信息化背景下檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略研究

一、引言

隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作面臨從傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)訴求，從技術(shù)層面看，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了新的工具；從社會需求層面看，公眾對檔案信息服務(wù)的需求日趨多元化。為加速推進(jìn)這一進(jìn)程，國家在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出檔案信息“存量數(shù)字化”“增量電子化”，要求各地積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，這為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了制度保障。[1]基于此，有必要深入分析檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的現(xiàn)實(shí)困境，明確其具體轉(zhuǎn)型策略，以進(jìn)一步提升檔案管理的整體質(zhì)效，更好地服務(wù)于廣大公眾。

二、信息化背景下檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)意義

在信息化時(shí)代，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型對提高檔案管理效率、確保檔案信息的完整性以及推動(dòng)檔案資源的共建共享具有積極作用。面對新時(shí)代的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，檔案管理部門應(yīng)將數(shù)字化轉(zhuǎn)型視為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，深刻理解其在當(dāng)前及未來檔案工作中的重要性。

（一）提升檔案管理效率

在信息化時(shí)代，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展、提升檔案管理效率的關(guān)鍵策略。傳統(tǒng)檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案為管理對象，在檔案管理過程中耗費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力，不僅效率低下，還容易造成資源浪費(fèi)。而檔案管理數(shù)字化能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，極大地提升檔案存儲效率、檢索效率和管理效率。例如，通過光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)，可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為可編輯的電子文檔，方便存儲、檢索，既節(jié)省了檔案館的物理存儲空間，也提升了檔案管理的整體效率。同時(shí)，在引入人工智能等技術(shù)后，能夠?qū)n案信息進(jìn)行自動(dòng)分類標(biāo)記和智能化分析，并對潛在的檔案信息價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，為檔案信息服務(wù)提供支持。

（二）保障檔案信息的真實(shí)性、完整性與安全性

檔案是人類文化記憶的重要物質(zhì)載體，檔案信息的真實(shí)性、完整性與安全性關(guān)乎文化的傳承和發(fā)展。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案信息面臨著安全風(fēng)險(xiǎn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更容易受到火災(zāi)、潮濕、蟲蛀等因素的影響，難以保證檔案信息的完整性；在管理過程中也會因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽造成檔案信息丟失；紙張老化、自然褪色也會影響檔案信息的完整性。隨著檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，首先，數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)檔案的原生性保護(hù)，借助高清掃描和3D建模技術(shù)可以對紙質(zhì)檔案全部信息進(jìn)行數(shù)字化記錄，避免因原件丟失或頻繁調(diào)閱造成不必要的損耗。其次，分布式存儲和信息容災(zāi)備份技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)多端存儲，確保重要檔案數(shù)據(jù)在遭受不可逆的損害后，仍可以通過先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行恢復(fù)。 最后，區(qū)塊鏈技術(shù)還可以通過哈希校驗(yàn)和鏈?zhǔn)酱鎯闄n案信息的真實(shí)性、完整性提供技術(shù)保障。

（三）促進(jìn)檔案資源共用共享

傳統(tǒng)檔案管理模式由于受到存儲條件和技術(shù)條件限制，檔案資源長期處于“重存儲，輕利用”的狀態(tài)，難以對檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用，公眾對檔案信息的訴求難以得到充分滿足，影響了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷推進(jìn)打破了檔案資源的傳播壁壘，形成了共享、開放、互動(dòng)的檔案管理新模式。

首先，檔案管理部門通過搭建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，使公眾能夠通過網(wǎng)絡(luò)終端對檔案資源進(jìn)行即時(shí)訪問，隨時(shí)隨地獲得高質(zhì)量檔案信息。[2]

其次，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)保證了檔案信息推送的精準(zhǔn)性，系統(tǒng)可以結(jié)合用戶瀏覽歷史、興趣和需求，為其推送個(gè)性化的檔案內(nèi)容。

最后，數(shù)字化檔案共享平臺還能夠?qū)Ω黝悪n案資源進(jìn)行整合，催生出以檔案信息為核心的各種衍生文化產(chǎn)品，使檔案資源在更多領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，在更廣泛的場景中實(shí)現(xiàn)其文化價(jià)值和社會價(jià)值。

三、信息化背景下檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問題

信息化時(shí)代，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是必然趨勢。但目前在轉(zhuǎn)型過程中還面臨諸多問題，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，影響檔案信息收集共享；專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)滯后，影響數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用；安全風(fēng)險(xiǎn)凸顯，影響了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。

（一）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在信息化背景下，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既要做好頂層設(shè)計(jì)，也要完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。但目前在推進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，部分檔案管理部門在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面還存在不統(tǒng)一的問題。從標(biāo)準(zhǔn)指示方面看，上級檔案管理部門對下級檔案管理部門的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型指導(dǎo)工作落實(shí)不到位，對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)沒有作出明確指示，這也在一定程度上影響了區(qū)域檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。從數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)看，不同檔案管理部門依據(jù)的原數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)還存在著差異。一些檔案管理部門采用的是國家檔案局最新發(fā)布的《檔案數(shù)字資源備份實(shí)施規(guī)范》，還有部分檔案管理部門采用的是地方性標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息在管理過程中出現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一問題，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共建共享。從存儲格式層面看，當(dāng)前檔案管理部門在存儲格式方面還存在格式不統(tǒng)一問題，既有PDF、JPEG等通用格式，也有某些供應(yīng)商專屬的加密格式，后者因缺乏兼容性，往往會在傳輸利用過程中出現(xiàn)格式問題，致使部分檔案信息難以得到真正的開發(fā)和利用。從系統(tǒng)接口層面看，檔案管理部門在采購檔案管理系統(tǒng)時(shí)技術(shù)支持手段不一，系統(tǒng)技術(shù)框架也存在明顯差異，接口協(xié)議各不相同，使檔案信息在跨系統(tǒng)傳輸過程中還要開發(fā)中間件，這既增加了成本，也不利于檔案信息的傳輸和共享。

（二）人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要復(fù)合型人才的參與，但在具體工作推進(jìn)過程中，仍面臨人才隊(duì)伍建設(shè)滯后的困境。首先，部分工作人員對數(shù)字技術(shù)不夠了解。當(dāng)前檔案管理部門的部分檔案管理人員在長期工作過程中更習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中所需的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)不了解，在具體操作層面難以將智能分類與檢索等技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中。[3]其次，對復(fù)合人才引進(jìn)工作的重視程度不足，當(dāng)前檔案管理人員學(xué)術(shù)背景過于單一，現(xiàn)有的人才隊(duì)伍難以滿足檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)際需要，先進(jìn)的信息技術(shù)難以真正為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型服務(wù)。最后，高校在人才培養(yǎng)方面還存在人才培養(yǎng)與行業(yè)發(fā)展需求錯(cuò)位的問題，檔案專業(yè)課程中的信息技術(shù)內(nèi)容占比少，實(shí)踐課程流于形式，人才培養(yǎng)缺少系統(tǒng)性和全面性，人才供給的結(jié)構(gòu)性失衡制約了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。

（三）安全風(fēng)險(xiǎn)凸顯

在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中用到的技術(shù)越來越多樣化，檔案信息在收集、傳輸、開發(fā)過程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)也越來越多。從技術(shù)層面看，在檔案信息傳輸過程中面臨的網(wǎng)絡(luò)攻擊越來越復(fù)雜，各種病毒通過系統(tǒng)漏洞入侵檔案信息系統(tǒng)，竊取檔案信息內(nèi)容。從管理層面看，部分檔案管理部門雖然建立了安全管理體系，但在執(zhí)行過程中還存在著“重技術(shù)，輕流程”的傾向，部分規(guī)范執(zhí)行不到位，如服務(wù)器密碼長期不更換、人員權(quán)限設(shè)置不合理等，在檔案服務(wù)過程中為了方便訪問而犧牲了檔案信息安全。從安全意識層面看，部分檔案管理人員對檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來的技術(shù)安全風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識不足，對數(shù)據(jù)脫敏、隱私計(jì)算等前沿技術(shù)了解不全面，沒有主動(dòng)提升保護(hù)數(shù)據(jù)安全能力的意識。

四、信息化背景下檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略

在信息化背景下，檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求，積極推進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在具體實(shí)施過程中，要制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合行業(yè)發(fā)展的具體情況對標(biāo)準(zhǔn)予以細(xì)化；要加強(qiáng)對復(fù)合型人才的培養(yǎng)，為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供堅(jiān)實(shí)的人才保障；要構(gòu)建更為完善的安全保障措施，有效應(yīng)對檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型可能出現(xiàn)的安全問題。

（一）制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是推進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要舉措。首先，相關(guān)部門應(yīng)制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)據(jù)采集階段，應(yīng)統(tǒng)一元數(shù)據(jù)著錄規(guī)則，確保數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一性和互操作性。在存儲環(huán)節(jié)，應(yīng)確立“開放性優(yōu)先”原則，優(yōu)先采用PDF/A、TIFF等國際通用的文件格式，確保在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中數(shù)據(jù)的可用性。圍繞系統(tǒng)接口，明確數(shù)據(jù)交換協(xié)議，要求檔案管理部門預(yù)留符合國家標(biāo)準(zhǔn)的API接口，為檔案信息共享提供支持。其次，檔案管理部門應(yīng)在國家標(biāo)準(zhǔn)框架的具體范疇內(nèi)，結(jié)合行業(yè)發(fā)展的具體情況制定具體實(shí)施細(xì)則。建立標(biāo)準(zhǔn)落地的質(zhì)量監(jiān)管機(jī)制，通過全流程監(jiān)管確保相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)真正落地，為檔案管理各項(xiàng)工作開展提供扎實(shí)的標(biāo)準(zhǔn)支撐。[4]最后，建立動(dòng)態(tài)化的標(biāo)準(zhǔn)更新機(jī)制。隨著信息化技術(shù)的不斷更新，相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)成立由檔案學(xué)專家、技術(shù)人員、行業(yè)代表和一線檔案管理人員共同組成的標(biāo)準(zhǔn)修訂委員會，定期對標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況進(jìn)行調(diào)研，根據(jù)實(shí)際對標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，既保證現(xiàn)有的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)支持檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，又為新技術(shù)嵌入提供預(yù)留空間。通過制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠解決檔案管理部門的“信息孤島”問題。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

在信息化背景下，檔案管理部門有必要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。首先，應(yīng)引進(jìn)既掌握檔案學(xué)相關(guān)理論知識，又了解大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等前沿技術(shù)的復(fù)合型人才。其次，形成分層培訓(xùn)模式。針對一線檔案管理人員開展信息化技術(shù)基礎(chǔ)培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)OCR識別校對、智能分類系統(tǒng)操作等實(shí)用技術(shù)，提升其數(shù)字技能；針對技術(shù)骨干設(shè)置進(jìn)階課程，將大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘與關(guān)聯(lián)分析等技術(shù)作為培訓(xùn)重點(diǎn)，進(jìn)一步提升其技術(shù)應(yīng)用能力；針對資深檔案管理人員強(qiáng)化其檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略認(rèn)知，使其充分認(rèn)識到信息化背景下檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性，并鼓勵(lì)其圍繞相關(guān)工作提出具體建議。最后，形成完善的激勵(lì)機(jī)制。對在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中作出重大貢獻(xiàn)的團(tuán)隊(duì)和個(gè)人給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員參與檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的積極性和主動(dòng)性。

（三）構(gòu)建完善的安全保障體系

完善的安全保障體系是推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的重要前提。首先，應(yīng)構(gòu)建完善的技術(shù)安全保障機(jī)制。要加大對檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)測力度，對異常登錄、批量下載等操作進(jìn)行實(shí)時(shí)預(yù)警，一旦發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)處理。在數(shù)據(jù)存儲環(huán)節(jié)，要采用本地與異地備份相結(jié)合的方式，切實(shí)保障檔案信息安全。在檔案信息傳輸過程中要啟用VPN專線與數(shù)字證書，確保檔案信息在傳輸過程中不被竊取和篡改。同時(shí)完善算法安全審計(jì)機(jī)制，提升檔案信息安全保障水平。其次，應(yīng)建立權(quán)責(zé)清晰的安全規(guī)范。要圍繞檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級實(shí)際需要，制定數(shù)字檔案安全管理辦法，明確檔案信息在采集、存儲、管理、開發(fā)、利用、共享環(huán)節(jié)的安全責(zé)任，嚴(yán)格遵循“誰使用、誰負(fù)責(zé)，誰審批、誰監(jiān)管”的原則，將“權(quán)限最小原則”落實(shí)到位，根據(jù)崗位具體情況設(shè)置不同的訪問權(quán)限。[5]再次，應(yīng)建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，對突發(fā)事件及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，將檔案信息風(fēng)險(xiǎn)降到最低。最后，應(yīng)重視檔案信息安全宣傳。檔案管理部門要通過各種形式宣傳檔案信息安全的重要性，引導(dǎo)工作人員重視檔案信息安全工作，為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供安全保障。

五、結(jié)語

信息化背景下，檔案管理部門一方面應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型任務(wù)的艱巨性，如面臨技術(shù)、人才、安全等多方挑戰(zhàn)；另一方面，要堅(jiān)定信心，制定科學(xué)合理的策略，圍繞檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型完善新技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、培養(yǎng)專業(yè)人才、構(gòu)建安全保障體系，為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型各項(xiàng)工作的落地保駕護(hù)航，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，充分發(fā)揮檔案信息價(jià)值。

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（作者簡介：尹輝，女，本科，濟(jì)寧市市政投資有限公司，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）