從“靜態賬本”到“動態引擎”乳企預算管理的數字化蛻變

信息技術不斷發展，“工業4.0”時代已然到來，數字化正逐步成為推動企業管理創新的關鍵動力。預算管理體系也在隨之改變，從傳統的靜態模式演變為能快速響應市場波動的策略性支持系統。

乳制品在國民日常飲食中占據著重要位置，部分乳制品企業在數字化方面表現優秀，成為該行業的領軍者。不過，這些企業在實際運營中也碰到不少難題。比如戰略目標和預算管理的效果常常對不上，資源分配很難精準。市場一旦大幅波動，由于當下的預算機制響應速度較為遲緩，缺乏有力的動態調整手段。

在這種情況下，我們選擇了一家有代表性的乳業龍頭企業，仔細分析它預算管理的實際情況，再給出有針對性的優化建議，希望能給乳制品行業和其他領域的企業在數字化轉型上提供參考。

預算管理現狀

如今，“大智移云”技術發展得越來越快，某代表性乳業靠“CE＋SSF＋Opentext”個性化財務共享平臺，搭建起了一套先進的數字化預算管理體系。

預算編制：數據驅動與智能優化。“CE系統”是企業預算管理的核心模塊，它能設計標準單據，給預算目標的制定和執行提供了統一規范，讓預算編制流程更標準。“CE系統”還能同時分析企業內部的運營數據和外部市場信息，提升企業對市場變化的響應速度。

預算執行：實時監控與靈活調整。“SSF系統”能把公司各種預算數據集中管理，還能時時盯著預算執行情況，打通了多個關鍵流程，預算管理的效率和靈活性提高不少。“Opentext系統”主要處理預算流程里的表單和文件，預算支出相關的文檔在該系統中經過數字化處理后，變成能被追蹤、存檔的電子材料，增強了數據的可追溯能力。

預算評估：全面覆蓋與精準分析。到了預算評估階段，“CE系統”與SAP"BI模塊深度合作，共同構建了一個智能化的預算分析框架。“CE系統”通過預算數據接口，保證評估數據的一致性；SAP"BI模塊靠強大的數據分析能力，能從多個角度分析差異，還能動態跟蹤預算執行情況。

現存問題

這家乳制品企業用“CE＋SSF＋Opentext”平臺初步實現了預算管理的數字化轉型，但在實際運行中還存在一些問題。

審批矩陣太強調固定模式，靈活性不夠。“CE系統”的審批流程靠固定矩陣結構，但在實際操作中，這種“標準流程”也暴露出不少問題。不同類型的預算調整，復雜程度和影響范圍本來就不一樣，系統并沒有進行差別化處理。這種“一刀切”的方式不僅增加了溝通成本，還可能錯失快速調整的時機，影響企業的反應速度。

預算執行數據更新有時間差，決策得靠手動補數據。銷售訂單或市場支出突然出現變化時，“SSF系統”的預算數據常常無法及時調整。盡管“SSF系統”設計了跨職能預算協作機制，有協作調整能力，但實際操作中，預算變化的運營效率受系統信息處理能力限制。系統內差異分析報告默認實時采集數據，可數據快速變化時，采集和反饋會出現延遲，調整循環常常需要手動修改。

歸檔系統與預算管理系統還沒有實現數據自動同步。“Opentext系統”能把預算執行中的支出數據快速歸檔，可實際操作中數據對接嚴重不足：歸檔后的票據無法和“SSF系統”“CE系統”自動同步。數據流轉斷層，意味著歸檔數據只能停留在“Opentext系統”里，不能直接用于預算核算和分析。

對策建議

為了讓這家乳制品企業的預算管理更完善，我們從系統數據對接、預算執行實時性以及審批流程優化三個方面，提出了具體的改進建議。

優化審批矩陣的差異性配置與智能化

實施動態審批規則。為了解決固定矩陣模式審批流程過于死板的問題，可以在“CE系統”中加入動態審批規則，根據預算調整的類型、金額和緊急程度，靈活設置審批鏈條。這么做是為了解決審批鏈條“長度”的問題，減少審批層級，跳過不必要節點。比如，緊急的預算縮減審批，只需要高級管理層快速審批；小額的預算調整，系統可以自動審批，或是直接跳過低權重節點完成。

引入分布式審批機制。傳統的線性審批流程效率低，用分布式審批機制可以改善，關鍵在于調整審批鏈條的“次序”，把串行審批改為并行，這樣能提高審批效率。“CE系統”系統可以支持跨部門審批節點同時啟動，不用按固定順序逐級進行，這樣能大幅縮短審批時間。分布式審批還有權限共享機制，把低權重審批節點的權限交給高級別節點，進一步簡化傳統審批流程。

提升預算執行數據的實時性，強化企業決策能力

構建智能化實時數據處理平臺。針對這家乳業公司預算執行數據更新慢的問題，可以在“SSF系統”內搭建智能實時數據處理平臺，實現數據快速捕捉、動態更新與精細化分析。系統接入銷售、市場、財務等核心業務模塊的實時數據流接口，讓關鍵支出等訂單數據與預算執行模塊的業務流程快速同步，保證企業的預算調整使用的是最新數據。

搭建跨部門實時協同機制。多個部門間的高效協作是預算管理工作高效率的基礎。所以企業可以搭建一個讓跨部門協作實時參與的系統，讓預算執行信息在部門間快速流通。項目組通過“SSF系統”集成數據，讓銷售、市場、財務等部門的動態信息同步更新，這樣各營業部門能及時拿到實時動態信息，管理層也能第一時間掌握企業資源分配的監管情況，根據戰略調整迅速作出反應。

加強歸檔與預算執行的系統對接，提高評估效率

打造統一的數據交互平臺，消除“孤島效應”。歸檔系統與預算執行系統存在數據斷層，企業有必要搭建一個高效的數據集成與共享平臺，讓發票歸檔和預算執行真正無縫銜接。具體來說，把“Opentext系統”“SSF系統”以及“CE系統”自動對接，打通數據流，讓發票信息在歸檔、預算執行、財務核算這些環節無障礙流轉，減少重復錄入和數據不一致，也給后續審計和追溯提供更清晰的記錄。

用智能票據分析和自動化處理技術。想增強“Opentext系統”的協同處理能力，企業可以引入智能發票識別、自動工單處理等技術，讓系統不只是記錄和存檔。比如結合光學字符識別（OCR）技術，系統能自動識別并提取發票中的關鍵信息，和預算執行數據比對，及時發現潛在異常，幫助企業更準確地做預算預測與調整，減少人工干預。

隨著智能化信息技術的應用越來越廣，它的發展有力推動了數字化管理系統的日常使用。通過預算管理系統的數字化優化，這家企業有望繼續保持行業領先，也能給其他行業的數字化轉型提供更實際的參考。