流動人員人事檔案數字化加工的創新思考

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2025.06.020

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編碼：1672-7274（2025）06-0059-03

Innovative Thinking on Digital Processing of Personnel Files for Mobile Personnel WU Guosheng

（Yunxiao County Personnel and Talent Public Service Center， Yunxiao 3633oo，China）

Abstract： The digital procesing of personnel files for mobile personnelis a significant development and progress in personnelfile managementin the informationage.Itcanefectivelyimprove thequalityandefficiencyof personnel file management formobilepersonnel，bettermanageand serve them，andeffectivelyachieve therational allocation of high-qualitytalents.So，itisof great practicalsignificancetostrengthen thedigital processingofpersonel files for mobile personnel inthe information age.This article analyzes the focus and significance of digital processing of personnel files for mobile personnel，elaborates on some posible problems in the work，and proposes detailed solutions， hoping to improve the digital processing of personnel files for mobile personnel.

Keywords：mobile personnel; personnel files; digitization; process

流動人員人事檔案的數字化加工是信息時代人事檔案管理工作的重大改革和發展，對于提升流動人口人事檔案的管理質量和效率，以及加強對流動人口的服務效能都具有十分重要的意義。相關部門應該緊跟時代潮流，充分利用數字化技術加強對流動人口人事檔案的管理工作，通過檔案管理的數字化改革，將傳統的人事檔案管理方式轉化成為數字化管理方式，加強對流動人口的服務效能，促進優秀人才的合理流動以及優化配置。

1 流動人員人事檔案數字化加工的著力點

1.1打磨流動人員人事檔案數字化加工內容

流動人員人事檔案數字化加工主要是將紙質檔案信息加工轉化成為數字化檔案。所以，完整的紙質檔案原件是工作的基礎，認真打磨流動人員人事檔案的內容是其中的重要環節，只有充分整理流動人員人事檔案的原件信息方才能夠完成流動人員人事檔案數字化加工工作。一方面，在紙質檔案的整理過程中要對檔案中的各項信息進行仔細核對和整理，包括個人基本信息、學歷、工作經歷、獎懲情況等。對于模糊不清、不完整或錯誤的信息，要通過合法合規的途徑進行核實和補充。另一方面，在檔案整理過程中應該著重注意檔案內容的標準化和格式的規范化，為數字化加工工作奠定基礎。這樣才能夠提升數字化加工工作的效率。除此之外，特別需要注意的是，流動人口人事檔案的打磨整理工作中應該嚴格遵守相關法律法規和保密規定，加強安全管理，采取嚴格的權限控制、數據加密、備份等措施，防止檔案信息泄露[]。

1.2規范流動人員人事檔案數字化加工流程

規范的工作流程是工作質量的保證，流動人員人事檔案數字化加工是一項復雜而系統的工作，規范的工作流程能夠保證工作有序推進，不但能夠提升工作效率，同時還能夠提升流動人員人事檔案數字化加工工作的工作質量，避免各種工作失誤。所以，在流動人員人事檔案數字化加工工作中應該構建規范的工作流程。比如，檔案信息的接收與登記，應該確立一個規范的格式，包括檔案來源、數量、交接人員等信息，這些信息在規范的表格中進行填寫從而避免信息的遺漏。再比如，對于檔案信息進行整理的過程中按照一定的規律對這些檔案信息進行分類便于日后的查閱等。

1.3確保流動人員人事檔案數字化加工質量

流動人員人事檔案具有十分重要的作用，能作為流動人員的身份證明，能夠促進優秀人才的合理流動以及優化配置。因此流動人員數字化人事檔案應該保證較高的質量，不但清晰準確地錄入當事人的各種信息，還要準確標注這些檔案信息的來源和出處，確保流動人員數字化檔案信息的證明效力[2]。

2 流動人員人事檔案數字化加工的意義

2.1能夠提升流動人員人事檔案的可讀性和可理解性

人事檔案是證明人員信息的重要憑證，可讀性和可理解性是其最基本的特征。流動人員人事檔案數字化加工工作借助數字化技術提升其可讀性和可理解性。通過數字化加工將紙質檔案轉化成為數字形式，一方面，能夠加強對信息的分類與管理，使檔案信息條理更加清晰，方便查找和調閱。另一方面，數字化的信息儲存方式便于信息的儲存與處理，能夠將手寫體或模糊不清的文字準確呈現出來，減少因字跡難以辨認而導致的理解障礙。此外，經過數字化加工的檔案可以通過圖表、摘要等形式呈現關鍵信息，大幅度提升了閱讀效率和可理解性。

2.2能夠提升流動人員人事檔案的安全性和保密性

一方面，數字化的檔案信息摒棄了傳統的紙質信息儲存形式，減少了實體檔案的直接接觸和傳遞，降低了檔案在物理流轉過程中丟失、損壞或被篡改的風險。同時，數字化檔案能夠實現異地備份，即使遇到本地災害或意外事件，檔案數據仍能完好保存。這對于保證檔案信息的安全具有十分重要的意義。另一方面，在數字化檔案信息的保存過程中，采用加密技術和訪問權限控制，只有授權人員能夠訪問和處理特定檔案，極大增強了保密性。總之，數字化加工為保證流動人員人事檔案的安全和私密提供了支持。

2.3能夠促進流動人員檔案信息的交流和共享

流動性是流動人員人事檔案信息的一大重要特征，所以較強的流動性與共享性對于提升流動人員的服務效能具有極其重要的意義。一方面，數字化檔案信息打破了地域和時間的限制，使得不同地區的相關部門和機構能夠更便捷地獲取所需的檔案信息，無須煩瑣的檔案調閱流程，提高了檔案信息獲取的效率。另一方面，數字化檔案管理平臺也能夠實現對流動人員人事檔案信息的實時更新，確保相關單位獲取到的檔案信息都是最新、最準確的，避免了因信息滯后而產生的問題。這對于提升流動人員人事檔案信息的使用效率以及提高對流動人員的服務效能具有十分重要的意義[3]。

3 流動人員人事檔案數字化加工工作面臨的問題

3.1數字化加工技術不適配

技術不適配是流動人員人事檔案數字化加工工作中面臨的重要問題。一方面，在加工工作中可能存在硬件設備不兼容的問題，這就使得不同地區和不同單位之間的數字化流動人員檔案信息不能進行有效的傳輸和共享。另一方面，軟件系統的不統一也對流動人員人事檔案數字化加工工作造成了重大影響。由于市場上的人事檔案管理軟件的版本多種多樣，各個檔案管理單位使用的管理軟件也不盡相同，甚至同一單位內部不同部門之間使用不同軟件的現象也時有發生。不同軟件對數據格式要求也是不盡一致的，在使用過程中也容易造成數據轉換錯誤或丟失。

3.2數字化加工人員素質不達標

流動人員人事檔案的數字化加工工作需要工作人員具備一定的信息技術素養，在現實工作中很多經驗豐富的檔案管理工作人員恰恰缺乏必要的信息技術素養，這就成為影響數字化加工工作成效的重要因素。一方面，這些工作人員的信息技術素養不夠可能導致他們不會使用計算機、掃描儀等器材，或者對這些器材使用不熟悉，從而影響檔案信息的采集效果，最終影響工作效率和工作質量。另一方面，很多信息技術素養欠缺的檔案工作人員沒有足夠的網絡安全意識，在工作過程中沒有進行必要的網絡安全保護工作，這就使數字化檔案容易受到網絡攻擊和數據泄露的威脅，很多流動人員的人事檔案和個人信息一旦外泄就會對當事人甚至對其單位和整個社會造成巨大影響4。

3.3數字化加工流程不規范

規范的工作流程是質量和效率的重要保障，在流動人員人事檔案數字化加工工作中，工作流程不規范是一個十分嚴重的問題。比如，在檔案信息收集環節，沒有規范的檔案信息接收表格就容易造成接收信息的錯誤或者遺漏，給檔案信息加工工作造成困擾。在檔案信息整理環節沒有制定統一的分類和編號規則就容易造成檔案信息的歸集混亂和查找困難。影響流動人員人事檔案信息數字化加工的工作效率。此外，在流動人員人事檔案的數字化加工工作中各個工作環節都應該制定規范的工作流程。比如，數據掃描應該設置統一的參數，圖像采集應該采用統一的格式等，但是在現實工作中很多單位和個人并沒有注意這些細節問題，從而給加工工作造成了一定的影響。

3.4數字化加工監督體系不完善

監督機制是流動人員人事檔案數字化加工工作質量的重要保障，但是很多單位并沒有構建完善的工作監督體系。比如，有的單位缺乏明確、詳細且統一的監督標準和規范，導致監督工作缺乏依據，難以衡量工作是否達標；有的單位沒有組建相應的工作監督機構，在工作中存在職責交叉或空白，出現問題時互相推諉，無法有效落實監督責任，甚至有的單位在流動人員人事檔案的數字化加工工作中就沒有設置監督機制。這在很大程度上影響了流動人員人事檔案數字化加工工作的工作質量和工作效率[5]。

4 流動人員人事檔案數字化加工的創新策略

4.1推動技術創新，引入數字化管理平臺

技術創新是推動流動人員人事檔案數字化加工工作效率提升的重要保障，通過引入數字化管理平臺能夠充分發揮數字技術的力量，加強對人事檔案的數字化加工工作。首先是要深入分析工作需求，全面評估現有工作流程和業務需求，明確數字化管理平臺需要實現的功能和目標。其次是研究市場上現有的數字化管理平臺解決方案，選擇適合流動人員人事檔案管理特點和需求的技術架構和產品。最后是加強與專業技術供應商的技術合作關系，確保平臺的開發、部署和維護能夠得到有力的技術支持。這樣，可以有效地推動流動人員人事檔案數字化加工工作中的技術創新，提升工作質量。

4.2加強團隊建設，提升檔案工作人員的信息技術素養

提升工作人員的信息素養是開展流動人員檔案數字化加工工作的基礎保障，在實踐中，相關單位應該采取有效措施加強對相關工作人員的培訓。一方面，要對相關工作人員開展有針對性的專業培訓，邀請專業的信息技術講師，為工作人員系統講解數字化設備的操作技巧、數據處理軟件的應用、信息安全防護知識等，提升工作人員的信息技術素養和數字化加工能力。另一方面應該鼓勵相關工作人員進行自我學習和自我提升，通過提供相關的學習資源和在線課程，激勵工作人員主動提升自己的信息技術水平，以適應不斷更新的技術要求。此外，相關單位還應該通過組織交流分享活動、建立考核機制等方式來促進相關工作人員學習信息技術，提升他們的信息技術素養。

4.3優化程序管理，明確數字化加工的工作流程

一方面，在工作實踐中應該制定詳細的工作流程手冊，明確從檔案收集、整理、掃描、圖像處理、數據錄入、質量檢驗到最后的存儲和利用等各個環節的具體操作步驟、標準和要求，讓工作人員有清晰的操作指南。應該注意的是，在工作手冊中應該對流動人員人事檔案數字化加工工作的各個環節的具體工作內容、工作方式以及工作目標都進行詳細的量化和規定，使得整個工作流程能夠做到清晰明了。另一方面，加強對相關工作人員的培訓工作，通過系統的培訓和學習，使流動人員人事檔案數字化加工工作人員都能夠扎實掌握工作手冊中的相關內容。并且保證這些工作人員能夠在工作實踐中切實遵守工作手冊中規定的工作流程，從而提升工作效率和工作質量。

4.4加強質量監督，健全工作質量監控體系

健全的工作質量監督體系是保證流動人員人事檔案數字化加工的有效措施。首先，應該制定明確的質量監督標準和監督細則，明確數字化加工工作應該達到什么樣的質量標準，并且制定詳細、可量化的質量指標，使監督工作有明確的依據。其次，應該設立專門的工作質量監督崗位，配備具備專業知識和經驗的監督人員，負責對數字化加工的全過程進行實時監控和定期檢查。同時制定多種監督方式相結合的工作方式，現場檢查、隨機抽查、定期審核、數據分析等工作方式應該綜合運用，從而確保監督的全面性和有效性。最后是應該建立完善的監督反饋機制，在監督工作中一旦發現質量問題就應該及時進行反饋，并要求其限時整改，同時跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。

5 結束語

流動人員人事檔案的數字化加工工作具有十分重要的現實意義，相關單位應該對該工作的重視程度，通過推動技術創新，引入數字化管理平臺；加強團隊建設，提升檔案工作人員的信息技術素養；優化程序管理，明確數字化加工的工作流程；加強質量監督，健全工作質量監控體系等措施促進流動人員人事檔案的數字化加工工作高質高效地完成。

參考文獻

[1]王芳.大數據時代事業單位人事檔案管理創新的思考[J].蘭臺內外，2024（33）：36-38.

[2]郭翔，張玲.基層事業單位人事檔案數字化管理優化辦法[J].蘭臺世界，2024（11）：79-81.

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[4]曲莉.人事檔案數字化實踐與探索[J].蘭臺內外，2023（6）：42-44.

[5]于愛榮.人事檔案數字化加工策略研究[J].辦公室業務，2022（18）：168-170.