人工智能背景下高職院校檔案管理的智能化發展研究

摘"要：在人工智能技術迅猛發展的背景下，高職院校的檔案管理面臨新的機遇與挑戰。智能化檔案管理系統的引入，極大地提升了檔案管理的效率和安全性，促進了資源共享，優化了用戶體驗。然而，技術集成難度、數據安全風險、專業人才短缺和資金投入不足等問題，仍是智能化發展的主要障礙。本文從智能化檔案管理的意義、面臨的挑戰以及具體發展措施三個方面，全面探討了高職院校檔案管理的智能化路徑，旨在為高職院校提供科學的指導和實用的解決方案，以實現檔案管理的現代化轉型和高效運作。

關鍵詞：人工智能；高職院校；檔案管理；智能化；數據安全

中圖分類號：G717.24文獻標識碼：A文章編號：2095-9052（2025）03-0058-03

引言

在人工智能迅速發展的時代，傳統檔案管理模式已難以滿足高職院校日益增長的檔案管理需求。智能化檔案管理系統通過集成自然語言處理、機器學習、大數據分析等先進技術，提升了檔案管理的效率，還增強了信息安全性和資源共享能力。然而，面對技術集成難度、數據安全風險、專業人才短缺等挑戰，高職院校需不斷探索創新路徑，如加強校企合作、深化人才培養、完善法規政策等，以全面推動檔案管理的智能化轉型，適應新時代教育發展的需求。

一、人工智能背景下高職院校檔案管理的智能化發展意義

在人工智能技術迅猛發展的背景下，高職院校的檔案管理面臨著前所未有的變革契機。智能化檔案管理能提升管理效率，實現檔案資源的快速檢索，還能增強信息安全性，確保檔案數據無虞。

（一）提升管理效率，實現檔案資源快速檢索

在傳統檔案管理模式中，檔案檢索速度慢、效率低的問題普遍存在。手工檢索耗時費力，而且容易出現錯誤，難以滿足高職院校對檔案信息高效利用的需求。智能化檔案管理系統的引入有效解決了這些問題，通過應用自然語言處理和機器學習等人工智能技術，檔案信息得以自動化分類和索引，實現快速檢索^［1］。例如，系統自動識別和提取檔案中的關鍵信息，生成高效的檢索路徑，使用戶能夠在短時間內找到所需檔案。智能化檔案管理系統提高了管理效率，縮短了用戶等待時間，極大提升了工作效率，為檔案管理部門節省了大量人力物力，也為教學、科研、管理等工作提供了有力支持，促進了檔案信息的有效利用。

（二）增強信息安全性，保障檔案數據無虞

智能化檔案管理系統通過加密技術、訪問控制和異常行為監測等手段，構建了多層次的安全防護體系。例如，通過數據加密，可以有效防止檔案信息在傳輸過程中的泄露；通過嚴格的訪問控制，確保只有授權用戶才能訪問檔案數據；通過異常行為監測，及時發現并阻止潛在的安全威脅。信息安全是檔案管理的生命線，智能化發展提升了管理效率，更在保障數據安全方面發揮了不可替代的作用。高職院校通過采用智能化檔案管理系統，能夠有效抵御內外部攻擊，確保檔案數據的完整性、保密性和可用性，增強了師生和社會各界對檔案管理系統的信任，為高職院校檔案管理的健康發展提供了重要保障。

（三）促進資源共享，拓寬檔案服務邊界

傳統檔案管理模式下，檔案資源往往分散在不同部門，形成信息孤島，難以實現資源共享。智能化檔案管理系統通過云存儲、大數據分析等技術，打破了這種信息孤島現象，實現了檔案資源的跨部門、跨校際乃至跨地區的共享^［2］。通過云存儲技術，檔案數據可以集中存儲和管理，便于不同部門和學校之間的資源共享；結合大數據分析技術，進一步挖掘檔案數據中的潛在價值，為用戶提供更加精準的服務。資源共享是推動教育公平、促進學術交流的重要途徑。智能化檔案管理讓檔案資源“活”起來，為更廣泛的用戶群體提供了便捷、高效的服務。

（四）優化用戶體驗，滿足個性化需求

智能化檔案管理系統在設計上注重用戶體驗，通過用戶行為分析、智能推薦等技術，精準把握用戶需求。例如，系統可以分析用戶的查詢記錄和行為習慣，智能推薦相關檔案資源，提高用戶的檢索效率；通過檔案預覽功能，用戶能夠快速瀏覽檔案內容，判斷其是否符合需求；通過在線咨詢服務，用戶可以隨時隨地獲取專業的檔案管理建議。此外，智能化檔案管理系統支持多種終端訪問，用戶通過電腦、手機等多種設備隨時隨地訪問檔案資源。良好的用戶體驗是提升服務質量的關鍵。智能化檔案管理通過不斷優化用戶體驗，提高了用戶滿意度和忠誠度。用戶在方便快捷獲取檔案資源的同時，進一步激發了對檔案資源的關注和利用，從而推動了高職院校檔案管理的持續發展。

二、人工智能背景下高職院校檔案管理的智能化發展挑戰

盡管智能化檔案管理帶來了諸多優勢，但高職院校在推進智能化進程中仍面臨不少挑戰。技術集成難度和跨領域融合壁壘使得系統開發和維護變得復雜，數據安全風險和隱私保護問題愈加突出，需建立健全的安全防護體系。同時，專業人才短缺限制了智能化技術的廣泛應用，而資金投入不足也成為制約智能化檔案管理系統建設和維護的瓶頸。高職院校需多方努力，克服這些問題，實現檔案管理的智能化發展。

（一）技術集成難度，存在跨領域融合壁壘

人工智能技術與檔案管理的深度融合需要解決多種技術集成難題。首先，不同系統之間的數據交換和接口標準不統一，使得檔案管理系統難以實現信息互通。這種技術集成的復雜性增加了系統開發和維護的難度，導致系統升級和擴展受到限制。此外，檔案管理涉及多個學科領域，包括信息技術、管理科學和文獻學等，跨領域知識的融合應用也成為一大挑戰。檔案管理人員通常缺乏信息技術方面的專業知識，而技術人員對檔案管理的特殊需求了解不深，二者之間的知識鴻溝限制了智能化檔案管理系統的創新與發展。可見，技術壁壘和知識障礙不僅影響了系統的整體效能，還導致項目推進速度緩慢，難以快速響應不斷變化的需求和技術進步。

（二）數據安全風險，隱私保護尚需加強

隨著智能化程度的提高，檔案數據面臨的安全威脅也變得日益復雜和多樣化。檔案數據在傳輸、存儲和處理過程中，可能遭受黑客攻擊、病毒侵害、數據泄露和篡改等風險，不僅威脅檔案數據的完整性和保密性，也直接影響用戶對系統的信任度^［3］。尤其是在涉及個人隱私和敏感信息的檔案管理中，如何有效保護這些數據成為一個待解決的重要挑戰。此外，智能化檔案管理系統在數據采集和處理過程中，往往需要收集和分析大量用戶信息，這也增加了隱私泄露的風險。當前，部分高職院校在數據安全防護方面的投入和技術手段仍顯不足，未能建立起完善的安全防護體系。因此，如何確保檔案數據的安全性和隱私保護，成為智能化發展過程中必須面對的重要挑戰。

（三）專業人才短缺，技術應用受限

智能化檔案管理需要一支既懂檔案管理知識又掌握人工智能技術的復合型專業人才隊伍。然而，目前這類人才相對稀缺，難以滿足實際需求。傳統檔案管理人員多為文科背景，缺乏信息技術和人工智能方面的專業知識，而信息技術人員又對檔案管理業務不夠熟悉，導致智能化檔案管理的實施和應用受限，影響了系統的開發和維護，還限制了新技術和新方法的推廣應用。復合型人才的培養需要較長時間和大量資源，對于資金和時間都相對有限的高職院校來說，是一個不小的挑戰。人才短缺問題，限制了智能化檔案管理系統的潛力發揮，也影響了系統效能的提升。由于專業人才不足，檔案管理智能化的步伐被迫放慢，難以實現預期的效果和目標。

（四）資金投入不足，基礎設施有待完善

智能化檔案管理系統的建設和維護需要大量的資金投入，包括硬件設備采購、軟件開發和人員培訓等費用。然而，部分高職院校由于資金有限，難以承擔這些費用，導致智能化檔案管理的發展受到了嚴重制約。硬件設備的采購和更新需要持續的資金投入，而軟件開發和系統維護也需要專業團隊的支持，這些都需要大量的財政資源。此外，人員培訓也是一個不可忽視的開支，只有通過系統的培訓，檔案管理人員才能掌握智能化管理系統的操作和應用。然而，現實中，很多高職院校在財政預算上難以滿足需求，導致基礎設施不完善，技術升級步伐緩慢，難以提供高效、可靠的檔案管理服務。

三、人工智能背景下高職院校檔案管理的智能化發展措施

為應對智能化發展過程中面臨的挑戰，高職院校需要采取如下切實可行的措施，以確保智能化檔案管理系統的高效運行和持續發展。

（一）構建智能檔案系統，集成先進人工智能技術

高職院校應加強與科技企業的合作，研發專門適合高職院校特點的智能檔案管理系統，集成自然語言處理、機器學習和大數據分析等先進的人工智能技術，實現檔案信息的自動化處理和分析。例如，通過自然語言處理技術，可以實現對檔案文本內容的智能識別和分類，大大提高檔案管理的效率；機器學習技術則可以幫助預測和分析檔案使用情況，優化檔案的存儲和調取策略。在實施過程中，要注重系統的開放性和可擴展性，確保系統能夠適應技術的快速發展和用戶需求的變化^［4］。開放性可以保障系統在未來能無縫地集成新的技術和功能，而可擴展性則使系統能夠隨著數據量的增長和業務需求的變化進行靈活調整。與用戶的溝通同樣重要，通過收集用戶反饋和實際需求，確保系統設計真正符合用戶的使用習慣和工作流程，從而提升用戶的滿意度和系統的使用效果。此外，在系統開發的過程中，需要制定詳細的技術規范和標準，確保系統的穩定性和安全性。定期進行系統測試和維護，及時發現并解決潛在問題，保障系統的長期高效運行。同時，積極開展系統使用培訓，使檔案管理人員能夠熟練掌握系統的操作，提高工作效率和管理水平。

（二）加強數據安全管理，完善隱私保護機制

在智能化檔案管理系統的建設中，數據安全和隱私保護是重中之重。建立健全的數據安全管理制度是基礎，明確數據使用權限和責任分工，確保每一項操作都有據可查，避免數據濫用和泄露。采用加密技術對檔案數據進行加密存儲和傳輸，確保數據在存儲和傳輸過程中的安全性。設置嚴格的訪問控制機制，只允許授權人員訪問相應的數據，防止未經授權的訪問和操作。異常行為監測是保障數據安全的重要手段，通過實時監測系統中的異常行為，如異常登錄、數據下載量激增等，及時發現和處理潛在的安全威脅。建立多層次的安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統和病毒防護系統等，全面提升系統的安全防護能力。用戶隱私保護也是數據安全管理的重要組成部分。應加強用戶隱私保護意識教育，提高檔案管理人員和系統用戶的隱私保護意識，確保用戶個人信息的安全。定期評估系統的安全狀況，及時發現并修復安全漏洞，確保系統的安全性和穩定性。此外，高職院校應加強與網絡安全管理部門的合作，及時獲取最新的安全威脅信息和防護措施，提升系統的安全防護能力。同時，與法律部門合作，確保數據安全管理符合相關法律法規的要求，保障數據安全管理的合法性和合規性。

（三）培養復合型人才，推動技術應用深化

實現高職院校檔案管理的智能化，需要一支既懂檔案管理又掌握信息技術的復合型人才隊伍。高職院校應加強檔案管理與信息技術學科的交叉融合教育，培養學生掌握檔案管理知識和信息技術技能。通過開設相關課程，教授學生檔案管理的基本原理和信息技術的應用方法，提升學生的綜合素質。在現有檔案管理人員的培訓方面，則需通過舉辦培訓班、研討會等形式，提升他們的技能水平。培訓內容應包括智能檔案管理系統的操作方法、數據安全管理知識和新技術的應用技巧等，提高檔案管理人員的實際操作能力和問題解決能力。同時，鼓勵檔案管理人員積極參與科研項目和技術創新活動，通過參與科研項目，提升他們的研究能力和創新意識。為檔案管理人員提供更多的學習和交流機會，如參加學術會議、訪問交流等，拓寬他們的視野，提升他們的專業水平。此外，高職院校應建立人才激勵機制，通過設立專項獎勵基金，表彰在智能檔案管理系統建設和應用方面取得突出成績的個人和團隊，營造良好的創新氛圍和工作環境。

（四）加大資金投入力度，優化基礎設施配置

積極爭取政府和社會各界的資金支持，加大在智能檔案管理系統建設和維護方面的投入力度，是保障智能檔案系統高效運行的基礎。學校應制定科學合理的資金使用計劃，確保每一筆資金都能得到充分利用，避免資金浪費。優化基礎設施配置，采購高性能的服務器、存儲設備和網絡設備，確保智能檔案管理系統的運行效率和數據存儲的安全性。且需要建立完善的數據備份和災難恢復系統，確保在突發事件發生時，數據能夠及時恢復，保障檔案信息的完整性和安全性^［5］。同時，加強與相關部門的合作與交流，共同推動高職院校檔案管理的智能化發展進程。通過與信息技術企業的合作，獲取最新的技術支持和解決方案；與政府部門的合作，爭取更多的政策支持和資金投入；與其他高職院校的合作，分享經驗和成果，共同提升檔案管理的智能化水平。最后，建立檔案管理系統的日常維護和更新機制，確保系統始終處于良好運行狀態。定期對硬件設備進行檢查和維護，及時發現并解決潛在問題，保障系統的穩定性和可靠性。同時，積極關注技術發展的最新動態，及時引進和應用新的技術和設備，不斷提升系統的性能和功能，滿足高職院校檔案管理的實際需求。

結語

通過構建智能檔案系統、加強數據安全管理、培養復合型人才和加大資金投入力度，高職院校可以實現檔案管理的現代化轉型。智能化檔案管理系統，不僅提升了管理效率和數據安全性，還促進了資源共享和用戶體驗的優化，為高職院校的可持續發展提供了堅實的保障。未來，高職院校應繼續探索和創新，不斷完善和提升智能化檔案管理系統的功能和服務水平，推動檔案管理向更加高效、智能和安全的方向發展。

參考文獻：

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［4］宋瑤.大數據環境下區塊鏈技術在高職院校電子檔案管理中的創新應用［J］.信息記錄材料，2024，25（03）：87-89+92.

［5］賈芬.前瞻智能機器人在高職院檔案管理中的應用［J］.城市建設理論研究（電子版），2019，（08）：78.