企業(yè)共享財務對內部管理控制的影響與優(yōu)化措施探析

伴隨著經濟全球化的深化發(fā)展和現(xiàn)代信息技術的飛速進步，企業(yè)的運營規(guī)模不斷擴大，經營范圍日益擴展，傳統(tǒng)財務管理模式已無法很好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。共享財務作為一種將分布在各業(yè)務單元的財務職能集中起來，實現(xiàn)資源共享、流程標準化和效率提升的管理模式應運而生。內部管理控制是企業(yè)為推進經營目標，保證資金安全，確保會計信息真實有效，以及保證各項規(guī)章制度和經營決策貫徹執(zhí)行而制定和實施的一系列具有控制職能的方法、措施和程序。共享財務模式的引入，必然會對企業(yè)的內部管理控制產生深遠影響。因而，科學研究企業(yè)共享財務對內部管理控制產生的影響與優(yōu)化措施，具有重要的理論與實踐意義。

一、企業(yè)共享財務對內部管理控制的影響

（一）積極影響

共享財務將企業(yè)內部各部門的財務流程進行整合與標準化，完成了財務數(shù)據的集中統(tǒng)一處理和共享。根據建立統(tǒng)一的財務信息系統(tǒng)，財務人員能夠快速、清晰地獲取和處理財務數(shù)據，降低了無效勞動和數(shù)據冗余，大幅提升了財務管理的效率。比如，在費用報銷流程中，員工可以根據線上App遞交報銷申請，系統(tǒng)進行審查和記賬，避免了傳統(tǒng)環(huán)節(jié)中煩瑣復雜的人工審核和傳遞階段，縮短費用報銷周期。在共享財務模式中，財務數(shù)據集中存儲在統(tǒng)一的系統(tǒng)內，高管能夠隨時查看企業(yè)的財務情況和經營業(yè)績，及時解決問題并采取措施。這類實時監(jiān)控有利于強化對企業(yè)相關業(yè)務的財務監(jiān)管，避免發(fā)生財務風險。例如，根據對資金流動的實時監(jiān)控，能夠及早發(fā)現(xiàn)資金出現(xiàn)異常流動狀況，防止資金侵吞的風險。共享財務打破部門之間的信息壁壘，完成了財務信息和業(yè)務信息的實時共享。各部門能夠及時獲取有關的財務數(shù)據，更好地進行業(yè)務決策和協(xié)同工作。與此同時，財務部門和業(yè)務部門之間的交流更順暢，有利于財務人員更好地了解業(yè)務需求，為業(yè)務部門給予更有針對性的財務支持。比如，銷售部門能夠實時掌握銷售回款狀況，以便及時調整營銷策略。共享財務根據集中管理財務資源的需要，完成了資源的合理配置。企業(yè)也可以根據各部門的實際需求，合理安排資金、人力等資源，提升資源的利用效率。比如，在資金管理方面，共享財務能夠實現(xiàn)資金的集中調度，提升資金的使用效率，降低資金成本[1]。

（二）消極影響

在共享財務模式中，財務數(shù)據都集中在一個系統(tǒng)內，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)異常或遭遇網絡攻擊，可能會致使財務數(shù)據泄漏或丟失，給企業(yè)帶來巨大的損失。除此之外，因為財務流程標準化和自動化，可能覆蓋一些潛在風險，如數(shù)據整理不正確、流程落實不到位等。在共享財務模式下，財務人員須具備更高的專業(yè)素質與信息化素養(yǎng)，不僅要掌握扎實的財務專業(yè)知識，還需熟悉財務信息系統(tǒng)的操作與維護。但是現(xiàn)階段企業(yè)當中具有這種綜合能力的財務人員比較少，這會嚴重影響共享財務模式的實施情況。共享財務將財務職責集合起來，很有可能會削弱各部門對財務資源的控制權，從而造成部門之間的利益矛盾。比如，一些部門可能認為共享財務模式阻礙了他們的市場拓展，進而對共享財務的執(zhí)行產生不滿情緒。

二、企業(yè)共享財務對內部管理控制的挑戰(zhàn)

（一）內部控制制度適配性不足的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)內部控制制度無法適配共享財務的集中化管理需求，存在明顯的制度滯后效應。目前制度多根據分散型管理模式設計，對財務共享核心部門協(xié)作、跨層級的業(yè)務流程覆蓋不夠，如資金集中管理后，原先的分公司審批權限制度失效，新的集團級審批細則卻未及時建立，造成操作過程中發(fā)生管理權限錯亂。制度內容缺乏對共享財務事前風險預警、事中流程控制的規(guī)范，像電子會計憑證的法律效力認定、系統(tǒng)自動生成憑證的責任追溯等重要環(huán)節(jié)，都缺乏確立條文。監(jiān)督制度也存在不足，內部控制審計仍采用傳統(tǒng)抽樣法，不能對共享財務的大量交易數(shù)據進行實時監(jiān)控，事后監(jiān)督的滯后效應難以避免風險的產生。責任追究機制還存在著“重個人、輕系統(tǒng)”的趨勢，無法有效解決制度設計問題[。

（二）信息安全防護體系薄弱的挑戰(zhàn)

共享財務模式中，信息安全遭遇技術與管理的多重挑戰(zhàn)。在技術方面，財務數(shù)據集中存儲產生“數(shù)據高地”，一旦遭到勒索軟件等進攻，容易引起系統(tǒng)風險，同時企業(yè)安全防護存有“重外部、輕內部”的認知誤區(qū)，對內部人員越權訪問和數(shù)據導出監(jiān)管不夠。在管理方面，安全培訓流于形式，職工對新型安全威脅的認知不足，模擬測試顯示不少員工會點擊可疑郵件鏈接。在和外界合作方共享傳送數(shù)據時，缺乏統(tǒng)一的安全認證標準，接口安全協(xié)議不完善可能導致信息泄露，并且數(shù)據分類分級管理不到位，難以實現(xiàn)差異化防護。

（三）財務流程優(yōu)化受阻的挑戰(zhàn)

財務流程優(yōu)化在共享財務模式中遭遇協(xié)同和技術的多重阻攔。跨部門協(xié)同層面，流程再造涉及到權利分配，各個部門仍以影響業(yè)務流程協(xié)調能力為理由遏制標準化，且標準流程無法覆蓋繁雜業(yè)務場景，導致一些特殊業(yè)務流程效率反而降低。關鍵技術存有表面化難題，引進的RPA等新技術一般用于簡易數(shù)據搬運，未能充分挖掘自動化潛力，財務共享服務平臺與業(yè)務系統(tǒng)處理速度低，產生“信息煙囪”，而且流程數(shù)字化管理缺乏動態(tài)調整機制，無法適應業(yè)務模式的轉變。

（四）績效考核體系失效的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)績效考核體系與共享財務崗位價值嚴重不一致。基礎財務崗位考核過度聚焦單據處理量，導致員工為追求數(shù)量忽視質量；戰(zhàn)略支持類崗位考核缺乏量化標準，如財務分析崗的決策支持貢獻度難以客觀衡量。考核方式單一，多為“上級主觀評分”，缺乏數(shù)據支持和多維度點評，考核結果應用激勵效果弱，績效獎金差別小，晉升制度也并未集中體現(xiàn)共享財務的專業(yè)性要求，過分依賴傳統(tǒng)標準，不能有效激起財務工作人員的熱情。

三、企業(yè)共享財務對內部管理控制的優(yōu)化措施

（一）完善內部控制制度

企業(yè)應依據共享財務模式的特點和業(yè)務需求，系統(tǒng)梳理與分析目前內部控制制度，找到與共享財務模式不適合的地方，在這個基礎上不斷完善包含財務核算、資金管理、預算管理、信息系統(tǒng)管理等各個方面的內部控制制度體系。確立各個部門和崗位的職責權限，制定詳細的業(yè)務流程和操作規(guī)程，確保各類財務工作有據可依。建立有效的監(jiān)督機制，強化對內部控制制度執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查。設立專門的內審部門或內控制度監(jiān)督崗位，按時對財務共享服務中心的業(yè)務活動進行審計和檢測，評定內部控制制度的有效性和實施情況。與此同時，充分發(fā)揮內部控制的外部監(jiān)督作用，通過內部審計、外部審計、監(jiān)事會監(jiān)督等多種形式，及早發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應的措施落實整改。除此之外，不斷完善責任追究制度，對違反內部控制制度的舉動進行嚴肅處理，確保內部控制制度的有效落實。內部控制制度不是一成不變的，企業(yè)應依據市場拓展、技術進步和外部環(huán)境變化等狀況，及時將內部控制制度進行修訂和優(yōu)化。企業(yè)需定期開展內部控制制度執(zhí)行情況的評估與總結工作，剖析制度運作過程中存在的問題與缺陷，結合企業(yè)需求進行優(yōu)化改善[。

（二）加強信息安全管理

企業(yè)應加大對信息安全技術的投入，創(chuàng)建包含物理安全、網絡安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據安全等多個層面的信息安全保障機制。比如，在物理安全層面，強化對服務器機房等關鍵設備的安全防護，采用門禁控制、視頻監(jiān)控、溫濕度控制等舉措，確保硬件設備的安全運行；在系統(tǒng)安全方面，按時對財務信息系統(tǒng)進行全面的漏洞掃描和恢復，不斷更新系統(tǒng)補丁，加強用戶身份認證和訪問控制管理。加強對員工的信息安全培訓，提高員工的信息安全觀念和防范意識。通過定期開展信息安全培訓、進行信息安全宣傳活動等形式，給員工普及信息安全知識與相關法律法規(guī)，讓員工了解信息安全的重要性，掌握信息安全的基本功和操作規(guī)程。在共享財務模式中，財務數(shù)據必須在企業(yè)內部和外部之間共享和傳輸，所以必須規(guī)范信息共享與傳輸管理，確保信息的安全性。企業(yè)應制定嚴格的信息共享與傳輸制度，確立信息共享的范圍、對象、方式和審批流程，對比較敏感數(shù)據進行全面的保密管理。在信息傳輸環(huán)節(jié)中，選用加密算法進行數(shù)據加密處理，確保數(shù)據在傳輸過程中的安全性。與此同時，提升對外界合伙人的信息安全管理，與合作伙伴簽署信息安全保密協(xié)議，明確雙方的信息安全責任與義務，避免因外界合作方原因造成信息泄漏。

（三）優(yōu)化財務流程

企業(yè)應組織專業(yè)人員對現(xiàn)有的財務流程進行全方位、深層次的整理和剖析，應用流程分析法、價值鏈分析法等方式，找到流程中的瓶頸、多余環(huán)節(jié)和存在的不足。在梳理和分析的基礎上，制作詳細的財務流程圖，明確各流程環(huán)節(jié)的輸入、輸出、操作要求和責任人員，為流程優(yōu)化提供參考。依據流程梳理和分析的結果，融合企業(yè)的實際情況和項目需求，制定切實可行的流程優(yōu)化方案。針對流程中的瓶頸環(huán)節(jié)和多余階段，采取簡化、合并、刪除等方式進行優(yōu)化；針對出現(xiàn)問題的流程階段，開展重新定位和優(yōu)化。在流程優(yōu)化過程中，充分考慮各部門的業(yè)務特性與需求，加強部門間的溝通與協(xié)作，確保流程順暢運行。信息技術是促進財務流程提升的重要途徑。企業(yè)應該積極引入優(yōu)秀的信息技術，如流程自動化軟件（RPA）、人工智能(AI)、大數(shù)據分析等，完成財務流程的自動化和智能化處理。與此同時，通過建立財務共享服務平臺，完成財務流程的線上化和數(shù)字化管理，提升流程的透明度和可控性。

（四）建立科學的績效考核體系

企業(yè)應依據共享財務模式的戰(zhàn)略目標和管理需求來設定績效目標，通過合理的績效考核，鼓勵財務人員提高效率和質量，推動財務共享服務中心的穩(wěn)定運行，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供有力支持。依據共享財務模式中財務人員的工作任務和職責，設計多樣化的績效考核指標。針對財務分析、預算管理等崗位的人員，可以設置財務分析報告質量、預算編制準確性、預算執(zhí)行偏差率等指標，凸顯對其專業(yè)能力和決策支持能力的考核；針對團隊管理者，可以設置團隊目標完成率、團隊成員滿意度、團隊協(xié)作能力等指標，重視對其管理能力和團隊建設能力的評價。除此之外，還可以設置一些綜合性指標，如客戶滿意度、創(chuàng)新能力等，全方位點評財務人員的工作表現(xiàn)。采用不同的績效考核方法相結合，提升考核結果的準確性和公平公正。比較常見的績效考核方法包括關鍵績效指標法（KPI）、平衡計分卡（BSC）、360度評估法等。企業(yè)可以根據不同職位的特點和考核要求，選擇適合自己的考核方法。與此同時，優(yōu)化績效考核流程，確立考核周期、考核流程和考核結論的反饋及應用，保證績效考核工作的規(guī)范、有序進行。績效考核過程的合理運用是發(fā)揮績效考核激勵作用的關鍵。企業(yè)可將績效考核結果與財務人員的薪酬福利、職業(yè)晉升及培訓學習等緊密掛鉤。針對績效考核出色的工作人員，給予豐厚的獎金獎勵、優(yōu)先選擇晉升和更多的技能培訓資源，以此鼓勵其持續(xù)保持良好的工作業(yè)績；針對績效考核不合格的人員，開展績效溝通，助其查找原因，制訂改進方案，并根據實際情況開展崗位調動或培訓，使其提升工作績效。通過加強績效考核結果的使用，激起財務人員的工作積極性和主動性，提升企業(yè)財務管理團隊的整體素質和競爭力。

四、結論

企業(yè)共享財務模式對內部管理控制的影響具有兩面性，既通過流程標準化、數(shù)據集中化等提升了管理效率與風險防控能力，又在制度適配、信息安全等方面帶來挑戰(zhàn)。面對這些影響與挑戰(zhàn)，企業(yè)需從完善內控制度、強化信息安全、優(yōu)化財務流程及構建科學績效考核體系等維度入手，推動共享財務與內部管理控制的深度融合，以此在數(shù)字化轉型中夯實管理基礎，提升風險抵御能力，為企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)提供堅實的保障。

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（作者單位：新疆寶地工程建設有限公司）