高校人事檔案數字化管理體系構建與優化路徑研究

中圖分類號：G647.24文獻標識碼：A

文章編號：2096-4110（2025）07（c）-0072-05

Research on the Construction and Optimization Path of Digital Management System of Personnel Files in Universities

—Taking Zhengjiang University as on Example

GAO Jing

（HRDepartment， JinzhongUniversity，JinzhongShanxi， O3O619，China

Abstract：Thearticlesystematicallysummarizesthetheoretcalbasisandpractcalnedsofdigitalmanagementofpersoelfles incurentuniversities，addressingissessuchasvaryinglevelsof informatization，prominentdatasilos，andrelativelyoutdatedmanagementmechansms.Thearticleproposesastrategyforconstructingadigitalpersoelflsystemwith\"platforintegatiopross standardizationataiteligence，andscuritsstematiao\"stcoe，andalestepracticalliationfectiesd optimizationexperienceincombinationwithtypicalcasesof\"DoubleFirst-Class\"universities.Tesudyemphasizesthatunivstis shouldpromotethedigitaltransfomationofpersoelfilesbyimprovinginstitutionalsystems，buildingcompositeteams，otiiing platformarchiteture，depeningdatagovernance，andonstructingscuritypreventionandontrolsystes.is willeancethe tematization，accuracyndsricefciencyofaagement，ndprovideimportantsupportndpatheferencesfoceleatigt modernization of university governance systems and governance capabilities.

Key Words： University; Personnel files;Digital management; Optimization path; Data governance; Intellgent application

高校人事檔案里面承載著人員任免、職稱評審和薪酬福利等核心信息，是保障高校人力資源管理實現科學化與規范化的基礎載體，當前信息技術處于迅速發展的階段，但不少高校檔案仍存在數字化淺層推進、數據分散存儲及安全防控薄弱等問題，本文從制度機制、技術平臺與協同流程三個維度著手，探究適應新時代高校管理轉型的人事檔案數字化體系構建路徑，為深化高?！爸腔廴耸耚"改革提供理論與實踐方面的參考。

1高校人事檔案數字化建設的現實基礎與發展訴求

1.1 當前管理現狀分析

目前，高校人事檔案管理整體還處在從傳統到現代轉型的過渡時期，存在著多個方面的問題。一方面，檔案形式還沒有完全實現電子化，紙質檔案依舊占據著主導地位，很多高校還沒有建立起標準化電子檔案系統，這就造成了人事信息查詢效率低、共享程度差。部分高校雖已引入了人事管理信息系統，但由于系統之間缺少統一的接口和標準規范，檔案數據呈現出“煙囪式\"的孤島狀態，難以支撐跨部門、跨流程的高效人事管理工作。另一方面，檔案數據完整性和準確性問題比較突出，因為歷史數據積壓數量較多，早期檔案存在錄人缺失、信息錯漏和歸檔不規范等現象，從而影響了數據的整體質量，而且不少學校缺乏明確的檔案更新機制，人員變動信息無法及時更新，影響了數據的實時性與可信度。在管理隊伍方面，檔案工作人員專業素養和技術能力參差不齊，部分崗位仍以行政事務性工作為主，缺乏對信息技術和數據治理的系統理解，人才結構老化現象較為明顯，缺乏既懂人事政策又具備數字化能力的復合型人才，制約了檔案數字化水平的整體提升。檔案安全保障體系建設相對滯后，部分高校在數據備份、權限管理、訪問控制等方面尚未建立系統化機制，存在信息泄露與數據篡改的潛在風險，檔案管理相關制度也未能及時與數字化實踐相適應，存在管理規范滯后、流程割裂、責任邊界模糊等問題?？傊咝Ｈ耸聶n案管理面臨“技術落后、機制缺失、安全隱患”三重挑戰，亟須進行系統性數字化升級與制度重構。

1.2高校數字化轉型背景下的檔案管理需求

隨著高校數字化轉型的不斷深入推進，人事檔案管理作為人力資源信息化建設的核心環節，正面臨著前所未有的變革壓力與發展契機。“智慧校園”建設日益成為高等教育治理現代化的關鍵支撐，要求人事管理全流程在線化、數據可視化和決策智能化，人事檔案作為基礎性信息源亟須從靜態管理向動態服務轉型。當前高校在崗位聘用、職稱評審等人事事務方面，對檔案信息準確性和實時性和可追溯性提出了更高的要求，傳統紙質檔案管理方式難以滿足高頻次、多維度、跨部門協同數據的需求，需通過數字化手段實現檔案內容快速檢索、信息關聯調用流程智能流轉，以提高整體管理效能與資源配置水平。同時，國家出臺的《干部人事檔案工作條例》等相關政策文件，明確要求推動干部人事檔案信息系統建設，提升電子檔案歸檔質量與安全管理能力，高校作為人事檔案管理重點單位要緊跟政策導向，構建符合標準、保障規范的數字化管理體系，實現檔案數據規范接入、安全存儲與可控使用4。

2高校人事檔案數字化體系構建的核心要素2.1平臺一體化建設：打造統一的數據承載平臺

要實現高校人事檔案數字化，首要任務就是建設統一且高效可拓展的一體化數據承載平臺，當下很多高校的人事系統、檔案系統及辦公系統相互獨立，導致信息難以流通，進而造成數據冗余、接口沖突和管理割裂的情況，為了破解這一“信息孤島\"問題，需要以一體化平臺為核心，打通檔案流轉的各類業務系統，從而實現人事數據從采集、歸檔、存儲到調用的全流程閉環管理，該平臺應具備高度兼容性與可擴展性，支持和OA系統、人力資源管理系統、教職工績效系統等實現數據互通。同時，要建立多維權限控制機制，確保不同層級用戶按照職責安全訪問相應數據，以避免越權操作與信息泄露。平臺還應具備統一的數據標準與元數據管理體系，推動檔案內容進行結構化與標簽化處理，為后續數據分析與智能服務提供基礎保障，構建統一平臺不僅能提升管理效率，還能為高校檔案治理體系現代化奠定堅實基礎。

2.2 流程標準化設計：提升業務處理規范性與高效性

人事檔案數字化不只是技術平臺方面的更新，更是管理流程的一次系統再造。流程標準化設計是保障檔案業務高效運轉和規范管理的核心支撐。目前，部分高校在檔案歸檔、查閱、借閱等環節缺少統一標準，存在重復操作、流程斷點及責任不清等問題，所以需要構建覆蓋檔案全生命周期的標準化業務流程體系。首先，要明確檔案接收、歸檔、更新、調閱等關鍵環節的操作規范，統一辦理流程、數據格式及處理時限，杜絕“人跟人走、事靠經驗\"這種隨意性管理。其次，要借助流程引擎技術，實現檔案業務的系統化流轉、自動化提醒及節點可控，減少人為干預，以提高業務效率。最后，要建立可追溯的審計機制，對每一項操作留痕備案，確保檔案管理的責任可查、風險可控，通過流程標準化，高校檔案管理能夠實現從“經驗驅動\"向“規則驅動\"的轉變，為信息系統平穩運行和智能服務提供堅實支撐。

2.3數據智能化挖掘：推動數據深度融合與智能應用

隨著高校信息化水平持續不斷地提升，人事檔案不再只是靜態信息的簡單載體，而是支撐人才管理與戰略決策的重要數據資源，推動檔案數據智能化挖掘的關鍵之處，在于實現數據的結構化管理、系統化整合和動態化分析，通過構建統一的數據標準和元數據體系，把原本分散的檔案信息與教職工崗位、職稱、科研、績效等多維數據相融合，從而形成完整的人才畫像；依托數據挖掘、知識圖譜與機器學習等相關技術，可以開展崗位匹配分析、職稱晉升預測、人員流動趨勢判斷等智能應用，以此提升高校人力資源管理的前瞻性與科學性。同時，建設智能查詢與預警機制，實現檔案數據的精準檢索、異常提示與輔助決策，為高校在引才育才、績效考評、資源配置等提供強有力的數據支撐。通過深度融合與智能應用，檔案系統將從“信息存儲工具\"躍升為“戰略分析平臺”，切實提升高校人事治理效能。

2.4安全系統化防護：保障數據安全與隱私合規

在高校人事檔案數字化的推進過程中，安全保障是系統建設的底線也是核心內容，檔案信息涵蓋教職工身份、履歷、薪酬等敏感數據，一旦出現泄露或者被篡改的情況，會對個體權益和學校聲譽造成嚴重影響，所以構建系統化、分層次且可追溯的安全防護體系是十分必要的。首先，要建立嚴格的用戶權限管理機制，按照“最小授權\"原則進行分級授權，以確保不同崗位人員僅能訪問其業務所需的數據。其次，要應用數據加密、身份驗證和日志追蹤等技術手段，對系統訪問行為進行全過程監控，實現信息訪問可控、過程可追溯及責任可追查。同時，要定期開展風險評估與滲透測試工作，查補系統存在的漏洞，從而提升系統的安全韌性。此外，要制定符合國家標準的隱私保護與數據合規制度，如參照《中華人民共和國數據安全法》《中華人民共和國個人信息保護法》等法規，明確檔案使用、共享、存儲的權限邊界與操作規范。在制度、技術、管理三重支撐的情況下，構建全方位、多層次的安全體系，為高校人事檔案數字化提供保障。

3高校人事檔案數字化管理體系構建實踐

浙江大學作為“雙一流\"建設高校積極推進人事檔案數字化管理，構建起涵蓋項自管理預算管理過程、管理專家評估等功能的“雙一流\"建設信息管理系統，該系統建設路徑主要包含以下幾個方面

3.1 系統架構與技術框架

浙江大學“雙一流\"建設信息管理系統運用分布與集中相結合的管理模式，確保網絡互聯互通、信息共享和安全穩定運行。系統基于SOA也就是面向服務框架，采用J2EE技術架構與 ΔB/S 結構進行設計，選擇使用Java語言、成熟的平臺級SSH架構，也就是\"Spring + SpringMVC + Hibernate”，支持多種主流系統，并且以項目流和資金流作為主線，通過建立項目、經費、用戶、績效信息集成的中心數據庫，對歸口管理部門、預算審核部門、指標審核部門、各級項目實施單位、學院（系）評估專家等多重角色進行統籌，構建項目管理、預算管理、績效管理、查詢統計等項目生命周期功能模塊，還主動對接校內相關數據中心以實現數據有效交互和項自及資金的規范管理

3.2 項目管理與流程優化

系統邏輯架構主要依據學校“雙一流\"建設實施方案的舉措任務來構建，并且按照項目管理模式組織開展實施工作，分別與項目體系里的一級項目相對應，項目體系采用多層級樹形結構，根據實際情況設置項目層級最多不會超過4級，項目管理、預算管理及績效管理均依照項目層級進行逐級管理操作，系統打通項目全過程管理的各個關鍵節點，抽取并清洗業務數據，建立項目全流程的數據導圖，用以展示項目基本情況、上下級項目情況、項目人員情況、年度預算申報及執行情況、績效考核情況等項目數據。

3.3權限管理與安全保障

系統的用戶為校內人員，通過學校統一的身份認證系統提供統一入口，用戶權限是由上級部門或者單位進行分配。獲得權限之后能夠開展項目管理、預算管理和績效管理等操作，還可以對下級部門或者單位分配人員權限8。系統依靠逐級權限分配來完成權限體系的日常管理與維護。系統也建立起了嚴格的用戶權限管理機制，按照\"最小授權\"原則實施分級授權，以確保不同崗位人員僅能訪問其業務所需的數據。應用數據加密、身份驗證及日志追蹤等技術手段，對系統訪問行為的全過程展開監控，從而實現信息訪問可控、過程可追溯、責任可查詢。

3.4預算管理與績效評估

在預算管理這方面底層項目是預算申報基本單位，項目實施單位依據建設方案與實際建設經費需求申報預算，提交之后經由各級項目實施單位、歸口管理部門、人事部門（選）、主管部門、財務部門進行審核匯總，預算申報界面以樹狀列表形式呈現，便于上級項目負責人檢索匯總；填報與審核采用同一頁面操作讓操作更加方便直觀；預算申報審核完成之后系統自動匯總并且核對預算數據。在績效評估方面，系統支持對項目績效開展全過程管理，涵蓋績效指標的設定、績效數據的采集與分析、績效結果的展示與反饋等內容，以確保項目實施的效果能夠評估、可以追蹤。

3.5 成效與啟示

浙江大學“雙一流\"建設信息管理系統實施后，實現了人事檔案管理數字化、規范化、智能化，系統打破信息孤島達成數據互聯互通提高管理效率與服務水平，借助流程優化和權限管理確保數據安全性與合規性。此案例顯示高校推進人事檔案數字化管理時要注重系統整體規劃與設計、強化數據標準化與共享機制、提升管理流程規范性與高效性。同時，高校還需加強安全保障體系建設，確保數據安全與隱私合規。浙江大學的實踐經驗為其他高校提供了有益的參考，推動了高校人事檔案管理數字化轉型與高質量發展。

4高校人事檔案數字化管理體系構建的瓶頸與挑戰

目前，雖然國內大多數高校都已經開始了人事檔案數字化改革工作，但是在推進的過程中依舊面臨著多重瓶頸問題。其一，傳統的管理觀念在部分管理者心中根深蒂固，對檔案數字化的重視程度明顯不足，存在\"重系統輕治理\"的認知誤區。其二，平臺建設方面存在技術異構及系統割裂等諸多問題，導致數據互通存在較大難度，影響了業務協同的整體效率。歷史檔案數字化改造的任務量非常大，且質量參差不齊，還缺乏相應標準，難以快速被納人統一的體系之中。更為關鍵的是，檔案隊伍的專業化水平并不高，缺少既懂政策又熟悉技術的復合型專業人才，制約了系統的長期高效穩定運行。面對這些嚴峻的挑戰，高校迫切需要從制度、技術和人才這三個方面進行統籌謀劃并協同突破

5 優化路徑建議

5.1完善制度體系，推動檔案管理規范化

制度建設是檔案數字化的最根本保障，高校要結合《干部人事檔案工作條例》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等規范性文件的要求去完善人事檔案電子化管理的制度體系，此體系需涵蓋歸檔流程、電子文件格式規范、責任體系、查閱權限、數據保密與審計等核心內容；還要制定統一的操作規程和技術標準，明確檔案電子化全流程里的職責分工和協作機制，以免出現管理漏洞，提升執行力和可操作性。同時，建立檔案管理績效評價機制，把數字化進展、數據完整性、安全性等納入學校管理目標考核，形成制度約束與激勵并重的機制環境。

5.2建設復合型隊伍，強化檔案人員專業能力

人事檔案數字化工作不只是需要技術方面的支撐，還更依賴專業人員進行系統管理與運營維護。目前，大多數高校的檔案人員還是以行政人員為主，他們普遍缺乏專業的信息素養和數據處理能力。高校應該加強人事檔案隊伍的建設工作，進一步優化人員的結構組成，鼓勵檔案管理、計算機、信息系統等多學科背景人才融入檔案管理崗位，可以通過開展專題培訓、輪崗實訓、崗位認證等方式提升檔案人員的數據意識、平臺操作能力及政策理解水平。同時，要支持管理人員參與全國檔案管理系統建設培訓，讓他們了解國家對檔案管理的最新要求及發展趨勢，實現理念與實踐的雙重升級[1]

5.3優化平臺架構，提升系統集成與用戶體驗

平臺作為技術載體是人事檔案管理中樞神經，高校要在原有系統基礎上做平臺升級改造，著重優化數據接口標準、功能模塊布局和用戶交互體驗。一方面，要打通與OA系統、人事系統、科研系統等關聯平臺數據壁壘，達成數據統一采集、動態同步和多維調用目標。另一方面，要聚焦使用便捷性設計契合工作流邏輯操作路徑，支持移動端訪問、自助查閱與在線歸檔等智能服務功能，平臺建設還需充分考量系統可拓展性與可持續維護能力，保證在高校發展和政策變化情況下能持續迭代優化，防止出現“一次性上線、后期僵化\"問題。

5.4推動數據治理深化，實現數據價值最大化

人事檔案數據不能只用來存儲，要轉化成高校治理能力提升的“數據資產”。高校需要建立完整的數據治理體系，從數據標準化、清洗校驗、數據關聯、智能分析等多個層面著手，以此提升數據質量與可用性，通過構建人事信息全息畫像系統，動態展現教職工基本信息、履職軌跡、成果表現等內容，實現對人才發展潛力的科學評估與合理配置。同時，推動數據賦能業務管理，如依據歷史任職數據優化崗位設置、按照職稱普升路徑調整人才培養方案，把檔案數據真正運用到“決策前移\"和“資源后置\"的管理流程里，為高校戰略性人事政策制定賦能。

5.5構建多維安全防控體系，保障數據合規使用

隨著人事檔案信息系統逐漸承載起更多核心數據，安全合規方面的問題變得日益突出，高校需要構建多維度且系統化的檔案信息安全保障體系。在技術層面，要采用分級加密、訪問控制、行為審計、異常報警等措施，以此確保數據訪問能夠可控、可查及可追溯；在管理方面，要制定嚴格的檔案使用審批流程、查閱記錄制度和安全事故應急預案。高校還應該強化數據合規意識，圍繞《中華人民共和國數據安全法》《中華人民共和國網絡安全法》《中華人民共和國個人信息保護法》等法律，建立數據脫敏策略、權限動態調整機制及第三方系統對接的合規評估流程，切實守住數據使用底線與法律紅線。

6 結束語

高校人事檔案數字化建設是達成教育治理體系和治理能力現代化的基礎工程，本文結合實際情況提出體系化構建與路徑優化策略，強調要實現平臺集成、流程標準、數據智能與安全保障的有機統一，未來需要持續在制度、技術與人才這三方面協同發力，推動檔案管理從“數字化轉型”邁向“智能化躍升\"以服務于高校人力資源高質量發展目標。

參考文獻

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