《檔案法》實施背景下高校綜合檔案服務路徑研究

摘 要：《檔案法》《檔案法實施條例》的頒布實施，以及移動互聯信息技術在高校檔案管理中的深度應用，為高校廣大師生、教育管理者及社會不特定群體提供收集、整理、鑒定、利用和開放等綜合檔案服務的路徑發生了顯著變化，服務內容進一步豐富、服務功能進一步拓寬、服務水平進一步提升。本文圍繞《檔案法》實施背景下，高校綜合檔案服務的現實特點，取得的主要成果。在此基礎上，提出了強化高校綜合檔案服務思想、內容、載體、規則和素能建設，提高高校綜合檔案服務的整體水平，對進一步做好新時代高校綜合檔案服務工作具有積極的現實指導意義和參考價值。

關鍵詞：綜合檔案；服務路徑；高校檔案；《檔案法》

概述

新《檔案法》于2021年1月1日起正式實施。該法17次提及“服務”。其中第一條就規定“為中國特色社會主義事業服務，制定本法”，還明確指出檔案館要“創新服務形式，強化服務功能，提高服務水平”，國家要“推進檔案信息資源共享服務平臺建設”。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出，到2025年，我國“檔案利用服務達到新水平”“以人民為中心的檔案服務理念深入人心”“檔案資政服務、公共服務、文化教育能力明顯提升”。檔案具有存史資政育人功能。高校綜合檔案包括黨群類、行政類、教學類、科研類、基建類、財會類等，增強高校檔案信息服務能力是高校傳承歷史文化、推進檔案事業可持續發展的主要途徑[1]。新《檔案法》頒布實施及信息技術的迅猛發展，高校為廣大師生和教育管理者提供收集、整理、鑒定、利用和開放等綜合檔案服務的路徑發生了顯著變化，進一步豐富服務內容、拓寬服務功能和提升服務水平是高校綜合檔案服務亟待解決的現實問題。

1 高校綜合檔案服務的現實特點

近年來，高校檔案管理部門圍繞“十四五”時期教育強國推進工程、中國教育現代化2035目標，堅持以服務高校教育中心工作大局為重，持續優化檔案服務模式，不斷提升查檔服務效能，擦亮“存史資政育人”服務品牌，創新多種方式滿足社會各界對高校綜合檔案利用的需求。在“互聯網+”背景下，信息技術的應用為高校綜合檔案服務提供了有力保障，使高校綜合檔案服務方式多元化，實現了高校綜合檔案資源的共享。

1.1 檔案服務對象分眾化

“走向開放”是“十四五”時期全國檔案事業發展“三個走向”目標之一。隨著觀念的開放、社會的進步，高校檔案館綜合檔案服務逐漸成為滿足社會不特定群體信息需求的重要渠道。服務對象社會化突出表現在服務理念開放性、服務對象分眾化和服務載體現代化。即，高校檔案管理部門從管理型機構向服務型機構轉變，為用戶提供檔案服務的理念滲透于綜合檔案服務全過程、各環節。在“互聯網+”背景下，高校檔案館綜合檔案服務用戶群由傳統的在校師生、教育管理者、學術研究者等集群性朝著在校人員與離校師生，以及不特定社會群體的查證類、證明型和考究型人員的分眾化轉變特征。高校綜合檔案服務的周期、時間和內容等也呈現出差異化與分散性。

1.2 檔案服務方式網絡化

傳統高校綜合檔案服務主要局限于檔案館（室），且多為被動服務。服務對象到館（室）申請，由館（和室）工作人員根據服務對象的申請調檔，滿足用戶的利用需求。隨著信息技術、互聯網技術的應用，高校綜合檔案服務方式也由傳統的人力支撐為主朝著網絡化服務方式轉變，服務對象可通過電話、郵箱、網上檔案館和App終端（如高校檔案館某信公眾號）等渠道獲取所需的檔案服務內容。其中高校檔案館（室）某信公眾號能夠為社會公眾提供在線咨詢、鏈接地址、檔案成果展示和檔案微利用服務等。檔案服務方式的網絡化，使檔案服務效率更高、服務體驗感更優，也是高校綜合檔案館（室）提供檔案服務的改革發展方向。

1.3 檔案服務內容淺層化

除了服務對象主動上網或到館查詢外，高校綜合檔案館被動接受服務外，高校檔案館（室）積極開展主動服務還存在著服務內容淺層化現象。主要表現在：一是檔案服務推送單向性。即高校檔案館（室）網站、移動終端平臺、某信公眾號等推送的檔案服務內容具有單向性，檔案信息咨詢缺乏交互性，受限于保密等因素影響，高校檔案開放利用及編研產品內容不夠豐富，參考性價值有待提升；二是檔案服務輸出原料式。目前高校檔案館網站等平臺主要提供大事記、年鑒、畫冊和志書等，這些多為館藏檔案資料信息的再開發，編研內容淺嘗輒止，于社會不特定群體的差異化、個性化的檔案服務需求不相適應。

1.4 檔案服務方法簡單化

“互聯網+”的蓬勃發展及新《檔案法》的頒布實施，專門就檔案信息化建設做出了規定，使高校綜合檔案服務方式更加信息化、智能化，但也更加簡單化。即高校綜合檔案服務主要利用其官網平臺或移動智能終端設備，提供檔案服務的方法主要是“在線查詢預約+線下具體利用”相結合。線上網頁提供目錄檢索、全宗檢索或案卷檢索，但尚未完全實現全文檢索，綜合檔案成文時間、名稱和作者等部分背景信息難以顯示。

2 高校綜合檔案服務主要的成果

2.1 服務理念不斷更新[2]

理念是人們長期理性思考及實踐形成的思想觀念、精神向往和理想追求的抽象概括，是一種思想。高校綜合檔案服務是高校檔案管理部門與外界互動交流、實現高校綜合檔案價值的重要手段。高校綜合檔案服務從服務立檔單位業務活動需要的“被動式”向“主動式”立體信息資源服務轉變，由“重藏輕用”向“藏用并重”轉變，由綜合檔案實體管理向綜合檔案數字協同治理轉變，由單一指向性服務向“三個走向”為社會不特定群體服務轉變。高校檔案服務理念始終堅持與時俱進，以先進的服務理念引領高校檔案服務提質增效。

2.2 服務對象日益拓寬

隨著《檔案法》《政府信息公開條例》《檔案法實施條例》《國家檔案館檔案開放辦法》等法律法規的頒布實施，高效綜合檔案開放的廣度、深度日益擴大，檔案服務的對象也逐步拓寬，從初始階段為高校內部廣大師生服務，逐步向社會各界開放館藏檔案資源，為教育、教學、行政管理、企事業單位、社會團體，甚至是個人提供檔案開放服務。如教師學術研究、用人單位查檔需求和學校就業情況分析等。高校檔案管理部門提供查檔服務，滿足不同群體、不同層次及不同用戶需求的檔案服務。

2.3 服務內容更加豐富

近年來，隨著高校教育事業的發展及改革的不斷深入，高校綜合檔案服務內容和服務范圍持續拓寬。既要滿足高校教育教學、科研和后勤管理等中心工作需求服務，也要為高校教職工工作、學習和生活提供檔案需求服務，還要為廣大師生提供歷年文書檔案查詢服務及就業、升學和留學等咨詢服務，出具學籍檔案資料證明服務，為用人單位查證學歷、學位等相關服務。此外，隨著高校校園文化建設的需要，還提供檔案展覽服務、制作檔案復制件、摘錄、出具檔案證明、舉辦檔案展覽和提供檔案咨詢等全方位、多層次和多角度的服務。

2.4 服務手段愈加多樣

現代信息網絡技術的發展及其在高校綜合檔案服務領域的應用，使高校綜合檔案服務手段更加多樣化。從傳統的實體檔案查詢到數字網絡技術應用，直接通過網上查詢。從傳統的檔案館（室）線下服務到利用現代信息技術實現“網上辦、掌上辦、異地辦、就近辦”等線上服務。高校檔案館通過搭建專門的檔案管理系統、開通高校綜合檔案網站等，為用戶提供更加便捷、周到和高效的服務。

3 高校綜合檔案服務路徑對策

在我國職業院校改革不斷深入的背景下，檔案利用的主流方向為服務社會化、促進職校改革、提供查證信息參考[3]。《檔案法》《檔案法實施條例》的頒布為新時代高校綜合檔案服務提供了法律遵循和制度保障，也提出了新的要求。作為高校檔案管理者，要與時俱進，樹牢綜合檔案服務意識，搭建數字服務平臺，提供一流的檔案服務產品和服務內容。

3.1 強化思想建設，轉變檔案服務理念

認真貫徹《檔案法》，以及“十四五”時期教育事業發展規劃，圍繞高校教育改革發展現實需要，堅持以“服務”為中心實現高校檔案“使用價值”及“價值共創”的服務主導邏輯[4]。在高校綜合檔案服務主體上，要從“一元”向“多元”轉變，即高校檔案館既是檔案服務的提供者，也是檔案服務價值的創造者，同樣也是檔案服務的受益者。要從“從屬”向“交互”轉變，即高校檔案服務提供者與檔案服務接受者之間從一方居于主導地位向雙方互動，從檔案服務對象感知、體驗中改善高校檔案服務方向與內容，激發檔案服務接受者參與服務價值共創積極性和主動性。要從“自我中心”向“用戶中心”轉變，即高校檔案服務者要從本位自我管理為中心向關注社會用戶價值偏好方向轉變，從實現自我價值向滿足用戶需求價值方向轉變。此外，還要從“閉環”服務向服務“生態圈”共建轉變、從“本位評估”向“系統評估”的檔案綜合服務評估模式轉變，始終做到與時俱進，以先進的服務理念引領高校綜合檔案服務提檔升級。

3.2 強化內容建設，豐富檔案服務產品

根據《高等學校檔案實體分類法》規定，高校檔案分為黨群類、行政類、教學類、科研類、基建類、外事類、財會類等10個大類。內容齊全、富有特色的檔案信息資源是高校檔案管理部門面向社會用戶群體、師生提供檔案服務的必要前提條件[5]。為此，高校要持續強化內容建設，不斷豐富館藏檔案內容，為檔案服務對象提供優質服務產品。一方面，要收集高校各個方面的綜合檔案，制定高校檔案歸檔范圍，明確保管期限，按照歸檔范圍做好檔案收集、整理和保管。另一方面，要突出高校特色檔案，重點圍繞教育教學改革及高校就業、科研等領域，做好高校特色檔案資源的深度挖掘與開發利用，強化編研，進行館藏檔案信息資源的二次加工，進一步豐富館藏檔案資源。此外，還要利用校慶、論壇等契機，向社會公眾、海內外學子征集高校檔案。要做好高校檔案數字化轉型發展，加快推進高校檔案數字化進程。

3.3 強化載體建設，搭建檔案服務平臺

《檔案法》中明確提出要加強檔案信息化建設。要積極搭建高校數字檔案服務平臺設計（見圖1[6]），滿足不同用戶需求。平臺包括服務層（包括檔案搜集、精確查詢、社交軟件、專業App）、應用層（包括統一平臺、身份識別、數據審核、錄入調出）、組件層（包括云存儲、AI智能整理、可視化整理、分級存儲）、數據層（高校檔案專業數據管理和社會化數據專利）、硬件層（包括涉密數據儲存、社會化數據儲存及硬件+云儲存系統）。

平臺集合了高校綜合檔案數據錄入、用戶登錄、身份識別、數據審核和查詢下載等功能于一體，建立高效檔案信息數據庫，不斷提升檔案服務信息化、智能化水平。

3.4 強化素能建設，強化檔案服務能力

《檔案法》實施背景下高校綜合檔案服務離不開一支高素質、專業化人才隊伍的保障。首先，要加強《檔案法》《檔案法實施條例》《國家檔案館開放審核辦法》等法律法規、國家標準規范的學習，嚴格做到依法服務、依規服務。其次，要加強職業使命感、榮譽感教育，在思想上要充分認識到蘭臺人“為國守史，為黨管檔，為民服務”的職責使命，不忘初心、牢記使命，切實增強高校綜合檔案服務的思想自覺與行為自覺，始終踐行全心全意為人民服務的意識。最后，要暢通服務雙向反饋機制，改進高校檔案服務方式和質量。高校檔案管理者要學會借助多媒體技術與大數據技術等采集利用者的相關數據，保障雙向反饋機制的合理性和客觀性[7]。根據大數據分析，全面掌握檔案服務對象的需求，根據不同群體的需求做好館藏檔案資源的信息開發，提供服務的針對性和實效性。

總之，高校綜合檔案服務是建設服務型社會的重要內容。要認真落實《檔案法》等法律法規，轉變檔案服務理念，做到依法依規、主動服務，豐富館藏檔案內容，搭建先進的檔案服務平臺，不斷提高檔案服務的能力與水平，為高校教育事業發展和公眾信息需求提供有力保障。

參考文獻

[1]彭艷.信息化背景下高校檔案信息服務的優化路徑研究[J].齊齊哈爾師范高等專科學校學報，2023（1）：55-58.

[2]葉敏.信息化時代下高校檔案服務的發展路徑研究[J].辦公自動化，2024（7）：72-74.

[3]張秀慧.基于檔案利用主流方向視角下的職業院校檔案服務理念[J].蘭臺內外，2019（16）：66-67.

[4]李彥.服務主導邏輯理論視域下檔案服務創新研究：模型構建與實踐[J].圖書情報研究，2023（1）：48-54.

[5][7]張成成.以人民為中心發展思想視域下高校檔案服務機制創新路徑[J].安徽理工大學學報（社會科學版），2023（6）：104-108.

[6]李佳，李凌霄，李京京.融媒體環境下吉林省數字檔案服務創新路徑研究[J].吉林農業科技學院學報，2024（1）：28-32，45.

作者簡介：申星（1986.11—），太原旅游職業學院館員，主要從事檔案管理研究。