新時期下醫院檔案材料的開發與利用對策

朱麗霞

摘 要：醫院檔案管理工作的主要目的是為了對檔案材料進行更加深入全面的開發利用，為醫院建設發展提供準確的依據與參考。所以，現代醫院必須要以我國醫療體制改革為契機，從檔案材料的開發利用工作做起，推進檔案信息化建設、升級軟硬件技術、開發檔案信息資源、做好檔案歸檔、收集、整理和鑒定工作，進而推動醫院的持續健康發展。

關鍵詞：醫院檔案；開發利用；對策

醫院檔案材料是醫院在開展各項醫療服務活動和管理過程中形成的各種文件、圖表以及數據資料，它屬于各類文獻材料的匯編，能夠全面反應出醫院的建設發展情況。在醫院各項工作中，檔案管理屬于非常重要的組成部分，也是現代化管理的重要保障。檔案管理人員必須要充分意識到檔案材料開發利用的重要性，做好檔案管理工作，保證醫院各項業務活動的有序開展。

一、醫院檔案開發利用的必要性

醫院檔案材料的開發與利用工作包含了兩個方面的內容：一方面是把檔案材料中具有價值的內容予以揭示，獲得更加系統集中或者具有特殊價值的信息；另一方面是對檔案材料進行及時有效的保護，為使用者提供更加便捷的服務。檔案開發與利用工作是醫院開展好各項工作的基本前提，檔案管理工作也都是圍繞這一中心進行的。做好檔案材料的開發利用工作是新時期下醫院建設發展的必然要求，具有非常重要的意義[1]。

首先，做好檔案材料的開發利用能夠確保醫院的持續健康發展。檔案管理屬于一項服務性工作，要全面系統的了解檔案工作的發展情況，掌握檔案材料的管理規律，分清輕重緩急，結合醫院實際需要來有計劃的進行檔案開發利用工作。立足實際，展望未來，提升檔案工作的計劃性和預見性，制定完善科學的工作計劃，充分理解和認識檔案開發利用工作與醫院建設發展之間的關系，立足全局，樹立宏觀意識，真正開展好各項工作，從而推動醫院各項業務活動的有序開展，促進醫院持續健康發展。其次，做好醫院檔案開發利用工作有助于從封閉走向開放。對醫院檔案信息資源進行深入開發和科學利用，這是檔案管理活動從封閉邁向開放的必然要求。過去一直以來，醫院檔案管理工作并未受到充分的重視，也沒有對檔案信息資源予以高效利用，檔案管理部門和醫院其他部門缺乏溝通與合作，導致在很多重大決策中沒有充分發揮出檔案材料的價值。因此，要從檔案材料的收集、整理、歸檔、利用等各個環節做起，強化開發利用工作。最后，做好醫院檔案開發利用是醫院發展的迫切要求。醫院檔案材料屬于非常珍貴的信息資源，其中蘊含了非常豐富的信息，對醫院檔案材料進行有效的開發利用，這是推動醫院自身健康發展的有效途徑。

二、醫院檔案材料的開發與利用對策

（一）推進檔案信息化建設

為促進醫院檔案材料開發利用效率的提升，必須要主動樹立檔案意識，特別是醫院領導，只有醫院領導能夠真正重視檔案開發利用工作，認識到這一工作的重要性，進一步加大對檔案管理的人力、物力、財力投入，才能夠為檔案材料的深入開發利用打下堅實基礎。同時檔案管理工作者也應當更新自身的思想認識，創新管理理念，推進醫院檔案信息化建設工作，充分結合新時期醫院檔案工作的變化和要求，對自身工作進行合理調整。比如說檔案材料數量的增多、檔案載體形式的變化、信息技術的應用等，檔案管理人員需要合理配置檔案信息化管理軟件、完善信息化設施，積極應用計算機技術的優勢來助力檔案開發利用工作，真正實現檔案的自動化管理，提升開發利用效率。

（二）更新升級軟硬件技術

推動檔案信息化建設步伐，還要求醫院管理層應當加大資金投入，更新升級軟硬件技術，配置更加完善的檔案信息化管理系統，提升醫院檔案材料的管理水平，從而實現醫療檔案信息的共享，借助于內部網絡盡快建立檔案信息資源共享網站，確保其能夠提供遠程檢索與共享功能。在醫療資源信息化的基礎上推進實施檔案信息服務，在定向、定題等方面進行交互式咨詢，同時可以借助于現代化信息技術來對檔案信息資源予以深入加工與提煉，進而真正實現更加深入的開發和利用，帶來更多二次、三次加工的有價值的信息產品，進一步拓寬醫院檔案材料的服務價值，促進檔案管理工作效率的提升。另外，醫院檔案管理部門需要制定更加完善的制度，設置電子檔案保存、歸檔的具體范圍，同時將其納入到考核評價體系中來，確保醫院檔案信息化建設的穩步推進[2]。

（三）開發檔案信息資源

檔案管理人員需要轉變過去那種工作模式，進一步拓展服務范圍，多渠道的開發利用檔案信息資源。首先要做好宣傳工作，借助于各種渠道宣傳檔案材料的價值，引導全院職工樹立檔案開發利用意識；其次是做好咨詢服務，借助于實施咨詢輔導，科學引導檔案使用者有目的有規劃的查詢自身所需的檔案信息資源；第三是要編制更加實用的檔案檢索工具，促進檔案利用效率的提升，確保檔案管理工作有效推進；第四是要堅持樹立主動服務思想，真正深入到醫院各項業務活動的一線，有針對性的為醫療、科研等工作提供檔案信息資源；最后應當做好各種編研工作，對檔案信息資源予以深入開發，多編研精品，充分發揮出檔案材料的服務價值。

（四）做好檔案歸檔工作

第一，醫院檔案管理人員需要認真做好日常檔案材料的管理工作，不但要收集紙質資源，同時也要做好各種影像、照片、錄音等介質載體信息的收集；第二，對醫院內部各部門、各科室的檔案材料收集整理工作予以指導，制定統一標準，落實細節，協調好檔案管理部門和其他科室之間的關系，積極爭取主動權，確保重要檔案材料能夠及時歸檔，尤其是職能科室檔案必須要積極協調，應采取原件移交復印件留存的方式進行收集歸檔。第三，進一步優化檔案管理服務，對檔案材料實施信息挖掘，將死的資料轉變為活的信息，提升檔案材料的利用價值。另外，在現代科學技術飛速發展的今天，應當主動提升檔案管理工作的科技含量，為醫院檔案使用者帶來更加便捷化的服務，從而更快的適應新形勢下醫院發展對檔案開發利用工作的需要。

（五）收集整理與鑒定工作

首先是檔案資源收集必須嚴格按照《檔案管理辦法》以及《文件材料歸檔范圍》中的具體規定，遵守例行接收制度與檔案材料征集辦法，將分散于不同科室或者個人手中的檔案材料集中到檔案管理部門。檔案收集工作是檔案開發與利用活動的基礎和前提，是否能夠做好檔案收集工作在很大程度上關系到醫院檔案服務水平的提升。及時收集、合理鑒別，將具有價值的檔案信息資源保存于檔案室，確保檔案材料的統一保管，確保醫院檔案的完整性與安全性，從而為檔案材料的有效開發和利用提供良好的基礎條件。其次是檔案材料的整理工作，根據制定好的規章制度，對較為零散或者需要條理化的檔案予以分類、組合、編目，讓檔案材料從零散到系統，從無序到有序，真正體現出醫院各項活動的工作歷史，這是檔案有效開發利用的基礎。最后是檔案鑒定，檔案管理部門需要根據統一的標準和方法對檔案信息資源實際價值予以判斷，從而科學確定其保存期限，對不存在利用價值的檔案定期進行銷毀，促進檔案開發利用準確率的提升[3]。

三、結語

總而言之，醫院檔案材料的開發與利用是現代醫院改革發展的重要途徑，檔案管理工作的目的是為了更好的利用它，為了更好的為醫院健康發展提供助力，促進醫療服務水平的提升。對檔案管理人員而言，必須要主動轉變服務方式，變被動為主動，真正做好各方工作，實現檔案資源的高效利用，發揮出其經濟和社會效益。

參考文獻

[1]陳愛娟.醫院檔案信息資源的開發利用探析[J].城建檔案，2016（03）：28-29.

[2]王鳳芝.淺析醫院檔案管理的特點及開發利用[J].赤子（上中旬），2015（21）：202.

[3]楊軼芬.論醫院檔案開發利用及服務社會的思考[J].山西檔案，2013（S1）：197-199.