高等教育學校檔案管理信息化建設對策分析

［摘 要］本文深入分析了高等教育學校檔案管理信息化建設的現狀，指出了在信息化進程中存在的問題與挑戰。針對這些問題，提出了一系列具體的信息化建設措施，包括加強檔案管理信息化的宣傳與重視，完善檔案信息資源管理制度，推進數字檔案館藏建設以提高檔案資源利用率，把重點放在檔案管理的基礎設施上，增加投資和管理，提高檔案管理員的整體能力，以及全面加強檔案網絡信息的安全保障工作。上述舉措的目的是促進高等教育學校的檔案管理朝著信息化、數字化和智能化的方向發展，提升檔案管理的效率與安全性，為高校的教學、科研、管理等工作提供有力支持。通過實施這些對策，高等教育學校檔案管理信息化建設將取得顯著成效，為高校的可持續發展貢獻力量。

［關鍵詞］高等教育；檔案管理；信息化建設；數字檔案；信息安全

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2025.07.052

［中圖分類號］TP391 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）07-0169-05

0" " "引 言

隨著信息技術的飛速發展，高等教育學校檔案管理工作面臨著前所未有的機遇與挑戰。傳統的檔案管理方式已難以滿足現代高校日益增長的信息存儲、處理與利用需求，因此，推進檔案管理信息化建設成為高校檔案工作的必然趨勢。檔案管理信息化不僅是技術層面的革新，更是管理理念與方式的深刻變革[1]。利用現代化信息技術手段對我國的檔案進行數字化加工，并對其進行網絡管理，能夠達到迅速傳播和有效使用的目的。這既能提升檔案管理的工作效率，降低人為的錯誤，也能讓使用者隨時隨地地對檔案進行查詢和使用，從而推動檔案信息資源的分享和交流。然而，當前高等教育學校檔案管理信息化建設仍存在一些問題與不足，如高校圖書館工作人員的信息文化素質較低、檔案信息制度建設不夠健全、檔案信息資源的開發與使用不夠等。這些問題與不足制約了檔案管理信息化建設的進程，影響了檔案信息的有效管理與利用。因此，加強高等教育學校檔案管理信息化建設、提升檔案管理水平，對推動高校教學、科研、管理等工作具有重要意義。本文通過對目前高等教育學校檔案管理工作中存在的問題進行剖析，提出了相應的對策，希望能對我國高等教育學校的檔案管理工作有所幫助。

1" " "高等教育學校檔案管理信息化現狀

1.1" "高等教育學校檔案管理信息化重視程度現狀

隨著信息技術的快速發展，檔案管理信息化已成為高等教育學校不可或缺的一部分。許多高等教育學校已經將檔案管理信息化納入信息化建設的核心議程，并投入大量資源以推動其發展。然而，在實際操作過程中，部分高等教育學校仍然存在對檔案管理信息化重視程度不足的情況。這主要表現在以下三個方面。①一些高等教育學校領導者對檔案管理信息化的深層含義及其在學校長遠發展中的關鍵作用缺乏深刻認識。他們往往只關注眼前的利益，而忽視了檔案管理信息化對提升學校整體管理水平、促進教學科研創新等方面的長遠影響。這種短視行為導致學校在檔案管理信息化方面的投入不足，缺乏長期、系統的戰略規劃。②盡管許多高等教育學校在檔案管理信息化方面有所投入，但宣傳力度和推廣力度卻遠遠不夠。這導致師生對檔案管理信息化的認知度不高，無法充分利用信息化手段進行檔案查詢、利用和管理。③由于缺乏有效的培訓和指導，很多檔案管理者無法很好地了解信息化的業務技巧和知識，也制約了檔案管理信息化的發展。

1.2" "高等教育學校檔案信息化管理制度和模式現狀

雖然大部分高等教育學校已經建立較為完善的檔案信息化管理制度和模式，但仍存在不少問題亟待解決。一方面，部分高等教育學校的檔案管理制度仍然停留在傳統模式上，無法適應信息化管理的需求。這些制度往往過于煩瑣、僵化，缺乏靈活性和創新性，無法有效指導檔案信息化管理工作。此外，一些高等教育學校在檔案管理模式上缺乏創新，還停留在過去的人工管理模式上，這種模式已經無法適應當代大學對檔案信息的有效使用需要。另一方面，隨著信息技術的快速發展，檔案管理信息化所涉及的技術和手段也在不斷更新和升級。然而，一些高等教育學校在技術和手段上的更新速度較慢，無法跟上信息化發展的步伐。這就造成了檔案管理工作的信息化程度比較低下，不能使其在檔案管理工作中的優勢和功能得到最大程度的利用。

1.3" "高等教育學校檔案管理資源利用現狀

高等教育學校檔案作為一種珍貴的史料，包含著豐富的教學、科研和管理等方面的信息。然而，在實際利用中，許多有價值的檔案信息并未得到充分挖掘和利用。①部分高等教育學校在檔案信息的開發利用方面缺乏足夠的重視和投入，他們往往只關注檔案的收集和存儲，忽視了檔案信息的加工、分析和利用，導致許多有價值的檔案信息被埋沒在檔案庫中，無法得到有效的利用和傳播。②一些高等教育學校在檔案信息共享方面存在障礙，各部門存在信息屏障，這就造成了檔案信息很難在跨部門、跨學院中進行共享與交換，使有價值的檔案信息資源被白白地浪費掉，影響了學校整體的信息化建設水平。③部分高等教育學校缺乏對檔案信息的深入挖掘和分析，很多高等教育學校在檔案管理中只停留在簡單的信息錄入和查詢層面，缺乏對檔案信息的深入分析和利用，導致檔案信息無法為學校的教學、科研和決策提供有力的支持。

1.4" "高等教育學校檔案管理軟硬件設施現狀

檔案管理信息化的實現離不開先進的軟硬件設施的支持。現在，大多數高等教育學校都有檔案信息化的基本結構，包括電腦、打印機、掃描儀等設備的配置，并進行了檔案管理制度的建設。然而，在軟硬件設施方面仍存在一些不容忽視的問題[2]。例如，一些高等教育學校的檔案管理系統過于陳舊，無法滿足現代檔案管理的需求。此外，系統的穩定性和安全性也存在隱患，會造成檔案信息的泄露或遺失，從而給學校造成難以估計的損失；檔案管理設備的配置不足也是制約檔案信息化發展的重要因素。一些高等教育學校購置的設備數量少，性能差，不能很好地適應檔案管理工作的需要，造成了工作的低效；還有一些高等教育學校缺乏專業的檔案管理軟件，在檔案管理上仍然采用傳統的手工方式或簡單的電子表格進行管理，無法實現檔案的自動化、智能化處理，這給檔案管理者帶來了很大的壓力，影響到了檔案管理的精度與效率。

1.5" "高等教育學校檔案管理人員結構現狀

檔案管理人員是檔案管理信息化的重要執行者，其專業素養和信息技術水平直接影響著檔案管理信息化的進程。目前，雖然大部分高等教育學校都配備了專業的檔案管理人員，但人員結構方面仍存在一定的問題。檔案管理人員的年齡、學歷、專業背景等方面存在差異，部分檔案管理人員缺乏必要的信息技術素養和檔案管理知識。

如圖1所示，34歲及以下的高等教育學校檔案管理人員占總人數的18.2%，這部分人員可能是剛進入職場的新人，他們可能具有較新的觀念和技能，能為檔案管理工作帶來新的活力和創新思維。35～49歲的高等教育學校檔案管理人員則占據了最大的比例，達到了50.6%。這部分人員通常具有豐富的經驗和專業知識，他們在檔案管理工作中扮演著重要的角色，是檔案管理團隊的骨干力量。50歲及以上的高等教育學校檔案管理人員占31.2%。這部分人員年齡較大，他們的經驗和智慧對檔案管理工作同樣具有不可估量的價值，但是缺乏必要的技術素養。

一些高等教育學校對檔案管理人員的培訓和教育不夠重視，許多高等教育學校在檔案管理人員入職后缺乏對其進行系統的培訓和指導，導致他們的專業素養和信息技術水平無法得到提升，這就使檔案管理工作的質量受到了很大的影響，阻礙了檔案管理信息化的進一步發展。

2" " "高等教育學校檔案管理信息化建設措施

2.1" "加強宣傳，提高重視

檔案是一種保存校園發展的重要資料，是一所學校的歷史和文化積累，其管理和利用對促進學校教學、科研和管理工作具有重要意義。然而，當前部分高等教育學校對檔案管理信息化的重視程度仍然不足，這在一定程度上制約了檔案信息的有效管理和利用[3]。因此，加強宣傳顯得尤為重要。通過舉辦講座、研討會等活動，向廣大師生普及檔案管理信息化的重要性和意義，讓他們深刻認識到檔案信息的價值。利用校園媒體、網絡平臺等現代化傳播渠道，廣泛傳播檔案管理信息化的成功案例和先進經驗，激發師生對檔案管理信息化的興趣和熱情。

當全校上下都充分認識到檔案管理信息化的重要性時，才能形成推動信息化建設的強大合力。高等教育學校領導者應將檔案管理信息化作為學校信息化建設的重要組成部分，加大經費投入力度，保證各種舉措的切實實施。廣大師生也應積極參與到檔案管理信息化建設中來，為促進高等教育學校檔案工作的創新性發展而努力。

2.2" "完善檔案信息資源管理制度

信息科技的迅猛發展，對我國的檔案信息資源建設提出了新的要求。因此，必須建立一套科學、規范、高效的檔案信息資源管理制度，如圖2所示。

由圖2可知，完善檔案信息資源管理制度，首先，要明確檔案管理的目標和原則，確保檔案管理工作與學校整體發展戰略緊密相連，為學校長遠發展提供有力支撐。其次，要對檔案管理的工作程序與需求進行細化，從收集、整理、鑒定、保管、利用等各個方面著手，制定詳細的操作規程和責任主體，確保每個環節都能得到精細化的管理[4]。再次，加強檔案信息的分類、編目和檢索工作是提升管理效能的關鍵。通過對檔案信息的組織架構進行優化，以提升檢索的效能與使用率，從而滿足師生對檔案信息的多元化需求。最后，在建立健全檔案信息資源管理的系統時，也要注意到檔案信息的機密性與安全性。在檔案管理中，要重視檔案資料的保管、復制、銷毀審批等環節，要強化檔案資料的安全性監管與風險預防，以保證檔案資料不會流失、遺失或損毀。

2.3" "推進數字檔案館藏，提高檔案資源利用率

推進數字檔案館藏，提高檔案資源利用率，是高等教育學校檔案管理信息化建設的重要一環。隨著信息技術的迅猛發展，數字檔案館藏以其獨特的優勢，實現了檔案信息的快速存儲、檢索和共享，同時在很大程度上提升了檔案資源的利用率。

為了深化數字檔案館藏建設，必須加大對圖書館的數字化管理力度。利用先進的掃描、識別等技術方法，把傳統的紙張檔案轉變成數碼格式，從而達到對檔案資料進行數字化的存儲與管理，規避了紙質檔案易損、易丟失的危險。建立健全數字檔案數據庫，實現檔案信息的集中存儲和高效檢索，通過優化數字檔案檢索系統，提升檢索速度與準確性，為師生提供更加便捷的檔案服務。積極開展數字檔案資源的開發利用工作，如編制檔案匯編、開展檔案研究等，充分挖掘檔案信息的價值，為學校的教學、科研和管理工作提供有力支持。在推進數字檔案館藏的過程中，還應注重提高檔案工作人員的信息化素養。通過培訓、學習等方式，提升他們運用信息技術進行檔案管理的能力，確保數字檔案館藏工作的順利進行。

2.4" "注重基礎設施建設，加大投入及管理力度

檔案管理的信息化是現代管理的一個主要發展趨勢，它在提高檔案管理效率和優化資源使用方面有著無可替代的地位。其中，基礎設施是檔案信息化的基石，其重要程度是毋庸置疑的。在推進檔案管理信息化過程中，必須充分認識到基礎設施建設的重要性。這不僅僅是購置一些硬件設備那么簡單，更涉及整個檔案管理系統的布局和優化。因此，需要投入足夠的資金和精力，確保基礎設施建設的完善與先進。具體而言，需要加大對硬件設備的投入力度，包括高性能計算機、大容量存儲設備、專業打印機等，以滿足日常檔案管理的需求。同時，還需要關注檔案管理軟件的開發和升級，確保軟件功能完善、操作便捷，能夠支持檔案的數字化處理、網絡化管理等高級功能。

除了硬件和軟件的投入，還需要加強對基礎設施的管理和維護。包括建立健全的設備管理制度，對設施進行經常性的檢修，保證設施的良好運轉；加強網絡安全管理，防止檔案信息的泄露和損壞；以及關注新技術的發展，及時更新和升級基礎設施，以適應檔案管理信息化的發展需求。

2.5" "提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作的信息化，既要有較強的檔案工作素質，又要有較強的信息素質和創造力。檔案管理者要對檔案工作的理論與實踐進行深刻的理解與把握，對檔案的分類、編目、鑒定、保管等各個方面都要有一定的認識，保證檔案資料的真實性與完整性。同時，關注檔案管理領域的前沿動態，及時對自身的知識架構進行調整，才能滿足信息社會對檔案管理工作的需求。

高等教育學校檔案員要具備現代化的信息化水平。當前，我國的檔案管理工作正朝著數字化和網絡化的方向發展。檔案管理工作者要精通電腦操作、數據庫管理、網絡安全等技術，從而提升檔案信息的數字化處理和網絡化管理水平，才能有效應對信息化帶來的各種挑戰。

檔案管理人員還應具備良好的信息素養和創新能力。檔案管理工作者要具有強烈的信息意識，具有對檔案信息進行收集、整理和分析的能力，為學校的教學、科研及管理工作的開展奠定堅實的基礎。與此同時，要有一種革新的觀念，主動地去開拓新的途徑和方法，促進我國的檔案管理工作不斷地革新和發展。

2.6" "全面做好檔案網絡信息安全保障工作

在信息化時代，檔案信息的數字化和網絡化帶來了便捷性，但也伴隨著安全風險，須高度重視檔案網絡信息安全保障工作，采取切實有效的措施，確保檔案信息的安全和穩定。

想要強化檔案信息系統的安全性保護，就要制定完善的網絡安全管理體系，并定期對網絡設備進行安全檢查和漏洞修復，防止黑客攻擊和惡意軟件的侵入。加強網絡訪問控制，設置合理的權限和訪問策略，確保只有經過授權的人員才能訪問檔案信息。

強化對檔案資料的保密工作。利用現代密碼學方法對檔案信息進行嚴格的保密，以保證檔案信息在傳送、保存時不會被人竊取或修改。建立檔案信息的備份和恢復機制，以防萬一發生數據丟失或損壞時能夠迅速恢復。

加強對檔案管理人員的安全意識教育和培訓。讓檔案管理人員了解網絡安全的重要性，掌握基本的網絡安全知識和技能，這不僅能提升他們應對安全風險的能力，還能為整個檔案網絡信息安全保障體系提供有力支撐。

建立健全檔案網絡信息安全的應急預案和響應機制。制訂詳盡的緊急情況應對計劃，確定緊急情況下的工作程序及人員，以保證一旦出現了安全事故，可以及時做出反應，有效處理，將事故的危害降到最低。

3" " "結束語

檔案管理信息化不僅是技術進步的結果，也是適應時代發展、提高檔案管理工作效能的必然選擇。在信息化建設的道路上，既要注重完善基礎設施并加大投入力度，又要重視提升檔案管理人員的綜合素質，更要全面加強檔案網絡信息的安全保障工作。這些對策的實施，將為高等教育學校的檔案管理工作帶來革命性的變革，使檔案信息得到更為高效、安全的利用。在今后的日子里，伴隨著信息化的發展與革新，我國的檔案管理信息化建設工作將會有更廣闊的前景。本文期待通過持續的努力和探索，可以使檔案管理系統更加完善和有效，為高等教育學校的教學、科研和管理工作提供更加有力的支持。

主要參考文獻

［1］王愛榮.互聯網時代高校檔案管理信息化建設探索：評《現代檔案管理工作與保存策略研究》［J］.科技管理研究，2023，43（11）：232.

［2］吳萬民.大學教育信息化建設現狀分析及對策探討：評《“互聯網+”背景下的高校信息化建設》［J］.中國教育學刊，2020（8）：146.

［3］臧闖.高校美術類專業教學檔案管理信息化建設研究：《高校檔案管理與信息化建設研究》薦讀［J］.情報理論與實踐，2023，46（9）：191.

［4］楊云賢.智慧校園建設對高校檔案管理信息化的影響與實施路徑［J］.山西檔案，2021（6）：127-133.

［收稿日期］2024-09-03

［基金項目］武漢城市學院院級一般科研項目“新媒體時代民辦高校檔案服務策略研究”（2022CYYBKY06）。