企業物資采購管理優化策略研究

企業的生產運營和物資有直接關系，而物資管理工作開展主要圍繞企業運作所需的物資，其中包含了物資的訂購、物資儲備、及時供給等運作需求。物資采購中包含制定方案、組織安排相關活動、使用成本考量和調控整個采購運作過程，在企業發展過程中物資采購管理融合了技術、管理和經濟等工作范圍，與此同時能夠影響企業銷售、生產、財務等工作。為了實現穩定長遠發展，企業應充分認識物資采購管理，建立完善管理體系，促使企業綜合實力不斷提升。

一、企業實施物資采購管理的重要意義

（一）調整內部資源分配方式

從資源分配角度分析，物資采購管理的有效性表現在可以確定企業內部不同部門的物資需求狀態，通過物資采購管理流程，企業可以了解到各部門所需的物資種類和數量。例如，對于生產部門而言，一般需要多種原材料支持生產工作；行政部門則是對辦公用品物資有需求，物資采購管理按照實際需求情況，合理分配有限的資源，以免出現部分部門資源剩余、其他部門資源匱乏的現象。除此之外，物資采購管理對資源分配的優先級也有一定影響，企業總體戰略目標框架中，對于達成核心業務目標有關鍵意義的部門，在物資分配方面可以優先被考慮。通過加強物資采購管理，企業可以按照項目的緊急性和重要性，合理調整物資流向，保證關鍵部門可以及時獲取所需物資。由此可見，通過明確物資采購量、采購時間等相關要素，可以減少庫存積壓，保障企業的資金、倉儲空間等資源被更加科學地分配到需要的地方。

（二）保證庫存貨物安全完整

企業運營過程中庫存貨物占比較大，有效實施物資采購管理可以從多個角度保證庫存貨物的完整性。在采購流程中，通過嚴格的流程控制方法，清點貨物數量，并予以嚴謹的質量檢驗，可以保證入庫貨物和采購訂單保持一致，以此避免貨物剛入庫就出現數量不足或者質量有瑕疵的現象。通過綜合考慮采購貨物的種類、數量、特性等因素，制定出科學合理的儲備方案。例如，按照貨物的保質時間長短、是否具有易燃性、是否具有腐蝕性等確定存放位置，可以避免貨物在儲存期間因為儲存方式不當導致物品損壞，進一步保證庫存貨物的安全完整。此外，當企業和優質供應商合作時，供應商按照約定提供質量良好且包裝無損壞的貨物，如果貨物出現問題則及時處理，避免因貨物源頭質量不佳，引發庫存貨物的安全風險。

（三）規范采購人員工作行為

建立健全的物資采購管理體系，使每位員工明確自己在采購流程中的具體任務，防止出現越權操作、互相推諉等現象。從篩選供應商開始，采購人員應按照要求找到合適的供應商，制定采購計劃過程中分析企業需求、庫存情況、市場動態等，從而制定出合理科學的采購計劃。簽訂合同時，采購人員需嚴謹審核合同條款，保證企業權益不受到損害。對于貨物驗收而言，相關人員則應按照相關標準檢查貨物數量和質量是否符合。

（四）增強采購過程招標管理

加強物資采購管理，可為供應商提供公平競爭平臺，通過廣泛招標吸引大量供應商參與，在價格、質量和服務方面競爭，有助于采購方獲得合理價格，降低采購成本。采購方可以按照產品、服務說明等信息，選擇符合質量要求的供應商，評標過程中可以設置相關評審指標，確保中標的供應商可以提供高質量產品和服務。

二、企業物資采購管理過程存在的不足

（一）缺少專業采購人員

物資采購管理既包括企業運營所需的各類物資獲取工作，也包含成本控制、質量控制等，但目前部分企業物資采購管理工作中存在明顯不足，而相對較為顯著的問題則是缺少專業的采購人員。專業采購人員采購知識儲備豐富，對于市場動態具有敏銳的洞察力，可以準確了解各類物資在市場中的價格波動區間，還可以深入了解不同供應商的產品質量情況、信譽情況、供貨能力等相關信息。當企業物資采購缺少此類專業人員時，則會引發一系列問題。比如，在采購前期階段對物資需求評估不準確，企業無法確定自身需要的物資種類、數量等，如果采購過多，會導致庫存積壓，增加倉儲成本；采購不足，則對企業的正常生產運營產生影響。

（二）管理制度仍需健全

目前大部分企業一般選擇多層次和分散式的采購管理制度，但此種制度會對企業的發展造成阻礙。比如，企業基層部門只看到自身的利益，過度強調企業的生產和物資保證，導致重復儲存材料，耗費更多的人力、物力，企業庫存一直處于高水平狀態，存貨數量不斷增加，影響企業資本運作和高效利用。此外，部分企業未能建立內部溝通機制，部門之間缺少必要的交流協作，使得一些物資得不到及時利用，出現重復采購的問題。

（三）成本管控有待強化

企業物資采購管理中成本管控仍有一些問題。第一，采購成本預算不到位，部分企業在擬定物資采購預算時會出現偏差，未充分調研外部市場，出現預算過高或者過低的現象。第二，采購價格談判時，企業采購人員談判能力參差不齊，部分人員缺少談判技巧，面對供應商給出的報價，僅僅是接受報價或者小幅度壓價，沒有采取通過多種方法降低成本。第三，部分企業未建立完善的供應商評估體系，僅按照價格高低選擇供應商，沒有考慮供應商產品質量、交貨時間、售后服務等，導致采購物資質量不達標，增加了后期的使用成本和維修成本。

（四）合同管理亟待加強

合同管理是企業物資采購管理體系中的主要環節。就實際情況來說，合同管理環節仍存在不嚴謹的問題。第一，部分合同在條款內容上沒有對雙方的權利和義務作出界定，在后續物資采購過程中會出現爭議，如合同在涉及物資規格、質量標準等描述時并不細致，供應商會借此提供難以真正滿足需求的物資。第二，合同審核環節并未嚴格執行相關標準與流程，導致部分含有風險因素或者不合理條款的合同通過審核，部分審核人員因為自身專業知識的局限性，不能及時發現合同中的問題。

（五）采購流程還需優化

第一，采購工作開始時由各個部門提交需求，但未按照標準化格式要求提交，也無統一的時間限定，需求信息雜亂。采購部門收集各部門物資需求信息時需要花費大量的時間和精力，且容易產生信息錯誤。第二，部分企業現有的評估體系并不全面，僅僅將重點內容放在考慮價格因素上，對于供應商生產能力評估、交貨期穩定評估等缺少深度，最終導致供應商雖然給出了較低的報價，但無法保證供應物資的質量，甚至不能按時交貨，或者在出現問題時不能提供有效的售后方案。第三，在物資采購訂單下達過程中，缺少有效的監管機制，部分訂單內容存在錯誤或者不完整現象，未能及時發現并糾正，后續執行環節容易出現各種問題，影響整個采購流程。第四，采購招標流程過長，從發布招標公告、接受投標文件、開標、評標到定標，整個流程環節眾多，耗費時間過長，影響項目進度，增加采購成本，而且供應商和采購方之間存在信息不對稱，供應商對采購方具體需求不夠理解，導致提供投標方案不能完全符合要求。

三、企業強化物資采購管理的策略

（一）培養引入專業采購人員

第一，從培養角度出發，企業內部應建立人才培養機制，包含系統采購知識培訓、講授各類物資特性、市場價格波動規律、供應商評估標準等，可以組織內部培訓課程，邀請經驗豐富的采購人員前來授課，使員工了解物資采購方面的知識，還可以員工安排參與實際采購項目，從簡單的物資采購流程開始，深入到復雜的項目操作，在實踐中鍛煉員工的談判技巧和成本控制能力。第二，從引入角度出發，企業在招聘專業采購人員時應制定嚴格標準，將學歷背景作為重要考核因素之一，確保供應鏈管理、物流管理等專業人才在理論知識體系上更加完備，能夠更快地適應采購工作。對于熟悉市場行情且有一定供應商資源、談判經驗、風險管理能力的優秀人才，企業應提供良好的薪酬福利以及明確的職業發展通道，以達到引進人才的目的。

（二）建立健全采購管理機制

企業應建立健全采購管理機制，明確各項規章制度。第一，建立采購審批制度，確定不同金額和不同類型物資審批權限，小額常規物資采購可以設置簡化流程，大額和關鍵物資采購則需實行多層級審批。第二，制定采購風險管理制度，識別采購過程中的風險，對不同風險制定應對措施，通過評估體系有效防范供應商違約風險，還可選擇套期保值等方法應對市場價格波動。第三，創建采購監督機制，從各部門選出專職人員組建監督小組，包含特定人員、法務人員和內部審計人員，監督小組負責對采購全過程監督，審查采購活動是否符合要求，還應定期對采購部門進行檢查評估，發現違規行為必須第一時間糾正，并追究有關人員的責任。

（三）堅持加強采購成本管理

企業應堅持加強采購成本管理，在采購前期要開展全面的市場調研，對于所需物資需探究市場價格波動規律，了解不同供應商的報價體系和潛在的成本因素，如物資直接購買價格僅為成本的一部分，務必正確認識運輸成本、包裝成本和可能存在的稅費等，收集各種相關信息，搭建成本數據庫，為成本預估奠定基礎。與此同時，企業內部還需建立有效的成本監控機制，定期對采購成本加以分析和討論，將實際成本和預算成本細致對比，找出產生差異的因素，若成本增加是市場波動等因素導致，則及時調整采購策略。此外，企業應注重篩選能提供符合質量要求物資且在價格上具有優勢的供應商，給予更多的合作機會，以穩定采購價格，保證物資供應穩定。

（四）強化企業采購合同管理

相關數據顯示， 30% 的企業采購糾紛是因為合同條款不明確。由此可見，企業應強化采購合同管理，在合同擬定階段必須確保各項條款的嚴謹性和完整性，要求采購部門與法務部門緊密合作。以某大型制造企業為例，在一次原材料采購中詳細規定了采購物資的各項內容，鋼材規格明確了具體的型號和成分比例，質量標準按照國家相關行業補充了企業特殊要求，付款方式為貨到驗收合格后30日內交付 90% 貨款，剩余貨款作為質保金在3個月后交付，每個條款均清晰表達，避免可能產生歧義的模糊表達。同時，企業還需建立規范的合同審批機制，其中涉及采購、財務和法務等相關部門。具體而言，采購部門需細致審核合同中的采購條款，嚴格審查采購價格，按照市場行情和企業預算安排，確定價格合理性；財務部門應對合同中的付款方式、付款周期和發票條款深入分析，評估企業現金流是否可以滿足合同規定要求，保證付款安排不會給企業帶來壓力；法務人員通過專業法律知識，審查合同合法性和合規性，保證合同條款符合國家法律法規要求，不存在任何違規內容。此外，合同存檔和管理也屬于重要環節，企業需妥善保存采購合同和相關文件，構建完善的合同管理系統，便于合同執行過程中相關人員隨時查閱相關條款，也為日后出現的糾紛提供證據支持。

（五）持續優化企業采購流程

采購流程持續改進是一個系統且長期的過程，企業應細致梳理現有的采購流程，確定每個環節的操作步驟、相關部門人員、時間安排和規范要求等。對此，可采用企業資源規劃系統，將需求信息在相關部門內共享，讓各部門同時獲取需求信息，避免信息傳遞延誤和失真。在采購流程的各個階段，參與部門人員將遇到的問題、困難和流程優化建議反饋給管理部門，由管理部門采取措施加以改進。在機制反饋過程中還需建立反饋渠道，并明確各部門在采購流程中的責任，規定參與人員在遇到問題時及時反饋，管理部門設置專門的接收和處理機制，例如設置反饋郵箱或者召開反饋會議等。企業還可引入先進的采購管理軟件，實現流程電子化和自動化，提升采購流程的透明度，便于各個部門和人員隨時查看采購進度，通過軟件數據分析功能，更加高效且深入地分析采購數據。除此以外，企業還需要優化采購招標流程，詳細列出采購項目的具體要求，包括數量、規格、質量標準等，結合項目需求合理制定招標方案，包括招標方式、評標標準、合同條款等，并使用標準化的文件格式與模板，確保招標信息準確，降低誤解風險。值得注意的是，整個招標過程中必須提供清晰的投標指南和說明，適度簡化文件編制、文件提交等流程，進而降低操作難度以及時間成本。

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（作者單位：淮南礦業集團物資采供中心顧橋礦供應站）