水利工程檔案管理問題及解決措施探討

王曉娟++孫樹清+王煥芳

摘 要：該文基于課題研究者從事水利工程檔案管理的相關工作經驗，以水利工程檔案管理中存在的問題和解決措施為研究對象，論文首先分析了水利工程檔案管理的重要性和特點，進而詳細剖析了當前水利工程檔案管理中存在的問題，最后從自身工作角度出發，提出了4點解決措施。

關鍵詞：水利工程檔案 管理 問題 措施

中圖分類號：TV61 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（b）-0148-02

1 水利工程檔案管理的重要性

隨著國家對民生的關注，一系列有關于民生的建設也在如火如荼地進行著，水利工程建設項目也在此時相繼地開工。水利工程建設項目由于自身的周期長、投資大，因此在建設過程中會出現大量技術性強、價值高、種類多的工程檔案。這些檔案記錄著整個工程建設的過程，是廣大專業技術人員的勞動心血，也是水利建設和國家檔案的重要組成部分。

水利工程檔案的管理，為整個工程質量管理建立了規范性的依據，其中包括建設工程質量的評定、事故原因分析、階段與竣工驗收等。在某種意義上來說，水利工程檔案就是水利工程的發展史，記錄著國家水利工程事業不斷前進的足跡，因此對水利工程管理有著重要的意義。

2 水利工程檔案的特點

2.1 法制性

除國家檔案局1988年頒布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發[1988]4號）之外，近幾年，水利部2005年頒布《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦[2005]480號），和水利部2010年修改完善的《水利科學技術檔案管理規定》（水辦[2010]80號），都是對水利工程檔案管理體系的完善。同時，也是對水利工程的檔案管理工作更加嚴格的要求和規定，使水利工程檔案管理工作做到有法可依。因此，任何水利工程建設項目都必須確實做好水利工程檔案的管理，這是是水利工程建設的法律、法規所規定的行為。此外，水利工程檔案中各相關參建單位和個人的資質證書、水利工程的各種建設行政批文和許可證、各種設計文件及建設施工圖紙等所有建設過程中形成的有關文件材料，必須是經政府有關部門批準或經資質部門認證的、真實的，以體現水利工程項目自身的合法性。

2.2 內容廣、種類多、時間長

水利工程的建設過程中會牽涉到如農業、工業、交通業、電力業、電子通信業以及生態環境等方面的各行各業。再加上水利工程本身包含電力、建筑、機械、水文、地質、氣象等相關專業。因此導致水利工程建設活動和建設技術的多專業性，因而其形成的資料內容廣泛、種類多樣，涵蓋科技綜合檔案、勘測規劃檔案、工程設計檔案、移民安置檔案、水文檔案、地質檔案、測繪檔案、聲像檔案等多種類。如遇某些大型的水利工程建設項目，其每個建設階段持續的時間都較長，導致其檔案形成時間跨度大，時間長。

2.3 完整成套

一個水利工程是由多個具有獨立的設計且不同功能的單項工程組成，而單項工程又由若干個能形成獨立使用功能單位工程組成。往更細分，按其結構形式、工程部位、構件性質、使用材料、設備種類等的不同，還可將單位工程劃分為多個分部工程；按照不同的施工方法、不同的材料、不同的規格又可將分部工程劃分為多個分項工程。在水利工程的建設過程中，各單項工程施工看似相對獨立，其實內部聯系緊密，所以，它是一種復雜的、系統的工程。再加上建管、設計、施工、監理等各方面的建設活動不僅復雜而且內容繁多。因此，水利工程檔案必然是由若干個單項工程、單位工程、分項工程的各種建管、設計、施工、監理等活動產生的各種文件材料組成。這些文件材料有機地組合在一起就形成了一套工序資料完整的、成體系的檔案。

2.4 與工程建設同步

在水利工程項目的各項建設活動中，必然會產生相應的過程記錄或者建設活動的成果。工程是否值得開建，會有項目建議書；工程是否可行，會有可行性研究報告；工程怎么興建，會有設計和施工圖紙；某單項工程需要開工，就會產生相應的開工令；工程建設期間，會有相應的工作記錄、定期的情況報告、遇到的問題說明及解決檔案；購置了某些設施設備或材料，就會伴隨著相應的采購記錄和到貨驗收手續；工程完工，會有各種檢驗報告以及數據憑證……小到每一道工序，每一個環節，伴隨著其施工過程的進行，都會同步形成相應的記錄。按照國家和水行政主管部門的有關規定，水利工程檔案從水利工程項目立項開始，就應對其建設過程中同步形成的文件材料進行同步收集管理工作。在簽訂設計、施工、監理等各項建設合同時，其合同內應有相應水利工程檔案管理工作的相關條款，對其收集整理的水利工程檔案的質量和數量做出明確的規定；在施工單位自己檢查和監理單位例行檢查工程施工進度與工程質量時，要同時檢查文件材料的收集管理情況。

2.5 實用性

水利工程檔案是水利工程從其建設規劃到竣工驗收后移交使用的真實完整的記錄。在水利工程的建設期間，它是建設單位決策、施工單位施工、監理單位檢查、監督、控制的工作依據；在水利工程竣工驗收時，它是驗收委員會對水利工程進行評定審核的驗收依據；在水利工程建成后投入使用時，它是運行管理部門例行維護、故障檢修的參考依據；在發生事故爭議時，它是事故責任劃定的憑證依據。因此，水利工程檔案是應該被完整的保留下來的，它是水利工程的建設過程和生產管理中最實用憑證，具有重要的使用價值。

3 水利工程檔案管理中存在的問題

3.1 水利工程檔案質量問題

從現如今的水利工程檔案來看，由于建設單位管理制度上存在著不足，造成水利工程檔案的要求不是很嚴格，各種不同程度的問題摻雜在其中，主要有以下方面：書寫記錄不規范、內容不夠完整、數據不完整、不準確、分類混亂、不利檢索等。這些存在問題的水利工程檔案再利用時存在很大的麻煩，影響后續工作的開展。

3.2 檔案管理意識淡薄、缺乏完整的管理體系

檔案管理工作是水利工程管理體系的重要組成部分，沒有列入到相應的工作內容中去，在管理人員的配置、檔案裝具和材料上沒有得到相應的投入，上級領導在這一方面沒有重視，造成管理制度的不完善。項目管理人員只重視水利施工工作，沒有正確的認識到檔案管理與水利施工工程管理之間的相互關系，從而缺少嚴格的檔案管理制度條例，對管理人員的配置上缺少考察。檔案管理本身是一件細心謹慎的工作，檔案管理不仔細和不及時都是檔案管理中存在較為嚴重的問題，國家相關文件規定在工程竣工后3個月內要完成檔案的整理移交，但完成的情況大多都不盡人意或不能按時移交。

3.3 管理部門的關系不清

水利工程建設單位中對檔案管理職能機構的設置不清，致使施工單位和責任單位設置的臨時機構對檔案管理的責任、義務沒有清晰的認識。兩者之間的關系混亂，部門之間的協調較為困難，致使檔案資料交接與要求不相符合，無法實現規范的檔案要求。例如：有關檔案在臨時機構撤銷和交替時，沒有被列入相關的交接內容之中，會出現許多資料的缺失，甚至一些有價值的水利工程建設資料不能夠得到完整的收集整理，這種檔案管理錯亂現象時常出現。

4 完善水利工程檔案管理中的措施

4.1 加強檔案管理意識

加強相關的檔案管理宣傳，是提高檔案管理水平的第一步，通過宣傳和教育，使上至相關領導，下至建設技術人員認識到檔案管理的重要性，特別對于管理人員，他們必須從思想上對水利工程檔案管理進行重視，只有這樣才能走好管理的第一步。單位應該建立健全的檔案管理條例制度，水利施工檔案管理納入整個工程建設管理中去，保證工程進度與檔案管理工作同步進行，按時對水利施工建設過程進行記錄，避免檔案資料的遺忘缺失，從而保障檔案的完整性。同時還要制定相關的管理處罰，對于檔案的丟失、錯誤，追究相關責任人。制定相關的責任制度，從根本上引起相關人員的重視，將檔案管理工作落實到實處，才能做好水利工程檔案管理工作。

4.2 提高檔案管理人員的業務素質

檔案管理對專業性要求很高，以制度來對管理人員進行約束是行不通的，因此在管理人員的專業素質上有了較高的要求。水利工程檔案管理人員在選擇運用上必須有著相關要求，只有那些通過嚴格的培訓和學習的相關人員，才能夠更好地掌握相關的管理要點。整體管理人員的專業素質提高，再配合相關的管理規章制度，會使得水利工程管理有章可依，有據可循。提高檔案管理人員的責任感、主動性和自覺性，再一定的程度上對檔案管理的有序進行營造出良好的氛圍。單位應適時的培養一些有著較高專業素質的檔案管理人員，保障檔案管理的及時、有序。

4.3 拓寬檔案收集渠道

事實上，水利工程建設項目的工期長短不同，水利工程檔案管理涉及的方面又很廣，要保障工程檔案的完整性就必須有相關的收集渠道。在水利工程建設過程中，檔案的收集采取不同的方法來進行，對于周期短的工程項目，主要有追蹤法，實際上就是及時的對工程進行跟蹤，有針對性的進行檔案收集整理，從而減少工作量，提高檔案管理效率和質量。周期長的項目工程通過其他的方法進行收集，根據工程階段進程，制定定期階段性檔案收集，再整理歸案，這樣既提高了檔案管理效率，同時又保障檔案資料的完整和連續性。

4.4 加強檔案現代化管理，促進相關信息交流

信息科技的高速發展，使計算機被廣泛的運用到現代管理中來，因此，水利工程檔案管理也應該實現現代化信息管理。在水利工程檔案管理過程中可以引進相關的管理技術和設備，傳統的管理手段對于檔案的查找和利用有著較大的局限，主要是檔案過于繁雜，數量又多，因此現代計算機的優勢就顯現出來。計算機能夠對檔案資料進行整理、編號，同時可以利用它的索引功能來完成檔案資料的調閱，大大提高了管理工作效率。它的網絡連接可以實現資源共享和交流，可以極大發揮水利工程檔案的作用，從而實現全面、系統、科學、迅速的管理手段，實現檔案管理的現代化和自動化。

5 結語

水利工程建設檔案管理是水利工程建設項目中的一個重要環節，通過對檔案管理存在的問題，實行一系列較為完善的措施，建立健全的檔案管理制度。運用現代化的管理手段，對檔案資料進行全面、正確、高效的收集整理，充分發揮出水利工程檔案的自身價值，促進現代化水利工程的發展。

參考文獻

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