傳統檔案管理模式向數字化轉型中的信息安全保障措施

摘要：在數字化轉型過程中，信息安全問題日益凸顯?；诖?，本文提出來一系列行之有效的信息安全保障措施：在技術保障方面，本文強調了數據加密與權限控制的重要性，指出應采用TLS/SSL協議加密數據傳輸，使用符合國家標準的密碼算法，如SM3加密靜態數據，并建立嚴格的訪問控制機制；管理保障措施包括完善信息安全管理制度，明確各崗位職責，設立專門的信息安全主管崗位，加強檔案管理人員的安全培訓；物理安全保障措施強調了存儲設備的安全管理和服務器操作的嚴格監控；法律與合規保障措施要求遵守相關法律法規，確保檔案數字化工作的合法性，并注重對個人隱私及敏感信息的保護。本文通過探討傳統檔案管理模式向數字化轉型過程中面臨的信息安全挑戰及應對策略，旨在為檔案管理部門提供一套綜合性的信息安全保障框架，以促進檔案管理工作的現代化、高效化。

關鍵詞：傳統檔案；管理模式；數字化轉型；信息安全；保障措施

隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理工作正經歷著從傳統紙質化向數字化的重大轉變，傳統的檔案收集與整理工作存在較大的主觀因素影響，需要人員花費大量精力來收集整理。企業在數據轉型背景下對檔案業務流程進行數字化管控是一項關鍵性的事務，能夠從業務源頭著手，按照應歸檔范圍標記業務活動。一旦發現業務活動中存在應歸檔文件，即開始自動標記跟蹤。待業務活動完成后，自動分類形成移交文件，收集與整理工作全自動整體完成，這一轉變不僅是檔案管理方式的根本革新，更是推動政府治理現代化和服務效能提升的關鍵舉措。[1]在檔案數字化轉型的過程中，信息安全成為一個不可忽視的問題，一方面，數字化使檔案信息實現了更加便捷的獲取和共享，極大地提高了工作效率和服務質量；另一方面，它也帶來了新的挑戰，數據泄露、非法訪問以及信息篡改等安全威脅日益凸顯。因此，如何在推進檔案數字化的同時構建起全方位的信息安全保障體系，成為亟待解決的核心議題。本文旨在探討如何全面提升檔案信息的安全防護水平，確保數字化檔案資源的安全可靠，為檔案信息化建設保駕護航。

一、傳統檔案管理模式與數字化轉型概述

（一）傳統檔案管理模式的特點與局限性

傳統檔案管理模式主要依賴于人工操作，效率低下且信息安全保障手段有限。紙質文檔需要大量的物理空間存儲，而數字數據以迅猛的速度增長，易導致空間不足的問題；紙質文檔的存儲和檢索耗費大量時間和人力資源，影響了工作效率；傳統檔案管理方法難以處理大規模的電子文檔和數據，因為其依賴于人工分類和手動標記，這在信息爆炸的數字時代已經不再切實可行。

（二）數字化轉型的定義與特征

數字化轉型是指將檔案管理從傳統的紙質模式轉變為電子化、網絡化和智能化的過程，這一過程包括建立電子檔案庫和電子文件管理系統，實現檔案的電子化存儲、流轉和管理。其轉型特征包括檔案資源的數字化、檔案管理的信息化以及信息資源的智能化。通過這些技術手段，可以提高檔案管理的效率和質量，實現資源共享和遠程查閱。[2]

（三）數字化轉型的必要性分析

適應信息化時代的需求是數字化轉型的重要原因之一。隨著信息技術的發展，傳統的手工管理模式已經無法滿足現代企業對高效、準確、便捷管理的要求；數字化轉型能夠顯著提升檔案管理質量，通過大數據分析和挖掘等數字技術，實現對關鍵信息的提取，并完成分類和數字化加工，在很大程度上避免了人工管理出現的失誤。此外，數字化轉型還有助于提升檔案管理水平和服務質量，滿足內外部用戶對檔案的需求。

?二、傳統檔案管理模式向數字化轉型中的信息安全問題?

（一）技術風險

計算機網絡具有開放性，容易受到黑客攻擊、病毒入侵等威脅，例如，黑客可以通過網絡漏洞竊取或篡改檔案數據，導致信息泄露或丟失。網絡攻擊還可能造成系統超載、非法訪問等問題。在檔案數字化過程中，使用外來產品和技術可能會帶來安全隱患。例如，外包公司可能缺乏足夠的數據安全保護能力，導致數據丟失或泄露，因此，需要對外來產品和技術進行嚴格的安全評估和監控。

（二）管理風險

許多單位在檔案數字化過程中缺乏統一的標準和規范，導致管理混亂，無法有效保障信息安全。例如，有些單位沒有建立完善的檔案數字化安全管理制度，導致檔案信息容易被泄露或篡改。另外，檔案管理人員對信息安全的認識不足，缺乏必要的培訓和技能，容易出現人為失誤，如誤操作、誤刪除等。因此，需要加強對檔案管理人員的信息安全培訓，提高他們的安全意識和技能。

（三）法律風險

數字化檔案的法律地位尚未完全明確，涉及知識產權、隱私權等方面的法律保護也存在不足。例如，數字化檔案可能包含個人身份信息、公司機密數據等敏感信息，如何在法律上保護這些信息的安全性和隱私性是一個重要問題。另外，隨著全球化的發展，跨境數據流動日益頻繁，但不同國家和地區對數據保護的法律法規存在差異，這給檔案數字化帶來了復雜的法律合規性問題。例如，在某些國家或地區，數據傳輸需要獲得用戶的明確同意，且要符合當地的隱私保護法規。

三、信息安全保障措施

（一）技術保障措施

在技術保障方面，數據加密與權限控制是兩大核心手段。為確保敏感檔案在傳輸和存儲過程中不被竊取或篡改，加密技術的應用是必不可少的，比如，在數據傳輸環節，可以運用傳輸層安全協議 （TLS/SSL）來保護數據的完整性和保密性；而在數據存儲環節，則可以采用符合國家標準的密碼算法，如SM系列算法，特別是SM3密碼散列算法，來加強靜態數據的安全防護。同時，建立一套嚴密的權限控制系統同樣重要，包括基本的身份驗證機制，且涉及多層級的訪問控制，確保只有經過認證和授權的用戶才能訪問相應的檔案資料。通過精細化管理用戶的訪問權限，可以有效防止非授權人員進行不當操作，從而保護檔案信息的安全。[3]

在數據備份與恢復方面，首先，構建穩定可靠的數據備份機制對于防范數據丟失至關重要，這要求我們不僅要定期執行數據備份任務，還要采取多樣化的備份策略，如結合本地備份、遠程備份以及云端備份等方式，確保即使某一備份源發生故障，也能迅速從其他備份源中恢復數據；其次，還需要定期檢查備份數據的有效性，確認其完整性和可用性，以便在需要時能夠快速準確地恢復數據；最后，為了進一步提升檔案系統的安全性，必須實施嚴格的安全審計與實時監控措施。安全審計通過對系統操作記錄的收集與分析，可以幫助管理人員及時發現可能的安全隱患或違規行為；部署實時監控和報警系統，可以對網絡流量進行持續監測，并在檢測到異常活動時立即發出警報，采取相應的防御措施。

（二）管理保障措施

在傳統的檔案管理模式向數字化轉型的過程中，除了必要的技術保障措施之外，管理保障措施同樣不可或缺。為了確保檔案信息的安全性，首先，需要完善信息安全管理制度，通過制度化的方式明確各崗位的職責和權限，設立專門的信息安全主管職位，并為安全管理的各個方面指定具體的負責人，他們將負責各自領域的安全工作，確保不同安全級別的檔案數據得到區別對待和管理；其次，還應當制訂應急預案，定期組織應急演練，確保在突發事件發生時，能夠有條不紊地處理，減少損失；再次，增強檔案管理人員的安全意識和技術水平。這需要對所有相關人員進行安全意識教育、崗位技能培訓以及相關的安全技術培訓，通過定期的安全技能和認知考核，特別是針對關鍵崗位上的人員進行全面而嚴格的安全審查，可以確保他們在日常工作中能夠遵循既定的安全規范。[4]同時，建立一種激勵機制，鼓勵員工主動參與安全培訓，提高他們對信息安全風險的認識及應對能力，這對于培養一支高素質的安全管理隊伍具有重要意義。一個有效的應急響應預案應該能夠涵蓋快速響應和處理安全事件的所有步驟，且該預案應當作為整體應急預案的一部分，確保與機構的整體危機管理體系相協調；最后，定期的安全審計和漏洞掃描可以幫助及時發現并修復系統中存在的安全隱患，預防潛在的網絡攻擊和數據泄露。通過持續的安全審計和實時監控，可以及時發現異常行為，還可以記錄檔案信息的訪問、修改與傳輸情況，為日后可能出現的安全事件提供追溯依據，從而進一步強化檔案信息系統的整體安全性。

（三）物理安全保障措施

存儲設備應當存放在安全可靠的房間內，且只有經過授權的檔案管理人員才能進入這些區域，以防電子檔案被篡改或遭受非法復制的風險。對于服務器的操作，應當實施嚴格的安全監管措施，包括封閉光驅、軟驅以及USB端口等容易導致數據泄露的接口，禁止使用任何帶有存儲功能的外接設備，以杜絕通過物理媒介傳播病毒或其他惡意軟件的可能性。[5]所有用于數字化工作的設備和軟件，在正式投入使用前，必須通過專業機構的安全保密技術檢測，確保其符合國家或行業安全標準，從而保障檔案信息在數字化過程中的安全性。此外，建立適合保存數字化檔案的物理環境同樣重要，計算機和其他相關設備應放置在通風良好、溫度適宜的環境中，避免因過熱而導致設備故障或損壞。應避免將計算機設備放置在靠近暖氣片、空調出風口或其他可能導致溫度波動的地方。

異地備份與容災是物理安全保障措施中的另一大重點，通過在不同的地理位置設置備份站點，可以有效降低因自然災害或人為事故導致的數據丟失風險。許多地方檔案館已經實施了異地備份策略，確保即使本地數據遭到破壞，也可以從備份地點恢復數據。例如，成都市檔案館已經完成了首批數據異地備份工作，而江蘇省檔案館則制訂了詳細的異質異地備份實施方案，以增強數據的安全性。同時，一些先進的容災備份解決方案，如飛康CDP備份/容災一體化方案，能夠提供全面的數據保護，包括數據備份、本地及異地容災、數據及系統恢復等功能，確保在災難發生后能夠快速恢復正常運作?！皟傻厝行摹钡娜轂膫浞菽Ｊ?，即包含生產中心、同城大數據容災備份中心以及異地大數據容災備份中心，能夠實現數據的持續可用性，保障業務不受影響。

（四）法律與合規保障措施

了解并遵守國家和地區的法律法規要求，包括但不限于 《中華人民共和國網絡安全法》 《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關法律法規，確保檔案數字化工作的合法性。對于涉及個人隱私和敏感信息的檔案，還應遵守個人信息保護的相關規定，如 《中華人民共和國個人信息保護法》，確保在處理個人數據時，保護個人隱私不被侵犯。另外，建立完善的合規管理體系，確保數字化檔案管理流程符合行業標準和最佳實踐，包括制定詳細的操作規程和工作指南，明確檔案數字化過程中各個環節的操作標準和責任分配。通過標準化作業流程，減少人為錯誤帶來的安全風險，同時便于監管和審計。

合規審計不僅限于內部自查，也可以邀請第三方機構進行獨立評估，以確保檔案管理系統的合法合規性。審計結果應當作為改進管理措施的重要參考，促進檔案管理工作的持續優化。[6]積極關注國內外有關檔案管理和信息安全的新政策和發展趨勢，及時調整和完善本單位的檔案管理制度，與時代保持同步。隨著法律法規的變化和技術的發展，檔案管理也需要不斷適應新的要求，確保檔案信息的安全與合規。

加強與相關部門的合作與交流，共同探討檔案管理領域面臨的新問題和新挑戰。通過參與行業協會、學術會議等活動，分享經驗、學習先進做法，為檔案管理工作的持續改進提供支持。這種跨部門、跨領域的合作有助于形成合力，共同應對檔案數字化轉型過程中遇到的各種復雜問題。

（五）人員培訓與意識提升保障措施

組織需要制訂全面的信息安全意識教育計劃，這不僅是為了讓員工了解到信息安全的重要性，更是要讓他們明白自己在維護信息安全中所扮演的角色。通過定期舉辦研討會、工作坊等形式多樣的活動，可以幫助員工理解最新的網絡安全威脅趨勢，如釣魚郵件、惡意軟件等，并掌握相應的防范措施。組織還可以邀請行業專家進行專題講座，分享實際案例，以此加深員工對潛在威脅的理解和警覺。技能培訓也是不可或缺的一環，尤其是對于那些處于關鍵崗位的員工，如IT支持人員、系統管理員以及檔案管理人員等。他們需要具備更高的技術水平來應對復雜的網絡環境，組織可以通過提供在線課程、認證考試等方式，幫助他們獲得必要的技能，如數據加密、訪問控制策略的應用等。這些專業的培訓不僅能夠增強個人能力，還能夠提升整個團隊的安全防護水平。為了確保培訓效果，組織還應該建立一套激勵機制，鼓勵員工積極參與信息安全相關的學習活動，可以通過設立獎勵制度，如頒發證書、提供晉升機會或給予物質獎勵等，來激發員工的學習熱情。同時，應明確懲罰措施，對于違反信息安全規定的行為要嚴肅處理，以此強化規章制度的執行力度。

四、結束語

技術保障措施如數據加密與權限控制，能夠有效抵御外部威脅，保護檔案數據的完整性和保密性；管理保障措施通過完善制度建設和人員培訓，增強了內部管理的科學性和規范性；物理安全保障措施確保了硬件設施的安全運行；法律與合規保障措施則為檔案數字化工作提供了堅實的法律基礎，確保了數字化進程的合法合規性。未來，隨著信息技術的不斷進步和社會需求的日益多樣化，檔案管理將繼續向著更高層次的信息化、智能化方向發展，為社會提供更多高效便捷的服務。

參考文獻：

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[3] 姜志超.數據轉型背景下的檔案業務過程數字化戰略分析[J].中國信息界，2024（06）：146-148.

[4] 李淑瑜.數字技術賦能流動人員人事檔案管理創新路徑分析[J].辦公室業務，2024（18）：114-116.

[5] 谷春曉.現代檔案管理工作面臨的挑戰與突破[J].蘭臺內外， 2024（26）：49-51.

[6] 楊玉春.探索檔案管理數字化轉型路徑[J].軟件和集成電路， 2024（09）：7-11.