高校檔案管理中的隱私保護與數據安全研究

摘 要：針對高校檔案管理中的隱私保護與數據安全問題，本文首先分析了當前高校檔案管理中隱私保護和數據安全的積極影響，指出了存在的問題與挑戰。在此基礎上，提出了完善檔案管理制度、提高檔案管理人員素質、加強檔案數據安全防護技術和建立完善的檔案數據安全監管體系等對策，旨在為我國高校檔案管理工作提供理論支持，確保檔案隱私和數據安全，提升檔案管理水平，從而更好地服務于學校和社會發展。

關鍵詞：高校檔案管理 隱私保護 數據安全 安全對策

隨著信息技術的飛速發展，高校檔案管理正逐步實現數字化、網絡化，檔案信息的價值日益凸顯。然而，檔案管理過程中涉及的隱私保護和數據安全問題也日益突出，成為制約高校檔案管理工作發展的瓶頸。如何有效保護檔案中的個人隱私，確保檔案數據安全，已成為當前高校檔案管理亟待解決的問題。［1］本文旨在深入探討高校檔案管理中的隱私保護與數據安全問題，分析現狀，查找問題，并提出相應的對策，以期為我國高校檔案管理工作的健康發展提供參考和借鑒。

一、高校檔案管理中隱私保護與數據安全的積極影響

（一）隱私保護

近年來，我國持續制定和完善了一系列高校檔案管理制度。這些制度明確了隱私保護的基本要求，并針對檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環節制定了詳細的操作規程和隱私保護措施。隨著《中華人民共和國個人信息保護法》《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規的頒布和普及，管理人員的隱私保護意識進一步增強，在檔案管理實踐中更加注重個人隱私保護，嚴格執行審批程序和保密規定。同時，高校通過定期的專業培訓和教育，強化檔案管理人員對隱私權、檔案保密和倫理道德認識。隱私保護技術的逐步應用為檔案信息安全提供了保障，如數據加密、訪問控制、身份認證以及區塊鏈和差分隱私技術等技術手段得以運用。高校檔案管理部門還積極響應國家隱私保護法規政策，將之轉化為具體管理措施，嚴格按照“最小化原則”處理個人信息，并通過建立健全內部監控和審計機制，確保隱私保護措施和法規政策的有效實施。

（二）數據安全

高校在檔案數據安全防護方面實施了多項措施，以保障檔案數據的安全性和完整性。具體而言，高校多采用高級加密標準（Advanced Encryption Standard，縮寫為AES）、安全套接層（Secure Socket Layer，縮寫為SSL）等加密技術對檔案數據進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。同時，高校建立了定期備份機制，采取熱備份、冷備份等多種備份策略，以應對數據丟失或損壞的情況，確保能夠快速恢復。［2］此外，高校實施基于角色的訪問控制系統，對不同身份的用戶設置不同的訪問權限，防止未授權訪問和數據泄露。網絡安全防護方面，高校通常會部署防火墻、入侵檢測系統（Intrusion Detection System，縮寫為IDS）、入侵防御系統（Intrusion Prevention System，縮寫為IPS）等設施，抵御網絡攻擊和非法入侵。然而，檔案數據安全事件仍然頻發，面臨諸多挑戰。高校往往因管理不善、技術漏洞、人為錯誤等因素導致數據泄露、數據損毀、數據篡改和服務中斷等問題。數據泄露主要源于系統安全漏洞、內部人員違規操作或外部黑客攻擊；數據損毀則可能由硬件故障、軟件錯誤、病毒感染或自然災害等原因引起；數據篡改則是由未經授權的第三方通過技術手段破壞數據的真實性和完整性；服務中斷則通常由網絡攻擊或系統維護不當導致。這些事件的發生，不僅影響了檔案的正常查閱和使用，也對檔案的可靠性和利用價值也造成了威脅。

二、高校檔案管理中隱私保護與數據安全存在的問題

（一）隱私保護問題

高校檔案管理制度執行主要面臨制度與實際脫節、監督機制不健全以及應急響應機制缺失等挑戰。這些制度在設計時未能充分考慮到實際操作的復雜性，導致規定與工作流程不匹配，難以有效執行。同時，高校缺乏常態化的監督和評估導致制度落實不到位，隱私保護措施僅限于形式。在檔案隱私泄露事件發生時，高校也缺乏有效的應急預案和響應機制，無法及時保護涉事個體的隱私權益。［3］此外，檔案管理人員的專業素養不高，包括專業知識不足、技術能力有限、法律意識淡薄以及繼續教育缺失等問題。這些都直接影響了檔案隱私保護工作的效果，需要通過系統性的培訓和教育來加以解決。

（二）數據安全問題

在當前高校檔案管理實踐中，檔案數據安全防護技術面臨諸多局限性。高校檔案管理技術更新滯后導致難以應對新型安全威脅，如高級持續性威脅（Advanced Persistent Threat，縮寫為APT）和勒索軟件；防護措施單一，缺乏多層次、立體化的防護體系，難以形成有效的安全防護網；應急響應能力不足，面對安全事件時難以快速止損和恢復數據，增加了數據泄露風險；技術研發與應用脫節，先進技術未能有效轉化為實際防護能力。與此同時，高校檔案數據安全監管體系也存在缺陷，如高校檔案監管制度不健全，缺乏明確的監管職責、流程和責任追究；監管手段落后，未能充分利用大數據分析、人工智能等技術進行實時監控和預警；信息共享與協同不足，導致監管存在盲點，安全風險難以及時發現和防范；法規遵循與合規性存在挑戰，如檔案數據安全監管尚難以滿足《中華人民共和國數據安全法》等法律法規的要求。因此，高校檔案管理需要在技術更新、防護措施、應急響應和監管體系等方面進行全面改進。

三、高校檔案管理中隱私保護與數據安全的對策

（一）完善檔案管理制度

1. 細化檔案隱私保護條款以提升針對性

高校檔案管理制度要細化隱私保護條款，以提升針對性與可操作性。高校可按照檔案的性質和內容分類，并針對各類檔案特性制定專門保護措施。高校還應清晰界定檔案隱私保護范圍，包括個人信息、敏感數據和保密信息，確保隱私數據得到保護。同時，高校應為檔案管理的收集、整理、存儲、利用和銷毀等環節設定具體操作規程，保障隱私保護在每一步驟中得到有效落實。此外，高校還應明確檔案管理人員的責任與義務，并設立責任追究機制，對違規行為進行嚴格的責任追究，增強制度的執行力度。［4］

2. 加強檔案管理制度的執行力以保障措施落地

為確保檔案管理制度在各環節有效落實，提升檔案管理質量，高校要建立責任制，明確各級檔案管理人員的責任與權限，實行逐級負責，確保專人專責；強化培訓與教育，定期對檔案管理人員進行專業培訓，提升其對制度的理解與執行能力；建立健全監督機制，定期監督檢查，保障制度執行力度；實施績效考核，將執行情況納入考核體系，通過量化指標評估執行效果；建立反饋機制，鼓勵提出建議，及時調整完善制度；設立懲戒措施，對違反制度行為進行處理，維護制度的嚴肅性和權威性。

（二）提高檔案管理人員素質

1. 開展系統化專業培訓以提升業務能力和隱私保護意識

為適應高校檔案管理中隱私保護和數據安全的要求，高校應設立常態化培訓機制，定期組織檔案管理人員進行專業知識和技能的培訓。在培訓內容中，高校應特別強化隱私保護教育，涵蓋個人信息保護法律法規、檔案管理倫理、隱私保護技術等方面，以提升檔案管理人員的隱私保護意識。［5］同時，高校應針對檔案數字化處理、信息安全防護、應急響應等開展專項技能培訓，提高檔案管理人員的實際操作能力。通過案例分析研討，檔案管理人員必須深刻了解隱私泄露的途徑和后果，提升個人業務能力，強化隱私保護意識。此外，高校應鼓勵檔案管理人員學習跨學科知識，如信息技術、法律、管理等，實現知識融合，全面提升他們的綜合素質。考慮到檔案管理的國際化趨勢，高校還應拓寬檔案管理人員的國際視野，了解國際隱私保護標準和實踐路徑。

2. 提升檔案管理人員隱私保護與數據安全參與度的激勵機制

首先，為激發檔案管理人員的工作熱情和責任感，高校應建立一套綜合激勵機制，包括績效獎勵制度，明確獎勵標準，對在隱私保護和數據安全工作中表現突出的檔案管理人員給予物質或精神獎勵，

如定期對在隱私保護和數據安全方面作出顯著貢獻的檔案管理人員進行專項榮譽表彰，增強其職業榮譽感和歸屬感，

以此激勵其提升專業水平和工作效率。其次，高校要明確檔案管理人員的職業發展路徑，包括晉升機會和專業職稱評定，確保其工作業績能獲得相應的認可和回報。再次，高校還應鼓勵檔案管理人員在隱私保護和數據安全領域進行創新研究，并對其形成的知識產權給予保護，以激發創新動力。最后，工作環境優化也是重要一環，提供先進的管理工具和舒適的工作空間，有助于提高檔案管理人員的工作滿意度和效率。此外，高校要給予檔案管理人員參與隱私保護和數據安全政策制定的機會，讓他們感受到自己的意見和建議被重視，從而增強工作積極性。

（三）加強檔案數據安全防護技術

1. 引進與應用先進技術以提升檔案數據安防水平

為應對復雜的數據安全威脅，高校要采取綜合措施強化檔案數據防護。第一，高校可以引進高級加密標準和橢圓曲線加密（Elliptic Curve Cryptography，縮寫為ECC）技術，保障檔案數據在存儲與傳輸過程中的安全，防止未授權訪問和數據泄露。第二，高校可以部署先進的防火墻和入侵檢測系統，有效監控和阻攔非法訪問及網絡攻擊，確保檔案數據不受威脅。第三，高校要加快推動定期自動備份與實時數據鏡像技術的應用，確保檔案數據的完整性和可用性，在面臨數據損壞或丟失時能迅速恢復。第四，高校可以實施安全審計與日志管理，記錄所有檔案數據訪問和操作行為，便于事后追蹤和審計，及時識別安全隱患。第五，高校應利用人工智能和機器學習技術分析檔案數據訪問模式，識別異常行為，提前預警潛在安全威脅。第六，高校可以結合云計算的彈性和大數據分析能力，提高檔案數據處理效率及安全性，同時確保數據隱私得到保護。

2. 加強技術研發以開發針對性解決方案

為加強檔案數據安全防護，高校要研發定制化加密方案，以保障敏感檔案數據在存儲和傳輸過程中的機密性；保持加密算法的計算效率和可操作性；開發智能訪問控制技術，基于角色和屬性實現細粒度訪問權限管理，確保僅授權用戶能訪問特定檔案數據；應用數據脫敏技術，對敏感信息進行動態或靜態處理，在保護個人隱私的同時不影響檔案數據的可用性；構建安全事件監測與響應系統，通過實時監控和自動響應機制快速識別和處理安全事件；研發數據泄露防護技術，有效識別和防止敏感數據無意或惡意泄露；開發自動化工具，定期評估檔案數據管理系統的安全合規性，確保符合國家和行業法律法規要求。

（四）建立完善的檔案數據安全監管體系

1. 完善檔案數據安全監管制度，明確職責和保障監管實施

為確保檔案數據安全監管工作的有效性和持續性，高校應完善監管制度，具體包括以下方面。其一，高校要建立健全檔案數據安全監管的規章制度，明確監管的目標、范圍、標準及流程，為監管工作提供明確指導。其二，高校要明確規定各級管理人員及檔案數據安全管理人員的職責，涵蓋數據安全審計、風險評估、應急響應等環節，確保每個環節都有明確的職責主體。其三，高校要清晰規定檔案監管人員的權限，保障監管行為的合法合規，防止權限濫用。其四，高校要對未履行監管職責或違反監管規定的行為進行追責，增強監管制度的執行力。其五，高校要對檔案數據安全管理的合規性進行審查，確保監管制度得以有效執行。

2. 加強監督檢查機制以實現檔案數據安全的持續改進

為確保檔案數據安全監管體系的有效運行，高校要建立定期安全檢查制度，全面審查檔案數據的物理安全、網絡安全和應用安全，保障安全措施的實施；實施持續的風險評估與監測，通過定期的安全掃描和漏洞檢測，及時識別并防范安全隱患；針對檢查發現的問題，制訂整改計劃，指派責任人和設定完成時限，確保問題得到有效解決，并對整改效果進行跟蹤驗證，避免問題復發；結合內部監督檢查與第三方專業機構的外部審計，以客觀評估安全狀況；定期進行檔案數據安全應急響應演練，以檢驗監管體系的有效性并提升對突發事件的應對能力。

四、結語

本文針對高校檔案管理中的隱私保護與數據安全問題進行了全面探討，提出了一系列具有針對性的對策。通過完善制度、提升人員素質、加強技術和建立監管體系，可以有效提高我國高校檔案管理的隱私保護與數據安全水平，為高校檔案管理工作的健康發展提供堅實保障。隨著信息技術的不斷進步和高校檔案管理需求的日益增長，隱私保護與數據安全的挑戰將更加復雜。高校檔案管理部門應持續關注最新的技術發展和管理理念，不斷更新和完善相關制度與措施，為高等教育事業的發展作出更大的貢獻。

參考文獻

［1］張永強.大數據背景下高校檔案管理中隱私權保護問題與對策［J］.蘭臺內外，2022（34）：4-6.

［2］陳萬雷，容溶，郭桂枝，等.數字化視域下高校學生檔案管理現狀及對策研究［J］.蘭臺內外，2024（5）：13-15.

［3］劉沖宇.高校數字檔案管理體系的構建與優化策略［J］.辦公自動化，2024（7）：63-65.

［4］杜志剛.數字化背景下的高校檔案管理措施的探討［J］.精品生活，2024（5）：110-112.

［5］王瑩.信息化背景下的高校檔案管理工作探析［J］.長江叢刊，2022（28）：70-72.