基于數據治檔理念的檔案系統架構優化策略研究

中圖分類號：G270 文獻標志碼：A

0 引言

隨著信息時代向縱深發展，大數據與人工智能技術深刻重塑著檔案管理形態。推動其邁入多模態數據治理的新階段。目錄數據、電子文件及通過ETL等技術構建的主題數據庫等新形態檔案資源，日益成為組織的核心戰略資產。然而，多模態檔案數據（如目錄、圖像、結構化數據)在元數據深度、語義檢索能力、系統對接復雜度等方面存在顯著差異。這種差異導致數據處理規則分異、開發潛力分化，最終形成了異構數據整合與高效服務供給的技術壁壘。尤其在封閉域環境下，這種挑戰更為突出。當前，檔案系統普遍面臨數據基礎薄弱、整合度不足、系統集成能力弱以及服務功能缺失等核心瓶頸，難以滿足日益多樣化的檔案利用需求和服務創新場景（如決策支持、文化傳播等)?，F有研究雖在檔案數據化應用、原則及方法等宏觀層面有所探討，但在支撐多模態檔案高效治理與智能服務的底層系統架構設計這一關鍵實施層面，仍存在顯著的研究空白。因此，本文聚焦多模態封閉域信息環境，以“數據治檔”理念為指導，深入剖析當前檔案數據架構的痛點問題，系統性地提出并構建一套面向數據融合與動態服務擴展的檔案系統架構優化策略。該策略為破解異構數據整合難題、提升檔案服務效能、賦能智慧檔案館建設提供了切實可行的技術路徑。

1檔案數據化架構研究現狀

檔案數據化研究目前主要集中在數據化應用場景、數據化的原則、數據分析方法等宏觀和理論層面，向立文1研究了檔案數據戰略實施的目標、原則及路徑問題，呼麗君[2探討了檔案數據化的應用場景和價值，史雅莉等[3提出了在數據化基礎上構建故事化編研的新路徑。近年來，深度學習技術通過跨模態注意力機制（如Transformer)實現了多模態數據的聯合表征學習，例如：趙子葉4提出的基于深度學習的多模態表示學習方法，利用跨模態注意力機制將文本與圖像的語義關聯準確率提升至 91.3% 。

現有研究在實施層面對檔案數據化支撐架構的探討仍顯不足。各類數字文件、數據庫數據均須納入歸檔范圍，檔案數據化所涉及的數據類型較一般信息系統數據更為多元。檔案部門及其服務對象的利用需求亦呈現出高度多樣性。當前檔案信息系統的數據架構與數據歸檔、利用的實際需求仍有顯著差距。因此，筆者認為有必要深入剖析當前檔案工作的數據化基礎與數據關聯現狀，在此基礎上針對檔案數據架構的建構路徑展開系統性探討。

2檔案數據架構規劃的背景

2.1行政管理部門監管要求

國家檔案局在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》）中多次提到“數據”一詞。該規劃提出要圍繞創新驅動發展戰略，大力推動科學數據與科研檔案協同管理?！兑巹潯吠瑫r強調要強化各類電子數據歸檔監督指導，加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室)建設中的應用?！兑巹潯愤€進一步提出要建設專題數據庫[5-6]，開展檔案數據治理等方面的研究，推動數字檔案館（室)建設優化升級。

2.2檔案應用環境發生顯著變化

以大數據為基礎的人工智能浪潮正快速滲透到社會各個領域。Paddle（百度飛槳深度學習推理框架）、文檔分析與訓練國際會議、阿里云等眾多的商業和非政府組織的文檔分析與識別產品讓檔案向數據的轉化進程大大加快。與此同時，社會和個人的檔案意識日益提高。社會各界對檔案在維護個人權益、支撐學術研究、追溯業務發展軌跡、提供業務參考與決策支持、開展業務宣傳及文化傳播等方面的重要價值日益重視。辦理檔案業務的人員類型和業務類型呈現出多樣化趨勢。檔案業務的應用行為也日益活躍，查檔行為涵蓋學者與學生的研究型查檔、個人檔案補充查檔、業務部門事務參考查檔以及宣傳資料查檔等多種形式?，F有檔案系統若要充分滿足服務對象日益多樣的查檔訴求，則對檔案部門信息框架的頂層設計水平提出更高要求。

2.3內部業務管理的需要

隨著各部門業務信息化進程的不斷推進，大量檔案已完成數據化，檔案的表現形式呈現多樣化特征，除傳統的紙質檔案外，還包括數字化電子文件與數據庫數據等形式。如何實現各類新型檔案形態與傳統檔案管理方式的有效融合，成為當前檔案工作的核心議題之一。該融合目標旨在使檔案部門能夠更加從容地實施管理，更高效地為服務對象提供利用服務。上述融合亦為后續深入的檔案數據挖掘奠定堅實基礎，因而是當前檔案管理中亟待解決的關鍵問題。

3檔案數據架構現存問題分析

多數檔案館的信息環境呈現高度復雜狀態：老舊系統與新建系統并存，新建系統普遍缺乏對數據架構的頂層規劃；數據庫環境異構化現象顯著，不同系統之間缺乏統一的數據傳遞機制，導致數據交換與共享環節持續受阻。當前檔案數據架構環境如圖1所示。

圖1當前檔案數據架構環境

3.1 數據標準化基礎薄弱

現行檔案信息系統普遍存在異構環境特征，新舊系統并存導致數據庫環境碎片化。由于缺乏頂層數據架構規劃，跨系統數據交換機制未能建立標準化通道，數據共享壁壘隨之形成。具體表現為：業務部門數據檔案未納人統一歸檔體系，信息中心僅對其實施基礎備份管理；跨系統數據定義冗余現象突出（如“姓名”字段存在多種命名變體）；檔案部門雖具備規范著錄職能，但尚未建立組織級數據模型，這與《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46—2009）的數據“系統性管理”要求存在顯著差距。

3.2數據關聯機制缺失

目前，檔案數據基礎普遍比較薄弱，現有系統普遍局限于案卷級粗粒度管理，難以應對電子文件激增背景下的細粒度利用需求。其根源在于未構建跨模態數據關聯體系，具體表現為：（1)主題關聯設計缺位，無法實現動態虛擬聚合；（2)版本控制機制未建立，數據更新溯源困難；（3)元數據管理不足，導致電子文件與目錄體系脫節。這種離散化存儲模式不僅造成信息孤島，更直接降低了檔案查全率和查準率。

不同需求往往需調用同一檔案，若未建立數據關聯，則必然出現數據冗余。當同一檔案內容發生修改時，難以追蹤其余需同步更新的副本。

由于檔案部門技術基礎和實力相對較弱，各業務部門已數據化的檔案往往不再向檔案部門歸檔，而由信息中心等承擔信息與網絡硬件建設的部門實施簡單備份管理。信息部門的工作重心主要集中于信息基礎設施建設，檔案數據因此散落分布于不同業務系統之中。信息部門缺乏推動組織內部跨部門數據標準化與規范化的內在動力，致使整個組織層面的數據定義模糊不清，冗余現象嚴重。舉例而言，各部門均可能維護與人相關的數據，即便如“姓名”此類同一內容，在不同業務系統中亦存在不同定義。

檔案部門的核心職責在于按照卷、件等單位對組織內部各類重要檔案信息實施規范化著錄與管理，在信息化時代，該職責已隱含對數據形態檔案信息實施數據管理層面的規范化治理，建立組織級數據模型以優化數據分布與流轉

多數檔案系統雖可實現案卷級管理功能，但在當前檔案信息環境下，細粒度數據與電子文件數量持續增長，數據架構設計卻缺乏對數據提取與分析的有效支撐，尤其缺乏數據間關聯設計。舉例而言，若需在系統中永久聚合某一組織所獲榮譽，則須將各部門歸檔的行政、聲像、實物、基建、科研等類型檔案中相關主題檔案集中呈現。然而，無法對所有相關檔案在目錄、編號或實體層面實施單獨修改與集中，因部分部門希望將其負責領域的榮譽獨立聚合以便長期利用。

3.3系統集成能力不足

數據化進程催生多源異構數據表激增現象。碎片化數據架構引發三重危機：(1)數據冗余度指數級增長；(2)功能擴展成本增加，新功能開發周期延長；(3)系統迭代風險加劇，版本升級故障率提升。其癥結在于未建立標準化數據模型，缺失統一歸檔接口規范，缺乏全生命周期數據管理機制。

各類案卷的數據化導致系統生成大量數據表，例如：高考成績數據表、研究生數據表、學籍數據表、論文評閱數據表等。隨著數據表數量持續增加，缺乏統一管理的弊端日益凸顯。已存在的數據被重復錄入不同數據表，產生大量冗余，浪費存儲資源。

業務系統數據歸檔時缺乏規范流程與統一方式，檔案對外服務接口亦未實現統一規劃與標準化。系統運維難度因此持續增加，當系統升級或遷移時，無法快速準確識別受影響的部門范圍。數據表缺乏系統分類管理，數據架構整體規劃缺位，架構不清晰直接阻礙新功能開發，擴展性開發難度上升，無法適應檔案業務環境變化與業務發展創新。

在數據規范性管控方面，再完善的制度亦難以匹配業務環境的快速變化且受制度執行力度影響顯著。人員流動或按檔案類型分工管理的模式導致不同業務人員對檔號編制理解存在差異，進而影響檔案組織管理的長期規范性，降低檔案查準率與查全率。檔案數字化后，若未將電子檔案與目錄案卷建立關聯，僅依賴計算機文件夾組織方式，則檔案整理規范性將因缺乏常態化與及時化的組織與監督而再度異構化，信息孤島隨之產生。檔案工作的本質在于通過規范整理重要文件以供后世查考利用，上述情形顯然不應出現。

檔案必然建立在對所有類型檔案的規范整理基礎上，檔案數據化可以通過技術、制度和組織結構等多種措施，加強數據管控，提高關鍵數據質量，建立組織系統級的檔案數據標準體系、管控組織與流程制度，避免檔案管理上的隨意性和安全隱患，保持數據的長期規范性，通過檔案數據的關聯準確刻畫組織、個人的畫像，全面了解服務對象的各類情況。

檔案管理必然建立在對所有類型檔案的規范整理基礎之上，檔案數據化可通過技術、制度與組織結構等多重措施強化數據管控。該路徑有助于提升關鍵數據質量，構建組織系統級的檔案數據標準體系、管控組織與流程制度，避免檔案管理隨意性與安全隱患，確保數據長期規范性，通過檔案數據關聯精準刻畫組織與個人畫像，從而全面掌握服務對象的多元信息。

3.4數據服務能力滯后

現行檔案數據服務模式呈現“三低”特征：（1)服務能效低；(2)服務耦合度高；（3)服務持續性弱（數據離庫即失管）。服務體系存在架構缺陷：未構建分層服務接口體系（如缺失RESTful標準接口），服務管理模塊缺位，接口文檔完整度不足，動態服務組合能力薄弱。這種狀態嚴重制約檔案數據在決策支持、知識服務等新興場景的應用延伸。

目前，多數檔案館仍依賴數據拷貝等原始人工方式向外部提供服務，數據一旦出館即宣告服務結束。此類點對點服務模式導致數據高度耦合、靈活性不足，難以滿足多元需求，檔案館整體服務功能因此弱化?？茖W合理的檔案系統架構不僅能夠提升檔案館查檔、補檔等業務的效率與質量，還為檔案數據走出檔案館、實現主動服務奠定堅實基礎。

信息化持續深化將催生新的檔案應用場景，例如：當前多所高校實行封閉管理，校友返校時可調用檔案館存儲的校友個人數據完成身份驗證。檔案館所保管的大量歷史數據在各業務領域的應用，正是檔案利用在信息時代的延伸體現。數據服務亟需配套的規范系統接口體系與基本的數據服務管理功能，否則在出現問題時將難以定位熟悉接口的技術負責人。部分維護人員不了解檔案系統與外圍系統的集成狀況，亦不清楚接口數量及交互方式等關鍵信息。

4檔案數據架構體系構建策略

4.1加強檔案數據源建設，建立組織級數據模型體系

一是檔案部門應強化歸檔數據源建設。對業務系統數據進行歸檔，建立相應的業務系統與檔案系統的數據交換標準建設。對存量和增量紙質檔案進行數字化。對存量數字化檔案進行數據ETL，增加合規檔案數據量。二是檔案信息化部門應當借鑒國際、國內標準和行業內的元數據標準、數據交換共享標準，建立符合組織實際情況和檔案管理需要的數據標準模型。檔案部門應當確定數據產生、歸檔、使用的責任歸屬部門，建立規范的數據管理體制，提升數據質量。三是按照服務對象需求、數據流線和檔案管理需要，檔案信息化部門應當明確數據的分布和數據流轉機制。檔案系統建設部門應當按照數據自身性質、數據涉及主題域對數據進行分類建模，重點關注業務、個人信息，確定數據結構、數據允許的操作及數據完整性約束關系，確保信息的完整性和一致性。檔案數據源與數據標準如圖2所示。

4.2妥善設計數據關聯方式，促進數據融合流轉數據架構設計階段須全面考慮數據間各類關聯關系，數據關聯可實現數據的虛擬流動。數據唯有流動方能釋放價值，而數據流動依賴于數據關聯機制。成熟的檔案系統數據關聯不僅應支持傳統案卷一件層級關系，還應支持數據相關關系、時間序列關系與組合關系，如表1所示，進而通過檔案數據大融合支撐多元化數據服務。

圖2檔案數據源與數據標準

表1主要檔案數據關系

數據融合主要體現在2個方面：一是統一整合跨業務、跨部門、跨區域、跨應用的業務系統數據，構建邏輯集中、物理靈活分布的數據大融合平臺；二是在滿足基本檔案管理與服務需求的基礎上，通過多元化數據服務開拓檔案數據服務的廣闊空間。數據關聯如圖3所示。

4.3多維加強數據管控，樹立“數據治檔”理念

構建合理規范的數據架構不應僅關注數據本身，匹配的制度、組織及檔案工作理念同樣構成數據架構在檔案部門數據化轉型中的基礎保障。

一是要轉變傳統檔案工作以案卷為單元的管理理念，培育“數據治檔”理念與文化，實現從“案卷依賴”向“數據依賴\"轉型。二是以檔案業務發展目標為指引，通過健全數據標準與數據管控流程全面把控數據質量，具體包括建立全館統一的檔號編制標準、元數據標準、數據表與字段命名標準、數據服務接口規范及接口/服務管控機制，配套建立數據歸檔注冊制度、數據更新審批制度與數據服務審批制度。三是以檔案業務發展目標為指引，通過健全數據標準與數據管控流程全面把控數據質量，具體包括建立全館統一的檔號編制標準、元數據標準、數據表與字段命名標準、數據服務接口規范及接口/服務管控機制，配套建立數據歸檔注冊制度、數據更新審批制度與數據服務審批制度。數據治理的多維性如圖4所示。

圖3數據關聯

圖4數據治理的多維性

4.4建立系統數據注冊中心，加強數據集成管理

傳統數據管理遵循“隨用隨建”原則，多元化數據歸檔導致系統內數據表數量激增，加之數據間存在層次、相關、時間序列及組合等多重關系，扁平化管理模式使數據維護難度呈指數級上升。檔案信息化部門應當借鑒數據賬戶管理理念，對歸檔數據實施注冊制管理。注冊中心專門記錄數據庫中所有表的名稱、數據來源、類型、建立時間、上次歸檔時間、歷次歸檔時間及歸檔主鍵記錄、服務接口等信息，統一管理系統中所有數據表使用的標準字段名稱及別名。所有歸檔數據須先至注冊中心查詢是否已注冊，若已注冊則采用添加方式歸檔至對應表；若未注冊，則將歸檔數據字段轉化為注冊中心標準字段后新建數據表并完成注冊。數據注冊如圖5所示。

圖5數據注冊

該機制與檔案歸檔中的全引目錄管理相似，解決業務數據歸檔的科學整理與長期存儲問題，在業務與檔案之間構建通用語言。該機制同時提升歸檔業務數據一致性，便于數據維護，支持數據動態擴展，增強數據可追溯性，提高數據質量，最大限度降低數據轉換、復制、抽取及使用成本。

4.5建立服務接口標準體系，增強服務管理功能

檔案數據服務接口標準化建設須構建系統化的接口管理體系，采用分層架構設計實現服務封裝與數據流轉的規范化。接口體系包含三層架構。

展現層面向終端應用提供JSON/XML格式數據服務接口，滿足檔案目錄檢索、多格式文件預覽等前端展示需求。例如：為網頁端、移動端應用提供數據展示接口，如以JSON格式返回檔案數據列表，方便前端應用進行渲染。接口可以包括檔案基本信息查詢接口（如按檔案編號、日期范圍、主題等查詢）、檔案詳細內容預覽接口（支持不同格式檔案文件的預覽，如文本、圖像、PDF等）。

業務邏輯層用于處理檔案業務邏輯相關操作，封裝歸檔流程管理功能，實現電子檔案四性檢測、權限控制等核心業務邏輯。通過對服務的標準化封裝，提供集中的服務目錄和數據服務。例如：定義插入檔案數據記錄、更新檔案元數據、查詢檔案文件存儲路徑等接口，要考慮數據庫的性能優化，如緩存機制、批量操作等。

數據訪問層通過統一接口抽象數據庫操作，建設系統、規范的標準服務接口庫，實現接口的統一命名、管理與運維。比如數據的錄入、審核、借閱、歸還等流程，通過數據的靈活配置、復用和組合支持組織內各項業務的快速發展，滿足不同應用需求對數據的要求，實現以點對面的高效檔案數據服務體系。

與此同時，檔案信息化部門還應建立統一的數據交換格式，采用廣泛支持的格式，如JSON或XML。建立包含元數據模板、數據類型映射表的標準化體系。通過接口注冊中心實現服務的統一命名、版本控制及性能監控，滿足多業務場景的數據服務需求。

對于檔案數據，JSON可能更具優勢，因為它具有簡潔性和良好的可讀性。例如，檔案基本信息可以用JSON格式表示：

\"archive_id\":\"12345\" \" archive_name\"：\"XX項目檔案\"， \"creation_date\"：\"2023- 01-01\" \"categories\"：[\"項目文檔\"，\"合同文件\"]， \" file_formats\" :[\"PDF\"，\"DOCX\"]

科學合理的檔案系統架構還應當建立數據類型規范，明確接口中哪些數據采用什么樣的數據類型，如字符串、整數、日期等。如對于日期類型，《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46—2009）規定統一采用GB/T7408—2005中5.2.1.1條的擴展格式，1985年4月12日統一表示為1985-04-12，避免因日期格式不一致導致的錯誤。在檔案創建日期字段中，要求嚴格按照此格式傳輸和存儲日期數據。

5結語

本研究針對多模態封閉域環境下檔案系統面臨的數據標準化基礎薄弱、關聯機制缺失、集成能力不足與服務能力滯后等核心挑戰，以“數據治檔”理念為引領，提出并系統闡述了檔案系統架構的優化策略。本研究通過構建涵蓋數據源建設與組織級模型、多維數據關聯設計、數據治理理念與文化、數據注冊中心管理以及標準化服務接口體系的五維解決方案，特別是創新性地提出建立“人-事”核心數據鏈并形成支持動態擴展的數據治理框架。本研究有效應對了異構數據整合的難題。本研究通過建立數據注冊中心和服務接口標準體系，實現了數據的規范化管理、高效流轉和按需組合服務，有力增強了檔案服務響應能力，拓展了檔案數據在決策支持、文化傳播等新興領域的服務深度與廣度。該架構優化策略將顯著提升檔案數據的融合度、系統集成效率與靈活擴展能力。本研究成果不僅為智慧檔案館的建設提供了可落地、可操作的技術實施路徑，也為檔案工作從傳統的“案卷管理”向以數據為核心價值的“數據服務”轉型奠定了堅實的理論基礎與實踐框架。未來研究將進一步探索該架構在更復雜開放環境下的適應性，深化人工智能技術在多模態檔案數據深度挖掘與知識服務中的應用，持續優化數據治理理念在檔案系統框架動態演化中的機制研究。

參考文獻

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(編輯 王永超)

Research on the optimization strategy of the archival system architecture based on the concept of data governance

ZHANG Jun (Archives，University of Science and Technology Beijing，Beijing 1OOO83，China)

Abstract:This study investigates the data architecture design of thearchival system for intellgentagents ina multimodal closed-domain information environmentand proposesoptimizationstrategies for thearchival system architecture based on the concept of“data governance.”By analyzing the core isues of the currnt archival system， such as weak data foundations，insuffcient integration，poor system integration capabilities，and missing service functions，a five-dimensional solution is proposed from the perspective of data governance.This involves establishing a core datachain of“people-events”to form a data governance framework that supports dynamic expansion．The proposedarchitectureefectively enhances the integrationof archival dataand the serviceresponsecapabilities， providing a practical technical pathway for the construction of smart archives and expanding the service capabilities of archival data in areas such as decision-making support and cultural dissemination.

Key words: archival data; archival system architecture; multimodal information; archival data services