智慧化視角下數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理模式創(chuàng)新研究

檔案管理工作在醫(yī)院等企事業(yè)單位都有十分重要的作用，可以完善單位的內(nèi)控管理，讓績效考核工作、人力資源管理更加科學(xué)和精確，提升單位的工作效率和工作的科學(xué)性。隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，利用數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案管理智慧化已經(jīng)成為企事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)建設(shè)方向之一，但是在實(shí)際執(zhí)行中仍然存在一定問題，需要不斷創(chuàng)新和發(fā)展檔案管理模式，以滿足全新的檔案管理工作需求。

一、檔案數(shù)字化管理的必要性

（一）提升檔案管理工作的整體效率

數(shù)字化檔案管理模式可以對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過掃描、建立專門的數(shù)字檔案等，將其儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中，能夠快速完成信息的整理和收集，當(dāng)需要對(duì)檔案進(jìn)行檢索時(shí)，也可以擁有較高的效率，確保人事、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)掌握關(guān)鍵的檔案信息，提升部門的管理水平。尤其是在人事調(diào)動(dòng)比較頻繁的階段，需要大量查閱人員的人事檔案時(shí)，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以方便快捷地完成有關(guān)信息的查詢，從而提升人事管理工作的效率。

（二）推動(dòng)檔案信息共享

數(shù)字化檔案的關(guān)鍵作用在于儲(chǔ)存檔案的同時(shí)，在合理范圍內(nèi)共享檔案信息，發(fā)揮檔案的信息作用。數(shù)字化檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速共享，加快部門之間、系統(tǒng)之間的檔案共享和整合，方便檔案的調(diào)取、處理和使用。例如，在人力資源管理工作中，就需要檔案資料的支持，為人力資源管理提供科學(xué)依據(jù)。借助數(shù)字技術(shù)的支持，人員信息可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地儲(chǔ)存和共享，方便人力資源管理人員快速完成對(duì)人員的評(píng)判，同時(shí)，隨時(shí)隨地獲取人事信息，保證工作的高效開展。

（三）降低檔案管理成本

傳統(tǒng)檔案管理模式需要大量管理人員負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的維護(hù)和管理工作，查閱檔案的操作也比較煩瑣，導(dǎo)致檔案管理工作成本較高，而且很難保證管理工作的效率。數(shù)字化檔案管理模式可以有效控制檔案的管理成本，在實(shí)際工作中通過自動(dòng)化技術(shù)管理數(shù)字檔案，能夠有效降低檔案管理的工作量，減少對(duì)檔案管理的人力需求，從而降低檔案管理的人力成本。同時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、無紙化處理后，大量檔案都可以儲(chǔ)存在電腦中，從而節(jié)省印刷、紙張、印刷設(shè)備的費(fèi)用，并能節(jié)約檔案的儲(chǔ)存空間。過去用于儲(chǔ)存、查閱檔案的房間可用作其他用途，從而實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化。檔案查閱可以在線上進(jìn)行，數(shù)字化系統(tǒng)可以為檔案查閱者提供功能按鈕，查閱者選擇功能即可自動(dòng)進(jìn)行檔案查閱。此外，在數(shù)字技術(shù)的支持下，數(shù)據(jù)化檔案可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描后可以直接封存，既減少了查閱次數(shù)，又可以對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，極大程度上提升了檔案管理的安全性。

（四）推動(dòng)管理方式的優(yōu)化

在數(shù)字技術(shù)的賦能下，所有檔案都可以快速地傳輸和儲(chǔ)存，方便部門之間完成檔案內(nèi)容的共享。同時(shí)，依靠數(shù)字技術(shù)還能避免檔案在運(yùn)輸、轉(zhuǎn)移過程中出現(xiàn)損壞、丟失等問題，在確保速度的同時(shí)滿足對(duì)安全性的需求。通過建立專門的檔案管理平臺(tái)，不同部門之間可以實(shí)時(shí)共享和上傳人事等檔案內(nèi)容，推動(dòng)企事業(yè)單位管理的智能化升級(jí)，有效避免單位內(nèi)部信息流通不暢或形成“信息壁壘”，推動(dòng)不同部門之間的合作，降低工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，確保工作的順利開展。通過更高效率地合作，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的深度挖掘，獲取檔案中的有效信息，方便單位優(yōu)化管理方式。[3]

二、利用數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理工作的主要問題

（一）缺少資源化認(rèn)識(shí)

利用數(shù)字技術(shù)開展檔案管理工作，不僅要改變?cè)O(shè)施、管理系統(tǒng)、館藏等硬件，更需要將檔案視為一種資源開展管理工作，從而優(yōu)化檔案管理流程。但是，目前很多單位在檔案管理工作中，僅將數(shù)字技術(shù)視為一種手段，沒有意識(shí)到由于工具改變所產(chǎn)生的效率改變，以及檔案這種資源所帶來的價(jià)值變革。因此，檔案技術(shù)部門也只是被動(dòng)地根據(jù)檔案數(shù)據(jù)分類管理要求開展技術(shù)推廣工作，檔案管理并沒有與檔案內(nèi)容生產(chǎn)部門形成聯(lián)系，導(dǎo)致檔案管理依然比較松散。同時(shí)，針對(duì)儲(chǔ)存、接入、傳輸、加密等也缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒有對(duì)檔案開展規(guī)范化、制度化建設(shè)，導(dǎo)致檔案信息追蹤機(jī)制并不健全，檔案流通過程中也缺少有效的權(quán)責(zé)劃分。

（二）互聯(lián)互通問題

一個(gè)單位往往有很多部門，其檔案內(nèi)容也有一定區(qū)別，因此，很多部門在信息化建設(shè)過程中，都針對(duì)檔案管理形成了自己的標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常存在檔案管理系統(tǒng)相對(duì)封閉、相對(duì)獨(dú)立的情況，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、儲(chǔ)存格式也不統(tǒng)一，嚴(yán)重影響了檔案的有效應(yīng)用和安全保管。目前，檔案的橫向傳播存在很大的阻礙，不同部門之間的系統(tǒng)很難進(jìn)行有效的信息交換，數(shù)據(jù)類型不兼容問題十分常見，增加了系統(tǒng)維護(hù)和開發(fā)難度，在日常工作中也會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行效率不足、影響共享等情況。因此，必須做好對(duì)檔案共享工作的頂層設(shè)計(jì)，有效解決效率不足、數(shù)據(jù)類型不統(tǒng)一等問題。

（三）安全建設(shè)問題

企事業(yè)單位檔案中的內(nèi)容往往涉及個(gè)人隱私及單位重要信息，在開展檔案數(shù)字化管理的背景下，檔案管理將面對(duì)更多網(wǎng)絡(luò)攻擊，容易導(dǎo)致關(guān)鍵信息泄露。因此，在使用檔案數(shù)據(jù)時(shí)，需要解決提高檔案使用效率必須提升開放性，而開放性會(huì)導(dǎo)致安全性降低的問題。但是，在這一矛盾的處理上，檔案管理部門常常存在極端化問題，可能會(huì)為了提升檔案安全性而增加壁壘，導(dǎo)致形成新的“信息孤島”。此外，也有部分單位和部門缺乏對(duì)檔案管理安全性的重視，沒有將信息安全建設(shè)作為關(guān)鍵工作，將安全防護(hù)交給第三方機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。出現(xiàn)這些情況的主要原因在于部分工作人員技術(shù)不足，無法實(shí)現(xiàn)開放性與安全性之間的平衡。同時(shí)，單位和部門內(nèi)部也缺少制度建設(shè)，缺少安全數(shù)據(jù)審核、安全風(fēng)險(xiǎn)熔斷機(jī)制，沒有形成對(duì)違規(guī)行為、檔案數(shù)據(jù)操作行為的追溯制度，進(jìn)而嚴(yán)重影響了檔案安全性。

（四）服務(wù)水平不足

傳統(tǒng)的檔案管理模式較為被動(dòng)，并不會(huì)主動(dòng)提供檔案的使用功能，很難滿足全新的檔案管理需求。智慧化檔案管理工作需要為客戶提供出色的體驗(yàn)，以用戶期望為導(dǎo)向開展服務(wù)，提供簡潔、便利的個(gè)性化服務(wù)。當(dāng)前，很多單位的檔案管理部門在管理思想上依然比較落后，其長期形成的工作模式和思維既導(dǎo)致了管理和服務(wù)過程中的路徑依賴，又缺少向全新領(lǐng)域探索的意識(shí)。

三、智慧化視角下數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）做好智慧化檔案管理目標(biāo)規(guī)劃

使用數(shù)字技術(shù)開展檔案管理工作意味著在管理模式、管理思路上都會(huì)出現(xiàn)較大的轉(zhuǎn)變。為避免在這一過程中出現(xiàn)使用方式不合理，造成資金、人力資源浪費(fèi)等情況，應(yīng)明確檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)并做好規(guī)劃。例如，應(yīng)當(dāng)將數(shù)據(jù)共享、管理模式創(chuàng)新以及檔案管理安全水平提升作為主要目標(biāo)，使用科學(xué)化的數(shù)據(jù)管理模式，開展對(duì)檔案的全生命周期管理，不斷優(yōu)化管理體系和管理模式，優(yōu)化檔案管理的組織架構(gòu)。同時(shí)，從上到下建立信息化檔案管理意識(shí)，推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、技術(shù)層等都形成數(shù)字化管理的主動(dòng)性。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值化管理

檔案中的數(shù)據(jù)經(jīng)過分類、挖掘、整合后可以獲得大量信息，有助于單位對(duì)自身發(fā)展情況做出預(yù)測，分析單位今后的狀況，以及發(fā)現(xiàn)日常管理問題。利用數(shù)字技術(shù)可以快速完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)的處理工作，有助于單位發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，因此，價(jià)值化處理是單位開展檔案智慧管理工作的重要內(nèi)容之一。在檔案價(jià)值化管理工作中，需要強(qiáng)化對(duì)人力資源、財(cái)務(wù)等不同類型檔案的整合及統(tǒng)一化管理，建立專門的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，將從不同部門、不同渠道獲得的檔案在同一個(gè)平臺(tái)中匯總。為了加快檔案處理速度，方便進(jìn)行檔案的數(shù)據(jù)挖掘，還需要建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并確定檔案的交換、傳輸、利用、采集等機(jī)制，確立單位內(nèi)部的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，加快系統(tǒng)對(duì)檔案的信息聚合能力和數(shù)據(jù)分析能力，有效提取檔案中的復(fù)雜信息。單位內(nèi)部也要結(jié)合信息技術(shù)建立制度化的處理方式，并進(jìn)一步引入包括語義組織、關(guān)聯(lián)等智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的知識(shí)化處理，完成對(duì)各種實(shí)體檔案中信息的抽取，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)自動(dòng)完成檔案信息挖掘，建立有關(guān)知識(shí)圖譜，滿足單位內(nèi)部使用檔案信息的需求。

（三）改變檔案管理觀念

在數(shù)字技術(shù)環(huán)境下，需要使用全新的觀念開展檔案管理工作。例如，需要形成需求導(dǎo)向化管理思維，全體人員都要形成數(shù)字化管理意識(shí)。過去的檔案管理采用的是供給導(dǎo)向的管理理念，在管理過程中，人事部門、財(cái)務(wù)部門等都會(huì)從業(yè)務(wù)出發(fā)進(jìn)行檔案管理。但是，隨著社會(huì)結(jié)構(gòu)的加快、公眾對(duì)醫(yī)院等單位服務(wù)能力需求的提升以及單位內(nèi)部的不斷改革，檔案管理需求變得更加多元化。同時(shí)，數(shù)字技術(shù)可以自動(dòng)快速完成很多檔案處理工作，代替重復(fù)性勞動(dòng)，有效解決過去人工管理檔案時(shí)存在的效率低、勞動(dòng)強(qiáng)度大、易出錯(cuò)等問題。檔案管理人員在工作過程中需要盡可能地使用自動(dòng)化、智能化技術(shù)替代過去的重復(fù)性工作，充分利用信息技術(shù)的傳輸效率優(yōu)化工作模式。在單位內(nèi)部構(gòu)建0A平臺(tái)綜合管理系統(tǒng)時(shí)，也要接人檔案系統(tǒng)，并使用智能技術(shù)進(jìn)行分析，完成對(duì)檔案的分類，滿足數(shù)據(jù)庫對(duì)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的要求，方便后期進(jìn)行檔案的查詢和檢索。此外，單位內(nèi)部也要形成對(duì)檔案動(dòng)態(tài)化管理的模式和機(jī)制，讓人事等檔案實(shí)現(xiàn)快速歸檔，并在日常管理和銷毀等環(huán)節(jié)形成動(dòng)態(tài)化控制，滿足檔案全生命周期的管理需求。

（四）強(qiáng)化對(duì)檔案的安全管理工作

數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理工作，構(gòu)建檔案智慧管理模式，為檔案管理工作帶來了很多便捷，但也因此導(dǎo)致檔案管理需要面對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊，容易造成檔案泄露問題。同時(shí)，數(shù)字檔案的安全性和穩(wěn)定性與數(shù)據(jù)庫等電腦系統(tǒng)有關(guān)，若日常工作中缺少有效維護(hù)，也會(huì)因系統(tǒng)崩潰造成檔案丟失，因此，在構(gòu)建智慧檔案管理模式的同時(shí)，也要重視對(duì)檔案的保護(hù)工作。例如，人事檔案對(duì)保密性要求較高，在開展人事檔案管理中，就需要圍繞人事檔案信息的安全性開展工作。為此，檔案管理部門要延續(xù)此前對(duì)紙質(zhì)檔案管理的重視程度，完善防潮、防蟲、防火管理，避免檔案的遺失或損壞；此外，在數(shù)字化檔案管理中，需要充分利用防火墻抵御外部入侵，明確對(duì)各類檔案的訪問權(quán)限，完善權(quán)限管理工作，防正數(shù)字化檔案、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)受到攻擊而導(dǎo)致篡改、刪除、丟失；可以建立身份識(shí)別系統(tǒng)，自動(dòng)識(shí)別數(shù)據(jù)庫訪問者的身份，同時(shí)，系統(tǒng)必須保留操作者的更改痕跡，以確保檔案安全。

（五）關(guān)注技術(shù)的發(fā)展

近年來，信息化技術(shù)快速更新迭代，功能更加豐富，性能更加穩(wěn)定，同時(shí)也對(duì)安全、服務(wù)提出了更嚴(yán)格的要求。檔案管理人員需要關(guān)注有關(guān)檔案的信息技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r，尋求突破瓶頸的方法，并將區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)不斷融入檔案管理工作，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案行業(yè)的轉(zhuǎn)型和變革。尤其要分析如何使用智能技術(shù)開展有關(guān)服務(wù)，有效降低檔案管理的成本，并提升檔案系統(tǒng)的智慧水平。同時(shí)，也要充分利用全新技術(shù)開發(fā)安全防御系統(tǒng)，在目前普遍使用云端服務(wù)器的情況下，更需要意識(shí)到這類系統(tǒng)在提供高性能服務(wù)的同時(shí)，也存在容易被破解、偽造數(shù)據(jù)等問題，可以利用智能技術(shù)搭建風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測模型，自動(dòng)完成對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別，及時(shí)發(fā)現(xiàn)防御系統(tǒng)存在的漏洞，圍繞全新技術(shù)不斷優(yōu)化管理模式和反應(yīng)機(jī)制，全面提升防御水平。

（六）強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案管理人員是檔案管理的執(zhí)行者，其素質(zhì)直接決定了檔案管理的質(zhì)量。為了有效利用數(shù)字技術(shù)賦能檔案管理，需要確保檔案管理人員具備足夠的素質(zhì)，能夠有效利用數(shù)字技術(shù)開展工作。為此，檔案管理部門需要開展人才隊(duì)伍建設(shè)工作，圍繞數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案管理工作的需求，開展人才的招聘、培養(yǎng)和選拔工作。例如，提升檔案管理人員對(duì)智能技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，針對(duì)性開展教學(xué)培訓(xùn)工作，提升現(xiàn)有人員的技術(shù)水平；在人員招聘過程中，吸收一部分有計(jì)算機(jī)等理工科背景的人員，提升檔案管理部門的技術(shù)能力，確保人才教育背景與數(shù)字技術(shù)應(yīng)用需求對(duì)接；定期開展對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作的考核，及時(shí)提拔具有優(yōu)越表現(xiàn)的人員；建立激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。

四、結(jié)束語

使用信息化技術(shù)可以為檔案管理工作賦能，加快人事、財(cái)務(wù)等檔案在企事業(yè)單位內(nèi)部的傳輸速度，提升管理效率。隨著技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理部門需要意識(shí)到使用數(shù)字技術(shù)所面臨的問題和挑戰(zhàn)，通過加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵技術(shù)的學(xué)習(xí)、優(yōu)化對(duì)檔案管理目標(biāo)規(guī)劃、提升人員技術(shù)水平、強(qiáng)化對(duì)檔案價(jià)值的開發(fā)、加強(qiáng)安全管理工作等路徑，在滿足對(duì)檔案應(yīng)用需求的同時(shí)，提升系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，不斷完善系統(tǒng)功能。

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