內(nèi)控視角下行政單位財務(wù)管理信息化建設(shè)策略探析

DOI:10.12433/zgkjtz.20251921

信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，財務(wù)管理信息化成為行政單位提高管理效能的關(guān)鍵方式，但目前行政單位在財務(wù)管理信息化建設(shè)方面存在較多挑戰(zhàn)，系統(tǒng)兼容性欠佳、專業(yè)人才短缺、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)不夠等問題極大阻礙了財務(wù)管理信息化的發(fā)展。本文對行政單位財務(wù)管理信息化的現(xiàn)狀展開分析，并給出相應(yīng)的建設(shè)策略，以期能為行政單位財務(wù)管理信息化建設(shè)提供一定的幫助。

一、行政單位財務(wù)管理信息化現(xiàn)狀分析

（一）部分行政單位財務(wù)管理信息化現(xiàn)狀

當(dāng)下，有些行政單位已經(jīng)初步搭建起了財務(wù)管理信息化體系，在賬務(wù)處理工作當(dāng)中，借助專業(yè)的財務(wù)軟件實現(xiàn)了記賬以及算賬的自動化，使得核算效率得到了提高。在預(yù)算管理方面，通過信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)了預(yù)算編制和執(zhí)行的動態(tài)監(jiān)控。同時，財務(wù)數(shù)據(jù)的存儲方式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊问剑@不僅提高了數(shù)據(jù)查詢和調(diào)取的速度，還為財務(wù)管理工作奠定了數(shù)字化基礎(chǔ)[。

（二）存在的問題與挑戰(zhàn)

目前，行政單位財務(wù)管理信息化依然面臨著不少困境：系統(tǒng)兼容性欠佳，不同部門所使用的軟件沒辦法實現(xiàn)互聯(lián)互通，形成了“數(shù)據(jù)孤島”；部分單位的硬件設(shè)備較為老舊，難以對復(fù)雜的信息化操作起到支撐作用；專業(yè)人才匱乏，財務(wù)人員的信息化技能不足，使得系統(tǒng)使用效率處于較低水平；網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系并不完善，財務(wù)數(shù)據(jù)存在泄漏風(fēng)險。這些問題的存在，嚴(yán)重制約了行政單位財務(wù)管理信息化的深度發(fā)展。

二、內(nèi)控視角下行政單位財務(wù)管理信息化建設(shè)原則（一）全面性原則

行政單位財務(wù)管理信息化建設(shè)要遵循全面性原則，意味著需將所有業(yè)務(wù)流程與管理環(huán)節(jié)都納入其中，預(yù)算編制、資金收支以及決算分析等流程以及資產(chǎn)采購、使用直至處置等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)被納入信息化管理的范圍，單位內(nèi)部的各個部門、各個崗位也都要涉及，要保證全員參與，并且在整個過程中都留下痕跡，以此實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的全方位采集與整合。依靠構(gòu)建一體化信息系統(tǒng)，打破部門之間的壁壘，防止出現(xiàn)管理盲區(qū)以及信息斷層，讓財務(wù)信息可真實且完整地呈現(xiàn)單位經(jīng)濟(jì)活動的全貌，為內(nèi)控監(jiān)督與決策提供全面的數(shù)據(jù)支持，保障財務(wù)管理工作的規(guī)范性與完整性。

（二）重要性原則

重要性原則強(qiáng)調(diào)在信息化建設(shè)進(jìn)程當(dāng)中，行政單位要識別并且聚焦關(guān)鍵業(yè)務(wù)、重點領(lǐng)域以及高風(fēng)險環(huán)節(jié)，要求其依照業(yè)務(wù)性質(zhì)、資金規(guī)模以及風(fēng)險程度，對財務(wù)管理活動展開梳理以及評估，以確定核心控制點，像大額資金支付、政府采購招標(biāo)、國有資產(chǎn)處置等，同時要設(shè)置嚴(yán)格的審批流程以及權(quán)限控制，并在信息系統(tǒng)中著重強(qiáng)化監(jiān)控與預(yù)警功能。對于關(guān)鍵財務(wù)數(shù)據(jù)的生成、傳輸和存儲實施加密保護(hù)，定期開展專項審計以及風(fēng)險排查，以此保證把有限的資源集中投入到關(guān)鍵領(lǐng)域，切實防范重大財務(wù)風(fēng)險，提升內(nèi)控管理的針對性和有效性[。

（三）成本效益原則

成本效益原則促使行政單位在開展財務(wù)管理信息化建設(shè)工作時，全面衡量投入成本以及預(yù)期效益。在系統(tǒng)規(guī)劃階段，針對硬件采購、軟件定制、人員培訓(xùn)、后期維護(hù)等各項成本展開精確測算，預(yù)估信息化建設(shè)在提高管理效率、降低人力成本、減少財務(wù)風(fēng)險等方面所帶來的經(jīng)濟(jì)效益與管理效益。同時也要防止盲目追求高端設(shè)備以及復(fù)雜系統(tǒng)，應(yīng)優(yōu)先挑選性價比高且適配性強(qiáng)的解決方案。在實施過程中，持續(xù)跟蹤評估系統(tǒng)運行效果，依據(jù)實際效益及時進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，保證信息化建設(shè)投入可實現(xiàn)效益最大化，憑借合理成本獲取最大管理效能，保障單位資源得以有效利用。

（四）動態(tài)性原則

動態(tài)性原則旨在保障財務(wù)管理信息化系統(tǒng)能夠適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化，如政策法規(guī)更新、單位業(yè)務(wù)拓展以及技術(shù)持續(xù)進(jìn)步等。信息化系統(tǒng)要擁有靈活的可擴(kuò)展性與適應(yīng)性，可及時更新功能模塊、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，以此契合新的管理需求。同時要建立動態(tài)的數(shù)據(jù)監(jiān)測與反饋機(jī)制，實時跟蹤財務(wù)數(shù)據(jù)變化趨勢，及時發(fā)現(xiàn)潛在問題并調(diào)整管理策略。此外，還應(yīng)依靠定期評估系統(tǒng)運行狀況，結(jié)合實際需求開展升級改造，以保證財務(wù)管理信息化建設(shè)始終符合單位發(fā)展目標(biāo)，保障內(nèi)控管理的時效性與前瞻性。

三、內(nèi)控視角下行政單位財務(wù)管理信息化建設(shè)策略（一）完善信息化內(nèi)控體系

1.內(nèi)控流程設(shè)計

行政單位要在信息化環(huán)境的基礎(chǔ)之上，對財務(wù)管理流程展開全面的梳理以及重構(gòu)，繪制出詳細(xì)的業(yè)務(wù)流程圖，以此明確各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、審批權(quán)限以及責(zé)任主體，把預(yù)算編制、資金支付、資產(chǎn)核算等流程融入信息系統(tǒng)，實現(xiàn)流程的自動化以及標(biāo)準(zhǔn)化。比如，設(shè)置多級電子審批流程，讓每一筆資金支出都要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門以及分管領(lǐng)導(dǎo)的線上審核，防止人為干預(yù)以及越權(quán)操作，保障財務(wù)活動合規(guī)且有序地開展，從源頭上降低內(nèi)控風(fēng)險[。

2.風(fēng)險評估與管理

建立常態(tài)化的風(fēng)險評估機(jī)制，利用信息化手段對財務(wù)管理活動進(jìn)行實時風(fēng)險監(jiān)測。結(jié)合歷史數(shù)據(jù)和行業(yè)經(jīng)驗，設(shè)定如預(yù)算執(zhí)行偏差率、資金支付異常頻次等風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)系統(tǒng)檢測到數(shù)據(jù)異常時，自動發(fā)出預(yù)警信號。針對識別出的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，如加強(qiáng)高風(fēng)險業(yè)務(wù)的審批層級，對關(guān)鍵崗位實行定期輪崗，從而實現(xiàn)風(fēng)險的動態(tài)管理，確保單位財務(wù)安全。

3.內(nèi)控監(jiān)督與評價機(jī)制

建立多元化的內(nèi)控監(jiān)督體系，要求內(nèi)部審計部門定期對信息化系統(tǒng)的運行狀況及財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行專項審計，以評估內(nèi)控流程的執(zhí)行效果和數(shù)據(jù)的真實性。同時引入外部監(jiān)督力量，委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行年度財務(wù)審計和內(nèi)控評價。完善評價指標(biāo)體系，從流程合規(guī)性、風(fēng)險防控有效性、系統(tǒng)運行穩(wěn)定性等多個維度進(jìn)行綜合評估。根據(jù)評價結(jié)果，及時調(diào)整和優(yōu)化內(nèi)控體系，持續(xù)提升財務(wù)管理的內(nèi)控水平。

（二）強(qiáng)化信息系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性

1.數(shù)據(jù)安全策略

數(shù)據(jù)安全對于行政單位財務(wù)管理信息化建設(shè)而言非常關(guān)鍵。首先，運用技術(shù)手段并結(jié)合制度建設(shè)來保障數(shù)據(jù)安全。比如，浙江省財政廳在數(shù)字化改革進(jìn)程中，構(gòu)建起了全流程的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系：在存儲環(huán)節(jié)，運用國產(chǎn)自主可控的加密算法對財政資金數(shù)據(jù)給予加密存儲，以此保證即便數(shù)據(jù)被竊取也難以被破解；在傳輸環(huán)節(jié)，部署數(shù)字證書認(rèn)證系統(tǒng)，借助身份認(rèn)證與數(shù)據(jù)簽名技術(shù)，保證數(shù)據(jù)在各部門系統(tǒng)間傳輸時的完整性以及不可抵賴性。其次，建立分級授權(quán)機(jī)制，依據(jù)崗位職責(zé)嚴(yán)格劃分?jǐn)?shù)據(jù)訪問權(quán)限，如普通財務(wù)人員只能查看基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，而財務(wù)主管可進(jìn)行數(shù)據(jù)修改與審批操作。最后，借助新技術(shù)開展監(jiān)測。例如，廣東省某市級稅務(wù)局在數(shù)據(jù)安全方面也積累了成功經(jīng)驗，該單位引入人工智能風(fēng)險監(jiān)測系統(tǒng)，運用機(jī)器學(xué)習(xí)算法對財務(wù)數(shù)據(jù)的操作行為進(jìn)行實時分析，一旦察覺到異常登錄、高頻數(shù)據(jù)下載等可疑行為，便會立刻觸發(fā)預(yù)警并自動阻斷操作。而且該單位定期開展數(shù)據(jù)泄露應(yīng)急演練，模擬遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊致使數(shù)據(jù)泄露的場景，檢驗災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案的有效性，保證在突發(fā)狀況下可迅速恢復(fù)業(yè)務(wù)，保障稅收資金數(shù)據(jù)安全。

2.系統(tǒng)維護(hù)與升級

系統(tǒng)持續(xù)維護(hù)及升級對保障行政單位財務(wù)管理信息化系統(tǒng)穩(wěn)定運行非常關(guān)鍵。例如，江蘇省某省級機(jī)關(guān)事務(wù)管理局，針對其財務(wù)管理系統(tǒng)所存在的兼容性問題以及功能短板，制定了科學(xué)的升級方案。該單位首先安排專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊對系統(tǒng)展開全面評估，梳理出需要改進(jìn)的功能模塊，預(yù)算執(zhí)行動態(tài)監(jiān)控、固定資產(chǎn)智能化管理等。在升級過程中，采取分階段試點的方式，先在部分科室試運行新系統(tǒng)，收集使用反饋后進(jìn)行優(yōu)化完善，然后逐步推廣到全單位。同時建立 7×24 小時運維響應(yīng)機(jī)制，及時處理系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的故障。升級后的系統(tǒng)不僅提升了預(yù)算編制效率，還實現(xiàn)了資產(chǎn)全生命周期的可視化管理。再如，成都市某區(qū)財政局在系統(tǒng)維護(hù)方面也有值得參考的實踐。該局與專業(yè)技術(shù)公司合作，組建聯(lián)合運維團(tuán)隊，對財務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行日常巡檢以及深度維護(hù)，憑借部署自動化監(jiān)測工具，實時監(jiān)控系統(tǒng)服務(wù)器性能、數(shù)據(jù)庫運行狀態(tài)等關(guān)鍵指標(biāo)，一旦發(fā)現(xiàn)異常立刻預(yù)警并啟動應(yīng)急處理流程，每年結(jié)合財政政策變化與單位管理需求，不斷對系統(tǒng)進(jìn)行功能迭代升級，在政府采購模塊新增電子合同管理功能，實現(xiàn)采購流程全線上化，有效降低了人為操作風(fēng)險，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性與先進(jìn)性，為財政資金管理提供了堅實的技術(shù)支撐。

（三）提升財務(wù)人員信息化能力

1.培訓(xùn)與教育

制定一套系統(tǒng)的信息化培訓(xùn)計劃，針對處在不同層次以及不同崗位的財務(wù)人員展開有差異的培訓(xùn)，基礎(chǔ)培訓(xùn)涵蓋財務(wù)軟件的操作、辦公自動化工具的使用等內(nèi)容，進(jìn)階培訓(xùn)包含數(shù)據(jù)分析、信息化內(nèi)控管理等知識，采用線上線下相結(jié)合的辦法，邀請專家來授課，組織案例研討以及實操演練，以此提升財務(wù)人員的信息化操作技能和應(yīng)用水平。同時定期開展培訓(xùn)效果評估，依據(jù)評估結(jié)果去調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容與方式，保證培訓(xùn)工作取得實際成效，讓財務(wù)人員可以熟練運用信息化手段來開展財務(wù)管理工作。

2.人才引進(jìn)與激勵機(jī)制

積極引進(jìn)既熟悉財務(wù)管理又擁有信息化技術(shù)能力的復(fù)合型人才，以此充實財務(wù)隊伍。構(gòu)建完善的激勵機(jī)制，對在信息化建設(shè)中表現(xiàn)突出的人員進(jìn)行表彰和獎勵，提供普升機(jī)會和績效獎勵，以此激發(fā)財務(wù)人員學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化技術(shù)的積極性。同時，鼓勵財務(wù)人員參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和資格考試，對取得相關(guān)證書的人員給予獎勵和補(bǔ)貼，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，推動財務(wù)人員不斷提升信息化素養(yǎng)，為財務(wù)管理信息化建設(shè)提供堅實的人才保障。

（四）促進(jìn)信息化與財務(wù)管理的深度融合

1.財務(wù)管理流程優(yōu)化

抓住信息化建設(shè)契機(jī)，對傳統(tǒng)財務(wù)管理流程進(jìn)行優(yōu)化再造，去除繁瑣且低效的手工操作環(huán)節(jié)，把信息化技術(shù)融入預(yù)算管理、資金管理以及資產(chǎn)管理等各個領(lǐng)域，借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)來對預(yù)算編制開展智能預(yù)測，以此提高預(yù)算編制的科學(xué)性與準(zhǔn)確性，同時借助電子支付系統(tǒng)實現(xiàn)資金的快速又安全地支付，減少資金流轉(zhuǎn)時間以及風(fēng)險。優(yōu)化后的流程需和信息系統(tǒng)功能相適應(yīng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與信息流程的無縫對接，從而提升財務(wù)管理的效率與質(zhì)量。

2.信息化工具應(yīng)用

推廣使用先進(jìn)的信息化工具，以拓展財務(wù)管理功能。利用財務(wù)數(shù)據(jù)分析軟件，深入挖掘和分析財務(wù)數(shù)據(jù)，為單位決策提供數(shù)據(jù)支持。引入智能報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)報銷申請、審批及支付全流程的線上操作，提高報銷效率和透明度。加強(qiáng)移動辦公技術(shù)的應(yīng)用，使財務(wù)人員能夠在任何時間、任何地點處理業(yè)務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)也能實時審批財務(wù)事項，突破時間和空間的限制，推動財務(wù)管理工作向智能化、移動化方向發(fā)展，提升財務(wù)管理的靈活性和便捷性。

（五）構(gòu)建信息化共享平臺

1.跨部門信息共享

享平臺，實現(xiàn)財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門以及資產(chǎn)管理部門等之間信息的實時共享與交互。借助數(shù)據(jù)接口對接，各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)會自動傳輸至共享平臺，財務(wù)部門得以及時獲取業(yè)務(wù)開展?fàn)顩r與資產(chǎn)使用信息，為財務(wù)核算和決策提供確切依據(jù)。業(yè)務(wù)部門同樣能實時查詢預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度與資金使用情況，合理安排業(yè)務(wù)活動。比如，在項目管理中，共享平臺可實現(xiàn)項目立項、資金撥付、物資采購等信息的全程共享，推動部門間協(xié)同，提升單位整體管理效能。

2.數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與集成

確立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范。針對財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及資產(chǎn)數(shù)據(jù)等開展標(biāo)準(zhǔn)化處理工作，以此保障數(shù)據(jù)格式以及編碼規(guī)則有一致性。借助數(shù)據(jù)集成技術(shù)，整合分散于各個系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源池，運用數(shù)據(jù)治理工具對數(shù)據(jù)實施清洗、轉(zhuǎn)換和校驗，以提升數(shù)據(jù)質(zhì)量及其可用性。經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化與集成處理的數(shù)據(jù)可為單位的數(shù)據(jù)分析以及決策支持提供可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，也方便與外部系統(tǒng)開展數(shù)據(jù)交換和共享，進(jìn)而提升單位信息化建設(shè)的整體水平。

四、結(jié)語

行政單位財務(wù)管理信息化建設(shè)對提升管理效能、保障財務(wù)安全意義重大，而完善信息化內(nèi)控體系、強(qiáng)化信息系統(tǒng)安全性和穩(wěn)定性、提升財務(wù)人員信息化能力、促進(jìn)信息化與財務(wù)管理融合以及構(gòu)建信息化共享平臺等策略有助于行政單位有效解決當(dāng)前財務(wù)管理信息化建設(shè)存在的問題，推動財務(wù)管理朝著智能化、高效化方向邁進(jìn)。未來，行政單位需持續(xù)留意信息技術(shù)發(fā)展動態(tài)，不斷優(yōu)化財務(wù)管理信息化體系，以契合新時代管理需求。

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消除部門間的信息壁壘，搭建統(tǒng)一的信息化共（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)黨委統(tǒng)戰(zhàn)部)