下的檔案管理機制的設立及優化均要體現這一本質要求。檔案管理機制應能夠保障廣大高校師生和教育管理者及時、優質、高效和便捷地獲得檔案服務，滿足多元化需求。智慧校園中的“智”側重于智能化，而“慧”傾向于人文化，“智慧”結合起來就是要求檔案管理制度既要滿足智慧校園中先進技術的運用，如高校檔案數字化采集、存儲、掃描和檢索利用的順利實施，也要求檔案管理者能夠熟練運用機制，使機制運行充分體現人性化。如高校檔案數字化工作守則，涵蓋電子檔案數據的錄入、統計和分析的具體要求，以人文化體現和實現智能化。

3.2 創新引領

創新是智慧校園可持續發展的不竭動力來源。智慧校園視角下高校檔案管理機制注重激發創新，無論是管理者還是利用者都是檔案管理活動的創新主體，檔案管理機制設計要充分體現尊重創新的制度設計初衷。通過機制創新，為檔案利用者提供更多優質高效的檔案公共產品和服務內容。如單軌制機制的實施、PDCA檔案管理質量方法，以及ORTCC模型應用于檔案精細化管理等等，通過優化檔案管理機制，突破傳統檔案管理機制的窠臼，調動和激活一切創新元素，適應智慧校園建設，使檔案管理領域始終保持先進性。

3.3 系統協同

協同發展是智慧校園建設的根本保障。智慧校園建設中的檔案管理要體現系統集成理念。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確“全面推進檔案治理體系建設”任務，提出要“加強部門協同、區域協同、行業協同”“創新協同監管模式”，完善“檔案主管部門與行業主管部門協同配合的專業檔案管理體制”等。智慧校園建設是若干系統的智慧建設所共同組成，智慧校園視角下的檔案管理機制要體現系統協同原則，將檔案管理技術系統、資源系統、安全系統和管理系統等以制度形式確立下來，建立高校檔案管理橫向協同、縱向聯動的協同機制，并要求各部門貫徹落實，實現檔案管理無縫銜接、高效順暢。

3.4 注重實用

檔案管理機制優化完善的出發點、落腳點在于高校檔案管理功能及價值的實現，正確開發、使用檔案管理服務功能，通過優化、創立新的機制完善或破除舊的管理機制。檔案管理機制應堅持務實、高效的原則，當前，與智慧校園建設而言，高校檔案管理機制還存在著管理方式落后、管理行為失范、管理運行不暢和管理效果不佳等諸多現實問題，與智慧校園建設要求還不相適應。因此，新時代優化高校檔案管理機制，就需要從實事求是、務實管用的角度出發，制定或優化檔案管理機制，切實為高校檔案高效、優質的管理提供好的制度保障和優的機制支撐。

4 智慧校園視角下高校檔案管理機制優化策略

智慧校園視角下高校檔案管理應圍繞電子檔案的建設、內容及利用價值，助力提升高校教育管理水平[3]。從組織、制度和服務體系三個方面持續優化，不斷提升新時代高校檔案管理能力和水平。

4.1 注重領導，實化組織體系

加強領導，建立完善的檔案管理工作制度[4]。一方面，成立智慧校園檔案工作領導小組。按照《高等學校檔案管理辦法》第五條規定，領導小組由高校主要負責人任主任委員、分管檔案工作的校領導和其他院系領導協助，任副主任委員、檔案館職能部門為成員的高校檔案工作委員會。強有力的領導組織架構，負責全校檔案工作的組織、協調和咨詢機構，使高校檔案工作有了組織保障。加大高校檔案人財物的支持力度，將高校檔案管理納入智慧校園建設的重要內容，將高校檔案工作作為一項重要的基礎性工作，定期聽取檔案工作情況報告，研究推動問題解決。另一方面，成立智慧校園檔案管理機構。傳統檔案隸屬校辦、被作為教輔及業務部門，不利于檔案管理機構發揮組織協調功能，要優化傳統組織保障模式，根據《高等學校檔案管理辦法》的具體要求，設立高校檔案館，并獨立建制，實行高校檔案管理業務、檔案經費保障和檔案人才支持的獨立自主。此外，還要建立一支專職檔案工作隊伍。大力推行部門立卷歸檔制度，以院系為單位，組建檔案職員隊伍，確保院系及職能部門有一支穩定的檔案職員隊伍，協助檔案館檔案專職員共同做好檔案工作。

4.2 注重保障，優化制度體系

《檔案法》《檔案法實施條例》《高等學校檔案管理辦法》為新時代做好檔案管理工作提供了根本遵循。要吃透法律法規的核心要義，完善制度基礎，確保檔案工作有章可循、有法可依。一方面，要優化檔案工作管理制度。制定高校檔案工作管理實施辦法，作為推動高校檔案管理的綱領性文件，包括檔案管理機構及職責、檔案利用與公布、檔案信息化建設、監督檢查和責任內容等。另一方面，在綱領性文件的基礎上要進一步健全完善檔案工作業務規范，涵蓋智慧校園建設模式下的高校檔案收集、整理、分類、檢索、利用、統計和銷毀等具體的業務規范，要本著以人為本、創新引領、系統協同和注重實用的原則，明確高校檔案歸檔范圍、保管期限和應用流程等，注重從源頭控制歸檔文件數量和質量。同時，要做好檔案業務管理規范的立改廢，始終保持業務規范的現實性和實用性。此外，還要健全檔案工作隊伍管理制度[5]。要以制度的形式將檔案工作隊伍管理規范起來，制定高校檔案工作委員會、檔案館和專兼職檔案工作隊伍的三級管理體系，明確各級管理責任，確保每一層級必須具有明確的崗位職責[6]。

4.3 注重應用，強化服務體系

要把檔案管理與檔案利用擺在同等重要位置，構建全面檔案服務體系，為智慧校園建設提供檔案信息支持。高校檔案館要積極探索建立信息資源中心，樹立“大檔案觀”理念，主動參與智慧校園建設，做好信息資源中心的規劃設計，按照智慧校園建設的標準和要求，搭建智慧化檔案資源管理平臺，將檔案管理系統與其他辦公系統銜接起來，及時做好檔案數據的收集、存儲和管理。不斷拓展高校檔案信息服務方式，按照“增量電子化、存量數字化”的原則，加快傳統館藏檔案數字化進程，同時，要做好新增檔案電子化，利用物聯網、互聯網、人工智能和大數據技術，做好高校檔案知識挖掘。開通“線上+線下”的檔案服務，優化立體檔案服務體系，以需求為導向，為廣大師生提供個性化的信息服務。

參考文獻

[1]賈喜華.智慧校園建設視閾下高校檔案管理機制現狀與優化路徑[J].辦公室業務，2024（1）：68-70.

[2]章莉.智慧校園建設與機關事業單位檔案管理的融合與協同發展[J].智庫時代，2023（28）：83-86.

[3]海杰.智慧校園建設背景下高校檔案管理機制研究[J].大學（社會科學），2021（1）：133-134.

[4]任苗苗.建設智慧校園 打造高校檔案管理機制[J].文化產業，2023（15）：90-92.

[5]李淑華.基于智慧校園建設下的高校檔案管理機制研究[J].檔案管理，2020（2）：80-81.

[6]安小米，宋懿，張斌.國家數字檔案資源整合與服務：概念、路徑和機制[J].檔案學研究，2018（3）：81-88.

作者簡介：陳少敏（1972.12—），大學學歷，山東省濰坊市技師學院副研究館員，主要從事檔案管理研究。