檔案管理在食品安全監管中的應用研究

摘 要：近年來，食品安全事件的頻繁發生，使得食品安全問題成為社會各界關注的焦點。在此背景下，加強食品安全監管，已然成為保障公眾健康、維護社會穩定的迫切需求，而檔案管理這一基礎性工作，在食品安全監管中占據重要地位。基于此，本文闡述檔案管理在食品安全監管中應用的重要性，分析檔案管理在食品安全監管中應用存在的問題，并提出加強檔案管理在食品安全監管中應用的有效策略，以期充分發揮檔案管理在食品安全監管中的重要作用，為食品安全監管效能的提升以及公眾飲食安全的保障提供參考。

關鍵詞：檔案管理；食品安全監管；信息整合；應用策略

Abstract： In recent years， the frequent occurrence of food safety incidents has made food safety become the focus of attention from all walks of life. In this context， strengthening food safety supervision has become an urgent need to protect public health and maintain social stability， and file management， a basic work， occupies an important position in food safety supervision. Based on this， this paper expounds the importance of the application of file management in food safety supervision， analyzes the problems existing in the application of file management in food safety supervision， and puts forward effective strategies to strengthen the application of file management in food safety supervision， so as to give full play to the important role of file management in food safety supervision. It provides reference for the improvement of food safety supervision efficiency and the protection of public food safety.

食品安全監管涉及海量信息資源，包括但不限于食品生產企業的基本信息、生產過程記錄、檢驗檢測報告和監管執法記錄等。有了這些信息資源的支撐，方能準確把握食品安全狀況、追溯問題食品源頭、推進監管執法事宜。食品安全監管中的檔案管理主要負責收集、整理、存儲和利用各類信息資源，其重要性不言而喻。依托規范、有序的檔案管理，可以系統整合零散的食品安全信息，為食品安全監管提供可靠的數據支持與決策參考。

1 檔案管理在食品安全監管中應用的重要性

1.1 提供全面準確的信息支持

食品安全監管工作的順利推進離不開全面且準確的信息支撐，檔案管理可以廣泛收集、整理、存儲食品在生產、加工、流通和銷售等環節的有用信息。在這些信息的支撐下，監管部門可以準確把握食品企業的生產經營狀況、辯證評估食品安全風險。例如，監管部門通過查閱企業的原材料采購檔案，可以明確原材料的來源及質量狀況，判斷是否存在使用劣質食品加工材料的風險。

1.2 助力追溯體系的建立健全

食品安全追溯體系是保障食品安全的有力手段，其可以實現對食品從農田生產到端上餐桌的全過程追溯。在食品安全追溯體系的建立健全中，檔案管理同樣起到重要作用。依托縝密完善的檔案管理制度，可確保食品生產、流通、銷售等環節相關信息的準確記錄與及時歸檔。如此，一旦出現食品安全問題，監管部門可以及時追溯問題食品源頭，探查問題原因，并采取行之有效的應對措施。

1.3 提升監管執法規范化水平

食品安全監管執法工作的進行會生成執法檢查記錄、行政處罰決定書等多種檔案，這些檔案不僅僅是對監管執法工作的記錄，也是對執法行為的監督與約束[1]。基于對執法檔案的規范管理與細致審查，能在一定程度上保證執法程序的合法性、執法依據的充分性、執法結果的公正性。此外，執法檔案也可以作為行政復議、行政訴訟的有力證據。可見，檔案管理在提升監管執法規范化水平方面具有重要性。

2 檔案管理在食品安全監管中應用存在的問題

2.1 檔案管理意識有待增強

部分食品安全監管人員缺乏對檔案管理重要性的正確認識，往往只是將檔案管理視為一項輔助性工作。在工作實踐中存在重業務、輕檔案的情況，由此影響到檔案收集、整理、保管、利用的質量與效率。另外，部分食品企業對于檔案管理工作亦不夠重視，未能配備完善可行的檔案管理制度，給食品安全追溯、監管工作的推進帶來不利影響。

2.2 檔案管理標準不夠統一

現階段，我國食品安全監管檔案管理依然缺乏一整套統一、規范的執行標準，各地區、部門在檔案分類、編號、整理等工作上存在較大的差異。如此，無疑會影響到檔案信息的兼容性與共享性，給跨地區、跨部門的食品安全監管合作帶來較大的困難，也影響到檔案信息利用的有效性。

2.3 檔案信息化水平需提升

近年來，各級食品安全監管部門已著手推進檔案信息化建設，但往往只是實現了檔案的錄入、查詢等基本功能，在數據分析、統計報表等高級功能的開發上存在嚴重不足[2]。檔案信息的安全保障措施需進一步強化，信息泄露、數據丟失風險居高不下，部分監管人員對于檔案信息系統的操作不夠嫻熟，也影響到檔案信息化建設的實際成效。

2.4 檔案資源開發利用不足

食品安全監管檔案資源的開發利用程度亟待提升，多數檔案僅以歷史記錄的形式加以保存，未能得到深度挖掘與充分利用。受此影響，檔案信息的價值與作用很難得到充分發揮，進而對食品安全監管決策制定、風險評估工作的支持有限。以食品安全風險評估為例，由于對檔案信息的分析與挖掘深度有限，往往無法準確識別潛在的食品安全風險，進而影響到風險評估的準確性[3]。

3 加強檔案管理在食品安全監管中應用的有效策略

3.1 強化檔案管理意識

①緊抓對食品安全監管人員的檔案管理專題培訓，強化其檔案管理意識[4]。在培訓內容的設置上，除了應涵蓋檔案的分類原則、整理方法等基礎理論知識外，還應引入實際案例，深層次剖析檔案在食品安全監管各關鍵環節的重要性。例如，以過往食品安全事件為例，剖析檔案在助力事件溯源、源頭定位等方面的重要作用。以此讓監管人員深刻意識到檔案管理工作同自身業務的密切關聯，繼而提高其對檔案管理工作的重視程度。②監管部門應面向各食品企業，定期組織集中培訓、線上課程等培訓活動，讓其認識到規范檔案管理的必要性。鼓勵、支持、引導食品企業設立專門的檔案管理崗位，以確保食品生產經營中的各類信息（如原材料進貨查驗記錄、生產過程控制記錄、產品出廠檢驗記錄等）得到規范整理、安全存儲與有效應用[5]。

3.2 統一檔案管理標準

①相關部門應發揮好牽頭、引導作用，組織檔案管理專家、食品安全監管專員一同制定全國統一的食品安全監管檔案管理標準[6]。在實際制定中，應全面考量地區差異及食品行業特征，確保標準具有廣泛的適用性與可行性。標準應細化檔案分類體系，如可以依循食品生產、流通、監管等環節進行一級分類，再結合具體業務內容進行更細致的二、三級分類；設置統一的檔案編號規則，為每個檔案配備專門的編號，以便于后續的查詢、管理，并規范文件裝訂、排列順序等檔案整理流程[7]。②加大對檔案管理標準的宣傳、推廣力度，發布標準實施指南、開展標準解讀培訓，確保各級食品安全監管部門及食品企業可以準確理解并執行標準。同時，強化對標準實施情況的監督管理，定期核查、評估各地檔案管理工作的落實情況，對不符合標準的情況督促其盡快加以整改。

3.3 加快檔案信息化建設

加快檔案信息化建設是與時俱進、提高食品安全監管水平的必然之舉。具體而言，在食品安全監管中應在檔案信息化建設領域投入更多資金，將相應硬件設施（如存儲設備、掃描設備等）配備齊全。同時，強化軟件功能，致力于檔案信息系統的持續優化與不斷完善，確保系統的穩定、高效運行，以滿足海量檔案數據的存儲及處理需求。除去檔案錄入、查詢等基本功能外，還應將數據分析模塊的開發視為重點，積極引入數據挖掘、機器學習等前沿技術手段，深度挖掘潛藏于檔案數據之后的食品安全風險規律[8]。例如，基于對各季節、地區食品數據的抽檢，可以準確預測可能存在的食品安全問題，并提前制訂防范策略。大力開發統計報表模塊，結合監管需求自動生成各種統計報表（如食品生產企業違規情況統計報表等），以此可以作為監管決策制訂的重要依據。從多方面著手，強化檔案信息的安全保障，應用各種加密技術，確保檔案數據的加密傳輸，以免數據被竊取或篡改；做好訪問控制監管，基于用戶的角色與權限差異，設置差異化的訪問級別，唯有獲得授權的人員方有資格訪問、操作相關檔案信息；定期對檔案數據進行備份，異地存儲備份數據，以防突發自然災害、硬件故障等情況導致的數據丟失問題[9]。

3.4 檔案資源的開發利用

在食品安全監管中，確保檔案資源的深度開發與有效利用是實現檔案價值最大化的重中之重。對此，應構建包括檔案管理人員、食品安全專家、數據分析人員等相關人員在內的專業檔案分析團隊。該團隊的主要職責在于深入分析食品安全監管檔案，從中挖掘有用信息[10]。例如，基于對食品企業近

5年檔案數據的分析，總結出其在各生產階段容易出現的食品安全問題，既能為企業改進生產工藝提供參考，也可為監管部門的監督管理工作提供依據。再如，可以利用檔案信息推進食品安全風險評估事宜，結合歷史監管數據、食品檢驗檢測數據等相關檔案資料，構建科學有效的風險評估模型。基于食品類別、生產經營環節的差異進行量化評估，以細化風險等級，為監管資源的合理分配提供可靠依據[11]。

致力于檔案信息的交流與共享，突破食品安全監管部門內部各科室、層級間的信息壁壘，確保檔案信息的實時共享，提高監管協同效率。同時，深化各相關部門的信息交流與共享，一同打造跨部門的檔案信息共享平臺，實現對食品從農田生產到餐桌的全鏈條監管。促進檔案信息的社會公開，依托政府網站、新聞媒體等多元化渠道，及時向公眾公開食品安全監管檔案中的重要信息，如食品抽檢結果、企業違規處罰情況等，切實保障公眾對食品安全的知情權與監督權，形成上下一心、共促食品安全監管的良好社會氛圍[12]。

4 結語

綜上所述，檔案管理在食品安全監管中具有重要的應用價值，但現階段，其應用依然存在一些問題與阻礙。為確保檔案管理可以在食品安全監管中發揮更大的應用價值，需從多方面著手采取行之有效的應對之策，不斷提升檔案管理效能，保障公眾飲食安全。

參考文獻

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作者簡介：李艦（1972—），女，山東濰坊人，本科，副研究館員。研究方向：文秘檔案管理。