酒店食品采購內(nèi)部審計研究

摘 要：食品采購事關(guān)酒店食品安全與長遠(yuǎn)發(fā)展。在高質(zhì)量發(fā)展新階段，加強(qiáng)酒店食品采購內(nèi)部審計對防范采購風(fēng)險、降低采購成本支出具有重要意義。本文通過對酒店食品采購的深入闡述，剖析酒店食品采購內(nèi)部審計所存在的采購人員風(fēng)險防范意識淡薄、采購流程有待優(yōu)化以及內(nèi)部審計監(jiān)督不健全等問題，并提出優(yōu)化酒店食品采購內(nèi)部審計的具體對策，以此降低酒店食品采購成本，提升酒店經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：酒店；采購；內(nèi)部審計；食品安全；防范風(fēng)險

Research on Internal Audit of Hotel Food Procurement

LI Sicong

（China Railway Beijing Bureau Group Co.， Ltd.， Beijing 100000， China）

Abstract： Food procurement is related to hotel food safety and long-term development. In the new stage of high-quality development， it is of great significance to strengthen the internal audit of hotel food procurement to prevent procurement risks and reduce procurement costs. Through the in-depth exposition of hotel food procurement， this paper analyzes the problems existing in the internal audit of hotel food procurement， such as weak awareness of risk prevention， procurement process to be optimized and imperfect internal audit supervision， and puts forward specific countermeasures to optimize the internal audit of hotel food procurement， so as to reduce the cost of hotel food procurement and improve the economic benefits of the hotel.

Keywords： hotel; procurement; internal audit; food safety; guard against risks

食品采購是酒店管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強(qiáng)食品采購管理是確保酒店能夠及時、準(zhǔn)確、合理地采購食品并降低采購風(fēng)險、確保食品安全的關(guān)鍵舉措。當(dāng)前酒店市場競爭呈白熱化的環(huán)境下，提升酒店經(jīng)營管理水平、降低成本支出成為酒店高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵舉措。由于酒店食品采購受諸多因素影響，采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏不僅可能誘發(fā)食品安全問題，還會增加酒店成本，給酒店造成難以彌補(bǔ)的損失[1]。因此為嚴(yán)把采購的每一個環(huán)節(jié)，酒店要建立完善的能夠嚴(yán)格把控食品采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計體系，以期降低食品采購成本，提升市場競爭力。

1 酒店食品采購概述

酒店是一個綜合性的服務(wù)企業(yè)，其以特定的建筑和設(shè)施為基礎(chǔ)，通過提供住宿、餐飲、會議、商務(wù)以及康樂等多種服務(wù)來獲得社會效益、經(jīng)濟(jì)效益以及環(huán)境效益。餐飲服務(wù)是酒店的核心職能之一，食品采購是對餐飲業(yè)中所采購的食品進(jìn)行管理和監(jiān)督的系列措施，其強(qiáng)調(diào)安全性、經(jīng)濟(jì)性、質(zhì)量優(yōu)先、合規(guī)合法以及透明性原則。食品采購是酒店開展餐飲服務(wù)的基礎(chǔ)與保障，相比于其他物資采購，食品采購具有以下特征。①食品原材料保質(zhì)期短，價格變化大。受食品品質(zhì)等因素影響，食品原材料的保質(zhì)期相對較短，尤其是在消費者對食品安全問題高度關(guān)注的環(huán)境下，為了保證食品原材料的口感及性能，酒店要在滿足供應(yīng)的基礎(chǔ)上減少食品原材料的采購數(shù)量，提升食品原材料周轉(zhuǎn)速度，縮短存放周期。另外，食品原材料受天氣、運(yùn)輸條件以及供需關(guān)系等諸多因素影響，市場價格波動較大。②采購品種繁多。隨著消費者對健康和營養(yǎng)關(guān)注度的不斷提升及個性化消費模式的普及，酒店食品采購呈現(xiàn)出種類繁多的特征。酒店不僅需要采購面點、蔬菜、各種調(diào)料等食品，還需要結(jié)合消費者個性化需求采購特定的食品原材料。例如，針對高血壓患者特定的飲食需求，酒店要采購低糖、低脂類食品原材料。③質(zhì)量關(guān)注度高。食品品質(zhì)對酒店運(yùn)營管理乃至長遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要。“食品安全無小事”，在食品采購環(huán)節(jié)中要重點關(guān)注食品的質(zhì)量，從供應(yīng)商選擇、合同簽訂、原材料驗收以及庫存管理等環(huán)節(jié)都要遵循食品安全監(jiān)督法律法規(guī)，確保食品原材料的安全性。④供應(yīng)商多且計劃性強(qiáng)。酒店食品原材料的種類繁多，為構(gòu)建穩(wěn)定的供應(yīng)鏈體系，酒店與多家食品供應(yīng)商開展合作，為酒店提供高品質(zhì)的食品供應(yīng)服務(wù)。與此同時，酒店食品采購具有很強(qiáng)的計劃性，餐飲部門在制訂食品采購計劃時需要結(jié)合酒店庫存、廚房二級庫存以及客情預(yù)定，避免重復(fù)采購和浪費。⑤可追溯。食品可追溯性是對食品全過程進(jìn)行記錄和追蹤，以此確定食品來源、成本、質(zhì)量狀況以及可能存在的問題，確保食品安全。酒店食品采購是安全管理的重要環(huán)節(jié)，酒店要建立食材采購的可追溯體系，確保食材來源清晰、流向明確，便于在出現(xiàn)問題時及時追溯和召回。可見，酒店食品采購所呈現(xiàn)保質(zhì)期短、品種繁多、質(zhì)量關(guān)注度高、供應(yīng)商多且計劃性強(qiáng)以及可溯源等特征共同構(gòu)成了食品采購業(yè)務(wù)的復(fù)雜性和挑戰(zhàn)性[2]。

2 酒店食品采購內(nèi)部審計存在的問題

2.1 采購人員風(fēng)險防范意識淡薄，缺乏成本控制意識

酒店食品采購規(guī)模相對較大，涉及金額較高，采購人員不僅要具備專業(yè)的采購知識，還需要樹立風(fēng)險防范意識，恪守職業(yè)操守。然而，通過調(diào)查審計發(fā)現(xiàn)，酒店采購人員職業(yè)素養(yǎng)有較大的提升空間。①采購人員風(fēng)險防范意識相對淡薄，導(dǎo)致食品采購的實際結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)相偏離。酒店食品采購流程煩瑣、涉及金額較大，部分采購人員并未認(rèn)識到食品采購工作的重要性，甚至部分采購人員存在“暗箱操作”、弄虛作假等現(xiàn)象，致使所采購的食品存在質(zhì)量安全問題，給酒店帶來巨大的安全隱患[3]。②采購人員缺乏成本控制意識，增加酒店采購成本。實踐證明，食品采購環(huán)節(jié)是酒店減少成本支出的重要環(huán)節(jié)。受傳統(tǒng)理念的束縛，部分采購人員在食品采購過程中過度強(qiáng)調(diào)完成食品采購任務(wù)，而忽視對采購食品成本的控制，甚至所采購的食品價格高于市場價格，增加了酒店采購成本。③食品采購人員之間缺乏有效溝通，未能及時掌握酒店食品采購信息。影響酒店食品采購工作的因素較多，采購人員不僅要具備采購知識，還要懂得內(nèi)部審計知識與良好的溝通能力。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，酒店部分食品采購人員的溝通能力相對不高，尤其是缺乏議價技巧與市場研判能力，在與供貨商進(jìn)行談判時表現(xiàn)得比較被動，導(dǎo)致食品采購價格相對偏高或者采購的食品質(zhì)量未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。另外，采購人員缺乏與內(nèi)部審計部門的溝通交流，并未認(rèn)識到食品采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險因素，致使食品采購業(yè)務(wù)存在不合規(guī)行為。

2.2 食品采購流程有待優(yōu)化，供應(yīng)商評估機(jī)制不完善

審計發(fā)現(xiàn)，酒店食品采購流程存在一些瓶頸和風(fēng)險點。①采購流程不規(guī)范，崗位設(shè)置不合理。采購人員訂單未經(jīng)審批，存在超量采購、價格虛高等現(xiàn)象；采購人員兼職驗收庫管，缺乏必要的崗位互控。②價格跟蹤機(jī)制不健全。采購人員往往對食品供貨價格變動缺乏敏感性，即使采購合同約定了與批發(fā)市場價格浮動對標(biāo)條款，也怠于行使權(quán)利對價格開展持續(xù)跟蹤監(jiān)督活動，形成高價采購漏洞。③缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商評價機(jī)制。酒店食品供應(yīng)商數(shù)量多，加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理是降低食品采購風(fēng)險的關(guān)鍵舉措。目前，酒店在評估供應(yīng)商資質(zhì)等方面主要采取主觀評價模式，由酒店管理者按照經(jīng)驗判斷供應(yīng)商的整體服務(wù)質(zhì)量，存在較大的隨意性[4]。

2.3 內(nèi)部審計監(jiān)督體系不健全，審計監(jiān)督結(jié)果運(yùn)用不合理

酒店食品采購流程煩瑣，健全的內(nèi)部監(jiān)督體系是防范采購風(fēng)險、提高采購工作質(zhì)量的關(guān)鍵保障。當(dāng)前，酒店普遍建立了采購內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，但是在具體實施上存在不少問題。①內(nèi)部審計監(jiān)督并未貫穿食品采購全過程。酒店食品采購所涉及的主體較多，采購鏈條相對較長。目前，酒店采購內(nèi)部審計監(jiān)督更多聚焦于食品采購事后審計階段，缺乏對食品采購計劃、食品采購過程等階段的全過程監(jiān)督，并未從源頭強(qiáng)化風(fēng)險控制，導(dǎo)致酒店食品采購業(yè)務(wù)存在諸多風(fēng)險隱患。②食品采購專項審計方法不合理，缺乏對非財務(wù)數(shù)據(jù)的有效采集和分析手段。目前，酒店食品采購專項審計對象主要是對采購申請單、供應(yīng)商談判、付款單據(jù)以及食品驗收單等資料進(jìn)行審核，并未深入酒店餐飲部門核查食品采購數(shù)量及食材損耗問題，導(dǎo)致食品采購專項審計結(jié)果與真實情況存在出入。③審計監(jiān)督結(jié)果運(yùn)用不合理，審計問題整改不到位。審計監(jiān)督結(jié)果是準(zhǔn)確反映酒店食品采購問題的依據(jù)。當(dāng)前，酒店食品采購監(jiān)督審計存在過度重視審計過程，忽視審計結(jié)果運(yùn)用的問題，尤其是酒店采購部門對審計結(jié)果所反饋的問題并未按照要求從嚴(yán)整改，致使“屢審屢犯”。

3 優(yōu)化酒店食品采購內(nèi)部審計的對策

基于酒店食品采購環(huán)節(jié)所存在的問題，酒店要采取切實有效的舉措，建立完善的內(nèi)部審計監(jiān)督體系，強(qiáng)化對食品采購過程的控制監(jiān)督，以此降低酒店食品采購風(fēng)險。

3.1 增強(qiáng)采購人員風(fēng)險防范意識，提高成本控制技能

在競爭日益激烈的市場環(huán)境下，酒店食品采購業(yè)務(wù)所面臨的風(fēng)險日益劇增，防范風(fēng)險成為食品采購工作所要關(guān)注的首要問題。①加強(qiáng)教育培訓(xùn)，增強(qiáng)采購人員風(fēng)險防范意識。酒店食品采購業(yè)務(wù)存在較大風(fēng)險，為規(guī)范食品采購工作，保障消費者飲食安全，酒店要定期組織食品采購人員集中學(xué)習(xí)，開展警示教育等深入剖析近年來食品招投標(biāo)領(lǐng)域發(fā)生的違紀(jì)違規(guī)典型案例，引導(dǎo)食品采購人員恪守職業(yè)操守，嚴(yán)防食品采購過程的風(fēng)險問題發(fā)生。針對部分食品采購人員風(fēng)險意識淡薄問題，酒店要定期開展法治講座活動，圍繞食品采購領(lǐng)域發(fā)生的食品安全案例開展法治講座，增強(qiáng)食品采購人員的合規(guī)采購意識、法治意識以及風(fēng)險防范意識。②強(qiáng)化宣傳，提升采購人員成本控制技能。食品采購要求采購人員不僅要做好食品安全工作，而且還要采取有效措施降低采購成本。酒店要遵循“同等價格比質(zhì)量，同等質(zhì)量比服務(wù)”理念，加大對食品采購人員的培訓(xùn)力度，通過聘請物價部門、審計部門以及高校教授深入酒店開展專題培訓(xùn)，增強(qiáng)采購人員的采購專業(yè)知識、專業(yè)勝任能力以及溝通交流能力，促進(jìn)采購人員運(yùn)用專業(yè)綜合知識判斷食品采購價格的能力，以此降低酒店食品采購成本。③加強(qiáng)采購人員之間的溝通交流，及時掌握食品采購情況。酒店食品采購類型較多，酒店采購人員之間要加強(qiáng)交流，通過交流學(xué)習(xí)食品采購工作經(jīng)驗，了解食品采購行業(yè)發(fā)展趨勢，提升應(yīng)變能力與議價能力。在酒水采購時，采購人員要及時向餐廳經(jīng)理、采購主管以及酒水供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流，準(zhǔn)確了解酒店酒水需求、當(dāng)前酒水市場價格行情等信息，為提升采購業(yè)務(wù)能力奠定基礎(chǔ)[5]。

3.2 優(yōu)化食品采購流程，健全供應(yīng)商評價更新機(jī)制

①優(yōu)化食品采購業(yè)務(wù)流程，提升食品采購工作效率。酒店要建立嚴(yán)格的食品供應(yīng)商比選談判制度，明確建立采購、驗收、庫管崗位牽制機(jī)制，明確各崗位職責(zé)。建立采購審批制度，同時優(yōu)化食品采購計劃，根據(jù)銷售預(yù)測和庫存情況制訂采購計劃，提升采購計劃的針對性與前瞻性。優(yōu)化食品驗收流程，確保采購食品符合質(zhì)量要求。酒店對食品的安全性要求較高，為避免以次充好食品流入餐廳，酒店要建立完善的食品驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程，嚴(yán)格對照采購標(biāo)準(zhǔn)要求對供貨商提供的產(chǎn)品進(jìn)行驗收，并科學(xué)存放各類食材，形成食品采購事前、事中以及事后的全過程閉環(huán)管理。例如，在驗收肉食類產(chǎn)品時，酒店要遵循當(dāng)日采購、當(dāng)日配送的原則，檢查動物衛(wèi)生檢疫及屠宰證明等資料，并重點對肉類食品的配送數(shù)量、種類以及品質(zhì)等進(jìn)行檢查，如果配送的數(shù)量與采購數(shù)量不符則及時向供貨商進(jìn)行反饋。②健全價格跟蹤機(jī)制。選取量大、價高食品持續(xù)記錄跟蹤價格變化，同時與批發(fā)市場公開價格對比，確保食品供貨價格浮動情況與市場價格變動趨勢一致。③健全供應(yīng)商評價機(jī)制。食品質(zhì)量和價格受供應(yīng)商的影響，加強(qiáng)供貨商管理是做好食品采購內(nèi)部控制的關(guān)鍵。酒店要結(jié)合自身情況，通過建立動態(tài)評價機(jī)制加大對供貨商的評價管理，從供貨商交付能力、產(chǎn)品價格、服務(wù)質(zhì)量以及綜合信譽(yù)等方面對供貨商進(jìn)行評價，并按照評價結(jié)果對供貨商進(jìn)行分類管理。酒店要加強(qiáng)與評價結(jié)果為優(yōu)秀供貨商的合作，減少或者中斷與評價結(jié)果為差供貨商的合作，對供應(yīng)商實施優(yōu)勝劣汰[6]。

3.3 健全內(nèi)部審計監(jiān)督體系，強(qiáng)化監(jiān)督審計結(jié)果運(yùn)用

①構(gòu)建貫穿于食品采購全過程的內(nèi)部審計監(jiān)督體系。酒店食品采購是項綜合性活動，相關(guān)部門多且流程復(fù)雜。酒店要針對食品采購特點構(gòu)建貫穿于全過程的監(jiān)督審計機(jī)制，將審計監(jiān)督關(guān)口前移至食品采購計劃制訂階段，從源頭預(yù)防采購風(fēng)險。針對酒店食品集中采購金額數(shù)量大、種類多的特點，酒店要推進(jìn)內(nèi)部審計全覆蓋，著眼食品供應(yīng)商比選談判過程及合同簽訂、履行情況，深入分析風(fēng)險，查找專業(yè)管理中薄弱環(huán)節(jié)，全面梳理排查風(fēng)險，制訂防控措施。針對部分供應(yīng)商所提供的食品原材料存在弄虛作假、以次充好的現(xiàn)象，通過梳理流程、設(shè)置互控崗位、明確審批權(quán)限等手段堵塞管理漏洞。②創(chuàng)新酒店食品采購專項審計方法，構(gòu)建完善的風(fēng)險預(yù)警體系。專項審計是識別酒店食品采購風(fēng)險的重要舉措。酒店要圍繞食品采購環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵風(fēng)險點開展專項審計，充分運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)建財務(wù)與非財務(wù)相結(jié)合的審計評價指標(biāo)，實現(xiàn)對食品采購業(yè)務(wù)信息的全過程監(jiān)管，并通過對專項審計結(jié)果的精準(zhǔn)分析，實現(xiàn)對食品采購風(fēng)險的識別與控制。另外，酒店還要發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在酒店食品采購領(lǐng)域的應(yīng)用，將信息技術(shù)內(nèi)嵌于食品采購內(nèi)部審計體系中，通過提取供應(yīng)商管理、招標(biāo)方案等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，對預(yù)算、項目、采購、合同、支付等業(yè)務(wù)層面進(jìn)行全覆蓋審計控制，實現(xiàn)采購全過程精準(zhǔn)管控。③要加強(qiáng)整改落實與成果運(yùn)用。食品采購問題是造成食品安全隱患的重要因素，酒店要壓實監(jiān)督審計整改落實責(zé)任，明確問題整改要求及時限，確保監(jiān)督審計問題得以徹底解決。針對酒店在整改過程中存在的“形式化”“屢查屢犯”問題，酒店應(yīng)將問題整改責(zé)任落實到人，定期跟蹤監(jiān)控，并提出執(zhí)行性強(qiáng)的整改要求，細(xì)化崗位職責(zé)，明確具體崗位的整改要求，以此不斷完善酒店食品采購流程，提高酒店食品采購工作質(zhì)量[7]。

4 結(jié)語

食品是酒店餐飲業(yè)務(wù)持續(xù)的基本保障，其不僅關(guān)系酒店食品安全，還直接影響酒店經(jīng)濟(jì)效益。在競爭日益激烈的市場環(huán)境下，酒店食品采購暴露出不少問題。為防范食品安全問題，提升經(jīng)濟(jì)效益，酒店要加強(qiáng)食品采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理，嚴(yán)把食品源頭關(guān)，優(yōu)化食品采購流程，發(fā)揮內(nèi)部審計監(jiān)督機(jī)制，以此降低酒店食品采購成本，賦能酒店高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：李思聰（1987—），男，北京人，本科，會計師。研究方向：內(nèi)部審計。