人才流動背景下的人事檔案管理淺析

人才流動人事檔案管理是指對流動人才的人事檔案進行系統化、規范化的管理工作。這些檔案能夠反映流動人才的工作經歷、專業素養等信息內容，為流動人才管理、就業以及續繳社保等提供重要依據。然而，由于近年來人才流動問題越來越顯著，流動人才檔案變更也越來越復雜，人社部門在面對人才流動問題時常常陷入一定困境。為解決這些問題，人社部門應當加強對流動人才檔案管理工作的重視和關注，打造規范化、標準化的流動人才檔案管理體系，為保障流動人才的權益打好堅實的基礎。

一、人才流動背景下人事檔案管理的作用

（一） 滿足人才管理和評估需求

在人才流動日益頻繁的背景下，人事檔案管理工作起著非常重要的人才管理和評估作用。人社部門的人事檔案中全面記錄著人才的職業生涯、專業情況以及學歷等信息，能夠為用人單位提供準確且詳細的人才信息，以滿足用人單位聘用和選拔人才的需求，為促進高素質人才流動提供重要保障。因此，加強人才流動背景下的人事檔案管理，成為滿足用人單位人才聘用需求、優化人才資源配置的關鍵措施。

（二）保障流動人才的社會保障權益

針對流動人才的人事檔案管理也是維護這類人才社會保障權益的關鍵，流動人才在更換用人單位的過程中，其社會保險關系的接續、工齡的累積、福利待遇的享受等必須依靠完整、準確的人事檔案記錄進行核實，尤其是跨行業、跨區域就業時，人社部門必須要根據人事檔案的工作經歷、社保繳納情況、職稱評定等信息確認流動人才的社會保障權益、實現社保待遇的準確銜接。專業且高效的人事檔案管理工作能夠在流動人才更換工作單位或地域時，有效保障其社保記錄得以連續繳納和計算，避免因信息缺失、檔案更新不及時、信息錯誤等損害人才的社會保障權益。

二、人才流動背景下人事檔案管理的困境和解決方法

（一）檔案移交頻率高

人才的流動必然會導致檔案的變更，而檔案是進行人才評價、制訂人才發展規劃、記錄人才社會保障信息的關鍵，因此，在人才流動過程中，人社部門必須確保檔案內容的更新以及檔案在新舊用人單位之間的移交，以滿足人才流動的需求。當前，人才流動較為頻繁，人社部門也面臨著檔案移交頻率增加、管理難度提升以及工作量加大等挑戰。但是，部分人社部門的人事檔案管理工作制度、流程以及檔案移交體系仍較為傳統，尚未適應人才流動背景下的檔案管理需求，進而導致原單位、原檔案管理機構、新工作單位以及新檔案管理機構等多個主體缺乏統一、完善的檔案移交管理制度，甚至造成檔案在流轉、移交過程中出現信息不全、信息錯誤甚至丟失等嚴重問題。因此，人社部門必須構建更加科學、合理、高效的檔案管理體系，通過優化檔案移交流程、加強信息化建設、提升管理人員專業能力、強化跨部門協作機制等措施，加強與各用人單位的合作，確保檔案移交工作的及時性和準確性，為提高流動人員檔案管理水平打好基礎。

（二）人檔分離問題

對于人社部門人事檔案管理工作來說，“檔隨人走”應是用人單位及個人共同遵循的基本原則，尤其是在人才流動背景下該原則的執行更加重要。隨著當前市場經濟環境對于人才需求的不斷提升，很多用人單位在人才選拔中過分注重人才的工作履歷和專業能力，而忽視了人事檔案在人才評估方面的重要性。部分用人單位缺乏人事檔案管理、更新等方面的意識，甚至存在人檔分離等問題。尤其是部分社會企業，缺乏對人事檔案管理重要性的充分認識，在招聘過程中忽視了對求職者人事檔案的審核與要求，甚至在人事檔案尚未完成正式移交的情況下便與勞動者建立勞動關系，進而在后續工作中面臨人事檔案得不到及時更新、人才社保難以及時轉移等情況，甚至引發潛在的勞動糾紛等問題。因此，人社部門必須主動加強政策引導和宣傳教育，完善檔案管理機制，做好與用人單位的對接及合作，加強對用人單位的指導和監督，以確保用人單位在招聘的各個環節充分重視檔案管理和檔案轉移的重要性，以滿足人才流動的需求。

（三）檔案重建存在的問題

在人才流動過程中，由于各種原因導致的檔案丟失、檔案未更新、檔案移交面臨阻礙等問題非常嚴重。通常來說，人社部門會通過重建檔案來滿足人事檔案管理的需求，但是，檔案重建過程中可能由于不嚴謹、放寬條件等因素導致不符合規定的重建，甚至出現“一人多檔”的混亂情況。因此，人社部門必須加強對檔案重建工作的監督和指導，明確規范操作流程，強化審核把關，確保每一份重建檔案都符合法律法規和制度的要求。同時，人社部門還應推動檔案信息化、數字化建設，督促各用人單位加強對人事檔案的重視，盡量減少檔案丟失、信息不完整等必須重建檔案的漏洞。

（四）人才流動不規范造成重檔

目前，部分用人單位為了抑制人才流動問題，會采用違規甚至違法行為來減少人才離職行為。例如，用人單位為了吸引和穩住人才，會通過新建檔案的方式應對人才流動問題，這種重復建檔的做法不僅無法解決人才流動問題，反而會使人社部門面臨重檔現象頻發等問題，加大其工作壓力。重檔會導致同一人的人事檔案存在信息重復或信息不一致等情況，導致人社部門在人才管理、用人單位在人才聘用方面均面臨較為復雜的檔案認定工作，更有甚者會對人事檔案的準確性和權威性造成不利影響。因此，人社部門必須加強對用人單位的監督和檢查，推動建立健全的檔案管理制度，明確檔案轉移的法定程序與責任主體，確保“檔隨人走”原則得到有效執行。同時，還需加強對違法違規用人單位的公開處置，嚴格避免潛在的重檔現象。

三、人才流動背景下人事檔案管理改革措施

（一）打造完善的人事檔案管理制度

完善的人事檔案管理制度是提高人才流動管理效果的基礎，人社部門在面對人才流動現象時，應保障人事檔案管理的準確性與規范化，以制度為基礎，推動人才的自由流動及合理配置。人社部門必須結合我國人力資源的相關法律法規，進一步完善人事檔案管理制度，對當前的人事檔案管理工作流程進行優化和改造，以保障流動人才檔案管理工作能夠有章可循，讓流動人才的人事檔案資料在規章制度的指引下得到全面、準確的采集。此外，人社部門還需要堅持集中統一、歸口管理的原則，確保流動人才檔案能夠得到合法、規范的管理，避免流動人才自帶檔案、違規修改檔案等情況，以保障人事檔案的質量和安全性。3]

（二）結合人才流動特點實施動態檔案管理

人才流動是人才市場自由發展中必然存在的問題，人才可以通過對崗位、待遇及自我能力的分析，自主選擇適合自己的單位及崗位，或投身靈活就業，因此，人才流動具有動態化的特點。人社部門在對流動人才人事檔案進行管理的過程中，必須結合人才流動的特點進行動態化檔案管理，以確保人才流動檔案管理更加精細而準確。

在落實人事檔案動態化管理的過程中，人社部門必須加強與用人單位的銜接及合作，確保在人才人職、離職以及職務晉升等關鍵節點能夠第一時間將檔案變更信息上傳至人社部門，以便實時更新，為后續的檔案使用和調整打好基礎。此外，人社部門還需要保障人事檔案管理的效率，進一步優化人事檔案的編制和轉移流程。在利用信息技術實現人事檔案線上編輯的同時，還需要簡化手續，使人才在流動過程中能夠迅速、準確地將人事檔案傳遞至新單位，及時完成社保繳納單位變更、檔案更新等工作，以此提高人事檔案的整體管理水平。4

（三）打造完善的信息化檔案數據庫

信息化檔案數據庫建設同樣有助于人社部門加強對流動人才檔案的管理。為了加強流動人才檔案管理工作的效率和準確性，提高本部門服務的便捷性，人社部門必須打造高效、安全的信息化數據庫，以滿足對人才流動問題的管理需求。在打造數據庫的過程中，人社部門必須選擇高效、便捷且兼容性強的軟件，避免因軟件問題而導致信息損壞、亂碼等問題。同時，軟件功能必須滿足人才檔案存儲、檢索、調用以及與服務平臺銜接的需求，以保障人事檔案得到全面保護和有效應用。另外，人社部門需要對檔案錄入工作進行全面審查，確保檔案信息精準無誤，并通過多級審核過程對錄入信息進行反復校驗，以實現人事檔案的全面數字化建設。人社部門還應重視數字化檔案的安全性，除了通過定期備份來避免檔案損壞，還要利用防火墻、加密系統、漏洞掃描等技術，加強對系統安全的防護，避免出現檔案泄露、丟失、篡改等問題。同時，人社部門還要確保系統具備完善的檢索和應用功能，能夠與業務平臺實現對接，以滿足人才及用人單位搜索檔案、查詢社保信息、查詢檔案修改歷史記錄以及修改申報檔案等方面的需求，確保人才流動相關業務的辦理更加便捷。

（四）加強人事檔案的審查

在當前人力資源流動日益頻繁的背景下，人社部門還需要加強對流動人才人事檔案的審查與管理，消除因檔案管理疏漏導致的“人崗不符”現象，促進人事檔案管理的規范化與人才市場的健康發展。在對人事檔案進行審查的過程中，人社部門必須制定詳細且嚴格的審查制度，明確審查的標準、流程、責任主體及違規處理辦法，確保審查工作更加嚴謹、更加細致。同時，審查工作必須由專門的檔案審查人員負責，保障審查工作的專業性，并通過定期復審、隨機抽檢等方式，對檔案進行多次審查，避免審查過程中出現疏忽問題。在制度的指引下，人社部門還需要落實全面審查策略，確保流動人才檔案審查覆蓋以下幾個方面：第一，審查人才的工作經歷和崗位職責，確保其工作經歷的真實性；第二，審查人才的政治面貌，了解其政治立場、信仰、參與組織活動等情況，確保人才在政治上的可靠性；第三，審查人才的教育背景，確保其教育信息的真實性和完整性；第四，關注人才的專業技能、獲獎情況及科研成果等信息，為后續協助就業、管理人才等工作提供重要參考。在對流動人才人事檔案進行審查的過程中，一旦發現檔案材料不規范、信息缺失或存在錯誤等問題，人社部門必須立即啟動問題反饋與糾正機制，第一時間與人才本人及其上一家單位進行溝通交流，對檔案中的信息進行核實，以保證信息的真實性和完整性。5

（五）規范處理人才流動問題

為了積極應對人才流動背景下用人單位面臨的檔案管理、社保斷繳或更換等問題，人社部門應當與用人單位共同制定人才流動問題處理規范，聯合制定人才流動檔案管理制度，確保人才流動過程中的檔案管理問題能夠得到充分解決。例如，在人才離職過程中，用人單位需要合法合規地為其辦理工作交接、簽訂離職手續，同時，還應及時配合人社部門辦理相應的檔案變更、社保繳納單位變更等工作，確保流動人才的人事檔案及時得到更新，避免出現人才找到新單位后面臨社保交接不順利、檔案未及時變更等問題。

四、結束語

人才流動雖然有利于我國社會經濟及人才市場的進一步發展，但其帶來的檔案管理難等問題也不容忽視。為了加強對流動人才的管理，維護流動人才的合法社會保障權益，人社部門應充分意識到人才流動背景下人事檔案管理改革的重要性，并結合人才流動檔案管理需求打造完善的檔案管理制度，根據人才流動特點落實動態化檔案管理，配以完善的檔案管理數據庫、檔案審查機制，加強對人才流動問題的處理，以確保人才流動背景下的人事檔案能夠得到更加規范、標準化的管理。

參考文獻：

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[4] 同[1].

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