檔案信息化建設策略探究

一、引言

隨著信息技術的迅猛發展，數字化轉型已成為各領域發展的必然趨勢。檔案作為記錄歷史、服務社會的重要信息資源，其管理方式正經歷從傳統實體模式向信息化、智能化方向的深刻變革。檔案信息化建設不僅是提升檔案管理效率、保障檔案安全的有效路徑，也是實現資源共享、服務社會公眾的重要舉措。當前，檔案信息化建設雖取得一定進展，但仍面臨諸多挑戰，在這一背景下探究檔案信息化建設的科學策略，具有重要的理論與實踐意義。基于此，本文旨在分析檔案信息化建設的現存問題，并提出針對性的優化策略，以期為推動檔案事業高質量發展貢獻綿薄之力。

二、當前檔案信息化建設中存在的問題

（一）數據標準不統一

在檔案信息化建設進程中，數據標準不統一是普遍存在的一大問題。首先，由于缺乏統一的行業標準和技術規范，不同機構甚至同一單位內部的不同系統往往采用不同的數據格式、編碼規則和存儲結構，導致各個系統之間難以實現高效的數據交互和資源共享。例如，傳統的數據庫和新興的云數據庫在數據接口、字段定義和檢索方式上存在顯著差異，使跨系統數據調用變得異常復雜。其次，檔案數據的元數據標準不統一，如文件命名規則、分類體系、著錄字段等存在較大差異，進一步加劇了數據整合的難度。這一問題在跨區域、跨部門的檔案工作協作中尤為突出。如企事業單位與檔案館的數據對接，往往因系統不兼容而需要人工干預，不僅效率低下，還容易導致數據錯誤或遺漏。最后，在紙質檔案數字化過程中，由于早期缺乏統一標準，大量掃描后的電子檔案存在存儲格式混亂、分辨率不一、元數據缺失等問題，影響了后續的智能化管理。

（二）人才隊伍建設滯后

在當前的檔案信息化建設過程中，復合型人才短缺已成為制約檔案事業發展的瓶頸。一方面，隨著大數據、人工智能、區塊鏈等新技術在檔案領域的深入應用，行業對既精通檔案管理業務又掌握現代信息技術的復合型人才需求激增，但由于培養機制不完善，職業發展通道不暢通，檔案管理崗位在職稱評定、薪酬待遇等方面缺乏支持，難以形成對人才的吸引力；另一方面，面向在職人員的繼續教育體系也存在培訓內容陳舊、形式單一等問題，無法系統提升現有人員的技術能力，導致人才業務能力與行業發展需求不匹配，直接影響了檔案信息化建設的質量和效率。因此，必須解決人才隊伍建設滯后的問題，以推動檔案信息化建設高質量發展。

（三）資源利用效率低

部分檔案管理部門在推進檔案信息化建設時存在資源浪費現象。一方面，少數檔案管理部門在采購高端設備時缺乏充分的規劃和評估，導致這些設備在實際使用過程中未能得到充分利用；另一方面，各個檔案管理部門在開發檔案管理系統時，未能進行有效溝通，導致重復開發功能相似的系統，浪費了大量的人力和物力。

（四）安全風險較高

隨著云計算、大數據等新技術的應用，檔案數據的存儲環境更加復雜，檔案安全風險日益增加，傳統的防護方法已難以應對新的安全挑戰。一方面，部分單位的檔案管理系統在安全防護方面存在嚴重短板，設計系統架構時未充分考慮安全要素，基礎防護措施薄弱，既缺乏必要的防火墻、入侵檢測等基礎安全設施，又缺少完善的數據加密和訪問控制機制，使系統易成為網絡攻擊的目標。在實際運行中，這些系統不僅要應對木馬病毒等常見威脅，還要防范新型網絡安全風險。特別是在電子檔案的傳輸、存儲和利用環節，由于缺乏端到端的安全保障措施，敏感檔案數據在流轉過程中存在被竊取或篡改的風險。另一方面，系統更新維護與風險分析也存在問題，部分單位對系統補丁的更新不及時，對安全日志分析不重視，對異常訪問行為監測不到位，這些都大大增加了系統被入侵的概率。

三、檔案信息化建設策略

（一）統一數據標準

統一數據標準是檔案信息化建設的基礎，能夠確保檔案數據的互操作性和可讀性。一方面，應結合實際需求，統一元數據規范、編碼規則、文件格式、接口協議等要素。針對紙質檔案數字化過程中產生的格式混亂問題，可通過開發統一的轉換工具或中間件，將不同格式的數據自動轉換為標準格式，并補充缺失的元數據；另一方面，在技術層面，應采用開放、兼容的檔案管理系統架構，如基于微服務或API網關的模式，使不同系統能夠通過標準化接口實現數據交互。總之，要通過多種措施，逐步實現檔案數據標準的統一，為后續的智能分析與價值挖掘奠定基礎。

（二）加強檔案資源的整合與共享

在檔案信息化建設中，加強檔案資源的整合與共享至關重要。一方面，可以利用語義集成技術消除不同數據源之間的語義差異，實現數據的統一處理和系統整合，降低異構數據整合的難度；另一方面，應建立跨機構、跨區域的檔案數據協作平臺，通過聯盟鏈或數據中臺的形式集中管理標準化的檔案資源，打破“信息孤島”。相關部門可牽頭搭建區域性檔案共享平臺，要求成員單位按統一標準上傳數據，并提供數據清洗、格式轉換等配套工具。

（三）建設復合型人才隊伍

在檔案信息化建設中，建設復合型人才隊伍要從多方面系統推進，優化傳統檔案管理人才的知識結構，培養既精通檔案學理論又掌握信息技術應用能力，還具備數據思維和創新能力的復合型人才。

首先，檔案管理人員既要具備扎實的檔案管理專業能力，包括檔案收集、整理、鑒定、保管等傳統業務能力，又要掌握信息技術應用能力，涵蓋數據庫管理、數字檔案館系統操作、數據分析工具使用等技能。

其次，要構建多層次培養體系。針對現有工作人員要定期組織技術研修班，邀請IT專家授課；建立實踐基地，采用導師制與項目制相結合的模式，安排人才參與數字化項目實操，通過實踐項目鍛煉人才的綜合能力。例如，2025年6月，江蘇省檔案學會主辦了江蘇省檔案整理與數字化專題培訓班，通過“理論+實踐”的雙輪驅動模式提升檔案管理人員的綜合素質。在理論教學環節，由高校學者通過專題講授、案例解析等方式，深入講解檔案整理與數字化的專業知識；在實踐教學環節，通過手把手教學、分組實操等形式，讓學員初步掌握檔案整理的專業技能和操作規范。

再次，要注重團隊協作，團隊成員之間應建立緊密的合作機制，定期開展技術研討會進行學術交流，共同解決檔案信息化過程中遇到的實際問題，在實踐中促進知識分享與能力互補。

最后，要完善人才評價體系，將信息技術應用能力納入考核指標。設立專項獎勵基金，對在檔案信息化建設中作出突出貢獻的人才給予物質和精神獎勵。只有通過多種措施，系統化、全方位地打造一支適應檔案信息化發展需求的復合型專業人才隊伍，才能為檔案事業提供堅實的人才支撐。

（四）加大資金投入力度

在檔案信息化建設過程中，要加大資金投入力度，確保各項建設任務有足夠的經費支持。資金應優先用于關鍵技術和設備的引進與升級，如高性能服務器、存儲設備、安全設備等，以提升檔案信息化管理系統的處理能力和安全性能。例如，遼寧省檔案館在2020年至2025年累計投入4000余萬元，集中開展大規模館藏檔案數字化工作；投入401.71萬元，用于國產設備替代及文檔一體化系統建設，全面優化全省數字檔案管理系統。

（五）提高資源利用效率

在檔案信息化建設過程中要推動資源集約利用，各檔案館應聯合搭建區域性云服務平臺，實現硬件設備、軟件系統和數據資源的共建共享，避免重復建設，鼓勵各檔案館采用開源軟件或購買標準化產品，減少重復開發。另外，針對設備閑置問題，應建立資源動態調配機制，組建技術支援團隊巡回指導，提高設備使用效率，并建立檔案信息化建設成效評估體系，將資源使用效率納入考核指標。

（六）加強安全防護

要想有效解決檔案信息化建設中的安全問題，必須構建綜合防護體系。

1.系統設計

在系統設計層面，應采用縱深防御策略，在系統架構設計階段就融入安全理念，遵循隱私保護設計原則，為檔案管理系統部署全方位安全防護措施。

2.技術應用

在技術應用層面，首先，可以在網絡邊界部署新一代防火墻和入侵防御系統，建立安全隔離區；對存儲的檔案數據進行分級分類加密保護，重要數據采用國密算法加密；結合生物識別、數字證書等多因素認證技術，實施細粒度的訪問控制機制；建立完整的數據生命周期安全管理體系，對電子檔案的生成、傳輸、存儲、利用和銷毀各環節實施全程加密和完整性校驗。其次，基于云環境特點，應特別加強虛擬化安全防護，部署云安全資源池，實現安全能力的彈性擴展；運用區塊鏈技術建立檔案操作存證系統，確保操作行為的不可篡改和可追溯。最后，還應積極運用新技術預測安全風險，如利用人工智能技術進行異常行為分析；建設安全態勢感知平臺，提升防御能力。

3.管理體系

在管理層面，要建立健全的安全運維管理體系，制定詳細的系統安全運維規范，明確補丁更新、漏洞掃描、安全審計等工作的標準化流程；部署統一的安全運維平臺，實現對網絡設備、安全設備、服務器、數據庫等的集中監控；建立全天候安全值守機制，配備專業安全團隊實時分析安全日志，通過SIEM（安全信息和事件管理）系統進行安全事件關聯分析，及時發現和處置威脅；定期開展滲透測試和風險評估，模擬黑客攻擊以檢驗系統防護能力。

4.責任體系

在責任體系建設方面，要建立健全的安全責任機制，明確各級人員的安全職責，將安全要求納入信息化項目全生命周期管理，在項目立項、建設、驗收各環節設置安全評審節點；對不同敏感級別的數據實施差異化保護措施；健全應急響應機制，制定詳細的網絡安全應急預案并定期演練。

總之，要構建一個全面、動態、智能的檔案信息安全防護體系，助力檔案信息化建設安全穩步推進。

四、結語

綜上所述，檔案信息化建設是順應信息時代發展的必然選擇，也是提升檔案管理效能、促進信息資源共享的重要舉措。隨著大數據、人工智能、區塊鏈等技術的深度應用，檔案信息化將向智慧化、協同化方向發展。檔案管理部門應統一數據標準，推動跨部門、跨區域的數據整合與共享，充分發揮檔案資源的社會價值；注重人才隊伍建設，培養復合型人才，為檔案信息化建設提供人才支撐；注重安全建設，確保檔案數據的安全性、完整性。只有科學規劃、穩步推進，才能實現檔案事業的繁榮發展，使之更好地服務于社會發展與文化建設。

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（作者簡介：帥欣盛，女，本科，中國人民政治協商會議福建省三明市委員會，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）