大數據時代加強檔案管理信息化建設的對策

一、引言

在大數據時代，隨著檔案數字化轉型的不斷推進，檔案管理信息化建設在迎來重大發展機遇的同時，也面臨著信息處理難度加大、信息安全風險加劇、管理模式滯后等嚴峻挑戰?；诖?，本文從信息化技術應用建設、檔案數據采集標準化管理、檔案管理系統智能化建設、檔案資源安全建設、信息共享體系建設等多個方面展開分析并提出有效的對策，旨在進一步提高檔案管理效率，確保檔案資源安全，推動檔案管理信息化建設的發展，從而為檔案管理的可持續發展奠定基礎。

二、大數據時代檔案管理信息化建設面臨的挑戰

（一）信息處理難度加大

檔案數據量激增，信息處理難度加大，是大數據時代檔案管理所面臨的挑戰之一。檔案數據量的增加意味著檔案管理工作中要存儲、處理的文件數量大大增加，無疑加大了數據管理的難度，傳統的依賴人工手動操作的檔案管理方式顯然難以適應新的數據管理需求，甚至可能出現數據損壞或丟失等問題。[1]

（二）信息安全風險加劇

雖然不斷推進的檔案管理信息化建設提高了檔案管理效率，但是隨之而來的信息安全問題也更為突出。在將紙質檔案轉化為數字檔案的過程中，檔案信息面臨網絡攻擊、數據泄露和內容篡改等多重安全風險。這些風險在跨部門或跨機構的檔案信息共享過程中表現得尤為突出，尤其在數據傳輸環節存在諸多安全隱患，嚴重影響檔案信息的完整性與保密性。更為嚴重的是，檔案數據通常包含大量敏感信息。這些信息一旦發生泄露，很可能造成重大經濟損失，同時損害檔案管理部門的形象。

（三）管理模式滯后

傳統的檔案管理方式大多依賴人工，數字化技術應用不足，在大數據時代此種管理模式顯然難以應對快速發展的檔案管理需求。具體而言，其一，不斷激增且類型多樣的檔案要求管理者快速、高效處理、調閱檔案，然而單純依靠人工分類、錄入和檢索的管理模式無疑是低效的，也容易出現人為操作上的失誤。其二，目前的檔案管理系統多依賴于靜態存儲和傳統數據庫管理方式，缺乏靈活的、智能化的管理方式。在智能分類、自動索引、基于大數據的檔案查詢等功能的建設上較為滯后，出現檔案管理信息化水平相對較低的情況。[2]

（四）數據標準不統一

大數據時代，檔案數據的來源日益多元化，不同單位、部門采用的存儲格式和管理標準也存在很大差異。統一標準缺乏的問題使檔案管理面臨著巨大的信息整合難題。其一，檔案信息登記標準不統一，導致檔案信息的準確性和一致性無法得到保障，給后續的檔案資源利用工作帶來困擾。其二，數據標準不統一會導致檔案資源整合陷入困境，進而影響檔案信息在不同系統的對接和共享。[3]

三、大數據時代加強檔案管理信息化建設的有效對策

（一）提升信息處理水平

在大數據時代，應加強信息技術在檔案管理中的應用，提升信息處理工作水平。

1.引入大數據分析技術

大數據時代的檔案管理工作應借助大數據分析技術深入挖掘檔案信息背后的價值。其一，檔案管理人員應借助大數據分析技術提高自身工作效率。例如，系統展開對檔案使用數據的深入分析可以挖掘出隱藏在檔案中的有價值信息，并通過分析檔案數據之間的關聯為檔案資源的合理調配提供數據支持。其二，大數據分析技術可以輔助檔案管理層的決策制定，幫助檔案管理人員發現潛在的安全風險和檔案管理問題。該技術在深度挖掘檔案數據的過程中可以為未來檔案管理做出更加科學、準確的預判，使檔案管理工作更具前瞻性。

2.應用云存儲技術

云存儲技術可以突破傳統存儲方式的空間局限，使檔案數據可以存儲在云端，滿足大規模檔案集中管理的需求。在具體應用過程中，檔案管理人員可以借助云存儲技術改變以往傳統檔案存儲受物理空間限制的情況。云存儲技術具有靈活性和擴展性，可以根據需要，通過增加服務器和存儲設備擴展存儲容量，進而避免因存儲空間不足導致的數據丟失問題。

3.采用物聯網技術

物聯網技術是指將各種物理設備、傳感器和物體連接到互聯網，使它們能夠相互通信和共享數據，包括傳感器、嵌入式系統、網絡通信和云計算等技術。檔案管理部門在檔案管理信息化建設過程中可以借助物聯網技術，通過RFID（頻射識別）技術和傳感器、智能終端等設備，實時監測實體檔案的狀態，以便更好開展檔案預處理。例如，在檔案庫房中設置溫濕度傳感器、紅外感應器等，實時采集庫房環境數據并傳輸至云端平臺，確保檔案存儲環境的穩定性。另外，檔案管理部門還可以利用RFID電子標簽對檔案進行唯一標識，實現快速盤點檔案、定位追蹤檔案位置并進行防盜管理，提升檔案管理的精準性與效率。

（二）落實檔案數據采集標準化工作

大數據時代，檔案管理信息化建設與數據采集標準化工作密切相關。標準化管理不僅能夠為檔案信息的共享交流創造基礎條件，還可以減少因重復存儲相同的數據信息帶來的資源浪費等問題。其一，檔案管理部門要建立系統化的檔案數據采集規范，對數據收集范圍、分類標準等進行確認，保證檔案數據的內容與格式都符合統一標準，進而保證數據的準確性、一致性，極大地提高后續檔案存儲、檢索以及管理的效率。其二，應加強對檔案數據采集工作的技術支持。檔案管理部門應采用高效的數據采集工具和自動化技術以減少人工操作中的錯誤，確保檔案數據采集的高效性、精準性。先進技術和科學管理模式的有機結合可以提高檔案數據采集工作的標準化水平，以保證數據的準確性。其三，檔案管理部門應建立數據審查機制，定期對數據進行審核，及時發現、糾正數據差錯。[4]

（三）推進檔案管理系統智能化建設

大數據時代的到來對檔案管理方式提出了新的挑戰。傳統依靠人工的管理模式已無法滿足日益增長的檔案管理需求。為了提升管理效率，推進檔案管理系統的智能化建設顯得尤為重要。檔案管理部門應積極引入人工智能、大數據等先進技術，構建智能化檔案管理系統。其一，該智能化系統應可以自動識別并標注檔案中的關鍵內容，隨后快速處理并生成分類目錄，實現自動化的分類、存儲和檢索，顯著提高檔案管理效率。其二，檔案管理智能化系統還應利用機器學習進行用戶行為分析，為用戶提供個性化的定制服務，減輕檔案管理人員的工作壓力，大大提升用戶的使用體驗。其三，為了建設可長期使用的智能化管理系統，檔案管理部門還要開展對系統的優化設計工作，不斷升級系統，提高檔案管理的智能化、自動化水平。[5]

（四）保障檔案資源安全

在檔案數字化轉型的背景下，信息安全已成為不可忽視的問題。大數據時代，檔案中的敏感數據一旦被泄露、篡改，則會帶來無法估量的風險。對此，檔案管理部門要采取多種措施保障檔案資源安全。其一，檔案管理部門可以采用最新的加密技術，以保證數據在存儲、傳輸過程中的安全性。特別是在遠程存儲和云端訪問的情況下，依靠加密技術可以有效阻止未經授權的訪問。其二，檔案管理部門要注意強化檔案管理系統的權限控制，保證只有經過授權的人員才可以操作帶有敏感信息的檔案。依靠分級授權、細化權限管理等機制最大限度降低數據泄露風險。其三，檔案管理部門還要建立完善的異常監測和預警系統，依靠該系統，實時跟蹤數據訪問行為，一旦發現可疑操作，系統可即刻發出警報并自動采取應急措施，最大限度降低檔案信息安全風險。其四，檔案管理部門還要定期掃描系統上的安全漏洞并及時升級系統，以增強系統防御能力并確保檔案數據長期存儲的安全性。其五，為了應對因硬件故障等導致的不可預見的數據丟失或損壞情況，檔案管理部門要建立對應的數據備份和恢復機制，將其作為保障檔案信息安全不可或缺的重要方式。[6]

（五）構建統一的檔案信息共享體系

大數據時代，構建統一的檔案信息共享體系成為提高檔案管理效率的關鍵。其一，檔案管理部門要構建統一的、具有較高安全性的檔案信息共享平臺，將不同來源和不同類型的檔案信息整合在一起，依靠該平臺打破“信息孤島”，實現檔案信息跨部門、跨區域、跨系統的高效傳輸，有效避免信息重復存儲和資源浪費的情況。例如，湖北省檔案館大力推進館藏檔案數字化建設，搭建起“湖北省檔案資源共享利用平臺”。該平臺全面對接全國檔案查詢利用服務平臺，可查詢全國范圍的檔案；省內橫向對接湖北省政務服務網、“鄂匯辦”App、湖北省大數據中心、湖北檔案信息網、讀檔微信公眾號等多個終端，實現了湖北省檔案館在政務服務網上在線提供公共服務的目標。該平臺還能辦理市、縣117家檔案館相關公共服務事項，實現了檔案資源發布、信息共享、跨館查檔、異地出證、工作交流等“一站式”操作，讓群眾足不出戶即可跨區域、跨層級查詢檔案。其二，檔案管理部門也要建立統一的權限管理機制，簽署數據共享協議，以確保檔案信息共享過程中既能滿足檔案信息高效利用的目的，又能防止敏感數據的泄露。[7]

（六）加大人才培養力度

在檔案管理信息化建設不斷推進的背景下，檔案管理人員在工作過程中面臨著前所未有的挑戰。在此背景下加大人才培養力度，開展人才培訓工作不僅是提高檔案管理工作人員信息技術水平的必要措施，也是保證檔案管理信息化建設順利推進的關鍵。具體而言，其一，檔案管理部門應定期組織檔案管理人員參加信息技術培訓，幫助檔案管理人員熟悉最新的檔案管理工具、系統操作流程和信息安全知識，以提高檔案管理人員利用信息技術的能力。例如，2024年，上海市檔案服務和教育中心為增強檔案管理人員電子檔案管理與檔案信息化的理論水平和實務技能，與上海阿吉必信息技術有限公司聯合舉辦“長三角電子檔案管理與檔案信息化”專題培訓班，開設“檔案信息化與數字檔案館建設”“電子文件歸檔與電子檔案管理實施細則”“數字檔案館（室）系統實操”等專題講座與實操訓練，并取得良好成效。其二，培訓內容應包括檔案數字化處理、信息化管理系統使用以及數據安全保護等各個方面，保證每一位檔案管理人員都可以掌握必要的檔案管理先進技術并熟知各項系統操作規范。其三，檔案管理部門在培訓過程中要注重提高管理人員的責任感，使其主動探索并積極應對檔案管理中出現的新問題。其四，培訓還要與實際工作相結合，檔案管理部門可以采用案例教學和模擬演練的方式使檔案管理人員在實際操作中獲得實踐經驗，進而增強工作人員應對復雜問題的能力。[8]

四、結語

綜上所述，在大數據時代，檔案管理部門要不斷創新管理模式，通過加強信息化技術在檔案管理中的應用、積極落實檔案數據采集標準化工作、推進檔案管理系統智能化建設、保障檔案資源安全、構建統一的檔案信息共享平臺、加強檔案管理人員的信息化培訓等措施，加強檔案管理信息化建設。

參考文獻：

[1]譚波爾.大數據時代高校人事檔案管理的信息化建設問題及解決對策探析[J].數字化用戶，2023，29（22）：34-36.

[2]周楠.大數據時代加強檔案管理信息化建設的對策[J].四川勞動保障，2024（09）：13.

[3]孫彩霞.基于大數據下加強城建檔案管理的實踐與思考[J].城建檔案，2021（01）：89-90.

[4]吳杰高.大數據時代檔案數字化建設的對策[J].魅力中國，2020（31）：22-23.

[5]魯黎.淺析大數據時代博物館檔案信息化管理與優化[J].檔案記憶，2022（02）：60-62.

[6]宋施瑤.大數據時代下檔案管理現代化的有效途徑分析[J].卷宗，2021，11（04）：130.

[7]吳彧一.大數據背景下的高校人事檔案信息化建設研究[J].蘭臺世界，2020（04）：56-58.

[8]孟曉楠.教育信息化2.0時代高校檔案數據管理研究[D].河北大學，2022.

（作者簡介：趙春光，男，本科，濰坊市坊子區檔案館，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）