高新技術單位的科技檔案資料管理分析

李瀾楠

摘 要：檔案管理對于高新技術單位而言具有舉足輕重的作用，針對當前市場競爭的激烈化，單位內部應對相關單位管理人員在培訓力度上進行強化，促使其管理水平及職業素質的不斷提升，以此實現單位在綜合實力方面的相應增強，特別是有關單位在高新技術方面的檔案管理。本文則重點對高新技術單位的科技檔案資料管理展開探討。

關鍵詞：高新技術單位；科技檔案資料；管理

檔案管理是有關企業職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。當今社會融科技化和全球化于一身，在此大背景及趨勢作用下，社會各個單位為達到自身的持續發展，在其內部開展并落實了一系列創新及改革工作。檔案管理作為單位管理部門當中重要構成，其在推動單位實質性發展中發揮著突出作用。然而，隨著社會主義市場經濟的發展和我國人才市場的建立，以及現代網絡技術的發展，原有的企業人事檔案管理觀念與模式受到了挑戰，同時，其管理方式也面臨著改革。高新技術作為實現單位發展的基礎動力，在激烈市場競爭框架下，不僅能夠為單位持續發展提供相應保障，同時還能實現單位各項實力的綜合提升。所以，對單位高新技術檔案管理工作予以加強，發現其中所存在的突出問題及不足，及時對其采取應對舉措，以實現單位的長足發展。

1 高新技術單位科技檔案資料管理

（一）高新技術單位檔案管理

所謂高新技術單位檔案管理實質是為單位在具體營銷、管理、生產及設計當中，針對其各個階段所出現的諸多原始數據，開展整合、整理、鑒別及收集等操作，記錄單位發展狀況。對單位具有實用價值的資料進行整理和歸檔，以此保證單位在原始資料方面的可追溯性、歷史性及完整性。數據的完整，不僅能夠幫助人們對單位的過去予以了解，還可對單位的發展提供豐富的經驗教訓，與此同時，其還是對單位未來發展進行預測的重要數據和依據。

（二）檔案管理和知識產權保護的關聯分析

新技術單位檔案管理和知識產權保護之間存在相輔相成關系，而對知識產權的保護，乃是檔案管理工作開展的要求和內容。管理好單位的檔案，尤其是科技檔案，是實現知識產權保護的重要構成。就科技檔案而言，其主要信息內容為科技成果，同時也是相關科研人員研究成果的真實展現，其將科技檔案作為載體來實施更深層次的研究和創新[2]；此外，科技檔案不僅對科技成果的形成予以反映，其還對科技成果的推廣應用及產生予以了反映，科技檔案管理工作在整個科技發展當中扮演著重要角色。

2 高新技術科技檔案資料管理要求

首先，基于當前科學電子技術不斷發展的形式下，高新科技檔案并不能全部被電子文檔所代替，一些諸如合同等關鍵或重要文件等，仍需要保存紙質原件，在保存檔案時，需有機結合電子文件及文本形式，促進技術檔案管理的多樣化和完善化。其次，對宜于保存的檔案載體進行合理選擇，以此保證檔案在保存質量方面的實現。尤其是電子文件的相應保存，在媒介的選擇上，應選擇質量可靠且安全的，同時還需注重電子檔案的制作質量，并及時將電子文檔予以備份。再次，需對科技檔案保存環境給與優化，有效延長檔案的保存壽命。在實際檔案室內，應對其濕度及溫度進行合理控制及保持，此外，所選用檔案室還需具有較好的防害蟲、防腐蝕、防潮及防陽光等條件，在設施的設置上還要具備通風、防盜及防火等，實現檔案保存的安全性。最后，嚴格執行檔案借閱管理制度，對單位員工進行相關培訓，培養其愛護及珍惜科技檔案。

3 高新技術單位科技檔案資料管理現狀

首先，單位檔案管理意識較為薄弱，單位領導對其缺乏重視。當前單位內部所施行的是現代單位制度，由于檔案管理部門存在不直接產生經濟效益的基礎特性，因此存在不被重視的狀況，且檔案管理工作仍然被片面的認為是對過時文件材料進行收集和保管。而諸多單位普遍出現“說起來重要及做起來次要”的狀況，因此，管理人員并沒有站在對單位負責及對歷史負責的態度，去完善并做好相應檔案管理工作。其次，存在較為陳舊的檔案管理理念，在檔案功能方面較為單一。由于一些單位不重視檔案管理，許多單位在實際檔案管理過程中，仍然僅僅是對數據資料的整理及收集予以重視，而輕視數據資料的利用，此種陳舊的檔案觀念致使單位檔案資源出現大量閑置的現象，不能充分發揮其所應有的作用。此外，單位在實施檔案管理方面對人力及資金的投入力度也相對缺乏。最后，存在較為落后的檔案管理手段，致使單位技術資源嚴重缺失。目前一些單位在檔案管理工作手段方面，仍然較多采用的是手工管理，并且在檔案收集、編目、查閱及整理等方面，也均采取沿襲傳統手工操作的模式，其在管理手段上采用現代化管理方式不多，造成檔案管理質量差，對所需數據資料查找效率低，在使用效率方面也較低。目前，雖然一些單位運用能夠歸檔的軟件，以此在登記及查詢方面給與幫助，但是真正能采用信息化管理功能，運用于檔案工作的跟蹤管理及檔案分析的單位還較少。

4 高新技術單位科技檔案資料管理策略

（一）對高新技術單位科技檔案管理深入認識，對個人作用進行充分發揮

單位領導及檔案管理者應對檔案管理給與足夠重視，并在財力及人力方面給與全方位的支持，以此為單位更好開展及落實檔案管理工作，提供更為優異的內部條件。此外，單位各級部門還要做到相互配合，在共同協作下，實現單位檔案管理工作的更好發展及完善。對于專業的單位檔案管理人員，應培訓其專業技能，不斷增強其工作業務能力及工作責任心；而在現實檔案管理工作當中，應抓準核心環節。就單位本身而言，應對員工在檔案保密及管理常識方面加強教育及培訓，以便在開展檔案管理工作當時，將檔案資源的收集、歸納等各個環節做好、做細。

（二）善于且敢于突破傳統觀念，對單位檔案管理功能給與擴寬

當單位完成階段性工作之后，由各個階段部門負責對此階段的所有文件進行收集和整理，即將此階段來往文件、合同文件、招投標文件及評審記錄文件等，依據相關歸檔要求，提交所得數據于檔案室，并由檔案室對其進行專門且集中的保管；對于借閱者來講，其需辦理檔案借閱手續；而對于相關項目實施當中的技術資料及資源，由該項目負責部門及人員，依據具體工程節點開展整理歸檔工作，且將所得數據及時提至檔案室，實施歸卷工作，如果一些工作內容不在本地，或難以提交書面形式，可利用傳真郵件方式，將所需提交內容及時辦理歸卷及借閱手續，當相關項目或工程完成之后，及時歸還所借文檔。伴隨檔案管理設備的不斷完善及現代化，建立并完善單位檔案管理制度，方可對單位檔案管理的實際效能予以充分發揮。

5 結語

總之，伴隨當今社會發展及科技進步，促使各單位在內部管理制度方面也得到不斷完善和健全，其不僅是市場經濟發展框架下的基本要求，還是單位在激烈競爭背景下生存的根本。檔案管理工作對于單位的發展具有十分重要的作用，特別是高新技術單位，落實科技管理能夠達到保護知識產權目的，同時也是實現單位實力持續發展的重要保障。單位相關部門要基于自身實際狀況及單位發展特點，就管理措施及制度進行制定。對其單位檔案管理工作黨總的信息化程度給與提升。此做法方可對其工作效率進行提升，且還可保證其工作質量。實現高新技術單位更好及更快發展。本文通過分析單位檔案管理的實際現狀，對高新科技檔案管理的重點予以探討，就現代單位檔案管理中的實際問題進行分析，提出相應解決對策，以供參考。

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