摘 要：網絡給電子文件和檔案管理工作不僅帶來了新挑戰，也帶來新機遇。人類獲取與利用信息途徑的轉變以及網絡更快速的信息傳播，要求各方必須轉變思路，找到網絡環境下的電子文件和檔案管理的新辦法和新模式。

關鍵詞：網絡；檔案管理；用戶需求；數據共享

Terry Cook等西方檔案學者在20世紀90年代提出，文件和檔案管理已進入“后保管時代”，呼吁檔案工作者對傳統檔案管理的基本理論和方法進行“徹底革命，而非技術性調整”。如今十幾年過去了，電子文件大量涌現，電子文件成為數字環境下最主要的檔案來源。信息技術已由計算機時代逐步發展到網絡時代，研究如何適應新形勢的文件和檔案管理模式顯得甚為必要。

一、網絡時代給檔案管理帶來的新挑戰

1.人類獲取與利用信息的途徑已發生轉變

人類獲取信息從來都遵循省力原則，現在“有問題百度一下”之類的生活習慣已深入人心，固化于人類的行動之中了并人類的信息獲取方式和利用行為正在發生著重大變化，這種變化的原因在于生活、工作節奏加快，使人們需要更快更便捷地獲取信息，網絡技術提供了這種快速獲取信息的途徑。這一切必然對傳統檔案管理方式產生深刻影響。如果查閱檔案時仍然需要用戶到檔案所在地進行實地查詢和閱讀，可以說這已完全與時代脫節，無法跟上技術發展的潮流，這樣的傳統檔案行業終會被淘汰。所以，必須進行電子文件和檔案管理的改革，這是檔案管理面臨的新挑戰，也是檔案管理發展的新機遇。

2.文件和檔案信息傳播更快更便捷

未來學家曾經指出，信息社會產生了高度差異的信息和媒介，其傳播方式有針對性地將不同的圖像、思想和符號傳遞給不同市場、不同年齡、不同職業、不同民族以及不同生活方式的人[1]。面對這種轉變，傳統檔案管理必須向以利用網絡化、數字化為重要特征的現代檔案管理模式轉變，使得檔案能更好地適應當前形勢，為經濟發展和社會進步服務。隨著知識經濟的到來，檔案工作向產業化發展成為必然趨勢，各檔案部門通過互聯網絡開展檔案利用服務是檔案工作實現產業化和市場化的途徑之一。

傳統的紙質文件和檔案的傳播速度如果以小時計算，那么網絡渠道的電子文件和檔案的傳播可以以秒計算，傳播速度已經實現質的飛躍。網絡技術對檔案傳播的重要意義在于加速了檔案信息的傳遞，提高了檔案信息的傳播效率，打破了檔案的封閉性和傳播的局限性， 使得電子文件和檔案的實時歸檔、實時傳遞成為現實，甚至數字化的檔案信息可以實現更大范圍的互聯互通，實現檔案資源的資源共享。

二、網絡時代電子文件和檔案管理的探討

1.轉變為以用戶需求為導向的電子文件和檔案管理新方法

網絡技術的發展突破了空間的限制，傳統等待用戶上門的檔案管理模式已經不能適應時代的發展，成為阻礙檔案發展的不利因素。網絡時代需要對檔案管理進行重新思考和定位，將“滿足用戶需求”視為檔案管理的核心理念，利用網絡技術建立形成面向用戶的、開放的、便捷的檔案管理模式。

在信息服務領域中，關注用戶需求的重要性已經達成共識。《對圖書館與信息資源的認知：給OCLC 成員的報告》是OCLC（Online Computer Library Center）于2005年底年發表的關于信息用戶對圖書館資源的認知、信息查詢行為的報告，該報告總結了人們使用圖書館資源時所表現的興趣愛好和行為模式。2005年英國伍爾弗漢普頓大學和拉夫堡大學開始了一項由JISC（英國圖書館與聯合信息系統委員會）數字知識庫計劃提供資助的研究項目“公共知識庫的用戶需求和潛在用戶需求分析”[2]。可見面向用戶的檔案管理模式轉變并不是一句口號可以解決的，它需要建立在對用戶的切實調查研究的基礎上。縱觀我國的檔案管理現狀，雖然面向用戶的觀念早已得到業界認可，但全面深入的用戶需求環境的調查研究仍然很少，取得的實際成果也很少，對檔案管理實踐的指導意義不大。

“以用戶需求為導向”的工作方法必須貫徹到檔案管理的方方面面。通常檔案管理主要包括8個環節，分別是檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目、檔案檢索、檔案編纂和檔案提供利用。“以用戶需求為導向”必須在這8個方面體現出來。用戶需求調查是整個檔案管理工作的起點，用戶需求的滿足是整個檔案工作的終點。

檔案用戶需求分析包括以下基本內容：哪些用戶需要利用數字檔案信 息；用戶需要利用哪些內容及哪些形式的數字檔案信息；用戶希望通過哪些方式利用這些數字檔案信息；用戶希望在利用數字檔案信息時享受到哪些服務。

檔案管理的工作流程由原來的檔案收集→檔案提供利用的順序，轉變為檔案提供利用→檔案收集的逆向過程。一方面，檔案部門的各項服務功能與設施以用戶的需求為導向進行設計和安排；另一方面，檔案部門需要創建個性化的信息環境，按照用戶的特點來組織信息資源，提供多樣化的信息服務。一個良好的基于用戶需求的檔案信息資源建設機制甚至可以成為一個自適應系統，即在用戶需求或技術條件等發生不確定變化時，能夠自動反應，調整原定的策略和措施，以優化信息資源建設為目標的建設機制。

2.實現資源共享的電子文件和檔案管理的新價值觀

“信息作為一種資源性商品，其價值特征具有明顯的多維共享性和間接性，即同一信息可以同時屬于無限數量的需求人群且信息本身一般不直接導致價值的實現，”其使用價值要靠其實用性來實現[3]。

資源共享的觀念已深入人心，在檔案資源共享方面也取得不少成績。2003年美國國家檔案館將多達5000萬份的史料文件公開上網，這些上網的資料內容從美國內戰到移民信息，無所不包，用戶能夠通過名稱、日期、組織以及城市等類目進行快速搜索，為研究人員和普通公眾上網查詢提供了很多便利。而在此之前，公眾如果想得到上述資料，必須到檔案館查詢或是花錢請檔案館郵寄。我國2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》，該綱要指出，我國檔案信息化建設的目標和主要任務是：加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，建設示范性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。

實現資源共享有兩個層次，第一層次是檔案機構層面的資源共享，要求各類檔案機構首先在內部局域網基礎上實現檔案辦公自動化，然后依托互聯網逐步建立全國檔案工作信息網，建立統一標準的檔案數字工作平臺。第二層次是用戶層面的資源共享，要求依托互聯網，實現面向社會、服務公眾的檔案網站，實現面向用戶的、開放共享的公共檔案數據庫，如圖所示。

在上述兩個實現資源共享的層次中有兩個關鍵工作，分別是建立檔案全文數據庫和建立館際互聯。

第一，建立檔案全文數據庫。檔案的傳統組織方式主要采用針對檔案實體管理的檔號方式，保持并反映全宗、案卷和文件之間的層級管理和相互隸屬關系，其缺點是無法在信息系統中對檔案文件的內容進行詳細描述和檢索。網絡時代，越來越多的公眾通過在線方式獲取所需信息資源，檔案館也應順應時代發展的趨勢，建設在線檔案全文數據庫。在線檔案全文數據庫建設是建立服務人民群眾的檔案利用體系的重要內容，是檔案館做好檔案信息服務社會的重要途徑。我國檔案館的在線檔案全文數據庫建設嚴重不足，但近幾年取得了一定的成果。2007年，“全文數字化清代檔案文獻數據庫”經過驗收獲得通過，是我國檔案全文數據庫領域一種重要的標志性成果。全文數字化《大清五部會典》共計2610 萬字，原文圖像85582頁[4]。建立全文數據庫應做好以下三方面的工作：一是數據庫資源建設，二是檢索系統建設，三是導航系統建設。

第二，建立館際互聯，實現資源共享。館際互聯是各級檔案機構合作的一個重要途徑，是資源共享的重要前提和基礎，是消除檔案機構信息孤島的重要方法。檔案機構之間的合作能使豐富的檔案資源得到共享和開發。我國的檔案館際互聯取得了一定的成果。比較有影響的是由國家檔案局檔案科學技術研究所開發的“國家開放檔案信息資源管理與共享利用綜合系統建設項目”，該項目的成果是構筑國家開放檔案信息資源管理與共享利用綜合平臺，整合全國各級綜合檔案館的檔案信息資源，為社會提供開放檔案信息查詢和利用的專業化服務，與各級檔案館及社會公眾共享資源。各地數字檔案館項目建設實踐也在積極展開，2015年西安市依托西安市數字檔案資源利用平臺系統，實現了全市的館際互通互聯，信息共享。

當然，檔案的共享和開發更應該注意以不損害國家和社會的利益為前提。《中華人民共和國檔案法》第16條規定：“檔案是指屬于國家所有的檔案以及集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件。”這些規定在世界各國可以說是一個通例。

三、結論

網絡時代的檔案管理只有以網絡化、信息化為發展途徑，形成適應用戶需求的檔案管理模式，才能進一步推動檔案管理的發展。網絡化是檔案管理的重要發展階段，轉變為以用戶需求為導向的、實現資源共享的電子文件和檔案管理是實現網絡時代電子文件和檔案管理的重要方法和觀念。

參考文獻：

[1]嚴 俊.試論網絡的政治功能[J].中共云南省委黨校學報，2002（6）： 56-59.

[2]鄧勝利，張 敏.交互式信息服務環境及其影響因素分析[J].情報科學，2008，26（3）：443-447.

[3]宋建青.評估檔案信息編研成果的關鍵[J].中國檔案，2003（8）：30.

[4]王 中.全文數字化清代檔案文獻數據庫通過評審[J].中國檔案，2008（3）：8-9.